組織惰性是指組織內(nèi)普遍存在的保持既定行為方式和消極應(yīng)對(duì)環(huán)境變化的傾向。

其中,“既定的行為方式”指在組織運(yùn)行中被證明是有效的、被組織成員認(rèn)可的和被組織正式確認(rèn)的行為方式；

“環(huán)境變化”既可以是組織內(nèi)部環(huán)境也可以是組織外部環(huán)境的變化’

“消極應(yīng)對(duì)”指不能覺察或不能客觀認(rèn)識(shí)環(huán)境變化,或按已有的行為方式應(yīng)對(duì)環(huán)境變化而不能或不愿尋找更為有效的行為方式。

組織惰性普遍存在于各類組織之中,是組織有序運(yùn)行的結(jié)果,克服組織惰性是組織得以存續(xù)的基本前提。從這一視角出發(fā),近百年來組織管理理論演進(jìn)的歷史也是組織惰性克服的歷史。

根據(jù)組織惰性行為的形式特點(diǎn)與表現(xiàn)，可以將其解釋為兩種類型：

①從組織活動(dòng)動(dòng)力角度研究，以組織的內(nèi)在活動(dòng)力下降，組織喪失了創(chuàng)新能力。主要特征，表現(xiàn)在組織成員缺乏主人翁意識(shí)，得過且過、不求進(jìn)取，每個(gè)人都循規(guī)蹈矩，對(duì)組織事務(wù)漠不關(guān)心。所造成的不良后果是工作態(tài)度消極、工作士氣低落、組織效率低下，可以將其視為消極型的組織惰性行為。對(duì)這種類型的組織惰性行為的矯正一般以激勵(lì)的策略為主。

②從組織活動(dòng)取向角度。第二種類型的組織惰性行為以組織的進(jìn)取心下降，保守性增強(qiáng)為主要特征。表現(xiàn)在組織成員習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案工作程序，敘述為：收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、利用、編研等環(huán)節(jié)的運(yùn)行。使其在生產(chǎn)經(jīng)營中的行為就有一種習(xí)慣性。另一方面由于企業(yè)是有機(jī)的、開放的系統(tǒng)，決定了企業(yè)檔案組織慣域是在信息交流的環(huán)境中形成的。它沒有個(gè)人習(xí)慣域中關(guān)于“無信息進(jìn)入或無全新信息刺激”這樣的假設(shè)，更不是各人慣域的簡單加和，它們之間是復(fù)雜的非線性關(guān)系。因此可以將其視之為一種積極型的組織惰性行為。與前一類型的組織惰性行為相比較，積極型的組織惰性行為在短時(shí)間內(nèi)能夠保持甚至提高組織活動(dòng)效率，并使組織獲得一定的成功。但是從長遠(yuǎn)的角度看，積極型的惰性行為將使組織成為自己過去的成功的犧牲。對(duì)組織的績效產(chǎn)生更大的危害。對(duì)積極型的組織惰性行為的矯正往往要比對(duì)消極型的組織惰性行為的矯正更加困難。因?yàn)樵S多時(shí)候，從表現(xiàn)看，從短時(shí)間看，它往往顯得合理的、有效的，具有穩(wěn)定性和可變性的特征。對(duì)其所進(jìn)行的轎正往往需要在價(jià)值觀念上有所改變，并且要有犧牲眼前利益的決心，在矯正策略上往往以組織戰(zhàn)略目標(biāo)的重新規(guī)定轉(zhuǎn)換研究視角、突破思維定勢、手術(shù)式的激進(jìn)變革為主。

組織惰性的表現(xiàn)方式或稱傳統(tǒng)管理的弱點(diǎn)組織惰性行為普存在于各類組織之中，是引發(fā)各類組織病癥的根源因素之一。其表現(xiàn)方式：

①缺乏創(chuàng)新的動(dòng)力，思想上根本沒有想到要去創(chuàng)新，創(chuàng)新的動(dòng)力意識(shí)，沒有解決好，當(dāng)然談不上創(chuàng)新精神。

②貪圖安逸、缺乏改變現(xiàn)狀的膽略與熱情，看重眼前利益，得過且過；以守住原有家業(yè)為第一考慮，養(yǎng)成一種安于現(xiàn)狀的人生態(tài)度。

③檔案管理缺乏基礎(chǔ)活力，管理活動(dòng)以習(xí)慣性的管理模式和被動(dòng)應(yīng)付型的管理方式為主；習(xí)慣于按部就班辦事，在與競爭對(duì)手對(duì)壘過招時(shí)缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)造性。

④決策傾向趨于保守，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)十分敏感，害怕負(fù)責(zé)任；決策活動(dòng)往往議而不決，躊躕不定，缺乏自信，“知道自己能吃幾碗飯”。

⑤基層主管產(chǎn)生無力感。也失去了成就感和主動(dòng)精神，因?yàn)槿狈ψ灾鳈?quán)，約束太多。再者，公營事業(yè)中常常是“有功無償，有過要賠”。尤其是基層領(lǐng)導(dǎo)的功過評(píng)估完全決定于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的印象。于是基層干部的薪酬是掌握在上級(jí)手里，這就影響到基層骨干的創(chuàng)新能力的發(fā)揮：即缺乏寬松的環(huán)境，感到難于得到支持和諒解。

⑥員工缺乏上進(jìn)心，滿足于現(xiàn)狀境況，普遍懷有比上不足，比下有余的心態(tài)；對(duì)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展漠不關(guān)心，對(duì)人對(duì)事往往采取事不關(guān)已，高高掛起的態(tài)度。

⑦認(rèn)為借鑒引進(jìn)模仿來得便捷，比創(chuàng)新花成本少，又易于獲得成功。

總之，組織惰性是組織中的一系列病癥的引發(fā)根源，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案組織逐步陷入自我束縛，僵代停滯的泥潭。

組織中的惰性行為往往形成于組織自身不斷取得的成功之中，從而使一個(gè)組織成為自己過去的非凡輝煌的犧牲品。成功作為一把“雙刃劍”，對(duì)組織中惰性行為的引發(fā)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

①由于不斷取得成功，許多組織及其領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)在功績面前產(chǎn)生懈怠心情，由此沾染上不同程度的惰性，喪失了繼續(xù)奮斗的愿望，滿足于吃老本。

②由于不斷取得成功，組織中逐漸形成了相互一致的規(guī)范，制度、文化與領(lǐng)導(dǎo)模式，認(rèn)為過去的成功已經(jīng)證明自己知道什么是重要的、什么是應(yīng)該的、什么是可行的，不喜歡，也不愿意打破他們認(rèn)為構(gòu)成成功的一切，進(jìn)而形成對(duì)任何威脅到組織中這種內(nèi)在一致的新東西抵制心態(tài)。

③由于不斷取得成功，為組織創(chuàng)造了一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定，安逸的環(huán)境，優(yōu)越的環(huán)境條件反過來又造成企業(yè)檔案組織進(jìn)取動(dòng)力的喪失，為自己的惰性行為贏得了借口。企業(yè)所獲取的各種優(yōu)勢，所有這些都會(huì)構(gòu)成固步自封，不思進(jìn)取的成果。相對(duì)穩(wěn)定的檔案工作操作方法以導(dǎo)致組織外在壓力的減弱，失去“市場需求”的推力，導(dǎo)致組織中的惰性行為。