人力資源信息系統(tǒng)是組織進(jìn)行有關(guān)人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報(bào)告的過程?！跋到y(tǒng)”特指為實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)而將各種分散活動(dòng)組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統(tǒng)，可以隨時(shí)提供人力資源決策所需的各項(xiàng)分析、統(tǒng)計(jì)資料。人力資源信息系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)用于企業(yè)人事管理的產(chǎn)物，它是通過計(jì)算機(jī)建立的、記錄企業(yè)每個(gè)員工技能和表現(xiàn)的功能模擬信息庫(kù)。

信息系統(tǒng)可以是人工的，也可以是計(jì)算機(jī)化的。小型組織 （少于 250人）中使用人工的檔案管理和索引卡片系統(tǒng)比較有效。而在大型組織中，人力資源信息的計(jì)算機(jī)存取則是必須的。管理者在決策時(shí)需要準(zhǔn)確、及時(shí)和相關(guān)的信息資料，如果信息不完整、不準(zhǔn)確、不考慮需要哪種信息，那么使用計(jì)算機(jī)也是徒勞的。

人力資源信息系統(tǒng)的內(nèi)容

人力資源信息系統(tǒng)的內(nèi)容包括企業(yè)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及常規(guī)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃信息，企業(yè)外部的人力資源供求信息及對(duì)這些信息的影響因素，企業(yè)現(xiàn)有人力資源的信息。

人力資源信息系統(tǒng)的功能

• 為制定發(fā)展戰(zhàn)略提供人力資源數(shù)據(jù)。
• 為人事決策提供信息支持。
• 為企業(yè)管理效果的評(píng)估提供反饋信息。
• 為其他有關(guān)人力資源活動(dòng)提供快捷、準(zhǔn)確的信息。

• 自然狀況：性別、年齡、民族、籍貫、健康狀況等；
• 知識(shí)狀況：文化程度、專業(yè)、學(xué)位、職稱與證書等；
• 能力狀況：表達(dá)、操作、管理、人際關(guān)系能力、特長(zhǎng)等；
• 閱歷及經(jīng)驗(yàn)：做過的工作、擔(dān)任的職務(wù)及任職時(shí)間、調(diào)動(dòng)原因、總體評(píng)價(jià)等；
• 心理狀況：興趣、偏好、積極性、心理承受能力等；
• 工作狀況：目前所屬部門、崗位、職級(jí)、績(jī)效及適應(yīng)性；
• 收入情況：工資、獎(jiǎng)金、津貼及職務(wù)外收入；
• 家庭背景及生活狀況：愛人情況及偏好、家庭職業(yè)取鄉(xiāng)及未來(lái)職業(yè)生涯設(shè)計(jì)等；
• 所在部門使用意圖：提、留、調(diào)、降；

（1）建立系統(tǒng)首先要進(jìn)行規(guī)劃。其中包括使全體人員充分理解人力資源信息系統(tǒng)的概念；考慮人事資料設(shè)計(jì)和處理的方案；作好系統(tǒng)發(fā)展的時(shí)間進(jìn)度安排；建立起各種責(zé)任制和規(guī)章制度等等。

（2）系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與發(fā)展。包括：分析現(xiàn)有記錄、報(bào)告和表格，以確定對(duì)人力資源信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的要求；確定最終的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容和編碼結(jié)構(gòu) ；說(shuō)明用于產(chǎn)生和更新數(shù)據(jù)的文件保存和計(jì)算過程；規(guī)定人事報(bào)告的要求和格式；決定人力資源信息系統(tǒng)技術(shù)檔案的結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容；確定上計(jì)算機(jī)的員工工資福利表的格式及內(nèi)容等要求；確定工資和其他系統(tǒng)與人力資源信息系統(tǒng)的接口要求。

（3）系統(tǒng)的實(shí)施。包括 ：考察目前及以后系統(tǒng)的使用環(huán)境以找出潛在問題；檢查計(jì)算機(jī)硬件結(jié)構(gòu)、所用語(yǔ)言和影響系統(tǒng)設(shè)計(jì)的軟件約束條件；確定輸入－輸出條件要求、運(yùn)行次數(shù)和處理量；提供有關(guān)實(shí)際處理量、對(duì)操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設(shè)施的資料；設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入文件、事務(wù)處理程序和對(duì)人力資源信息系統(tǒng)的輸入控制。

（4）系統(tǒng)的評(píng)價(jià)。包括 ：估計(jì)改進(jìn)人事管理的成本；確定關(guān)鍵管理部門人員對(duì)信息資料有何特殊要求 ；確定人們對(duì)補(bǔ)充特殊信息的要求；對(duì)與人力資源信息系統(tǒng)有關(guān)的組織問題提出建議；提出保證機(jī)密資料安全的建議。

（1）為人和資源規(guī)劃建立人事檔案。人事檔案既可以用來(lái)估計(jì)目前勞動(dòng)力的知識(shí)、技術(shù)、能力、經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)抱負(fù)，又可用來(lái)對(duì)未來(lái)的人力資源需要進(jìn)行預(yù)測(cè)。這兩種信息必須互相補(bǔ)充，否則對(duì)人力資源規(guī)劃是無(wú)用的。例如：如果不以組織內(nèi)現(xiàn)有人員狀況為基礎(chǔ)作出的預(yù)測(cè)，顯然對(duì)組織是無(wú)用的。并且我們也只有對(duì)未來(lái)人員的數(shù)量、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)等有所了解，方能制定行動(dòng)規(guī)劃去解決預(yù)計(jì)的問題。

（2）通過人事檔案對(duì)一些概念加以說(shuō)明。如晉升人選的確定、對(duì)特殊項(xiàng)目的工作分配、工作調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)；肯定性行動(dòng)規(guī)劃和報(bào)告、工資獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃、職業(yè)生涯計(jì)劃和組織結(jié)構(gòu)分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統(tǒng)。

（3）可以為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供各種報(bào)告。如用于日常管理的工作性報(bào)告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機(jī)構(gòu)和一些指定單位提供規(guī)定性的報(bào)告和用于組織內(nèi)部研究的分析性報(bào)告，以表明勞動(dòng)力在各個(gè)部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費(fèi)水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測(cè)驗(yàn)分?jǐn)?shù)與工作績(jī)效考核分?jǐn)?shù)之間統(tǒng)計(jì)關(guān)系的有效性研究等等。總之，人力資源信息系統(tǒng)，是人力資源管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策信息，使管理和決策更加科學(xué)化和更符合實(shí)際。

目前，無(wú)論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、還是企業(yè)單位，人力資源管理對(duì)于組織生存與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展所具備的重要性都已經(jīng)有了明確的認(rèn)識(shí)，而人力資源管理水平的提升不僅需要高素質(zhì)的管理人員，而且也需要信息化工具進(jìn)行輔助。因此，在過去的幾年里，不少單位的人力資源部門都開始了本單位的人力資源信息化建設(shè)。人力資源信息系統(tǒng)即HR信息系統(tǒng)是一套通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高人力資源管理的效率，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享并進(jìn)行有效整合的解決方案。HR信息系統(tǒng)滲透著許多先進(jìn)的管理理念，如何正確實(shí)施并有效應(yīng)用該系統(tǒng)，對(duì)于各實(shí)施主體來(lái)講非常關(guān)鍵，成功實(shí)施并應(yīng)用HR信息系統(tǒng)有八個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

第一、全面分析實(shí)施HR信息系統(tǒng)的必要性。首先，企業(yè)人員規(guī)模的擴(kuò)充，使得傳統(tǒng)意義上的手工處理人力資源事務(wù)已經(jīng)不能充分滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要，這時(shí)候可以考慮引進(jìn)HR信息系統(tǒng)；其次，要充分考慮作為企業(yè)變革引領(lǐng)者的人力資源部門，其自身內(nèi)部的各項(xiàng)職責(zé)分工是否明確、責(zé)任落實(shí)到個(gè)人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問題弄得非常清楚了，后續(xù)的HR信息系統(tǒng)的實(shí)施工作才有可能順利向前推進(jìn)；再次，無(wú)論是自行開發(fā)HR信息系統(tǒng)，還是引進(jìn)外部廠商成熟的HR信息系統(tǒng)，都需要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前需要以及企業(yè)今后發(fā)展的需要，有選擇性的挑選符合本企業(yè)特點(diǎn)的HR信息系統(tǒng)中的某幾個(gè)模塊或其全部，如果脫離實(shí)際需要而求全求大，在后續(xù)的實(shí)施和應(yīng)用階段中將不可避免的出現(xiàn)難以繼續(xù)執(zhí)行和有效應(yīng)用的現(xiàn)象。

第二、自始至終都需要來(lái)自管理層的堅(jiān)定支持。HR信息系統(tǒng)作為信息化總體戰(zhàn)略的一個(gè)重要的組成部分，能得到管理者最大限度內(nèi)的認(rèn)可與支持，對(duì)此項(xiàng)目的順利實(shí)施和成功應(yīng)用來(lái)說(shuō)非常必要。高層管理者的認(rèn)同和參與，可以為整個(gè)企業(yè)提供一個(gè)典范；特別是在該項(xiàng)目的初期導(dǎo)入階段，中層管理者的參與可以為項(xiàng)目的執(zhí)行提供基本的支持和協(xié)助。人力資源已經(jīng)逐步演變?yōu)槠髽I(yè)的第一資源，而HR信息系統(tǒng)本身所具有的鋼性，使得該系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來(lái)自高層領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)定支持，積極協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各利益主體，最終達(dá)成目標(biāo)一致，共同推動(dòng)HR信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功實(shí)施和有效應(yīng)用。

第三、以HR部門為主導(dǎo)及時(shí)組建項(xiàng)目小組。經(jīng)過項(xiàng)目前期可行性分析之后，一旦決定要啟動(dòng)HR信息系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施，就需要及時(shí)組建負(fù)責(zé)該項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目小組，將有關(guān)具體工作落實(shí)到項(xiàng)目小組中的每個(gè)成員。項(xiàng)目小組的組長(zhǎng)一定要由公司高層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)?yè)?dān)任，以正確引導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的方向并協(xié)調(diào)有關(guān)各方的利益；常務(wù)副組長(zhǎng)由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，以有效監(jiān)督、激勵(lì)、協(xié)調(diào)項(xiàng)目的實(shí)施工作；副組長(zhǎng)分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業(yè)內(nèi)部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門的信息技術(shù)骨干擔(dān)任，HR信息系統(tǒng)是人力資源工作和信息技術(shù)的有效結(jié)合，需要熟悉基礎(chǔ)工作的人作為日常工作的協(xié)調(diào)人；組員由一名或多名對(duì)工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)的人力資源基層工作者擔(dān)任，作為系統(tǒng)管理員的身份具體負(fù)責(zé)該系統(tǒng)的實(shí)施工作。同時(shí)，作為直線部門戰(zhàn)略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線部門中的HR專員或主管來(lái)協(xié)調(diào)有關(guān)具體工作并參與部分的實(shí)施工作，以取得直線部門的大力支持。

第四、擇優(yōu)選擇符合本企業(yè)實(shí)際的HR廠商。各HR廠商經(jīng)過了多年的經(jīng)驗(yàn)積累，在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優(yōu)勢(shì)，因此，功能最全的系統(tǒng)不一定是最合適的系統(tǒng)。首先，拋開自行開發(fā)HR信息系統(tǒng)不談，我們需要明確的是直接引進(jìn)外部廠商的軟件還是在引進(jìn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)。目前的HR信息系統(tǒng)軟件都有一定的擴(kuò)展性，因此對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以采取直接引進(jìn)的方式，而對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，則需要在引進(jìn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)；其次，至于選擇國(guó)內(nèi)廠商還是國(guó)外廠商的產(chǎn)品，需要看企業(yè)的綜合實(shí)力；另外，選擇B/S結(jié)構(gòu)還是C/S結(jié)構(gòu)，一般來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)和充分應(yīng)用，可以考慮選擇B/S結(jié)構(gòu)。具體到各廠商不同軟件的選擇工作，我們需要向有關(guān)廠商發(fā)出邀請(qǐng)，明確基本需求的基礎(chǔ)上請(qǐng)有關(guān)廠商做產(chǎn)品的演示，并請(qǐng)公司內(nèi)部HR部門的全體工作者來(lái)進(jìn)行評(píng)判；在此基礎(chǔ)上，對(duì)合意的廠商要選擇其重點(diǎn)客戶進(jìn)行走訪，以進(jìn)一步了解該廠商軟件的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值；基本的前期考察工作結(jié)束后，要進(jìn)行項(xiàng)目的招投標(biāo)工作，最后應(yīng)由公司的項(xiàng)目小組確定最終的廠商，有必要的話，需要由公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體決定。

第五、企業(yè)和廠商雙方項(xiàng)目小組的積極協(xié)調(diào)和有效溝通。廠商方的項(xiàng)目小組對(duì)自己的軟件非常熟悉，同時(shí)又具有成熟而豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，而企業(yè)方的項(xiàng)目小組對(duì)自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結(jié)合點(diǎn)就可以順利推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施工作。比如，項(xiàng)目實(shí)施期內(nèi)的每周工作進(jìn)展例會(huì)是必不可少的，重大問題出現(xiàn)時(shí)要及時(shí)協(xié)調(diào)，以提出有效的解決方案；項(xiàng)目實(shí)施前期的數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中的相互緊密配合，以減少后續(xù)數(shù)據(jù)信息的校對(duì)工作；實(shí)施方對(duì)企業(yè)方的項(xiàng)目小組的不斷培訓(xùn)是項(xiàng)目獲得成功的關(guān)鍵之一；雙方的尊重和彼此的理解也是項(xiàng)目得以向前推進(jìn)的重要影響因素。

第六、爭(zhēng)取企業(yè)全員的參與和支持，并在HR內(nèi)部進(jìn)行試運(yùn)行。利用公司內(nèi)部刊物、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等宣傳渠道，將HR信息系統(tǒng)的概念、應(yīng)用前景等全面?zhèn)鬟_(dá)給公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工，使之產(chǎn)生應(yīng)用該系統(tǒng)的充足信心；畢竟，系統(tǒng)實(shí)施后的應(yīng)用才是我們實(shí)施該系統(tǒng)的目的所在。同時(shí)，要利用HR信息系統(tǒng)本身的靈活性，在HR部門內(nèi)部，用測(cè)試帳套對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，以減少全面推廣應(yīng)用時(shí)的錯(cuò)誤和不足之處，并及時(shí)改進(jìn)。

第七、項(xiàng)目實(shí)施后期，應(yīng)召開全員動(dòng)員大會(huì)。由公司高層領(lǐng)導(dǎo)參加的動(dòng)員大會(huì)必將顯示公司對(duì)此項(xiàng)目的高度重視，由廠商方進(jìn)行的全員培訓(xùn)將會(huì)正確引導(dǎo)廣大員工充分地應(yīng)用此系統(tǒng)。

第八、不斷地修正并完善HR信息系統(tǒng)。在HR信息系統(tǒng)進(jìn)入正式的運(yùn)行后，傳統(tǒng)手工處理人力資源事務(wù)和信息化處理人力資源事務(wù)的方式在一段時(shí)間內(nèi)需要同時(shí)并存，以有效轉(zhuǎn)換工作方式、方法。系統(tǒng)也將經(jīng)過一個(gè)較為長(zhǎng)期的維護(hù)過程，逐步發(fā)揮系統(tǒng)的規(guī)范化、流程化和個(gè)性化的特色，經(jīng)過不斷的修正和完善，系統(tǒng)就可步入正軌。先前的系統(tǒng)管理員身份在此時(shí)要更加明確，職責(zé)更加清晰，并開通系統(tǒng)應(yīng)用的服務(wù)熱線即員工客服中心，并由系統(tǒng)管理員來(lái)?yè)?dān)任負(fù)責(zé)人，詳細(xì)解答系統(tǒng)應(yīng)用中出現(xiàn)的種種問題。值得指出的是，由于HR信息系統(tǒng)是建立在標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)之上的，它要求員工個(gè)人的習(xí)慣服從于企業(yè)統(tǒng)一的管理規(guī)范，而管理只有成為大家共同遵循的一種習(xí)慣，才能發(fā)揮最佳功效。

（1）組建一個(gè)項(xiàng)目小組；

（2）制定目標(biāo)；

（3）對(duì)系統(tǒng)有全景式的認(rèn)識(shí)；

（4）考慮好未來(lái)需要；

（5）識(shí)別和確定新系統(tǒng)的技術(shù)環(huán)境；

（6）預(yù)估自己公司愿意支付的價(jià)格；

（7）為新的軟件系統(tǒng)編制一個(gè)說(shuō)明書；

（8）考慮是開發(fā)或購(gòu)買；

（9） 發(fā)布需求信息；

（10） 對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行初審；

（11）發(fā)布項(xiàng)目招標(biāo)書；

（12）索取系統(tǒng)的測(cè)試版本進(jìn)行演示評(píng)估；

（13）測(cè)試版本的控制；

（14）對(duì)供應(yīng)商提供的補(bǔ)充信息第二次評(píng)估；

（15）考慮各種決策因素；

（16）聽取和考察實(shí)際案例；

（17）再次演示測(cè)試版；

（18）再次評(píng)估和選擇。