函電談判是指通過郵政、電傳、傳真等途徑進行磋商，尋求達成交易的書面談判方式。函電談判方式與電話談判方式有相同之處，也有不同之處：兩者都是遠距離、不見面的磋商，但一個是用文字表達而另一個則是用語言來表達。函電談判方式在國際貿(mào)易的商務(wù)談判中使用最普遍、最頻繁，但在國內(nèi)貿(mào)易的商務(wù)談判中則較少使用。

函電談判作為傳統(tǒng)的書面談判方式，有其優(yōu)點和缺點。

1.優(yōu)點

(1) 方便、準確。函電談判的電傳、傳真是現(xiàn)代化通訊手段，如同電話一樣具有方便、及時、快速的特點，即使是用函件的往來，也是簡便易行的。而且，在函電談判方式中，來往的電傳、信函都是書面形式，絕不會出現(xiàn)電話中的錯聽、 誤解等現(xiàn)象。 來往函電做到了白紙黑字，準確無誤。

(2) 有利于談判決策。函電談判方式所提供的談判的內(nèi)容都是書面文字，既不像面對面談判方式那樣必須當面決策，有較充裕的時間思考，又便于談判雙方各自臺前、臺后人員進行充分的討論和分析，甚至可以在必要時向有關(guān)專家咨詢、請教，從而有利于慎重決策。

(3) 材料齊全、有據(jù)可查。函電談判方式可以充分利用文字、圖表來表達，使談判內(nèi)容較之電話談判方式要全面、豐富。而且，談判雙方經(jīng)過了反復(fù)多次的函電磋商，這些來往的函電就是今后達成交易、簽訂合同的原始憑證，有根有據(jù)，便于存查，具有一定的法律效力。

(4) 省時、低成本。由于函電談判方式是借助于郵政、電訊手段來實現(xiàn)遠距離談判，使談判人員可以坐鎮(zhèn)企業(yè)而無須四處奔波，一來省時，二來省去了差旅費等。因此，函電談判方式的費用開支要比面對面談判方式少。

此外，函電談判方式中的談判人員是不見面的。雙方談判代表可以不考慮談判對手的身份、地位、個性等，從而把主要的精力集中到交易條件的磋商上，成交較為理性。

2.缺點

(1) 函電談判方式用書面文字溝通，有可能出現(xiàn)詞不達意的情況，使談判對方耗時揣摩。如果因此造成談判雙方各有不同解釋，就會引起爭議和糾紛。 (2) 談判雙方代表不見面， 就無法通過觀察對方的語態(tài)、 表情、情緒以及習(xí)慣動作等來判斷對方的心理活動，從而難以運用語言與非語言技巧。

此外，談判雙方缺少了面對面的接觸，討論問題往往不深入、細致，彼此印象、情感也不深刻。

函電談判是一種書面談判的方式。

1.函電的結(jié)構(gòu)

函電談判方式的函電，一般包括：

(1) 標題。其基本要求包括函電的擬寫與處理兩個方面。

標題即函電的題目或函電的名稱。標題是函電內(nèi)容的集中和概括，標題要求簡明、確切，不要文不對題。標題和函電內(nèi)容應(yīng)互相對應(yīng)。

(2) 編號。 編號即函件所標的 “字”、“號”。“字”代表發(fā)文單位，“號”代表發(fā)文次序。對函電進行編號，是為了收文和發(fā)文單位便于分類登記和進行查詢。

(3) 收文單位。收文單位及行文單位的對象，函電送達的單位。

(4) 正文。正文是函電的主要部分。正文一般由三部分組成：

①開頭。 正文的開頭多從發(fā)函的原因?qū)懫穑?便于對方了解發(fā)函的原委，文字要求簡明扼要。

②主體部分。主體是函電最重要的部分。它的任務(wù)是闡述發(fā)函的目的和要求，一定要做到目的清楚、要求明確，即充分表達己方的意圖、要求和條件，又使對方清楚明白、一目了然。

③結(jié)尾。結(jié)尾有兩種方法：或是主體寫完即可結(jié)尾，或者寫兩句與主體相照應(yīng)的話以加深印象。商務(wù)函電有慣用的結(jié)束語，如“特此函達”、“特此函復(fù)”、“即請函復(fù)”、“候復(fù)”等。在結(jié)束語之后，也可以寫上一些客套用語，如“謹祝商安”、“商棋”、“財祺”等。

(5) 附件。隨函電發(fā)出的銷售合同、協(xié)議、報價單、發(fā)票、單據(jù)等都作為附件處理， 附在函電之后寄發(fā)。 附件的名稱、號碼、件數(shù)必須寫清楚，寫在函電的末尾。

(6) 發(fā)文單位、日期、蓋章。 在函電末尾， 或者在附件下一行偏右處，寫上發(fā)文單位名稱，單位名稱下編寫明發(fā)函年、月、日。在日期上面加蓋發(fā)文單位的印章，加蓋印章是表示對發(fā)函嚴肅負責，有些函件則需單位負責人簽名才有效。

2.函電的擬寫

要把各種各樣的商務(wù)談判函電寫好，就要努力實現(xiàn)以下各項要求：

(1) 函電要符合政策法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣等，特別是對外商務(wù)函電要充分體現(xiàn)我國對外商務(wù)的各項方針政策。這是寫好函電的基礎(chǔ)和指導(dǎo)思想，也是我們搞好國際商務(wù)、發(fā)展對外商務(wù)的有利保證。

(2) 要講究策略，積極主動地開展業(yè)務(wù)活動。函電洽談貿(mào)易，要視客戶條件、貨源情況等，針對不同情況靈活對待；在處理爭議和糾紛時，要針對不同情況，采用不同對策。

(3) 函電書寫要正確、及時，每次函電的內(nèi)容應(yīng)當正確、完整。對交易磋商、簽訂合同協(xié)議、處理爭議問題等各類函電，都要抓緊時間及時處理，不能拖延，以免喪失良機，造成經(jīng)濟上的損失或帶來不良影響。

3.函電的處理

商務(wù)函電面廣、量大、內(nèi)容復(fù)雜、時間性強，因此對函電的處理應(yīng)當做到有計劃、分步驟、不積壓、不遺漏、不出差錯。要想把商務(wù)談判函電的處理工作做好，我們還應(yīng)注意做到以下幾點：

(1) 閱讀電文，吃透含義認真閱讀電文。吃透原文含義是處理函電的第一步，也是最重要的一步。 完成這項工作的程序應(yīng)當是： 接到商務(wù)函電后先將函電全文通讀一遍，選出其中較為重要和急需處理的部分仔細閱讀，必要時要查閱有關(guān)的檔案和資料，以便進行深入全面的分析，吃透函電原意，最后考慮并擬定處理意見。

(2) 分清輕重緩急。處理各種商務(wù)談判函電時應(yīng)把握的原則是：急件即辦，重要件及時辦，一般件不積壓。在步驟上，一般是先處理電報、電傳，然后處理時間性較強的函件和洽談成交的主要客戶的來函，最后處理一般性函件。

(3) 加強聯(lián)系。商務(wù)交易一般都是由貨源、儲運、包裝、財務(wù)等眾多部門和單位協(xié)同完成的。函電的處理和落實涉及到許多單位和部門，因此必須加強與各單位、各部門之間的聯(lián)系，避免工作脫節(jié)，以免引起糾紛，造成經(jīng)濟損失。

函電談判作為商務(wù)談判的一種具體形式，其程序應(yīng)該說與商務(wù)談判程序是一致的，即也都包含著始談、摸底、僵持、讓步和促成五個環(huán)節(jié)。但是，函電談判作為國際商務(wù)活動中經(jīng)常使用的一種談判方式，其程序又有獨特的內(nèi)涵。按照國際貿(mào)易慣例，函電談判一般包括五個環(huán)節(jié)，即詢盤、發(fā)盤、還盤、接受和簽訂合同。

1.詢盤

詢盤（Inquiry）又稱探盤， 是指談判一方大致地詢問另一方（或多方）是否具有供應(yīng)或購買某種商品的條件，只是了解一下供求情況，以衡量一下對方的實力和需求。具體而詳盡的交易條件是在雙方溝通的基礎(chǔ)上進一步磋商。詢盤多由商品的賣方發(fā)出，但買方也可根據(jù)自己的需要發(fā)出詢盤。例如：從你方9月5日的來信中我們注意到你們希望和我們發(fā)展紡織品貿(mào)易。在研究過貴公司產(chǎn)品目錄之后，我們對貨號為510和514的兩款臺布感興趣， 請報最低的CIF廣州價為感，并注明可供數(shù)量及最早交貨期。如價格合理、質(zhì)量令人滿意，我們將長期大量訂購。

詢盤的目的主要是尋找合適的買主或賣主，而不是同買主或賣主正式進行談判，不具有約束力。盡管如此，詢盤時，應(yīng)結(jié)合實際，仔細考慮，在同一時間對同一地區(qū)的客商詢盤不宜太多，否則對日后交易合作會造成不好的影響。

2.發(fā)盤

發(fā)盤（Offer）又稱要約， 是談判的一方因想出售或購買某項商品，而向談判的另一方提出買賣該商品的各種交易條件，并表示愿意按這些交易條件成交。通常發(fā)盤是由賣方發(fā)出的。由于發(fā)盤是由買賣雙方中的一方給另一方提出交易條件和要求，所以發(fā)盤有兩個關(guān)系人，一個是發(fā)盤人，另一個是受盤人。若一項發(fā)盤是由賣方發(fā)出，賣方就是發(fā)盤人，而買方就是受盤人，反之亦然。按照發(fā)盤人對其發(fā)盤在受盤人接受后，是否承擔訂立合同的法律責任來劃分，發(fā)盤可分為實盤和虛盤。在函電方式的商務(wù)談判中，搞清楚實盤和虛盤的法律含義對談判雙方都是非常重要的。

(1) 實盤。實盤（Firm Offer）是對發(fā)盤人有約束力的發(fā)盤，也就是發(fā)盤人在一定限期內(nèi)愿意按所提條件達成交易的肯定表示，發(fā)盤內(nèi)容具有達成交易的全部必要條件，而且發(fā)盤人在規(guī)定的有效時限內(nèi)，受發(fā)盤的約束，即未經(jīng)受盤人的同意不得撤回或修改，受盤人在有效時期內(nèi)若無異議地接受，合同即告成立，交易也就達成了。實盤有三個基本條件：

①各項交易條件詳盡、清楚、明確；

②注明所發(fā)的盤是實盤；

③明確發(fā)盤的有效時限。

實盤內(nèi)容的完整肯定，對受盤人比較有吸引力，可以促使受盤人從速做出決定，達成交易。

例如：謝謝你們2月20日對大豆的詢盤。作為答復(fù)，茲發(fā)盤如下：

品名：河北大豆，1999年產(chǎn)

質(zhì)量：一級

數(shù)量：500公噸

價格：每公噸360美元，CIF倫敦價

包裝：新麻袋裝，每袋凈重約50公斤

支付：不可撤銷的信用證

交貨日期：收到信用證之后1個月裝運 該發(fā)盤為實盤，以你方答復(fù)在3月15日前到達我方為有效。

(2) 虛盤。 虛盤（Offer Without　Engagement）就是發(fā)盤人所作的非承諾性表示，不具約束力。對虛盤，發(fā)盤人可以隨時撤回或修改、變更內(nèi)容，受盤人即使對虛盤表示接受，也需要經(jīng)過發(fā)盤人的最后確認，才能成為雙方都具有約束力的合同。

虛盤一般有三個特點：

①發(fā)盤中有回旋余地，常用 “以我方最后確認為準” 等術(shù)語加以說明；

②發(fā)盤的內(nèi)容不明確，不作肯定的表示；

③缺少主要交易條件。

虛盤對發(fā)盤人較靈活，可以根據(jù)市場變化修改交易條件，選擇合適的對手。但是受盤人常常將其看做是一般的業(yè)務(wù)聯(lián)系而不加重視，因而不利于達成交易。

例如：9月5日詢盤收悉。 茲報100公噸葵花籽，1999年產(chǎn)，雜質(zhì)不超過3％，含油量不低于88％，每公噸CIF價700美元， 新麻袋裝，每袋凈重約23公斤，11月份裝船， 憑不可撤銷信用證付款， 該報價以貨未售出為準。綠豆暫無貨。

3.還盤

還盤（Counter Offer）是指受盤人在接到發(fā)盤后， 不能完全同意發(fā)盤人在發(fā)盤中所提的交易條件，為了進一步磋商，對發(fā)盤提出修改意見的一種表示。如受盤人一旦還盤，原發(fā)盤即失去效力，原發(fā)盤人也不再受原發(fā)盤的約束，還盤也就成了新的發(fā)盤。

商務(wù)談判中，如果原發(fā)盤人對受盤人發(fā)出的還盤提出新的建議，并再發(fā)給受盤人，做再還盤。在國際商務(wù)的函電談判中，一筆生意的談判往往要經(jīng)過多次還盤和再還盤，像談判桌上進行多次討價還價一樣，當然也有接到實盤后不作還盤而直接接受簽約的，就像口頭談判桌上一拍即合的情況。

4.接受

接受（Acceptance）又稱承諾，是受盤人完全同意對方的發(fā)盤或還盤的全部內(nèi)容所作的表示。根據(jù)《聯(lián)合國國際貨物銷售公約》規(guī)定，一項有效的接受，應(yīng)具備下列三個條件：

①接受必須是由受盤人或特定的法人做出，才具有效力，第三者做出的接受不具有法律效力；

②接受的內(nèi)容或條件應(yīng)與發(fā)盤（或還盤）相符，這樣才表明就交易條件達成一致；

③接受必須在有效期內(nèi)表示，才有法律效力，過期接受或遲到接受，都無法律效力。

例如：茲確認接受我方訂購100公噸葵花籽，每公噸700美元CIFILagos，12月裝船。隨函寄去我方第GD964號銷售確認書一式二份，請簽退一份以便存卷。請盡早開立以我方為受益人的信用證，以便及時安排裝運。信用證條款必須與合同條款嚴格相符，以免日后不必要的修改。

5.簽訂合同

簽訂合同（To sign a contract）是一場商務(wù)談判的尾聲。買賣雙方通過交易談判，一方的發(fā)盤或還盤被另一方接受后，交易即告達成。但在商品交易中，通常通過簽訂書面合同予以確認。

合同經(jīng)雙方簽字后即告成立，具有法律性約束力，買賣雙方都應(yīng)當遵守和執(zhí)行合同中的各項內(nèi)容，否則任何一方違背合同內(nèi)容都要承擔法律責任。

簽訂書面合同：一般地說，大宗商品和重要的機器設(shè)備，均須使用正式合同；一般商品或成交額不大的交易，多使用“銷售確認書”。書面合同的正本，一般都是一式二份，經(jīng)交易雙方簽署后，各方保留一份。