項(xiàng)目報告多數(shù)是根據(jù)項(xiàng)目記錄整理而成的有關(guān)項(xiàng)目實(shí)際情況或特殊問題的說明文件，它也是項(xiàng)目溝通計(jì)劃實(shí)施過程中使用最多的項(xiàng)目溝通方式和文件，同時也是項(xiàng)目溝通中最為重要的信息傳遞和溝通的方法。項(xiàng)目報告包括很多種，主要有項(xiàng)目績效報告、項(xiàng)目總結(jié)報告、項(xiàng)目預(yù)測報告等。項(xiàng)目報告可以是正式的報告，也可以是非正式的報告。前者一般是根據(jù)項(xiàng)目溝通計(jì)劃而按照一定的周期生成和呈報的，后者則是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施中的某些特殊需要而生成和呈報的。

項(xiàng)目報告的目的是為了及時反映項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r和內(nèi)外部環(huán)境變化狀況，發(fā)現(xiàn)存在的問題、發(fā)生的變化，分析潛在的風(fēng)險和預(yù)測發(fā)展趨勢，以便管理人員做出正確的判斷和決策，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的有效控制。

項(xiàng)目的情況報告，一般沒有格式的特別要求，但項(xiàng)目報告內(nèi)容應(yīng)滿足項(xiàng)目管理決策的信息需要。一般來講項(xiàng)目報告應(yīng)由以下五個方面的內(nèi)容組成：

1．項(xiàng)目進(jìn)展簡介

項(xiàng)目報告中應(yīng)列出有關(guān)的重要事項(xiàng)。敘述每一個事項(xiàng)近期的成績、完成的里程碑以及其他一些對項(xiàng)目有重大影響的事件(如采購、人事、業(yè)主等)<)為使報告既簡潔又清楚，報告要有細(xì)節(jié)，以提供可索取進(jìn)一步信息的途徑。

2．項(xiàng)目近期走勢

近期走勢敘述從現(xiàn)在到下次報告期間項(xiàng)目將要發(fā)生的事件。對每個將要發(fā)生的事件進(jìn)行預(yù)測及簡單說明，必要時附上原因，并提供一份項(xiàng)目下一期的里程碑圖表。

3．預(yù)算情況

預(yù)算情況一般以清晰、直觀的圖表反映項(xiàng)目近期的預(yù)算情況，并對以往的重大偏差做出解釋。

4．困難與危機(jī)

困難是指力所不及的事，危機(jī)是指對項(xiàng)目造成重大險情的事。在這里應(yīng)當(dāng)對高層管理人員提出予以支持的要求。

5．人和事表揚(yáng)

不可否認(rèn)的是，在一個健康的項(xiàng)目組內(nèi)，人是最可寶貴的資源。在“以人為本”的項(xiàng)目管理中，表揚(yáng)好人、好事是不可缺少的工作。項(xiàng)目工作是需要意志力的工作，項(xiàng)目成功是每一個項(xiàng)目工作者長年累月加班加點(diǎn)、不辭辛勞、樂于奉獻(xiàn)的結(jié)果。

當(dāng)然，與項(xiàng)目有關(guān)的不同的組織、不同的部門和不同層次的人員，會提供廣度、深度不同的項(xiàng)目信息報告，提供報告的頻次也不一樣。

對于基層管理人員，他們所關(guān)心的是個人和小組工作任務(wù)的完成，因此所需要的信息主要是關(guān)于個人和小組的工作任務(wù)完成情況及其影響因素，而且報告的次數(shù)較多。

而高層管理者所要求的信息，其內(nèi)容細(xì)節(jié)少、綜合性強(qiáng)，大多是綜述性的項(xiàng)目進(jìn)展情況，報告的次數(shù)少。

項(xiàng)目報告與項(xiàng)目行動計(jì)劃和WBS的關(guān)系是確定報告內(nèi)容和頻次的關(guān)鍵。項(xiàng)目報告內(nèi)容必須與按照特定行動計(jì)劃進(jìn)行過程控制的信息密切相關(guān)。報告的頻次應(yīng)達(dá)到在計(jì)劃完成期間滿足控制所需信息要求。

原則上項(xiàng)目報告應(yīng)及時給出，以便項(xiàng)目控制的實(shí)現(xiàn)。因此報告的時間一般要對應(yīng)于項(xiàng)目里程碑時間。這就意味著項(xiàng)目報告不一定定期提供，除非是提供給高層管理者的進(jìn)度報告。

項(xiàng)目里程碑的確定是項(xiàng)目控制的一個有效手段。對高層管理者，一個項(xiàng)目可能只有幾個里程碑，即便是大項(xiàng)目也是如此。而對于基層管理者，在項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施過程中存在許多關(guān)鍵點(diǎn)，在這些關(guān)鍵之處有許多決策要做。但決策行為是建立在決策者對項(xiàng)目實(shí)施狀況的了解、分析、判斷基礎(chǔ)之上，而決策一定，建立在資源基礎(chǔ)上的變化必然會發(fā)生。這些關(guān)鍵點(diǎn)包括關(guān)鍵技術(shù)能否實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵元器件供貨是否準(zhǔn)時。我們將這些關(guān)鍵點(diǎn)定為里程碑?；鶎庸芾碇械睦锍瘫拇_定還取決于項(xiàng)目進(jìn)展中的細(xì)節(jié)內(nèi)容。里程碑?dāng)?shù)量越多，所要求的報告的信息內(nèi)容越詳細(xì)、報告次數(shù)也越多。另外，信息報告應(yīng)和計(jì)劃、預(yù)算、進(jìn)度系統(tǒng)的邏輯相一致，主要目的是保證通過控制實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃。

為了達(dá)到項(xiàng)目管理信息需求的目的，我們可以考慮三種不同形式的報告。

1．日常報告

日常報告是用來報告有規(guī)律、經(jīng)常性的信息。但有規(guī)律地進(jìn)行項(xiàng)目報告也不一定意味著要按日歷安排報告工作時間。對于高層管理者，進(jìn)展報告常常是周期性提供的，但對項(xiàng)目經(jīng)理和基層管理人員，報告則是根據(jù)工作實(shí)際需要給出。一般按里程碑時間安排報告時間，有時根據(jù)資源利用期限發(fā)出日常報告，也有時每周甚至每日提供報告。

2．例外報告

此種報告方式常用在下面兩種場合：

(1)為項(xiàng)目管理決策提供信息報告，報告發(fā)給決策有關(guān)人員。

(2)公布決策并為之做出解釋的報告。如當(dāng)某一決策是建立在某一例外基礎(chǔ)之上并必須以文件形式將此決策通知給有關(guān)管理人員時，可采用此類報告。

3．特別分析報告

特別分析報告常用于宣傳項(xiàng)目特別研究成果或是對項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)生的一些問題進(jìn)行評述。這類報告可以發(fā)給項(xiàng)目中的任何人。

項(xiàng)目報告除了用文字表達(dá)外，圖表亦是傳遞信息的重要工具。報告按傳遞的方式不同可分書面報告、會議報告、口頭報告等。

項(xiàng)目報告在項(xiàng)目溝通中具有不可替代的作用，它根據(jù)信息溝通的需要可以分成很多種類。項(xiàng)目管理人員必須了解、熟悉和掌握項(xiàng)目報告的基本方法、作用、程序與格式。其中，項(xiàng)目報告的主要分類有如下幾種。 　

按照項(xiàng)目報告作用的分類

不管項(xiàng)目報告是口頭報告還是書面報告，它們都有一系列按照不同標(biāo)志的分類。其中最為重要的是根據(jù)項(xiàng)目報告的用途所進(jìn)行的分類，這種方法能很好地區(qū)分不同作用的報告，而且便于區(qū)分在項(xiàng)目報告中所需使用的溝通方法。根據(jù)用途劃分的項(xiàng)目報告有如下三種。

1．匯報性報告

這種報告的核心內(nèi)容是匯報項(xiàng)目的實(shí)際情況或發(fā)生的問題，這種報告使用的材料都是項(xiàng)目實(shí)際情況的記錄，而且一般需要采用“白描”的方法提出報告。在這種報告中人們只需要將事情的本來面貌敘述清楚即可，不需要加入各種各樣的分析、評論和說服性的內(nèi)容，因?yàn)檫@種報告的關(guān)鍵是說明事實(shí)而不是要說服對方或征得對方的認(rèn)可。這是在項(xiàng)目溝通中使用最多的一種報告，這類報告一般需附有相應(yīng)項(xiàng)目實(shí)際情況的原始記錄文件作為附件材料。

2．說服性報告

這種報告的目的是證明一種觀點(diǎn)、一個計(jì)劃、一個方案或其他事情的正確性，并說服對方接受報告者提出的觀點(diǎn)、計(jì)劃或方案等。這種報告也是經(jīng)常使用的，而且其重要性比匯報性報告要高許多。因?yàn)檫@種報告是用來解決問題或者說服對方接受某種解決方案的，所以說服性報告中不但要包括白描性的事實(shí)敘述，同時最主要的是必須包括解釋性、說服性和論證性的敘述。這種報告也需附一些項(xiàng)目記錄或其他資料作為附件以說明情況或提供支持。

3．敲定性報告

這種報告的目的是通過報告去與對方敲定和決策一件事情，這是一種最終必須導(dǎo)致作出決策的報告。這種報告是一種請示或商量如何辦理某件事情或解決某個問題的報告，因此報告者需要在報告過程中提出自己的意見、觀點(diǎn)和建議，給對方以兩種以上的選擇(一種選擇就不是敲定性的報告了)并說明相應(yīng)的具體理由。這種報告的白描性事實(shí)以及解釋性和論證性的敘述都不多，主要是征詢性的敘述和說明，因?yàn)檫@種報告是敲定事情和作決策用的。

按照項(xiàng)目報告格式和內(nèi)容的分類

項(xiàng)目報告的內(nèi)容和格式有些是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己確定的，有些是按照項(xiàng)目業(yè)主或客戶的規(guī)定作出的。項(xiàng)目報告的內(nèi)容和格式必須適合報告讀者的要求和期望，而不是適合寫報告者的要求和期望。通常，項(xiàng)目報告的這兩個方面的分類最為重要的有如下方式。

1．按照項(xiàng)目報告的格式劃分

這樣可以將項(xiàng)目報告劃分成兩大類，即項(xiàng)目報表和項(xiàng)目報告。其中，項(xiàng)目報表是在項(xiàng)目溝通過程中用統(tǒng)計(jì)語言編寫的一種使用最多的項(xiàng)目報告，這種項(xiàng)目報告以一種項(xiàng)目管理的工程語言編寫而成，十分簡練和明了。項(xiàng)目報表又可以按照固定格式或變動格式，以及固定周期或是變動周期進(jìn)行進(jìn)一步的分類，同時項(xiàng)目報表還可以分別按照項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、成本、安全等進(jìn)行具體的細(xì)分。項(xiàng)目報表通?？梢允菃为?dú)的報告，也可以與一定形式的說明性文字報告一起使用，以分析和說明報告的一些細(xì)節(jié)問題及其出現(xiàn)原因。

項(xiàng)目報告是指主要是使用文字說明項(xiàng)目實(shí)際情況或項(xiàng)目問題的書面報告，它是一種使用報告格式和語言寫成的項(xiàng)目報告，這種項(xiàng)目報告可以有也可以沒有固定的報告格式和要求，多數(shù)情況下是根據(jù)所報告的問題和事情來決定報告格式的。這種項(xiàng)目報告也有定期和不定期之分，而且也可以是分別涉及項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、成本、安全等具體問題或情況的報告。但這種項(xiàng)目報告著重討論的不是事實(shí)數(shù)據(jù)，而是說明項(xiàng)目實(shí)際情況或問題及其原因分析。

2．按照項(xiàng)目報告的用途劃分

同樣，按照項(xiàng)目報告的用途劃分也會有許多種不同的項(xiàng)目報告種類。最為常用的分類辦法是將項(xiàng)目報告劃分成項(xiàng)目績效報告和工作終結(jié)報告兩類。其中，項(xiàng)目績效報告是在整個項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)過程中，按照一定的報告期不斷給出的有關(guān)項(xiàng)目各方面工作實(shí)際進(jìn)展情況的報告。這是項(xiàng)目溝通中使用最為廣泛的項(xiàng)目報告，所以本章后面將會對其作詳細(xì)的討論。

另一種項(xiàng)目報告是項(xiàng)目工作終結(jié)報告，這是在項(xiàng)目或項(xiàng)目階段結(jié)束之時對項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的工作總結(jié)。工作終結(jié)報告并不是項(xiàng)目績效報告的累積，也不是對項(xiàng)目或項(xiàng)目階段整個過程中所發(fā)生事情的詳盡描述，而是在項(xiàng)目或一個項(xiàng)目階段結(jié)束時必須給出的一種文檔報告文件。

各種項(xiàng)目報告編寫都要考慮下列要求和原則，以便能夠提供有價值的項(xiàng)目報告。

1．項(xiàng)目報告要簡潔明了

不要試圖以報告長度來打動項(xiàng)目報告接收者，報告的長短不等于項(xiàng)目進(jìn)展或完成的好壞。而且項(xiàng)目報告越簡明才會有更大的機(jī)會被閱讀，因此應(yīng)盡量使各種項(xiàng)目報告簡潔明了。

2．報告內(nèi)容和形式要保持一致

要保證項(xiàng)目報告的內(nèi)容與形式能夠保持一致，就需要根據(jù)報告內(nèi)容選用報告的格式和語言。在項(xiàng)目報告中要突出重點(diǎn)，要讓各類使用項(xiàng)目報告的人都能懂得和理解其中的信息。

3．借助圖表進(jìn)行簡明和充分的表達(dá)

圖表是一種項(xiàng)目管理中使用的工程語言，所以在項(xiàng)目報告中要充分使用它。一般自然語言在項(xiàng)目溝通中的效果不佳，但是圖表卻可以很好地說明項(xiàng)目管理的問題和情況。

4．報告方式與報告使用者的要求相符

項(xiàng)目報告有“對內(nèi)”和“對外”之分，有給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目業(yè)主和客戶的，不同的項(xiàng)目報告使用者所要的項(xiàng)目報告的方式與要求是不同的，報告必須符合項(xiàng)目報告使用者的要求。

信息伴隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，尤處不有，無所不在，要想通過報告把任何情況都反映清楚是不可能的。不考慮項(xiàng)目資源的限制，不計(jì)較項(xiàng)目成員對信息的接受和忍受力，粗制濫造報告或報告泛濫等都會影響管理與控制工作。通過項(xiàng)目工作實(shí)踐，人們總結(jié)出在項(xiàng)目報告工作中一般存在以下一些問題：

(1)報告由誰做出是一個問題。項(xiàng)目技術(shù)人員或許不愿意把“大量的時間”白白花費(fèi)在他們認(rèn)為意義不大的報告上，他們認(rèn)為只要他們做到心中有數(shù)就可以了。而實(shí)際情況經(jīng)常是技術(shù)人員不得不花費(fèi)一定時間在報告上，因而造成一定的抵觸情緒，致使報告質(zhì)量不高，花了時間反而效果不佳。

(2)技術(shù)人員最了解實(shí)際的進(jìn)度情況，他們提出的報告是最具權(quán)威的，因此與項(xiàng)目組成員保持好良好的溝通或者關(guān)系是非常必要的。

(3)報告細(xì)節(jié)內(nèi)容太多，超越人們有限閱讀的耐性，也阻礙了持續(xù)的信息采集工作，造成了成本高、流于形式、缺乏信任互相扯皮等現(xiàn)象。

(4)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)和母公司管理信息系統(tǒng)聯(lián)系較少，兩個系統(tǒng)的資料具有的町比性不多。

(5)項(xiàng)目的控制與計(jì)劃之間對應(yīng)性差。如項(xiàng)目跟蹤系統(tǒng)所跟蹤的對象及收集的信息內(nèi)容與計(jì)劃不直接相關(guān)，這樣的跟蹤是毫無意義的。