會計(jì)核算電算化是指用計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬、報賬這一過程。它是會計(jì)電算化最重要的組成部分。

會計(jì)核算電算化是會計(jì)電算化的第一個層次，主要內(nèi)容包括：設(shè)置會計(jì)科目、填制會計(jì)憑證、登記會計(jì)帳簿、進(jìn)行成本計(jì)算、編制會計(jì)報表等。會計(jì)核算電算化主要是指這幾個方面運(yùn)用會計(jì)核算軟件，實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)處理電算化。

（一）設(shè)置會計(jì)科目電算化

設(shè)置會計(jì)科目電算化是通過會計(jì)核算軟件的初始化功能實(shí)現(xiàn)的。初始化功能是供軟件開始正式投入使用時運(yùn)用的功能，除了輸入一級會計(jì)科目和明細(xì)會計(jì)科目名稱及編碼外，還要輸入：會計(jì)核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額，往來款項(xiàng)、工資、固定資產(chǎn)、存貨、成本費(fèi)用、營業(yè)收入核算必需的期初數(shù)字；計(jì)算有關(guān)指標(biāo)需要的各種公式；選擇會計(jì)核算方法，包括固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價方法、成本核算方法等；定義自動轉(zhuǎn)帳憑證；輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。

（二）填制會計(jì)憑證電算化

會計(jì)憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類憑證的處理方法，在各個會計(jì)核算軟件中有所不同。記帳憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證登記的，有的會計(jì)核算軟件是要求財會人員手工填制好記帳憑證，再由操作人員輸入電子計(jì)算機(jī)；有的會計(jì)核算軟件是要求財會人員根據(jù)原始憑證，直接在計(jì)算機(jī)屏幕上填制記帳憑證；有的會計(jì)軟件是要求財會人員直接將原始憑證輸入電子計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)根據(jù)輸入的原始憑證數(shù)據(jù)自動編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區(qū)別只在一個是輸入已經(jīng)手工寫好的記帳憑證，一個是邊輸入邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸入電子計(jì)算機(jī)。而最后一種方法與前兩種有很大的差別，是由計(jì)算機(jī)來做記帳憑證。

（三）登記會計(jì)帳簿電算化

會計(jì)電算化后，登記會計(jì)帳簿一般分兩個步驟進(jìn)行，首先是由計(jì)算機(jī)根據(jù)會計(jì)憑證自動登記機(jī)內(nèi)帳簿，其次是把機(jī)內(nèi)會計(jì)帳簿打印輸出。

（四）成本費(fèi)用計(jì)算電算化

根據(jù)帳簿記錄，對經(jīng)營過程中發(fā)生的采購費(fèi)用、生產(chǎn)費(fèi)用、銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用，進(jìn)行成本費(fèi)用核算，是會計(jì)核算的一項(xiàng)重要任務(wù)。在會計(jì)軟件中，成本計(jì)算是由計(jì)算機(jī)根據(jù)機(jī)內(nèi)上述費(fèi)用，按照會計(jì)制度規(guī)定的方法自動進(jìn)行的。許多通用會計(jì)軟件提供了多種成本計(jì)算的方法，供用戶選用。

（五）編制會計(jì)報表電算化

編制會計(jì)報表工作，在通用會計(jì)軟件中都是由計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行的，一般都有一個可由用戶自定義報表的報表生成功能模塊，它可以定義報表的格式和數(shù)據(jù)來源等內(nèi)容，這樣無論報表如何變化也都可以適應(yīng)。

使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)處理與傳統(tǒng)手工方式相比有以下特點(diǎn):

(1)數(shù)據(jù)處理一體化。

在手工方式下，從編制原始憑證、記賬憑證到登賬、結(jié)賬、編制會計(jì)報表，要經(jīng)過很多人的手工才能完成，增加了數(shù)據(jù)處理差錯的可能性;而計(jì)算機(jī)則不同，數(shù)據(jù)一旦迸入系統(tǒng)，記賬、對賬、匯總編制會計(jì)報表等，都是在一個一體化處理過程中。

(2)信息存放磁盤化。

在手工方式下，一切信息都記錄在會計(jì)憑證、賬薄、報表等媒介上;而計(jì)算機(jī)方式下，除原始憑證，其他所有信息都能存放在計(jì)算機(jī)的磁性介質(zhì)(硬盤、軟盤)中，同時，隨時可以根據(jù)需要，將信息打印到紙介質(zhì)上。磁盤可以進(jìn)行拷貝，使會計(jì)數(shù)據(jù)的保存更加安全。

(3)查詢高速自動化。

在手工方式下，要查詢一個數(shù)據(jù)，特別是收集某一匯總或加總數(shù)據(jù)時速度很慢，而用計(jì)算機(jī)查詢，可以設(shè)定查詢的條件，很快地查到所需要的數(shù)據(jù);另外，在查詢時，還可以歸類打印查詢結(jié)果。

會計(jì)核算使用電子計(jì)算機(jī)，使其在經(jīng)濟(jì)管理中發(fā)揮重要作用。主要表現(xiàn)在以下四個方面：

1，保證了會計(jì)核算的及時性。

電子計(jì)算機(jī)以極高速度處理會計(jì)數(shù)據(jù)，手工方式幾個人幾天的核算工作，采用電子計(jì)算機(jī)用很短時間就可以完成，大大地減輕了財務(wù)人員的工作量，提高工作效率。因而可以確保會計(jì)核算的及時性。

2.保證了會計(jì)核算的正確性。

采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算，計(jì)算精度高，只要按程序正確輸入數(shù)據(jù)，很少引起錯誤.而在手工方式下，由于重復(fù)登記工作較多，難免發(fā)生各種差錯。使用電子計(jì)算機(jī)可以確保會計(jì)信息的正確性。

3.充分發(fā)揮會計(jì)的職能作用。

會計(jì)職能，主要包括對經(jīng)濟(jì)活動的反映和監(jiān)督。由于電子計(jì)算機(jī)能以極密集的方式存儲會計(jì)信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時向管理部門和其他部門提供豐富的會計(jì)信息。并使財務(wù)人員從傳統(tǒng)的事前記帳、算帳、報帳轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У氖虑邦A(yù)測、事中控制、事后分析等管理活動，全面發(fā)揮會計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的作用。

4.會計(jì)電算化能有效地防止造假作弊現(xiàn)象的發(fā)生。

符合國家規(guī)定的會計(jì)軟件，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用過程中，根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，增設(shè)密碼，相互牽制。財務(wù)人員只能使用，不能篡改其程序，確保會計(jì)信息系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確、安全、可靠。

綜上所述，會計(jì)電算化不僅使財務(wù)人員從繁重的手工操作中解脫出來，更重要的是它提高了會計(jì)工作水平，促進(jìn)了會計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變，滿足了管理的需要，在我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中必將發(fā)揮愈來愈大的作用。