電話談判就是借助電話通訊進行溝通信息、協(xié)商，尋求達成交易的一種談判方式。它是一種間接的、口頭的談判方式。

電話談判方式與面對面方式的口頭談判既有不同點，也有相同點。電話談判方式與面對面談判方式的不同點在于一個是遠距離不見面的磋商，而另一個是近距離面對面的磋商；其相同點在于都是用語言的表達方式進行磋商的， 而且電話談判方式也包括探詢、約談、 成交、簽約等不同步驟。雙方在洽談之前，都需要做有關(guān)的準備工作；洽談開始，也要做簡短的寒喧；洽談過程中，也少不了討價還價；洽談之后，要紀錄整理有關(guān)情況和資料。有的電話洽談自始至終都做錄音，雙方在電話中達成的口頭協(xié)議也構(gòu)成有法律約束力的口頭合同。但就電話談判方式而言，既有它的優(yōu)點，也存在著缺點。

使用電話進行談判的主要優(yōu)勢是快速、方便、聯(lián)系廣泛。特別是在經(jīng)濟迅速發(fā)展的社會，時間就是金錢，效率就是效益，在經(jīng)濟洽談、商務營銷中，方便、快速更有決定意義。此外，電話談判還有一個特殊的、獨具的優(yōu)勢， 這就好像電話鈴聲——它具有極大的、 幾乎是不可抗拒的吸引力。無論是由于責任心、好奇心，或者其他的心理和原因，人們幾乎無法抵擋電話鈴聲的誘惑。它會使人本能地去猜測：“是誰來的電話？”“給誰來的電話？”運用電話談判，用電話鈴聲來呼喚談判對手，要比客氣的約請、上司的指示甚至命令還要靈驗。無論對方多么繁忙，在干著什么要緊的工作，只要聽到電話鈴響，都得停下一切其他事情來接聽電話。在電話談判中，電話的這些優(yōu)勢被談判雙方所利用，為各自的目的服務，并實現(xiàn)各自的談判目標。

由于電話談判的雙方相距較遠，也由于電話自身功能的局限——比如目前還只能聽到對方的聲音，不能看到對方的表情、手勢等，這些都給電話談判帶來不便，造成缺陷，主要有：

(1) 誤解較多。 由于電話沒有視覺反饋， 不僅看不到對方的面部表情，更看不出對方的行為暗示；另外，對語音、聲調(diào)的理解也往往有誤，加之一些容易混淆不清的字、詞，所以，聽懂并非易事，聽錯也不罕見。這是電話談判要比面對面談判更容易產(chǎn)生誤解的原因。

(2) 易被拒絕。電話談判，對方看不到我們，“不”字更容易出口。例如一方撥了另一方的電話號碼，很有禮貌地說：“如果你不介意的話，我想請你做這件事……”另一方可以很干脆地回答：“不行，現(xiàn)在我忙得很，多謝你打電話來?！?

(3) 某些事項容易被遺漏和刪除。在雙方交談中，各自理解的重點和發(fā)生的興趣不會完全一致，說和聽都會帶有選擇性。而運用電話談判方式時，多數(shù)情況下是一次性敘談，很少有重復，所以，談判者有意無意地將某些事項遺漏或刪除，總是在所難免的。

(4) 有風險。 在電話中無法驗證對方的各類文件、 證據(jù)和許諾的真?zhèn)危锌赡苌袭斒茯_，因此要冒一定的風險。

(5) 時間緊。電話談判較其他談判方式而言，時間有限，談判者缺乏深入思考的時間，尤其是受話者一方，往往是在毫無準備的狀態(tài)下倉促面對某一話題，甚至進行某一項決策，因此容易出現(xiàn)失誤。

盡管電話談判存在著許多缺陷，但是，這并不能掩蓋它獨具的優(yōu)勢。揚其所長，避其所短，在下述狀況運用電話談判方式，其效果可能比面對面談判方式更好：

(1) 欲與談判對方快速溝通、盡早聯(lián)系、盡快成交時，電話談判是達到這一目標、取得談判成功的捷徑。

(2) 想取得談判的優(yōu)勢地位時，可以采用電話談判方式，并且爭取主動把電話打給對方。這樣，從談判雙方的狀態(tài)看，你是有備而來，而對方則很有可能是匆忙應戰(zhàn)， 相形之下， 主動打電話這邊自然而然地占了上風。

(3) 想使商務信息的流傳面小時，宜采用電話談判的方式。因為電話的兩端一般只有一人，便于保密。

(4) 想減低談判雙方地位的懸殊時，電話談判能收到預想的效果。無論對方身居何職，談判雙方面對的都只是一部電話機。通過電話，雙方各自闡述自己的條件和要求，電話兩邊的人的身份、地位、職務都顯得不太重要。

(5) 在拒絕談判對手時，或者想中斷談判時，用電話談判的方式更為簡便易行。這樣，拒絕的話容易說出口，不會出現(xiàn)尷尬難堪的局面。

(6) 故意表示對某項業(yè)務或某個談判不關(guān)心時，以及故意表示我方談判態(tài)度強硬和立場堅定時，采用電話談判方式進行，都可能收到預期的效果。

(7) 對待難以溝通和難以對付的談判對手，運用電話談判方式更具實效。如前所述，因為電話鈴聲普遍令人難以抗拒，即使難以溝通和難以對付的談判對手也會拿起電話聽筒與你溝通和洽談。

(8) 當面對面談判方式難于進行時，宜采用電話談判方式。這樣可能收到柳暗花明又一村的效果。

由于電話談判是一種只有聲音沒有人物表情、形體動作的洽談，因此一旦選用電話談判方式，更需要注意其技巧。

1.爭取主動

一經(jīng)選定電話談判方式，便應積極爭取做主動打電話的人，不做被動的接聽者。因為只有做好充分的準備，才能成為主動的打電話者；只有主動的打電話者，才能處在談判的優(yōu)勢地位。如果被對方搶了主動，便不得不按照對方的意圖和安排繞圈子。 所以， 在日益頻繁的電話談判和交往中，要盡量爭取主動，不僅在各項營銷商務談判中做主動打電話者，還要在每一次電話交往中爭做主動者。

如果對方給你來了電話，而你沒有準備時，使一招“金蟬脫殼”之計便可獲得變被動為主動的機會， 應張口會說一套諸如此類的話： “對不起，我正有一件緊急的事情要辦，您說個方便的時間我給您回電話吧?！边@樣，你便贏得了準備談判的時間，贏得占據(jù)主動。

2.做好準備

作為打電話者，只有事先做好計劃和準備，才能真正取得主動權(quán)，沒有準備便撥電話，談判中的優(yōu)勢很有可能拱手讓給對方。談判前的計劃和準備主要包括以下幾個方面：

(1) 把要談判的內(nèi)容列一個詳細的清單，包括說話的內(nèi)容和順序，尤其是重要事項不要遺漏。

(2) 把即將在電話里進行的談判在腦海中演練一遍，熟悉內(nèi)容，加深記憶。

(3) 對于對方在談判中可能采取的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)、技巧策略要有所估計和預料，相應的對策，有充足的心理準備，以便做好。

(4) 在打電話之前，應當把將要用到的東西放在手邊。例如，談判中可能涉及的有關(guān)資料、數(shù)字，記錄用的紙和筆；另外，準備一臺計算器，便于隨時用來測算。

(5) 人非圣賢，孰能無“惑”，即使準備得再充分，也難免有始料不及的問題和對方轉(zhuǎn)移話題的情況，對不了解和不懂的問題，要有勇氣承認個人的知識有限，這也是必要的思想準備。

(6) 要準備好一兩個“借口”，以便在談判不利的時候隨時不失禮節(jié)地掛斷電話。這樣，便可以避免談判沿著不利的方向下滑，避免談判局面進一步惡化，給我方爭取思考的時間和回旋的余地。

3.集中精神

使用電話談判，必須完全依靠談話，電話聲音是你惟一的使者，你必須通過電話給對方一個良好的印象。所以，傳到電話那端的必須是一個清晰、有力、生動、中肯、讓人感興趣的聲音。因此，把注意力完全集中在電話上，排除外界種種干擾，不可一心二用，與談判無關(guān)的事待談判結(jié)束后再做。

4.聽說有度

適當掌握聽與說的比例，盡量誘使對方多說，從對方的滔滔不絕中獲得更多的信息和資料。

5.把握節(jié)奏

學會聰明地沉默。多聽少講，除非我們已經(jīng)進行了認真的分析、全盤的考慮和洞察了各種利弊關(guān)系，否則不要進行徹底的談判，不要試圖一次解決，也不要吝惜電話費用而迫使自己倉促決策。

6.及時更正

假如事后發(fā)現(xiàn)談判的結(jié)果對我方不公或不利時，應毫不猶豫地要求對方重開談判。

7.記錄整理

要在電話談判的過程中做好筆記，并在談判結(jié)束后盡快將筆記整理歸檔，以求檔案完整，便于事后隨時查閱。

8.協(xié)議備忘錄

當我們通過電話完成了一項商務活動，做成一筆交易，也就是完成一次電話談判時，隨后就應認真地寫一份有關(guān)談判的書面紀要，即協(xié)議備忘錄，并將這項工作通知對方。

協(xié)議備忘錄有時被稱為意向書或理解紀事，其目的就是把電話談判中所要明確的談判各方的責任、權(quán)利和義務都寫在紙上，作為雙方協(xié)議的書面憑證，要求各方嚴格遵照執(zhí)行。寫好協(xié)議備忘錄后，要寄給對方一份。

許多經(jīng)驗一再證明，君子協(xié)定無君子，口頭協(xié)定不值錢。協(xié)議備忘錄不只是談判各方履約的依據(jù)，也是事后處理糾紛的法律依據(jù)。所以，在電話談判中寫好協(xié)議備忘錄是極其重要的。協(xié)議備忘錄如同訂合同一樣，具有法律的約束力，因此對談判各方的責、權(quán)、利要規(guī)定得全面、清楚、明確。

世界上，許多談判高手和專家學者都探討和研究過電話談判的方式，對電話談判的長處和不足進行過極其精細的研究和挖掘，寫下了許多啟人心智的篇章和做過許多精辟的闡述，以引導人們對電話談判的認識不斷深入、全面。在這里，引用一位談判專家的觀點作為本節(jié)的結(jié)束語，它不僅恰當，而且耐人尋味。這位談判專家的觀點大意是：除非必要，否則不要借電話進行談判。倘若有必要借電話進行談判，切記，你的準備一定要比對手的準備更加充分。