文書檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　何種資料有存檔的價值和保存的必要，或者已無存檔價值可以銷毀，都要按企業(yè)的情況，及從企業(yè)整體狀況考慮決定。一般企業(yè)的存檔資料范圍大致如下：

　　1、商業(yè)往來文書：如來文、發(fā)文副本、內(nèi)部公文、電傳及傳真等。

　　2、財務(wù)存檔資料：支票、賬簿、財產(chǎn)目錄、報價單、統(tǒng)計及會計資料等。

　　3、銷售單據(jù)類：售貨發(fā)票、購貨定單、運費賬單、提貨單、裝載收據(jù)等。

　　4、重要文件類：法律文件商業(yè)交易契約等。

　　5、重要圖表類：各種設(shè)計圖、地圖及統(tǒng)計圖等。

　　6、企業(yè)有關(guān)參考資料：各種報告、演講稿及貿(mào)易雜志等。

　　7、報刊、雜志的剪報資料：重要的報刊、雜志，隨時做剪報存檔。

　　8、記錄要件：股票記錄、銷貨記錄、人事檔案、圖書目錄及郵件目錄等。

　　9、會議資料：會議記錄、議程、會議報告及其他相關(guān)資料等。

　　10、電腦資料：電腦磁帶、磁碟、卡片及顯微膠片（Microfilm）等。

　　1、處理業(yè)務(wù)的參考

　　一個公司的檔案，可以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時參考，以便準(zhǔn)確、全面和客觀地了解公司情況，避免在業(yè)務(wù)處理上發(fā)生差錯，而貽人笑柄。

　　2、可作為法令的依據(jù)

　　一個公司業(yè)務(wù)的計劃與施行，必定牽涉到許多法令或公司本身的規(guī)章或會議的決議。而法令、規(guī)章與會議記錄，都是公司檔案的一種，可隨時查閱，找到可靠的依據(jù)。

　　3、可作為了解公司歷史的參考

　　介紹一個公司的概況，了解其沿革，惟有參考其檔案，以獲得正確的資料。

　　4、可作為研究時的參考

　　一個公司檔案，是研究時最直接、最正確的原始資料。撰寫與公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報告或業(yè)務(wù)報告時，檔案可提供最佳參考。

　　5、工作成績的認(rèn)定

　　不論工作如何辛勤或者結(jié)果如何成功，若不能完整保存資料，則難以予以評價，后人也不能了解其成就。

　　6、保密的功用

　　一個公司的文書，其中必定有些是秘密的，如果沒有文書檔案管理，就容易發(fā)生泄露公司的秘密，使公司業(yè)務(wù)遭到重大的損害。