項(xiàng)目整體變更控制是指在項(xiàng)目生命周期的整個(gè)過程中對(duì)變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理，其主要目標(biāo)是，對(duì)影響變更的因素進(jìn)行分析、引導(dǎo)和控制，使其朝著有利于項(xiàng)目的方向發(fā)展；確定變更是否真的已經(jīng)發(fā)生或不久就會(huì)發(fā)生；當(dāng)變更發(fā)生時(shí)，可進(jìn)行有效的控制和管理。

所有的項(xiàng)目都存在一定的變更。如何對(duì)它們進(jìn)行管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)關(guān)鍵問題，特別是對(duì)軟件項(xiàng)目來說，由于軟件是一種純知識(shí)產(chǎn)品，它是一種邏輯的而不是物理的產(chǎn)品，其特殊性體現(xiàn)在：動(dòng)態(tài)性、靈活性、不確定性、易變性、隱蔽性、不可重復(fù)性、預(yù)計(jì)性和度量性差等方面。正是軟件項(xiàng)目及其產(chǎn)生產(chǎn)品的過程的這些特性，使得軟件項(xiàng)目管理的成敗在某種意義上而言，取決于整體變更控制的好壞。

變更請(qǐng)求在項(xiàng)目中是常有的，并以多種不同的形式出現(xiàn)。變更是允許的，但它應(yīng)該在可控的范圍內(nèi)。

項(xiàng)目變更對(duì)于項(xiàng)目整體實(shí)施有著重要作用，必須遵循以下的原則。

1．保持原有的項(xiàng)目考評(píng)指標(biāo)體系

項(xiàng)目業(yè)績的衡量體系是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、行業(yè)化的體系，任何項(xiàng)目變更也不能對(duì)其進(jìn)行修改，避免項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)的不連續(xù)不統(tǒng)一，避免項(xiàng)目實(shí)施與建設(shè)沒有一個(gè)科學(xué)的考評(píng)體系，造成項(xiàng)目成果評(píng)價(jià)與驗(yàn)收困難。

2．項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行必須體現(xiàn)出相應(yīng)的項(xiàng)目結(jié)果

項(xiàng)目變更的結(jié)果是項(xiàng)目結(jié)果的變化，這種變化必須反映到項(xiàng)目的整體計(jì)劃上來，要按照項(xiàng)目的結(jié)果更新項(xiàng)目計(jì)劃，保持項(xiàng)目計(jì)劃與結(jié)果的一致性。

3．項(xiàng)目變更的整體性

項(xiàng)目是一個(gè)系統(tǒng)，任何一個(gè)單項(xiàng)任務(wù)的變更都會(huì)影響到項(xiàng)目其他方面的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。因此，在項(xiàng)目變更控制的同時(shí)，不能只著眼于變化的部分，還要從整體出發(fā)，協(xié)調(diào)好受到項(xiàng)目變更影響的其他部分，防止負(fù)面影響過大，以便順利實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目變更的整體控制。

項(xiàng)目的整體變更控制就是通過項(xiàng)目整體計(jì)劃和實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告，查明項(xiàng)目進(jìn)行過程中發(fā)生的變化情況，項(xiàng)目經(jīng)理必須知道項(xiàng)目的幾個(gè)關(guān)鍵方面在各個(gè)階段的狀態(tài)，查明項(xiàng)目進(jìn)行過程中發(fā)生的變化是否構(gòu)成變更，接著對(duì)造成變更的因素施加影響，以確保變更對(duì)項(xiàng)目來說是有利的。要確保變更有利于項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須在范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵的幾個(gè)項(xiàng)目尺度之間進(jìn)行權(quán)衡。當(dāng)變更實(shí)際出現(xiàn)時(shí)，通過項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目的整體變更，根據(jù)變更的結(jié)果修改項(xiàng)目計(jì)劃，制定行動(dòng)方案。項(xiàng)目整體變更的一般過程，如圖2所示。

圖1 項(xiàng)目整體變更控制

項(xiàng)目整體變更控制就是協(xié)調(diào)貫穿整個(gè)項(xiàng)目過程的變更，不是隨便就可以決定的，除非特殊情況，只有書面提出以下依據(jù)才能考慮對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行變更。

1．項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃包括項(xiàng)目整體計(jì)劃和項(xiàng)目單項(xiàng)計(jì)劃。項(xiàng)目整體計(jì)劃是項(xiàng)目變更整體控制的基準(zhǔn)，而項(xiàng)目單項(xiàng)計(jì)劃則對(duì)項(xiàng)目每個(gè)部分的控制提出了詳細(xì)的要求。例如，項(xiàng)目子計(jì)劃書要對(duì)項(xiàng)目的單項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行描述，提出項(xiàng)目的最終結(jié)果和項(xiàng)目質(zhì)量要求，進(jìn)度計(jì)劃書則會(huì)對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間安排、各單項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間期限做出詳細(xì)的說明，預(yù)算計(jì)劃書要對(duì)項(xiàng)目的成本計(jì)劃做出交待。如果項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況與項(xiàng)目計(jì)劃不一致，特別是偏差超過了允許的程度，就應(yīng)當(dāng)考慮是否需要修改項(xiàng)目計(jì)劃書，提出變更申請(qǐng)。

2.項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告

項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度報(bào)告提供了項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，是項(xiàng)目管理者進(jìn)行項(xiàng)目變更的基本資料。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告是嚴(yán)格按照項(xiàng)目的實(shí)際施工情況做出的記錄，它包括了項(xiàng)目工期進(jìn)度情況、項(xiàng)目耗費(fèi)情況報(bào)告和項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)實(shí)施情況等。它不僅說明了目前工程的進(jìn)度，也為項(xiàng)目管理者提出了未來項(xiàng)目建設(shè)可能出現(xiàn)的問題。

3.變更申請(qǐng)

變更請(qǐng)求可以是口頭或書面的、直接或間接的，可以是來自項(xiàng)目外部或內(nèi)部的，也可以是法律要求的或由項(xiàng)目參與各方提出的。除緊急情況外，口頭變更必須形成書面文件，它是一種項(xiàng)目變更審批表。在提出階段，不僅要表述變更的原因，而且還要提出變更實(shí)施的方案或計(jì)劃。緊急情況下，可以征得業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工各方同意后先變更，事后補(bǔ)辦審批手續(xù)，這往往是較小的施工變更。對(duì)于項(xiàng)目整體變更和較大的過程變更都必須按變更基本程序辦理，即先申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后才可有變更行動(dòng)。

整體變更控制是指在項(xiàng)目生命周期的整個(gè)過程中對(duì)變更的識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理等工作。整體變更控制的幾個(gè)重要輸入包括項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行績效報(bào)告和變更請(qǐng)求。幾個(gè)重要的輸出有更新的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正行動(dòng)和教訓(xùn)記錄文檔。圖1給出了一個(gè)整體變更控制過程的簡(jiǎn)要示意圖。

圖2整體變更控制

項(xiàng)目計(jì)劃為項(xiàng)目變更的識(shí)別和控制提供了基準(zhǔn)。例如，項(xiàng)目計(jì)劃包括一部分用來描述項(xiàng)目任務(wù)的內(nèi)容。計(jì)劃的這一部分提出了項(xiàng)目主要的可交付成果、項(xiàng)目產(chǎn)品以及質(zhì)量要求。項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度安排部分列出了主要成果完成的期限要求，而項(xiàng)目計(jì)劃的預(yù)算部分則為提供這些成果制定了成本計(jì)劃。項(xiàng)目組必須按照計(jì)劃要求來完成這些工作。如果在項(xiàng)目執(zhí)行期間發(fā)生了某些變更，項(xiàng)目計(jì)劃就必須加以修訂。

執(zhí)行績效報(bào)告提供了項(xiàng)目執(zhí)行情況的有關(guān)信息。這些報(bào)告的主要目的就是要提醒項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組在將來可能引起的問題。他們必須做出決斷，決定是否需要更正措施，什么樣的措施方案才是最好的選擇，并決定什么時(shí)候采取行動(dòng)。

整體變更的3個(gè)主要輸入說明如下：

(1)項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃提供控制變更的基準(zhǔn)。

(2)執(zhí)行績效報(bào)告?？冃?bào)告提供了項(xiàng)目績效信息?？冃?bào)告還可提醒項(xiàng)目隊(duì)伍注意將來可能造成麻煩的隱患。

(3)變更請(qǐng)求。變更請(qǐng)求可以用多種形式提出，包括口頭或者書面、直接或者問接、外部或者內(nèi)部、有法律強(qiáng)制性的或者有選擇余地的請(qǐng)求。

整體變更的3個(gè)主要輸出說明如下：

(1)更新項(xiàng)目計(jì)劃。更新項(xiàng)目計(jì)劃指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃或者詳細(xì)輔助資料的內(nèi)容所做的任何修改。必要時(shí)必須將這些修改通知有關(guān)的利害關(guān)系者。

(2)采取糾正措施。

(3)共享經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。偏差產(chǎn)生的原因、已采取的糾正行動(dòng)的理由，以及所汲取的其他教訓(xùn)都應(yīng)形成文件，記載在案，使其成為本項(xiàng)目和實(shí)施組織內(nèi)其他項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)庫的組成部分。此外，數(shù)據(jù)庫也是知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

(一)變更控制系統(tǒng)

變更控制系統(tǒng)是正式匯集資料，創(chuàng)建文件程序，所創(chuàng)建的這個(gè)文件程序必須是經(jīng)權(quán)威項(xiàng)目文件認(rèn)可了發(fā)展階段的文件。它包括書面工作、跟蹤系統(tǒng)和必要的權(quán)威部門認(rèn)可了的變化級(jí)別。

許多變更控制系統(tǒng)都包括一個(gè)變化控制委員會(huì)(CCB)，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)或抵制變化要求。變化控制委員會(huì)的權(quán)力和責(zé)任應(yīng)該得到仔細(xì)的界定，并且要取得主要參與者的同意。在一些大型復(fù)雜的項(xiàng)目中，可能會(huì)有很多變化控制委員會(huì)，他們負(fù)有不同的職責(zé)。

變更控制系統(tǒng)也應(yīng)該包括這樣一些程序，這些程序是在沒有預(yù)先審議情況下通過的處理改變的程序。例如，緊急情況的處理結(jié)果。典型的例子是，一個(gè)變更控制系統(tǒng)將允許對(duì)一些確定的變化類別實(shí)行“自動(dòng)放行處理”許可。這些變化必須能被記錄并讓人們獲得，以便在項(xiàng)目后期不要引發(fā)一些問題。

(二)績效測(cè)量

績效測(cè)量用于幫助評(píng)估所發(fā)生的偏差的程度，變更控制的一個(gè)重要部分就是確定引起偏差的原因，并且決定這種偏差是否需要采取糾正措施。

(三)補(bǔ)充計(jì)劃編制

很少有項(xiàng)目能夠非常精確地完全按照計(jì)劃進(jìn)行，補(bǔ)充計(jì)劃編制就是對(duì)工作分解結(jié)構(gòu)的修改進(jìn)行記錄，或者對(duì)替代方法進(jìn)行分析。

項(xiàng)目整體變更控制的結(jié)果是形成書面報(bào)告，變更內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面。

1．新的項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目整體變更控制以后，就要在原有的項(xiàng)目計(jì)劃上進(jìn)行修改，對(duì)變更的地方以及變更所涉及到的其他單項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行重新計(jì)劃，制訂出符合項(xiàng)目現(xiàn)狀的新的項(xiàng)目計(jì)劃，它不會(huì)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行太大的修改，只是對(duì)項(xiàng)目的單項(xiàng)計(jì)劃以及支持性細(xì)節(jié)內(nèi)容做出一定的調(diào)整和更新。

2．項(xiàng)目變更的行動(dòng)方案

項(xiàng)目變更以后，就要對(duì)變更過程以及新的行動(dòng)制定出行動(dòng)方案。項(xiàng)目的行動(dòng)方案主要是由項(xiàng)目變更控制委員會(huì)在項(xiàng)目原有計(jì)劃的替代方案中選擇出來的。

3．變更總結(jié)

項(xiàng)目變更總體控制的結(jié)果不僅是要為項(xiàng)目尋找一個(gè)新的替代方案，更主要的是要吸取項(xiàng)目變更的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出變更的原因，避免在項(xiàng)目的建設(shè)過程中繼續(xù)出現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目不利的變更，在達(dá)成預(yù)定效益目標(biāo)的前提下確保項(xiàng)目順利完成。