按談判的語言交往渠道或表達方式，經(jīng)濟談判可分為口頭談判和書面談判兩種。

書面談判是雙方利用文字或圖表，比如通過信函、電報、電傳等形式進行的談判。書面談判主要適用于有經(jīng)常性經(jīng)濟交往活動的談判，產(chǎn)品批量大而供應范圍廣的購銷談判以及遠距離談判等。

由于書面談判和口頭談判兩種談判形式各有利弊，因此，在實際工作中，常把兩種談判結合在一起使用。有的在一般情況下采取書面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判；經(jīng)常有交往的雙方，在原先雙方約定的交易條件不變時，具體一筆交易就可以用書面談判，而當情況和上述交易條件發(fā)生變化時，就需要在一起會晤，進行口頭談判。

但不論采取哪種形式，只要是通過談判達成協(xié)議，一般都要簽訂書面合同。即使書面談判，也不例外。比如與老客戶采用電報方式洽談時，有的條件不一定一一列出，如不可抗力、仲裁、異議索賠，甚至商檢、包裝、支付方式等，但在交易達成時，必須簽訂合同，而且所有的交易條件都要寫入合同。

書面談判具有準備充分、談判成本低及間接性等特點。

1、準備充分、資料詳實。雙方事先都以書面形式提供了議事日程、談判內容、所提建議、愿意承擔的義務等，這些都經(jīng)過詳細的研究。這樣，雙方就有比較充足的時間考慮對方的提議，可促使談判過程早日完成。

2、談判成本低。由于書面談判一般不需要談判人四處奔走，只需花費通訊費，而不需花費差旅費和招待費，因此談判費用開支要比口頭談判費用開支節(jié)省得多。

　　3、間接性。由于具體的談判人員互不見面，雙方可以不考慮談判人員的身份，把主要精力集中在雙方條件的洽談上，從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。

一般應規(guī)定對方答復的有效期限，書面談判方式可以使雙方對問題有比較充足的考慮時間。在談判過程中有時間同自己的助手、企業(yè)領導及決策機構進行討論和分析，有益于慎重決策。書面談判一般不需要談判者四處奔走，可以坐鎮(zhèn)企業(yè)，向國內外許多單位發(fā)出信函、電報，并對不同客戶的回電進行分析比較，從中選出對自己最有利的交易對象。

由于具體的談判人員互不見面，他們互相代表的是本企業(yè)，雙方都可不考慮談判人員的身份，把主要的精力集中在交易條件的洽談上，從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。

此外，由于書面談判只花費通訊費用，不花費差旅費和招待費，因而談判費用開支較少。

當然，書面談判也有不足之處。

• 書面談判多采用信函、電報等方式，文字要求精練，如果文不達意，容易造成雙方理解差異，引起爭議和糾紛；
• 由于雙方的代表不見面，因而無法通過觀察對方的語態(tài)、表情、情緒以及習慣動作等來判斷對方的心理活動，從而難以運用行為語言技巧達到溝通意見的效果；
• 書面談判所使用的信函、電報需要郵電、交通部門的傳遞，如果這些部門發(fā)生故障，則會影響雙方的聯(lián)系，甚至喪失交易的時機。

鑒于書面談判有其局限性，所以它多適用于雙方經(jīng)常有交易活動的談判，以及跨地區(qū)、跨國界的談判。

為了發(fā)揮書面談判的作用，有利于對方了解自己的交易要求，作為賣方，可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客戶，表單上比較詳細地反映賣方商品的名稱、規(guī)格、價格、裝運等條件，可以使客戶對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的了解，避免因文字表達不周而引起的誤解。同時，談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函，能達成的交易要迅速通知對方，不要貽誤時機，即使不能達成的交易也要委婉地答復，搞好與客戶的關系，“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時，也忌諱有求于人時喪失企業(yè)的品格，而人求我時冷眼相待，這不僅關系到企業(yè)購銷活動的持續(xù)開展，而且關系到企業(yè)的經(jīng)營作風和商業(yè)信譽。

綜上所述，書面談判形式有利有弊。談判形式利用的好壞，完全在于對各種談判形式掌握得如何，應根據(jù)交易的需要和各種談判形式的特點加以正確選擇。在實際工作中，不要把兩種談判形式截然分開，可以把它們結合起來，取其所長，避其所短。在一般情況下適用書面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判。在實際工作中，既要正確選擇又要靈活運用談判形式。

值得注意的是，只要是通過談判達成交易，無論是采取口頭談判，還是采取書面談判，都必須簽訂書面合同。交易談判的內容煩瑣而復雜，每項內容都關系到雙方的經(jīng)濟利益，把談判的結果用書面合同反映出來，就會加強簽約雙方的責任心，促使雙方按照合同辦事。一旦出現(xiàn)問題，發(fā)生糾紛，也有據(jù)可查，便于公平合理處理問題，簽訂書面合同對口頭談判的作用顯而易見，因為“口說無憑”，要“立據(jù)為證”。同樣，書面談判的成交也要以合同為證，雖然在書面談判的過程中，也采用書面形式，但這只是反映談判過程的情況，而不能表明成交的確立。