采購管理系統(tǒng)是通過采購申請(qǐng)、采購訂貨、進(jìn)料檢驗(yàn)、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對(duì)采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。

★提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)管理

★可由物品中長期采購計(jì)劃直接生成請(qǐng)購單

★MRP 計(jì)劃任務(wù)直接生成請(qǐng)購單

★支持庫存訂貨點(diǎn)采購申請(qǐng)?zhí)幚?

★可限制訂貨的供應(yīng)商

★通過請(qǐng)購單合并或拆分，自動(dòng)生成采購訂單

★請(qǐng)購合并過程中，自動(dòng)按訂貨批量政策生成采購條目

★支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多種訂購政策

★可將多張請(qǐng)購單合并生成一張采購訂單的一行，或一張采購訂單的多個(gè)訂單行

★可將一筆請(qǐng)購拆分成多個(gè)采購訂單

★合并生成訂單過程中，能自動(dòng)索取供應(yīng)商報(bào)價(jià)

★一張采購單允許有多個(gè)交貨日期及交貨地點(diǎn)

★支持無訂單到貨的接收處理

★與庫存子系統(tǒng)相連，到貨入庫，自動(dòng)按庫存單位轉(zhuǎn)換，更新庫存數(shù)量，同時(shí)生成入庫單

★采購收貨支持庫存批次及單件管理

★支持收貨過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)及質(zhì)量控制

★采購系統(tǒng)與應(yīng)付帳子系統(tǒng)相連，直接生成采購憑證核算采購成本

★對(duì)采購單的處理靈活，隨時(shí)可以維護(hù)，同時(shí)對(duì)已發(fā)放的訂單可做中止

★采購單可自動(dòng)結(jié)清或手工強(qiáng)制結(jié)清

★具有跟蹤、催查采購訂單的功能

★可多角度的查詢物品的請(qǐng)購，訂購及收貨入庫的明細(xì)及匯總情況

★從交貨期、價(jià)格、質(zhì)量等多種角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估

★可評(píng)價(jià)采購人員業(yè)績

★可分析采購成本差異

1、多途徑采購功能

在企業(yè)中，采購業(yè)務(wù)的需求來源有多種，有計(jì)劃部門的主生產(chǎn)計(jì)劃、物料投放需求計(jì)劃，以及庫存缺貨而生成的需求；有為滿足以銷定購的工商業(yè)一體化業(yè)務(wù)需求；有根據(jù)長期購貨合同確定的定期購貨需求；有零星的購貨需求等。采購管理系統(tǒng)提供根據(jù)計(jì)劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能。

2、訂單管理

采購訂單是物資在采購業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，它通過采購申請(qǐng)獲取來自生產(chǎn)和銷售等系統(tǒng)的信息，將供應(yīng)鏈整體的信息有機(jī)地聯(lián)系起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對(duì)采購合同的執(zhí)行，控制購貨價(jià)格、折扣及數(shù)量。隨時(shí)跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行；根據(jù)實(shí)際補(bǔ)貨情況追加執(zhí)行訂單，通過比較訂單執(zhí)行差異，以及通過業(yè)務(wù)和分析報(bào)表反映訂單執(zhí)行情況等。如果企業(yè)有集團(tuán)內(nèi)部的購銷業(yè)務(wù)，還要包括集團(tuán)內(nèi)部購貨或調(diào)撥訂單的執(zhí)行情況。

3、發(fā)票管理

采購發(fā)票具有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)雙重性質(zhì)，發(fā)票的業(yè)務(wù)處理和控制是企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。采購發(fā)票與全部業(yè)務(wù)單據(jù)都有聯(lián)系，與其與采購合同、付款單及預(yù)付單據(jù)聯(lián)系緊密。采購管理系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應(yīng)付款系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)發(fā)票共享。

4、購貨質(zhì)檢管理

工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質(zhì)量檢驗(yàn)管理，包括購貨檢驗(yàn)、完工檢驗(yàn)和庫存抽檢3種質(zhì)量檢驗(yàn)業(yè)務(wù)。在采購管理系統(tǒng)中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果確認(rèn)入庫貨物，同時(shí)提供相關(guān)的業(yè)務(wù)查詢報(bào)表。

5、供應(yīng)商供貨管理

供應(yīng)商供貨信息管理以購貨價(jià)格為中心，完善地記錄、控制并管理供應(yīng)商的供貨業(yè)務(wù)資料，包括對(duì)不同供應(yīng)商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價(jià)格和折扣信息的詳細(xì)記錄，以及業(yè)務(wù)傳遞、自動(dòng)更新及數(shù)據(jù)分析。同時(shí)進(jìn)行采購最高限價(jià)的控制和預(yù)警管理，是采購管理系統(tǒng)，乃至整個(gè)供應(yīng)鏈體系中重要的綜合數(shù)據(jù)處理中心之一。

6、集團(tuán)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)

在采購管理系統(tǒng)中，針對(duì)集團(tuán)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)（包括工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)之間），可以通過兩個(gè)方向的數(shù)據(jù)傳遞和兩種分銷業(yè)務(wù)的處理來實(shí)現(xiàn)。

7、業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)是按企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程工具，是實(shí)現(xiàn)用戶業(yè)務(wù)處理自定義的必要基礎(chǔ)之一。在工業(yè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自定義，即在系統(tǒng)設(shè)置的所有業(yè)務(wù)單據(jù)關(guān)聯(lián)的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統(tǒng)將根據(jù)用戶的設(shè)置進(jìn)行相關(guān)控制，保證企業(yè)獨(dú)特業(yè)務(wù)流程的需要。

8、業(yè)務(wù)資料聯(lián)查

單據(jù)關(guān)聯(lián)（包括上拉式和下推式關(guān)聯(lián)）是工業(yè)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)，而單據(jù)聯(lián)查即查看業(yè)務(wù)流程中的單據(jù)關(guān)系。采購管理系統(tǒng)中提供了單據(jù)、憑證、賬薄和報(bào)表的全面關(guān)聯(lián)及動(dòng)態(tài)連續(xù)查詢功能。

9、多級(jí)審核管理

多級(jí)審核管理是對(duì)多級(jí)審核、審核人、審核權(quán)限和審核效果等授權(quán)的工作平臺(tái)，是處理業(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)采用多角度、多級(jí)別和順序?qū)徍斯芾矸椒āＫw現(xiàn)了工作流管理的思路，屬于ERP系統(tǒng)用戶權(quán)限性質(zhì)的基本管理。

10、代管和發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)管理

代管和發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發(fā)和存的業(yè)務(wù)處理，并提供相關(guān)報(bào)表供用戶查詢和監(jiān)控。此外，采購管理系統(tǒng)還專門管理貨物發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)。

11、物料對(duì)應(yīng)管理

物料對(duì)應(yīng)管理通過物料對(duì)應(yīng)表來實(shí)現(xiàn)物料在用戶與往來單位之間的對(duì)應(yīng)管理功能。物料對(duì)應(yīng)表是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)資料，是供應(yīng)商對(duì)應(yīng)物料代碼、名稱表與客戶對(duì)應(yīng)物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統(tǒng)中，分別提供供應(yīng)商和客戶對(duì)應(yīng)物料的代碼、名稱表。在單據(jù)和報(bào)表中，直接調(diào)用相應(yīng)代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)需求。

12、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置初始設(shè)置業(yè)務(wù)操作的基本業(yè)務(wù)信息和操作規(guī)則，包括系統(tǒng)設(shè)置、單據(jù)編碼規(guī)則、打印設(shè)置、單據(jù)類型及各系統(tǒng)選項(xiàng)等，幫助用戶把握業(yè)務(wù)操作規(guī)范和運(yùn)行控制。同時(shí)，采購管理系統(tǒng)將ERP系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)資料和必要的管理輔助資料匯總，然后統(tǒng)一管理和維護(hù)。

13、報(bào)表查詢功能

該功能包括查詢并使用采購業(yè)務(wù)報(bào)表、采購分析報(bào)表、萬能報(bào)表和查詢分析工具。采購業(yè)務(wù)報(bào)表是針對(duì)用戶已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)處理，將所取得得業(yè)務(wù)成果進(jìn)行篩選和分析，以綜合反映企業(yè)采購業(yè)務(wù)的信息；采購分析報(bào)表分析采購流程中各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)的處理結(jié)果和運(yùn)作情況；萬能報(bào)表和查詢分析工具是一種自定義形式的報(bào)表，是方便用戶根據(jù)自身查詢分析需要制作自定義業(yè)務(wù)和分析報(bào)表的工具。

14、完善的系統(tǒng)輔助工具

利用功能強(qiáng)大、使用靈活方便的系統(tǒng)輔助工具，用戶可以進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，以滿足需要。

1、 供應(yīng)商基本資料建立／廠商評(píng)估資料建立

采購部門將各供應(yīng)廠商編號(hào)、名稱、公司工廠發(fā)票之地址、付款條件、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、統(tǒng)一編號(hào)、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本產(chǎn)品類別、設(shè)備狀況、地略圖．．．等資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應(yīng)廠商有關(guān)資料，并供評(píng)估選擇合作對(duì)象之參考。

2、 供應(yīng)商料品資料建立

采購人員將各供應(yīng)商當(dāng)前供應(yīng)的料品之編號(hào)、品名規(guī)格、單價(jià)／基本價(jià)、產(chǎn)能．．．等資料建入電腦，可作為已授權(quán)交易之認(rèn)可，依此可實(shí)現(xiàn)采購單開立廠商的控制，可提供各項(xiàng)詢價(jià)、比價(jià)報(bào)表之查詢和列印，以迅速?zèng)Q定最適合的供應(yīng)商，降低采購成本。

3、 采購單異常結(jié)案處理

當(dāng)各供應(yīng)廠商均按采購單項(xiàng)目完成交貨驗(yàn)收作業(yè)後，電腦會(huì)自動(dòng)將采購單結(jié)案，如因訂單取消或數(shù)量變更等原因需取消采購作業(yè)時(shí)，需對(duì)采購單進(jìn)行異常結(jié)案處理，本系統(tǒng)提供了按訂單、采購單號(hào)作結(jié)案處理，提供采購單尾數(shù)報(bào)表，以便物控采購人員確定是否取消采購單。

4、 料品驗(yàn)收資料處理

料品通過品管單位檢驗(yàn)後，則可執(zhí)行此一作業(yè)，使交貨明細(xì)和應(yīng)付帳款明細(xì)表可被查詢和列印出，并列印供應(yīng)商評(píng)核月報(bào)表和物料評(píng)核月報(bào)表，以供各部門間能隨時(shí)掌握可貴的資訊，增加處理的時(shí)效和決策達(dá)成。

5、 采購資料維護(hù)

經(jīng)由物料需求管理系統(tǒng)產(chǎn)生采購建議單，采購人員衡量現(xiàn)有供應(yīng)商之產(chǎn)能、價(jià)格及服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)行安排采購數(shù)量分配及自動(dòng)開立列印采購單，并將采購資料傳輸至本系統(tǒng)作采購管理，而本作業(yè)可彈性調(diào)整，選擇獨(dú)立采購下單，并能提高進(jìn)料的時(shí)效以利於產(chǎn)銷作業(yè)順利進(jìn)行。

6、 廠商交貨資料處理（特驗(yàn)）

當(dāng)廠商依采購單號(hào)之指定項(xiàng)目，進(jìn)行交貨到收料單位待驗(yàn)，品管單位則可依其待驗(yàn)量和項(xiàng)目執(zhí)行驗(yàn)收，采購單位查詢這些資料，再進(jìn)行催料作業(yè)，以避免缺料現(xiàn)象。

7、 單價(jià)資料維護(hù)

系統(tǒng)提供的完整單價(jià)歷史資料，可供價(jià)析和管理人員進(jìn)行采購價(jià)格查詢分析，管制上漲單價(jià)。并可根據(jù)進(jìn)料時(shí)間自動(dòng)給定付款單價(jià)，避免人為疏忽造成付款價(jià)差。系統(tǒng)提供的報(bào)價(jià)歷史查詢、付款歷史查詢、加權(quán)歷史查詢等查詢工具使得價(jià)析、成本會(huì)計(jì)、管理人員全面了解單價(jià)、成本的異動(dòng)，以達(dá)到控制成本的目的。

8、 代購材料管理

企業(yè)為保證產(chǎn)品質(zhì)量，常常對(duì)料件原材料的產(chǎn)地和質(zhì)量有特別要求（比如：外資企業(yè)），當(dāng)料件制造商不能提供企業(yè)要求的原材料，或者購買的原材料價(jià)格偏高時(shí)，企業(yè)為保證產(chǎn)品質(zhì)量和成本往往會(huì)幫廠商代購原物料以加工自己料件，此類委外材料因不能按訂單分批發(fā)放，故要對(duì)廠商庫存進(jìn)行記帳。

系統(tǒng)將此類委外作為代購件處理，通過原物料發(fā)出、加工料件采購中量、加工料件交貨數(shù)量自動(dòng)記錄廠商庫存，并提供廠商庫存明細(xì)表進(jìn)行庫存對(duì)帳處理。提供原物料進(jìn)出平衡分析表，分析代購材料發(fā)出和收回狀況。

9、 采購成本管理

采購成本最直接影響產(chǎn)品成本，系統(tǒng)按"期"對(duì)產(chǎn)品采購成本進(jìn)行目標(biāo)管理，系統(tǒng)提供的本期與上期的成本差異分析，并以顏色區(qū)分成本上漲和下降，使得管理者能迅速準(zhǔn)確的得到成本差異真正原因之所在，以迅速采取對(duì)策控制成本上漲。

采購管理系統(tǒng)是制造業(yè)和裝配業(yè)于上線生產(chǎn)前，供應(yīng)廠商基本資料的收集和建立前置作業(yè)；各項(xiàng)料品及廠商交貨進(jìn)度的規(guī)劃，透過采購資料維護(hù)的功能，使ERP系統(tǒng)可不受物料需求管理系統(tǒng)的控制，并能提供應(yīng)付帳款、物料庫存等系統(tǒng)的資料來源。不但具備了獨(dú)立作業(yè)系統(tǒng)的功能，同時(shí)也能配合整合性管理系統(tǒng)的運(yùn)作效益。但采購成本管理必須與產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理相結(jié)合方能發(fā)揮效益，代購材料管理必須與庫存管理系統(tǒng)結(jié)合方能發(fā)揮效益