項目變更是指項目組織為適應(yīng)項目運行過程中與項目相關(guān)的各種因素的變化，保證項目目標(biāo)的實現(xiàn)而對項目計劃進行相應(yīng)的部分變更或全部變更。當(dāng)項目的某些基準(zhǔn)發(fā)生變化時，項目的質(zhì)量、成本和計劃隨之發(fā)生變化，為了保證項目目標(biāo)的實現(xiàn)，就必須對項目發(fā)生的各種變化采取必要的應(yīng)變措施，這種行為就是項目變更。變更發(fā)生在項目的范圍、進度、質(zhì)量、費用、人力資源、溝通、合同等很多方面，并將影響到其他方面。項目的變化要求項目變更，這種變更會發(fā)生在項目實施過程中的任一階段。根據(jù)項目生命周期理論，通常項目變更越早，損失就會越小；變更越遲，變更的難度就越大，損失也可能越大。

1)項目利益相關(guān)者引起的變更。主要的項目利益相關(guān)者，如政府、投資者、顧客、項目組織、項目決策者等由于新的需求或決策，對項目進行變更。

(1)顧客引起的變更。例如，購房者向建筑商建議，房間應(yīng)該更大些，窗戶的位置應(yīng)重新設(shè)置；顧客要求信息系統(tǒng)開發(fā)項目團隊?wèi)?yīng)提高信息系統(tǒng)的能力，以生成以前未提到過的報告和圖表等，這些都是由顧客引起的變更。這些變更類型代表著對最初項目范圍的變更，將會對項目的進度、費用產(chǎn)生影響。不過，影響程度卻取決于做出變更的時間。如果在房子的設(shè)計圖紙尚未完成時，改變房子的大小和窗戶的位置就比較容易；但是如果房子的主體已完成，窗戶也已安裝好，要做上述變更，則對項目的進度和費用將會產(chǎn)生很大的影響。

(2)項目團隊引起的變更。例如，在項目實施過程中。項目團隊發(fā)現(xiàn)項目設(shè)計方案不合理，則提出設(shè)計變更建議。

(3)項目經(jīng)理引發(fā)的變更。例如，某位負(fù)責(zé)為顧客開發(fā)自動發(fā)票系統(tǒng)的項目經(jīng)理提出，為了降低項目成本并加快進度，自動發(fā)票系統(tǒng)應(yīng)該采用現(xiàn)成的標(biāo)準(zhǔn)化軟件，而不是為顧客專門設(shè)計軟件。

2)計劃不完善引起的變更

在項目計劃過程中，忽略了某些環(huán)節(jié)而引起的變更。例如，在建造房屋時，客戶或承約商未將安裝下水道列入工作范圍，則應(yīng)進行范圍變更。

3)不可預(yù)見事件引發(fā)的變更。例如，地質(zhì)條件的變化使得原先的設(shè)計方案不能滿足要求，則需要進行設(shè)計變更；暴風(fēng)雨延緩了項目實施過程，則需進行進度變更。

項目變更可不是一件輕松的工作，項目經(jīng)理最頭疼的、也最能體現(xiàn)其水平的工作就是處理變更了。項目經(jīng)理在項目管理中應(yīng)該是積極和主動的，不只是實施變更，而且要預(yù)測可能的變更，要對可能引起變更的各種因素施加影響，并減少不必要的變更。例如，項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)項目的范圍描述不完整，應(yīng)該在開始編制項目計劃之前就設(shè)法對那些負(fù)責(zé)確定項目范圍的人施加影響，以完善項目范圍描述。

變更，不可怕，可怕的是沒有程序地亂變。在處理變更時，需要問一問：為什么要進行變更?變更是不是必要的?能給我們帶來什么好處?如果不做會有什么結(jié)果?變更要花費多大的成本代價?變更對其他方面有什么影響?風(fēng)險有多大?等等。

簡單地說，管理變更的程序包括以下幾個步驟：

·識別變更：弄清楚變更是什么。

·評價變更對項目的影響：變更對項目相關(guān)方面的影響以及對項目的綜合影響。

·設(shè)計變更的備選方案：可能有多種方法來實現(xiàn)變更，例如，進度變更就可以采用諸如削減其他工作、趕工或快速跟進等方法。

·提出變更申請。

·征求項目干系人的意見，如管理層、項目發(fā)起人和其他項目干系人。

·批準(zhǔn)或否決變更。

·追蹤變更的實施情況。

為了作出合理、正確的項目變更，還應(yīng)該與項目團隊成員交流、協(xié)商。當(dāng)情況發(fā)生變化時，與團隊成員交流，向他們詢問變更的方案，就能避免決策的盲目性；同時，作為項目計劃的執(zhí)行者，團隊成員參與變更評審過程，可以降低甚至避免他們對變更的抵觸情緒。例如，客戶對項目工期提出了更高要求，如果項目高級管理層貿(mào)然作出把既定工期縮短三分之一、要求團隊成員休息日加班的決定，團隊成員顯然會有抵觸情緒。針對客戶的新的工期要求，就應(yīng)該讓團隊成員自己設(shè)計進度計劃變更方案。

在項目實施過程中，時間越往后，實施變更的難度就越大，代價就越高。在項目早期，變更對進度、成本等的影響要比在晚期小得多。例如，組織一項活動，在計劃階段接到“變更流程”的通知，比什么都準(zhǔn)備好了再不得不變，要容易得多。

引起變更的原因應(yīng)客觀地記錄在案，供以后借鑒。這樣做的目的不是為了指責(zé)誰，而是為提高以后的工作水準(zhǔn)而積累可以學(xué)習(xí)和借鑒的歷史資料。