采購管理系統(tǒng)是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發(fā)票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應信息管理。

★提供供應商報價管理

★可由物品中長期采購計劃直接生成請購單

★MRP 計劃任務直接生成請購單

★支持庫存訂貨點采購申請?zhí)幚?

★可限制訂貨的供應商

★通過請購單合并或拆分，自動生成采購訂單

★請購合并過程中，自動按訂貨批量政策生成采購條目

★支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多種訂購政策

★可將多張請購單合并生成一張采購訂單的一行，或一張采購訂單的多個訂單行

★可將一筆請購拆分成多個采購訂單

★合并生成訂單過程中，能自動索取供應商報價

★一張采購單允許有多個交貨日期及交貨地點

★支持無訂單到貨的接收處理

★與庫存子系統(tǒng)相連，到貨入庫，自動按庫存單位轉(zhuǎn)換，更新庫存數(shù)量，同時生成入庫單

★采購收貨支持庫存批次及單件管理

★支持收貨過程中的質(zhì)量檢驗及質(zhì)量控制

★采購系統(tǒng)與應付帳子系統(tǒng)相連，直接生成采購憑證核算采購成本

★對采購單的處理靈活，隨時可以維護，同時對已發(fā)放的訂單可做中止

★采購單可自動結(jié)清或手工強制結(jié)清

★具有跟蹤、催查采購訂單的功能

★可多角度的查詢物品的請購，訂購及收貨入庫的明細及匯總情況

★從交貨期、價格、質(zhì)量等多種角度對供應商進行評估

★可評價采購人員業(yè)績

★可分析采購成本差異

1、多途徑采購功能

在企業(yè)中，采購業(yè)務的需求來源有多種，有計劃部門的主生產(chǎn)計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨而生成的需求；有為滿足以銷定購的工商業(yè)一體化業(yè)務需求；有根據(jù)長期購貨合同確定的定期購貨需求；有零星的購貨需求等。采購管理系統(tǒng)提供根據(jù)計劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能。

2、訂單管理

采購訂單是物資在采購業(yè)務中流動的起點，它通過采購申請獲取來自生產(chǎn)和銷售等系統(tǒng)的信息，將供應鏈整體的信息有機地聯(lián)系起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對采購合同的執(zhí)行，控制購貨價格、折扣及數(shù)量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行；根據(jù)實際補貨情況追加執(zhí)行訂單，通過比較訂單執(zhí)行差異，以及通過業(yè)務和分析報表反映訂單執(zhí)行情況等。如果企業(yè)有集團內(nèi)部的購銷業(yè)務，還要包括集團內(nèi)部購貨或調(diào)撥訂單的執(zhí)行情況。

3、發(fā)票管理

采購發(fā)票具有業(yè)務和財務雙重性質(zhì)，發(fā)票的業(yè)務處理和控制是企業(yè)采購業(yè)務中的一個重要環(huán)節(jié)。采購發(fā)票與全部業(yè)務單據(jù)都有聯(lián)系，與其與采購合同、付款單及預付單據(jù)聯(lián)系緊密。采購管理系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應付款系統(tǒng)實現(xiàn)發(fā)票共享。

4、購貨質(zhì)檢管理

工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質(zhì)量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質(zhì)量檢驗業(yè)務。在采購管理系統(tǒng)中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。并根據(jù)檢驗結(jié)果確認入庫貨物，同時提供相關的業(yè)務查詢報表。

5、供應商供貨管理

供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制并管理供應商的供貨業(yè)務資料，包括對不同供應商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業(yè)務傳遞、自動更新及數(shù)據(jù)分析。同時進行采購最高限價的控制和預警管理，是采購管理系統(tǒng)，乃至整個供應鏈體系中重要的綜合數(shù)據(jù)處理中心之一。

6、集團內(nèi)部采購業(yè)務

在采購管理系統(tǒng)中，針對集團內(nèi)部采購業(yè)務（包括工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)之間），可以通過兩個方向的數(shù)據(jù)傳遞和兩種分銷業(yè)務的處理來實現(xiàn)。

7、業(yè)務流程設計

業(yè)務流程設計是按企業(yè)業(yè)務規(guī)范設計業(yè)務流程工具，是實現(xiàn)用戶業(yè)務處理自定義的必要基礎之一。在工業(yè)系統(tǒng)中實現(xiàn)系統(tǒng)自定義，即在系統(tǒng)設置的所有業(yè)務單據(jù)關聯(lián)的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統(tǒng)將根據(jù)用戶的設置進行相關控制，保證企業(yè)獨特業(yè)務流程的需要。

8、業(yè)務資料聯(lián)查

單據(jù)關聯(lián)（包括上拉式和下推式關聯(lián)）是工業(yè)供應鏈業(yè)務流程的基礎，而單據(jù)聯(lián)查即查看業(yè)務流程中的單據(jù)關系。采購管理系統(tǒng)中提供了單據(jù)、憑證、賬薄和報表的全面關聯(lián)及動態(tài)連續(xù)查詢功能。

9、多級審核管理

多級審核管理是對多級審核、審核人、審核權限和審核效果等授權的工作平臺，是處理業(yè)務單據(jù)時采用多角度、多級別和順序?qū)徍斯芾矸椒āＫw現(xiàn)了工作流管理的思路，屬于ERP系統(tǒng)用戶權限性質(zhì)的基本管理。

10、代管和發(fā)運業(yè)務管理

代管和發(fā)運業(yè)務管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發(fā)和存的業(yè)務處理，并提供相關報表供用戶查詢和監(jiān)控。此外，采購管理系統(tǒng)還專門管理貨物發(fā)運業(yè)務。

11、物料對應管理

物料對應管理通過物料對應表來實現(xiàn)物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業(yè)的重要業(yè)務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統(tǒng)中，分別提供供應商和客戶對應物料的代碼、名稱表。在單據(jù)和報表中，直接調(diào)用相應代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應業(yè)務需求。

12、系統(tǒng)參數(shù)設置

系統(tǒng)參數(shù)設置初始設置業(yè)務操作的基本業(yè)務信息和操作規(guī)則，包括系統(tǒng)設置、單據(jù)編碼規(guī)則、打印設置、單據(jù)類型及各系統(tǒng)選項等，幫助用戶把握業(yè)務操作規(guī)范和運行控制。同時，采購管理系統(tǒng)將ERP系統(tǒng)所有業(yè)務基礎資料和必要的管理輔助資料匯總，然后統(tǒng)一管理和維護。

13、報表查詢功能

該功能包括查詢并使用采購業(yè)務報表、采購分析報表、萬能報表和查詢分析工具。采購業(yè)務報表是針對用戶已經(jīng)實現(xiàn)的業(yè)務處理，將所取得得業(yè)務成果進行篩選和分析，以綜合反映企業(yè)采購業(yè)務的信息；采購分析報表分析采購流程中各項主要業(yè)務的處理結(jié)果和運作情況；萬能報表和查詢分析工具是一種自定義形式的報表，是方便用戶根據(jù)自身查詢分析需要制作自定義業(yè)務和分析報表的工具。

14、完善的系統(tǒng)輔助工具

利用功能強大、使用靈活方便的系統(tǒng)輔助工具，用戶可以進行數(shù)據(jù)處理，以滿足需要。

1、 供應商基本資料建立／廠商評估資料建立

采購部門將各供應廠商編號、名稱、公司工廠發(fā)票之地址、付款條件、負責人、聯(lián)絡人、統(tǒng)一編號、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本產(chǎn)品類別、設備狀況、地略圖．．．等資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應廠商有關資料，并供評估選擇合作對象之參考。

2、 供應商料品資料建立

采購人員將各供應商當前供應的料品之編號、品名規(guī)格、單價／基本價、產(chǎn)能．．．等資料建入電腦，可作為已授權交易之認可，依此可實現(xiàn)采購單開立廠商的控制，可提供各項詢價、比價報表之查詢和列印，以迅速決定最適合的供應商，降低采購成本。

3、 采購單異常結(jié)案處理

當各供應廠商均按采購單項目完成交貨驗收作業(yè)後，電腦會自動將采購單結(jié)案，如因訂單取消或數(shù)量變更等原因需取消采購作業(yè)時，需對采購單進行異常結(jié)案處理，本系統(tǒng)提供了按訂單、采購單號作結(jié)案處理，提供采購單尾數(shù)報表，以便物控采購人員確定是否取消采購單。

4、 料品驗收資料處理

料品通過品管單位檢驗後，則可執(zhí)行此一作業(yè)，使交貨明細和應付帳款明細表可被查詢和列印出，并列印供應商評核月報表和物料評核月報表，以供各部門間能隨時掌握可貴的資訊，增加處理的時效和決策達成。

5、 采購資料維護

經(jīng)由物料需求管理系統(tǒng)產(chǎn)生采購建議單，采購人員衡量現(xiàn)有供應商之產(chǎn)能、價格及服務水準，進行安排采購數(shù)量分配及自動開立列印采購單，并將采購資料傳輸至本系統(tǒng)作采購管理，而本作業(yè)可彈性調(diào)整，選擇獨立采購下單，并能提高進料的時效以利於產(chǎn)銷作業(yè)順利進行。

6、 廠商交貨資料處理（特驗）

當廠商依采購單號之指定項目，進行交貨到收料單位待驗，品管單位則可依其待驗量和項目執(zhí)行驗收，采購單位查詢這些資料，再進行催料作業(yè)，以避免缺料現(xiàn)象。

7、 單價資料維護

系統(tǒng)提供的完整單價歷史資料，可供價析和管理人員進行采購價格查詢分析，管制上漲單價。并可根據(jù)進料時間自動給定付款單價，避免人為疏忽造成付款價差。系統(tǒng)提供的報價歷史查詢、付款歷史查詢、加權歷史查詢等查詢工具使得價析、成本會計、管理人員全面了解單價、成本的異動，以達到控制成本的目的。

8、 代購材料管理

企業(yè)為保證產(chǎn)品質(zhì)量，常常對料件原材料的產(chǎn)地和質(zhì)量有特別要求（比如：外資企業(yè)），當料件制造商不能提供企業(yè)要求的原材料，或者購買的原材料價格偏高時，企業(yè)為保證產(chǎn)品質(zhì)量和成本往往會幫廠商代購原物料以加工自己料件，此類委外材料因不能按訂單分批發(fā)放，故要對廠商庫存進行記帳。

系統(tǒng)將此類委外作為代購件處理，通過原物料發(fā)出、加工料件采購中量、加工料件交貨數(shù)量自動記錄廠商庫存，并提供廠商庫存明細表進行庫存對帳處理。提供原物料進出平衡分析表，分析代購材料發(fā)出和收回狀況。

9、 采購成本管理

采購成本最直接影響產(chǎn)品成本，系統(tǒng)按"期"對產(chǎn)品采購成本進行目標管理，系統(tǒng)提供的本期與上期的成本差異分析，并以顏色區(qū)分成本上漲和下降，使得管理者能迅速準確的得到成本差異真正原因之所在，以迅速采取對策控制成本上漲。

采購管理系統(tǒng)是制造業(yè)和裝配業(yè)于上線生產(chǎn)前，供應廠商基本資料的收集和建立前置作業(yè)；各項料品及廠商交貨進度的規(guī)劃，透過采購資料維護的功能，使ERP系統(tǒng)可不受物料需求管理系統(tǒng)的控制，并能提供應付帳款、物料庫存等系統(tǒng)的資料來源。不但具備了獨立作業(yè)系統(tǒng)的功能，同時也能配合整合性管理系統(tǒng)的運作效益。但采購成本管理必須與產(chǎn)品結(jié)構管理相結(jié)合方能發(fā)揮效益，代購材料管理必須與庫存管理系統(tǒng)結(jié)合方能發(fā)揮效益