本來意義上的文書是指“文章”和“書籍”。隨著工業(yè)化進(jìn)程、社會分工協(xié)作體系深化，企業(yè)內(nèi)外的“文件”與“信函”也歸入“文書”范疇，并成為文書管理的主體內(nèi)容。

　　從“文書”的形態(tài)上看，原本的“文書”主要指“寫有文字與符號的紙質(zhì)書類”；隨著科技進(jìn)步，文書的載體和記載的內(nèi)容，不再限于紙類或更原始的載體，不再限于文字與符號。有了膠卷、照片、錄音帶、錄像帶和光盤；有了聲音、畫面與圖像。

　　所以，對“文書”概念的理解，只能從它的機(jī)能上去把握。我們可以把“企業(yè)經(jīng)營活動的信息傳遞與信息保存的載體”，統(tǒng)稱為“文書”。它有兩層涵義，一是，記載企業(yè)經(jīng)營活動信息的載體；二是，記載的信息能夠跨越時間和空間異地傳遞與保存。

　　對所有經(jīng)手文件都需要進(jìn)行分類整理，不需要的文書應(yīng)予以廢除。分類的方法很多，可以根據(jù)經(jīng)手文書的內(nèi)容進(jìn)行選擇。

　　1、人名分類法

　　人名分類法，就是按“姓名”進(jìn)行分類。這種分類多用于來往信件、人事關(guān)系文書等等。其實，人名分類法不僅限于人名，還有“地名”、“公司名”、企業(yè)內(nèi)部的“部科名稱”，以及與這些名稱或稱謂相聯(lián)系的“字母分類法”，“代碼分類法”等等。

　　所有稱謂都可以用“拼音字母”或者“英文字母”的順序進(jìn)行排列，以便查找。代碼分類就是把所有稱謂轉(zhuǎn)化成“數(shù)字代碼”，然后按代碼順序進(jìn)行排序。

　　2、主題分類法

　　主題分類法，就是按一個個專題進(jìn)行分類，諸如財會、營銷、生產(chǎn)、科技、法律、教育等專題；或者政治機(jī)構(gòu)，社會團(tuán)體，各類協(xié)會，咨詢單位，教培中心等等。當(dāng)然還可以細(xì)分各類專題，根據(jù)行政事務(wù)或行政辦公人員所從事的工作內(nèi)容決定。

　　3、形式分類法

　　形式分類法，就是按文書的形式進(jìn)行分類，諸如按信件、公文、摘要、手跡、批文、調(diào)研報告、契約、協(xié)議等各種形式進(jìn)行分類。

　　4、舊期分類法

　　日期分類法，就是按文書發(fā)生的日期，或者按文書處理的日期進(jìn)行分類?？梢园茨?、按月、按日進(jìn)行分類。

　　5、事項分類法

　　事項分類法，就是按一件事情進(jìn)行分類，即從事情發(fā)生到結(jié)束，所有往來處理的文件，都?xì)w在一類中。譬如一項調(diào)查，從收集資料，訪談交涉，到出調(diào)研報告，所有文書都集中起來，歸于一類。再如訴訟、公關(guān)、策劃、工程項目等等，都可以一事一議，歸在單個類別中。