持續(xù)管理
1.什么是持續(xù)管理
所謂持續(xù)管理就是保持知識(shí)連續(xù)性的管理,它要在知識(shí)的流失與連續(xù)性之間找到了一個(gè)“平衡點(diǎn)”,并且通過(guò)這種便于理解、行之有效的手段,用以保存企業(yè)的知識(shí),構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)庫(kù),使得企業(yè)的核心知識(shí)不會(huì)由于員工的離開(kāi)而一并消失。持續(xù)管理能夠保護(hù)企業(yè)的知識(shí)庫(kù),加速新員工的成長(zhǎng),提高顧客滿意度,減少知識(shí)流失而造成的企業(yè)生產(chǎn)力下降和利益損失,也能夠激發(fā)企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新,利用自己的知識(shí)優(yōu)勢(shì)把握機(jī)會(huì),避開(kāi)威脅,從而贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。持續(xù)管理不僅是一種強(qiáng)有力的新的管理手段,更是一種思維方式上的革命。正如著名學(xué)者勞倫斯?普魯薩柯所言:“唯一能給一個(gè)組織帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),唯一持續(xù)不變就是:知道什么,如何利用所擁有的知識(shí)和以多快的速度獲取新知識(shí)?!?因此,德魯克所預(yù)言的20世紀(jì)的管理連續(xù)問(wèn)題已轉(zhuǎn)化為21世紀(jì)的知識(shí)連續(xù)問(wèn)題。
2.持續(xù)管理與知識(shí)管理
與持續(xù)管理密不可分的就是知識(shí)管理。從知識(shí)鏈的角度看,持續(xù)管理是一種向前看的知識(shí)管理。知識(shí)管理是指管理者通過(guò)對(duì)組織所擁有的知識(shí)和組織外部知識(shí)的利用和管理,以提高組織創(chuàng)造價(jià)值的能力的一種手段和過(guò)程,而持續(xù)管理的核心是保持知識(shí)的連續(xù)性。二者的對(duì)象都是知識(shí),并且這兩種管理方式同時(shí)起作用,從而使企業(yè)的知識(shí)基礎(chǔ)得以保持和逐步加強(qiáng)。另外,通過(guò)知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享為成功實(shí)施持續(xù)管理奠定基礎(chǔ)。但知識(shí)管理與持續(xù)管理所強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不同,前者強(qiáng)調(diào)同代員工之間進(jìn)行知識(shí)傳遞,即橫向的知識(shí)獲取、選擇、共享、創(chuàng)造和傳播,后者強(qiáng)調(diào)在不同代的員工之間進(jìn)行知識(shí)傳遞,即縱向的知識(shí)獲取、選擇、共享、創(chuàng)造和傳播;前者更加重視知識(shí)的保存,而后者則更注重知識(shí)的持續(xù)創(chuàng)新。有理由相信,保持知識(shí)的連續(xù)性是新世紀(jì)企業(yè)財(cái)富的增長(zhǎng)點(diǎn),持續(xù)管理也便成了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新法則。因而,持續(xù)管理在以知識(shí)為中心的企業(yè)中將扮演重要角色。
實(shí)施持續(xù)管理,通過(guò)維系知識(shí)體系,使企業(yè)的知識(shí)、能力和智慧得以保存并得到有效應(yīng)用,從而為企業(yè)帶來(lái)比較優(yōu)勢(shì)。具體來(lái)說(shuō),有以下幾方面:維持知識(shí)體系;保持組織記憶;防止知識(shí)隱藏;加快新員工的適應(yīng)過(guò)程;減少了因知識(shí)流失帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn);降低工作流動(dòng)率和流動(dòng)成本;促進(jìn)知識(shí)的創(chuàng)造、持續(xù)改善和知識(shí)學(xué)習(xí);提高管理者的決策水平;能更好地留住顧客;維持企業(yè)的核心價(jià)值和能力,促進(jìn)企業(yè)持續(xù)成長(zhǎng)。
3.創(chuàng)建持續(xù)管理的流程
為了保持企業(yè)知識(shí)的連續(xù)性,持續(xù)管理必須要分析和評(píng)估企業(yè)現(xiàn)有的知識(shí)并識(shí)別關(guān)鍵性的知識(shí),同時(shí)通過(guò)恰當(dāng)?shù)姆绞綄⑦@些關(guān)鍵性知識(shí)傳遞給繼承者。只有通過(guò)持續(xù)管理的過(guò)程和體系,企業(yè)的知識(shí)連續(xù)和創(chuàng)新才能實(shí)現(xiàn)。我們把持續(xù)管理的工作流程概括為以下5個(gè)步驟:
1.進(jìn)行知識(shí)連續(xù)性分析和評(píng)估
這一步驟的主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)企業(yè)關(guān)鍵性知識(shí)連續(xù)性的分析和評(píng)估,來(lái)判斷失去這些知識(shí)對(duì)企業(yè)造成危害的嚴(yán)重程度。具體工作包括:收集與工作有關(guān)的數(shù)據(jù),掌握工作和員工流動(dòng)的情況,判斷因員工流動(dòng)可能導(dǎo)致的知識(shí)損失;分析企業(yè)知識(shí)基礎(chǔ),確定對(duì)企業(yè)十分關(guān)鍵的知識(shí),提供知識(shí)不連續(xù)及由此造成損失的證據(jù);確定存在嚴(yán)重知識(shí)不連續(xù)的工作類別和知識(shí)對(duì)每個(gè)工作類別的重要程度,據(jù)此確定持續(xù)管理實(shí)拖的廣度與深度;分析關(guān)鍵知識(shí)從現(xiàn)任者到繼任者的傳遞過(guò)程,指出知識(shí)傳遞與獲取過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)與不足;將知識(shí)不連續(xù)而造成損失的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總,評(píng)估其知識(shí)損失程度;評(píng)估組織文化與激勵(lì)機(jī)制對(duì)知識(shí)和知識(shí)分享的支持程度。
2.確定持續(xù)管理的目標(biāo)和范圍
持續(xù)管理的目標(biāo)就是在不同代員工之間保持關(guān)鍵知識(shí)的連續(xù)性,從而為企業(yè)積累重要的知識(shí)資產(chǎn)。所謂關(guān)鍵性知識(shí)是指對(duì)企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值起關(guān)鍵性作用的、獲得高績(jī)效必不可少的、流失后會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重負(fù)面影響的知識(shí)。因此,持續(xù)管理不是全面的知識(shí)管理,而是一種有重點(diǎn)的知識(shí)管理。實(shí)施持續(xù)管理的范圍主要取決于以下幾個(gè)因素:知識(shí)獲取與傳遞的廣度,例如企業(yè)中有多少單位參加持續(xù)管理?每個(gè)單位中又有多少層級(jí)參加?在每一層級(jí)中將有多少人參加?知識(shí)獲取與傳遞的深度,即參與持續(xù)管理的員工獲取和傳遞多少關(guān)鍵知識(shí)?識(shí)別、獲取和傳遞關(guān)鍵知識(shí)的精度;組織文化和激勵(lì)機(jī)制對(duì)持續(xù)管理的支持度。
3.開(kāi)展組織學(xué)習(xí)
企業(yè)是一個(gè)知識(shí)的集合體和學(xué)習(xí)的組織系統(tǒng),保持企業(yè)知識(shí)連續(xù)性的基本途徑就是開(kāi)展組織學(xué)習(xí)。組織學(xué)習(xí)不同于個(gè)體學(xué)習(xí),它是組織全體成員在組織運(yùn)行過(guò)程中,通過(guò)實(shí)踐、互動(dòng)、共享和創(chuàng)造來(lái)進(jìn)行的團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。組織的知識(shí)隨著人與人之間、組織與組織之間的交互作用而不斷增加、積累和傳遞。組織具有學(xué)習(xí)和創(chuàng)造新知識(shí)的能力,通過(guò)開(kāi)展多方面的學(xué)習(xí),創(chuàng)造、保持和增強(qiáng)個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和組織的能力,以組織記憶為媒介,組織學(xué)習(xí)與組織知識(shí)相互補(bǔ)充,從而使企業(yè)的關(guān)鍵知識(shí)得以獲取和傳遞。
4.創(chuàng)建知識(shí)手冊(cè)
知識(shí)手冊(cè)是儲(chǔ)存企業(yè)關(guān)鍵知識(shí)的“集裝箱”,是一種知識(shí)記憶,承載著企業(yè)的知識(shí)DNA,這是組織獲取和傳遞知識(shí)的手段,也是保持知識(shí)連續(xù)性的重要方法。知識(shí)手冊(cè)的創(chuàng)建過(guò)程包括:進(jìn)行關(guān)鍵知識(shí)分類,一般分為技能性知識(shí)、數(shù)據(jù)性知識(shí)、功能性知識(shí)和創(chuàng)新性知識(shí)四大類。獲取關(guān)鍵知識(shí),可通過(guò)訪談、知識(shí)調(diào)查問(wèn)卷、小組活動(dòng)等方式獲取上述知識(shí),整理并形成知識(shí)手冊(cè)。更新知識(shí)手冊(cè)是為了豐富和擴(kuò)大知識(shí)手冊(cè)中的關(guān)鍵知識(shí)并保持其生命力。因此,知識(shí)手冊(cè)所帶來(lái)的知識(shí)儲(chǔ)存及創(chuàng)立的循環(huán)不僅向企業(yè)一代又一代的員工傳遞了關(guān)鍵的知識(shí),形成了強(qiáng)有力的知識(shí)遺產(chǎn)和真正的組織學(xué)習(xí),而且構(gòu)筑了一個(gè)持續(xù)管理的企業(yè)文化。
5.傳遞和獲取關(guān)鍵性知識(shí)
持續(xù)管理的目標(biāo)不只是保存現(xiàn)有員工的關(guān)鍵知識(shí),更重要的是繼任者能夠盡快吸收、運(yùn)用并以創(chuàng)新的方式來(lái)傳遞與獲取這些知識(shí)。知識(shí)傳遞與獲取的有效性取決于;為知識(shí)交換和共享所創(chuàng)造的機(jī)會(huì);組織學(xué)習(xí)和知識(shí)創(chuàng)新的程度;知識(shí)手冊(cè)的運(yùn)用;知識(shí)需求推動(dòng)還是知識(shí)供給推動(dòng);以人為中心還是以技術(shù)為中心;與其他管理職能的協(xié)同性;定向培訓(xùn)與輔導(dǎo);現(xiàn)任員工與繼任員工的交叉與互動(dòng);人力資源的狀況;知識(shí)傳遞與獲取的激勵(lì)機(jī)制與文化氛圍??傊?,當(dāng)起決定性作用的大多數(shù)員工把知識(shí)作為他們工作的驅(qū)動(dòng)力并參與其傳遞和獲取時(shí),知識(shí)連續(xù)性的實(shí)踐就轉(zhuǎn)變?yōu)榱顺掷m(xù)管理。