保管庫存是指商業(yè)批發(fā)企業(yè)的倉儲部門掌握的庫存商品數(shù)量，也叫“倉庫庫存”。在商業(yè)批發(fā)企業(yè)中，倉儲部門為了便于管理庫存商品，需要設(shè)置商品保管帳，掌握倉庫中商品的收、付、結(jié)、存數(shù)量，據(jù)以做好商品保管和收發(fā)工作、明確物資保管責(zé)任。

企業(yè)為了正確核算存貨的價(jià)值，保護(hù)存貨的安全和完整，除供應(yīng)部門應(yīng)掌握可供調(diào)撥存貨的增減存數(shù)量外，會計(jì)部門和倉庫還應(yīng)有按照各自需要記錄的庫存數(shù)。會計(jì)部門為了核算存貨的價(jià)值，必須正確核算存貨的數(shù)量。會計(jì)核算存貨數(shù)量的增減時(shí)，其標(biāo)志是是否取得或失去存貨的所有權(quán)。我國《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定，存貨的界定應(yīng)以法定所有權(quán)轉(zhuǎn)移為標(biāo)志，凡在盤存日法定所有權(quán)屬于企業(yè)的存貨，不論存在何處，都應(yīng)界定為企業(yè)的存貨；凡在盤存日法定所有權(quán)不屬于企業(yè)的存貨，即使存于本企業(yè)的倉庫，也不界定為企業(yè)的存貨。倉庫保管部門記載存貨的增、減、存是以實(shí)際入庫或出庫為標(biāo)志進(jìn)行登記的，它是一種實(shí)物庫存。

會計(jì)庫存與保管庫存的差異主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：①已入庫未購，如接受受托代銷或保管；②已出庫未銷，如代扣、代銷、寄銷等；③已銷本出庫，如會計(jì)上已根據(jù)發(fā)票記帳，而購方未向倉庫提貨。由于以上差異的客觀存在，保管庫存數(shù)與會計(jì)庫存數(shù)很難一致。

調(diào)整會計(jì)庫存與保管庫存的差異：根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，應(yīng)確定已入庫采購和已銷未出庫、已出庫未銷數(shù)，按以下公式調(diào)整為會計(jì)庫存數(shù)：

會計(jì)庫存數(shù)=保管庫存數(shù)+已出庫未銷售-已銷售未出庫-已入庫末作采購

這些數(shù)字應(yīng)由供應(yīng)、會計(jì)、保管部門的相關(guān)人員核對清楚；

批發(fā)企業(yè)在經(jīng)營過程中，其業(yè)務(wù)部門、倉儲部門、會計(jì)部門都需要掌握庫存商品的數(shù)量，但各部門的要求不同，由業(yè)務(wù)部門掌握的，稱“可調(diào)庫存”；由倉儲部門掌握的，稱“保管庫存”；由財(cái)會部門掌握的，稱“會計(jì)庫存”。業(yè)務(wù)部門根據(jù)可調(diào)庫存，可隨時(shí)掌握可供調(diào)撥的商品數(shù)量，以便調(diào)撥開單和組織進(jìn)貨。倉儲部門根據(jù)保管庫存，可隨時(shí)掌握庫存商品數(shù)量，以便做好保管和收發(fā)工作。財(cái)會部門根據(jù)會計(jì)庫存，可了解商品資金占用，以便加強(qiáng)資金管理。三種庫存的增加，都以商品驗(yàn)收入庫為依據(jù)，但三種庫存的減少，在業(yè)務(wù)部門以開單調(diào)撥為依據(jù)，倉儲部門以商品提運(yùn)出庫為依據(jù)，財(cái)會部門以銷售商品出入帳時(shí)間為依據(jù)。由于從開單經(jīng)倉庫發(fā)貨到貨款結(jié)算，往往要經(jīng)過若干時(shí)間，因此，三種庫存中，通常是會計(jì)庫存大于保管庫存，保管庫存又大干可調(diào)庫存。三種庫存彼此銜接可以系統(tǒng)地反映批發(fā)企業(yè)庫存商品在購銷過程中的全部動態(tài)及其演變過程。在明細(xì)分類核算中，為減少工作量，一般不需設(shè)置三套庫存商品明細(xì)帳，而由業(yè)務(wù)部門與財(cái)會部門合用一套帳，稱“二帳合一”，倉儲部門則單獨(dú)設(shè)置一套帳。有些小型批發(fā)企業(yè)還實(shí)行業(yè)務(wù)、倉庫、財(cái)會三方面合署辦公，合用一套帳，稱“三帳合一”。