稅務文書是將稅收法規(guī)在各個辦稅環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，通過法定的文書形式加以規(guī)范化和具體化而形成的書面材料，是執(zhí)行稅收法規(guī)的書面憑證和依據(jù)。

• 稅務事項通知書
• 責令限期改正通知書
• 稅收保全措施決定書
• 稅收強制執(zhí)行決定書
• 稅務檢查通知書
• 稅務處理決定書
• 稅務行政處罰決定書
• 行政復議決定書
• 其它稅務文書

長期以來，在稅務管理、稅款征收、稅務檢查的過程中，“重實體、輕程序”的現(xiàn)象十分嚴重。實際上，實體合法，程序不一定合法，但程序不合法，實體一定不合法。稅務機關在日常的征、管、查工作中必須嚴格遵守法定的程序，稅務文書的送達是稅務機關履行合法程序的一個重要環(huán)節(jié)。所以我們應該對稅務文書的送達作一些了解。

首先，我們必須了解稅務文書送達的幾種方式，根據(jù)《稅收征收管理法實施細則》的有關規(guī)定，現(xiàn)行稅務文書送達方式有五種：

一、直接送達。即稅務機關將稅務文書直接送交給受送達人的方式。

二、留置送達。即受送達人或者其他簽收人不具有法律上的理由拒絕簽收稅務文書的，送達人將稅務文書留置于受送達人處的送達方式。

三、委托送達。是指稅務機關把應當送給當事人的稅務文書，委托其他有關機關或者其他單位代為送達的一種方式。

四、郵寄送達。即稅務機關通過郵局，采用掛號函件將稅務文書郵寄給受送達人的送達方式。

五、公告送達。當同一送達事項的受送達人眾多或者采用以上四種送達方式均無法送達的，稅務機關以張貼公告、登報等方式或者利用廣播電視等傳播媒介，將稅務文書有關內(nèi)容告知當事人的送達方式。

其次，我們應該掌握五種稅務文書送達方式的具體運用。由于各種送達方式都有自己的特點，如能加以靈活運用，將收到事半功倍的效果。

一、目前，在這五種文書送達方式中，我們首先應當采用直接送達，將稅務文書直接送交受送達人，這也是稅務機關普遍采用的一種方式。在采用直接送達方式時應該注意三個方面：第一，受送達人是公民的應當由本人直接簽收；本人不在的，交其同住成年家屬簽收。第二，受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織的財務負責人、負責收件的人簽收。第三，受送達人有代理人的，也可以送交其代理人簽收。

二、當受送達人拒收文書時，可以采用留置送達方式，但應該注意幾個問題，第一，前題必須是受送達人拒收文書；第二，采取這種方式時，必須要有見證人并到場說明情況。見證人可為有關的主管部門、基層組織、公安派出所、街道辦事處、居民(村民)委員會的單位代表或其它有關人員；三是在送達回證上記明拒收理由和日期，并由送達人和見證人簽名或者蓋章。

三、直接送達稅務文書有困難的，可以采用：第一、委托送達方式，如受送達人是軍人，或受送達人被監(jiān)禁的，或受送達人被勞動教養(yǎng)的，應采用委托送達方式，委托有關行政單位或其他單位代為送達。第二、郵寄送達方式，郵寄在受送達對象較多、并且較為分散時可以得到廣泛的應用。這樣一方面是有第三方見證即郵政部門；另一方面，郵寄相對于直接送達來說還可以節(jié)約征稅成本。采用郵寄送達的，以掛號函件回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期，并視為已送達。

四、在受送達對象數(shù)量眾多、成分復雜、分布廣泛的情況下，采用其他送達方式將很難實現(xiàn)，稅務機關應采用公告送達方式，這樣可以減少直接送達所帶來的不便，節(jié)約大量的稅收成本。采用公告送達稅務文書的，自公告之日起滿30日，即視為送達。

最后，我們還應重視稅務文書送達回證的簽寫。稅務文書送達回證是稅務機關是否已送達稅務文書的一個證明，只有正確、完整、合法、真實地簽寫送達回證，才能確保執(zhí)法的程序不違法。所以在簽寫稅務文書送達回證時應該注意以下三點：

一、填寫送達文書名稱一欄時，稅務文書名稱和文書種類編號必須要正確填全。

二、填寫受送達人一欄時，受送達人名稱必須和送達文書中受送達人名稱一致。

三、填寫受送達人和代收人簽名或蓋章一欄時，應注意受送達人和代收人的區(qū)別。受送

達人是公民的，本人直接簽收時應在受送達人一欄簽名或蓋章；由同住成年家屬簽收時應在代收人一欄簽名或蓋章，并注明代收理由以及與受送達人的關系。受送達人是法人或者其它組織的，法人的法定代表人、其他組織的主要負責人直接簽收時，應在受送達人一欄簽名或蓋章；由該法人、組織的財務負責人、負責收件的人及代理人簽收時，應在代收人一欄簽名或蓋章，同時注明代收理由以及代收人的身份，并加蓋該法人、組織的公章。由企業(yè)財務人員簽收不加蓋該公章的做法我認為是錯誤的，這樣不會產(chǎn)生法律上的送達效力。

稅務機關在送達文書時，要講究策略，文書送達方式應靈活運用。只有充分掌握稅務文書送達的方式、步驟、時限、次序以及稅務文書送達回證的簽寫工作，執(zhí)法程序才不會違法，行政行為才能真正合法有效。

直接從事征收、管理、稽查的征管單位負責稅務文書的收集、整理和歸檔工作。

稅務文書的收集按照：1、稅務登記類；2、賬簿憑證類；3、發(fā)票管理類；4、納稅申報類；5、稅款征收類；6、稅務檢查類；7、復議、訴訟類進行分類收集。

主管稅務機關制作執(zhí)法稅務文書時應當制作一式三份，一份應當事人執(zhí)行，一份留本機關存檔，一份備查或作移交用。結論性文書還應制作副本交稅收會計作會計核算的原始憑證。

征收機關收集的稅務文在收集后十日內(nèi)交管理機關處理，并由管理機關負責歸檔，稽查機關收集的稅務文由稽查部門負責歸檔，并在結案后三十日內(nèi)將涉案資料的副本或復印件交被查納稅人的主管稅務機關歸檔。

需要移交司法機關查處或申請人民法院強制執(zhí)行的案件，主管稅務機關應當保留稅務文書與涉稅有關的原始資料的副本或復印件，并由主管稅務機關歸檔。

稽查機關查處案件需要調(diào)用主管稅務機關稅務文書的，由主管稅務機關移交副本或復印件，原件由管理機關歸檔。

資料收集中取得的稅務文書的副本或復印件應當由提供機關(個人)加蓋印章(或簽字)，證明與原件一致。

稅務文書根據(jù)管理的需要可分為綜合類稅務文書和分戶類稅務文書。綜合類稅務文書綜合整理歸檔，分戶類稅務文書裝入分戶檔案，重、特大稅務案件的稅務文書應當單獨整理立卷保管。

稅收征管各環(huán)節(jié)中基層稅務機關各業(yè)務部門收集的稅務文書，在執(zhí)行完畢后應及時整理，并移送檔案管理人員歸檔。

稅務文書在歸檔時應按保管期限分年度、分戶、分類整理。應歸檔的稅務文書要求文字清楚、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。歸檔的文書應按稅收征管環(huán)節(jié)、時間順序依次排列，結論性文書在前，證據(jù)性文書在后。

永久、長期保管的稅務文書必須去掉金屬物，短期保管的文書可保持原裝訂方式。

歸檔稅務文書必須是稅收征管各環(huán)節(jié)處理完畢后的正式資料。歸檔的稅務文書應依據(jù)分類方案和文書編號編制目錄，目錄的標題應按所歸檔的文書分類填寫，并按文書的先后排列順序編寫頁碼。

基層稅務機關整理完畢的稅務文書和資料，應在次年五月底前移交檔案室歸檔。

稅務稽查部門的稅務文書、管理部門的專項工作形成的稅務文書，應在任務完成后六十日內(nèi)將歸檔文書整理移交檔案室歸檔。

稅務機關在稅務管理活動中形成的稅務文書，均應集中統(tǒng)一保管，稅務機關應當根據(jù)檔案管理法規(guī)的要求管理、使用稅務文書檔案。

根據(jù)《稅收征收管理法》和檔案管理法規(guī)的規(guī)定，稅務文書的保管期限按規(guī)定分為永久性、長期性和短期性三類。

(一)永久性保管類

1、按照《稅務稽查工作規(guī)程》的有關規(guī)定，凡定性為偷稅、逃避追繳欠稅、騙取出口退稅、抗稅；偽造、倒賣、虛開、非法代開發(fā)票、私自制作偽造發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票防偽專用品等并進行行政處罰的案件，其案卷保管期為永久。

2、按照《全國稅務檔案管理辦法》的規(guī)定，確定為特大案件的案卷，其保管期限為永久；確定為重要案件的案卷，其保管期限為長期(50年)。

(二)長期保管類

長期保管類檔案是指一般稅務行政處罰案卷；一般案件和撤銷案卷，保管期為十五年。

(三)短期保管類

短期保管類文書是稅收征管中形成的一般稅務文書，保管期為十年。

具體包括：稅務登記類案卷；發(fā)票管理類案卷；納稅申報類案卷；只補稅未進行行政處罰的案卷或經(jīng)查實給予退稅的案卷等。

稅務文書保管期滿后，應嚴格按照檔案管理法規(guī)的要求，履行報批手續(xù)、編制銷毀檔案清冊，實行監(jiān)督銷毀。

稅務文書檔案的調(diào)閱、復制、移送應嚴格遵守檔案管理的有關規(guī)定，履行必要的手續(xù)，并保守檔案的秘密。

(1)凡國家稅務機關送達的稅務文書，受送達的納稅人是公民的，應當由本人直接簽收；本人不在，可委托同住的成年家屬或代理人簽收。

(2)凡國家稅務機關送達的稅務文書，受送達的納稅人是法人或其他組織的，應當由法定代表人、其他組織的主要負責人或者指定的收件人簽收。有代理人的，也可委托代理人簽收。

(3)稅務文書一經(jīng)送達即產(chǎn)生法律效力，受送達人如不在法定期限內(nèi)以法定方式提出異議，應當自覺履行受送達的稅務文書確定的義務。

在稅收執(zhí)法檢查的過程中，我們不難發(fā)現(xiàn)，各執(zhí)法單位在適用和制作稅務執(zhí)法文書中不同程度地存在一些不規(guī)范的問題。

一是文書填寫制作不嚴肅。如稅務文書缺項、漏章、無經(jīng)辦人等問題，在各單位大同小異、程度不同；

二是文書送達過程不嚴肅。《送達回證》無時間、無地點、無送達人、無簽收人以及拒簽無原由、無見證人的問題，在基層較為普遍；

三是文書使用程序不嚴肅。部分單位存在著文書使用“倒置”的問題，個別單位在執(zhí)法過程中的一些環(huán)節(jié)，甚至不制作、不使用稅務文書。

這些問題和現(xiàn)象，反映出部分執(zhí)法單位和執(zhí)法人員對稅務文書的重要性認識不高、嚴肅性認識不夠，必須加以端正和糾正。

解決適用稅務文書存在問題的對策

(一)對稅務文書的作用必須提高“三個認識”

稅務文書是稅務機關為規(guī)范征納雙方稅務法律行為和法律責任，依法制作的具有法律效力或法律意義的專用憑證和書面證明。由此可見，稅務文書在稅收執(zhí)法過程中的地位和作用是十分重要的。

(1)稅務文書是稅收執(zhí)法權力的直接體現(xiàn)。依據(jù)相關法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，稅務機關在行使稅務管理權、稅收征收權、稅務檢查權以及稅務違法處理權等稅收執(zhí)法權時，必須依法制作具有法律效力的專用憑證，即稅務文書。稅務文書是稅務機關依法履行職權、行使稅收執(zhí)法權力的書面反映和直接體現(xiàn)。

(2)稅務文書是稅收執(zhí)法規(guī)范的書面反映。稅務文書的制作和使用規(guī)范，可以說是稅收執(zhí)法程序、執(zhí)法權限、執(zhí)法行為規(guī)范的綜合反映，更是部門執(zhí)法水平、執(zhí)法質(zhì)量的客觀反映。

(3)稅務文書是稅收執(zhí)法效力的合法憑證。它是稅務機關行使職權、依法治稅的基本載體，是稅收執(zhí)法效力的合法憑證，同時，它還是納稅人履行法律義務、保護正當權益的合法憑證，當征納雙方發(fā)生稅務爭議時，稅務文書是保障稅務機關依法行使職權、保護納稅人及其他當事人合法權益、界定征納雙方法律責任的法律憑據(jù)和證明。

(二)對稅務文書的選擇必須做到“三個一致”

稅務文書的種類很多，按不同的標準，可將其分為不同的種類。如按表述方式不同，可分為敘述式文書和填寫式文書；按稅收征管環(huán)節(jié)劃分，可分為檢查類、復議類、執(zhí)行類等。選擇使用文書必須準確、無誤，做到“三個一致”。

(1)文書選擇必須與執(zhí)法行為相一致。稅務文書貫穿于稅務征管活動的各環(huán)節(jié)、各程序，并隨著稅收執(zhí)法的具體行政行為的發(fā)生而產(chǎn)生。這就要求我們在實施具體的執(zhí)法行為時，必須選擇相應的、準確的稅務文書，稅務文書必須與具體執(zhí)法行為相一致，切不可張冠李戴，混淆適用或代替使用。

(2)文書選擇必須與執(zhí)法程序相一致。程序是法律的生命，從法律意義上講，執(zhí)法行為必須要與執(zhí)法程序相吻合，伴隨著執(zhí)法程序和行為而產(chǎn)生的稅務文書也必須要與執(zhí)法程序相一致，絕對不能逾越程序而出現(xiàn)稅務文書“超前”或“滯后”、甚至“空白”的問題。也就是實體與程序并重。

(3)文書選擇必須與執(zhí)法事實相一致。稅務行政執(zhí)法必須以事實為依據(jù)，以法律為準繩。因此，在選擇文書時，既要弄清事實，更要分清情形，準確適用文書，切不可發(fā)生文書的“名”與執(zhí)法的“實”不相符而導致風馬牛不相及的錯誤。

(三)對稅務文書的制作必須達到“三個規(guī)范”

制作稅務文書是稅務機關日常征收管理工作的重要內(nèi)容，它直接反映稅務機關和稅務人員的執(zhí)法水平。稅務文書一經(jīng)生效，便產(chǎn)生一定的法律后果和法律責任。因此，制作稅務文書一定要嚴謹、仔細和認真。

(1)文字要嚴謹規(guī)范。適用填寫式稅務文書應首先熟悉、了解全部欄目以及各欄目中該填寫的內(nèi)容，不能漏填錯填，需摘要填寫的，應簡明扼要、完整準確，還要符合格式要求。同時，在制作各類稅務文書時，必須以事實和證據(jù)為“支撐”，表述要客觀、明細，字跡應當工整、清楚，不得涂改，不能使用易產(chǎn)生岐義的詞語，以保證文書的嚴肅性、準確性。

(2)數(shù)據(jù)要準確規(guī)范。數(shù)據(jù)是稅務文書的重要組成，是界定納稅人履行法定期限、履行法律責任的一個“標尺”。稅務文書中的數(shù)據(jù)包括日期、稅額、罰款以及相關數(shù)據(jù)間的比例等。制作稅務文書的日期必須準確、無誤，不得遺漏，各項目數(shù)額之間的邏輯關系必須吻合，大小寫必須相符；數(shù)據(jù)書寫必須工整、規(guī)范、符合撰寫要求。

(3)手續(xù)要完備規(guī)范。稅務文書制作完畢須經(jīng)核對，看文書制作內(nèi)容是否齊全、規(guī)范、準確后，制作人以及相關人員須手寫簽名，并按照法定權限，呈報給有關負責人審批、簽名，審批人應當結合事實，再次對稅務文書進行全面、細致的審查、復核，確認無誤后，寫明制發(fā)文書的稅務機關，注明年、月、日，并加蓋符合執(zhí)法主體資格的機關印章，制發(fā)機關與印章單位稱謂必須一致，方能予以送達。

(四)對稅務文書的送達必須嚴格“三個法定”

稅務文書的送達，是稅務執(zhí)法的一個重要環(huán)節(jié)，是稅務文書發(fā)生法律效力的前提條件。送達稅務文書必須按照法定方式、對象和手續(xù)進行。

(1)嚴格法定方式?！吨腥A人民共和國稅收征收管理法實施細則》第八章“文書送達”對稅務文書的送達方式作出明確規(guī)定，在選擇送達方式時，應客觀分析受送達人的具體形式，采取直截、恰當?shù)乃瓦_方式，確保文書快捷、準確地送到受送達人處，切不可主觀臆斷。

(2)嚴格法定對象。稅務文書的送達人、受送達人必須是法定、特指的對象，切不可越俎代庖。當法定代表人不在時，應該與財務負責人或負責收件的人取得聯(lián)系，并由其簽收文書，以此來保證文書送達的合法性。

(3)嚴格法定手續(xù)。送達稅務文書必須使用《送達回證》，并應做到“一書一證”?！端瓦_回證》由送達人寫明送達文書名稱、送達時間、送達地點并簽名后，交由受送達人或規(guī)定的其他簽收人簽名或蓋印并記明收到日期。當受送達人拒絕簽收文書時，送達人應當邀請其他人員到場，說明情況，在《送達回證》上注明拒收理由和日期后，交邀請的見證人注明身份并簽名或蓋章，以明晰送達人、受送達人及見證人的責任，維護和保障稅務文書的法律效力。