經(jīng)理信息系統(tǒng)
目錄
1.什么是經(jīng)理信息系統(tǒng)?
經(jīng)理信息系統(tǒng)(Executive Information System,EIS),人們通常也稱其為主管信息系統(tǒng),是服務(wù)于組織的高層經(jīng)理的一類特殊的信息系統(tǒng)。EIS能夠使經(jīng)理們得到更快更廣泛的信息。EIS首先是一個(gè)“組織狀況報(bào)導(dǎo)系統(tǒng)”,能夠迅速、方便、直觀(用圖形)地提供綜合信息,并可以預(yù)警與控制“成功關(guān)鍵因素”遇到的問題。EIS還是一個(gè)“人際溝通系統(tǒng)”,經(jīng)理們可以通過網(wǎng)絡(luò)下達(dá)命令,提出行動(dòng)要求,與其他管理者討論、協(xié)商、確定工作分配,進(jìn)行工作控制和驗(yàn)收等。
EIS是信息系統(tǒng)科學(xué)中的一個(gè)比較新的領(lǐng)域,特別是在我國(guó),EIS的研究和應(yīng)用尚處于初始階段。因而,到目前為止,還沒有一個(gè)被學(xué)術(shù)界普遍接受的嚴(yán)格的定義。
1.1981年,Rocuart和Treacy通過分析20個(gè)經(jīng)理的活動(dòng)認(rèn)為,與DSS相比較 ,DSS和EIS支持解決不同的管理任務(wù),EIS是一類面向數(shù)據(jù)的系統(tǒng),它主要被用來為第4代語(yǔ)言和菜單存取數(shù)據(jù)。
2.1983年,Scott Morton將EIS改稱為ESS,它被用來向經(jīng)理們提供信息,以改進(jìn)他們的管理計(jì)劃、監(jiān)控和分析工作。與典型的DSS相比,這種EIS需要從企業(yè)內(nèi)部事務(wù)處理系統(tǒng)(TPS)和外部的信息源獲取大量的數(shù)據(jù),建立比較大的數(shù)據(jù)庫(kù)。他認(rèn)為這是所有EIS都應(yīng)具有的最重要的共同的特征。此外,他特別強(qiáng)調(diào)DSS中的模型是如此典型以致它不能滿足經(jīng)理們對(duì)它的柔性要求。而ESS更多的是面向數(shù)據(jù)的存取,而不是面向模型。
3.1984年,Eliot Levinson首先拓寬了EIS和ESS的定義。他定義ESS是基于計(jì)算機(jī)的被設(shè)計(jì)用來輔助企業(yè)中的高層管理人員進(jìn)行管理的系統(tǒng)。他第一次將ESS的功能擴(kuò)展到數(shù)據(jù)存取和分析之外,包括了支持高層管理人員所有可能的管理活動(dòng)。
4.我國(guó)研究工作者陳學(xué)廣等認(rèn)為,EIS是一個(gè)能滿足組織高層管理者的使用要求和管理決策信息需求的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。
5.我國(guó)的其他一些研究者認(rèn)為,ESS是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的面向經(jīng)理個(gè)人的信息系統(tǒng),除了以圖文表格等多種形式為經(jīng)理的工作提供有意義的內(nèi)外部信息外,還為經(jīng)理的通訊,分析,決策,組織等提供全方位的支持。
除了上述的這五種定義還有許多學(xué)者針對(duì)EIS的不同方面不同功能提出過許多不同的定義。
EIS讓主管可以得到銷售信息及其它資料,不必為一個(gè)特別的報(bào)告苦等數(shù)月。EIS 是個(gè)好思路,但在當(dāng)時(shí)只限于高階主管使用,且不和其它公司的信息系統(tǒng)聯(lián)機(jī)。
較完整的EIS架構(gòu)則會(huì)整合企業(yè)後端的系統(tǒng),如ERP、財(cái)務(wù)、配銷、人事、SCM、CRM及B2B等系統(tǒng),并加上企業(yè)門戶的功能和控管權(quán)限安全。
2.經(jīng)理信息系統(tǒng)的發(fā)展
在70年代,已經(jīng)有許多應(yīng)用軟件被開發(fā)并應(yīng)用于決策支持。但與此同時(shí)卻存在著三個(gè)主要障礙:管理者和計(jì)算機(jī)用戶只熟悉少數(shù)幾個(gè)系統(tǒng);大多計(jì)算機(jī)應(yīng)用需求來自組織的低層;軟件的開發(fā)重點(diǎn)放在技術(shù)方面。由于這些障礙的存在,這些系統(tǒng)只能在較低的層次上帶來效益,這些效益主要是增加了組織成員彼此間的交流和溝通,并建立起了組織決策的共同概念基礎(chǔ)。
在80年代初期,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用軟件分析能力的增強(qiáng),高層經(jīng)理們看到了這樣的一種可能性,即從傳統(tǒng)上獲得那些源自職員的信息轉(zhuǎn)變到可以直接從計(jì)算機(jī)訪問數(shù)據(jù)和求得分析。根據(jù)對(duì)美國(guó)16家企業(yè)的調(diào)查,有三分之一的高層經(jīng)理使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。如此迅速增長(zhǎng)的原因主要是計(jì)算機(jī)價(jià)格的下降以及競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈。同時(shí),高層經(jīng)理對(duì)計(jì)算機(jī)的使用會(huì)促使組織中其它成員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。這時(shí)的EIS的主要目的是提供給高層經(jīng)理更加有效的計(jì)劃和控制信息。每個(gè)系統(tǒng)都有關(guān)于業(yè)務(wù)變化情況的重要數(shù)據(jù),以便高層經(jīng)理對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、客戶和目標(biāo)市場(chǎng)進(jìn)行分析比較,并且可以在時(shí)間上進(jìn)行跟蹤。EIS可以使高層經(jīng)理及時(shí)了解當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀態(tài)并對(duì)未來的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè),還可以應(yīng)用分析模型進(jìn)行有效的分析。
從90年代開始,人們對(duì)EIS的需求迅速增長(zhǎng),有半數(shù)以上的組織高層經(jīng)理開始使用EIS。這時(shí)在技術(shù)上的主要趨勢(shì)是個(gè)人計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的使用。在這一技術(shù)背景下,商品軟件公司越來越多,軟件產(chǎn)品越來越先進(jìn)。據(jù)統(tǒng)計(jì),目前世界上有將50多家軟件公司生產(chǎn)EIS的軟件商品。
3.績(jī)效管理
受惠于以個(gè)人計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的平臺(tái),快速地發(fā)展應(yīng)用軟件及人性化的圖形接口,決策支持系統(tǒng)演進(jìn)為企業(yè)信息系統(tǒng)(Enterprise Information System),也叫績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)(Performance Measurement System)。新的 EIS 系統(tǒng),提供信息給組織內(nèi)更多的人。
平衡計(jì)分卡則是在績(jī)效評(píng)估的另一延伸,觀念是由 Kaplan與 Norton根據(jù)其對(duì)許多發(fā)展出創(chuàng)新績(jī)效衡量系統(tǒng)公司進(jìn)行個(gè)案研究而得出的結(jié)果,于1992年提出。平衡計(jì)分卡觀念主要是以平衡為訴求,尋找企業(yè)短期與長(zhǎng)期目標(biāo)間、財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)間、落后與領(lǐng)先的衡量指標(biāo)間、以及企業(yè)內(nèi)部與外部績(jī)效間的平衡狀態(tài)。并以飛機(jī)駕駛為例,說明在復(fù)雜的企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境中,要了解企業(yè)目前營(yíng)運(yùn)的現(xiàn)況,需透過像飛機(jī)儀表板方式來評(píng)估績(jī)效,隨時(shí)將營(yíng)運(yùn)情況回饋給企業(yè)中的相關(guān)人員,以在會(huì)計(jì)期間內(nèi)做必要的營(yíng)運(yùn)調(diào)整,確保期末能達(dá)成目標(biāo)。
主管決策信息系統(tǒng),讓主管經(jīng)由信息工具的輔助,透過簡(jiǎn)單的圖表,輕易的掌握決策所需信息,進(jìn)而提高決策的命中率,達(dá)到目標(biāo)管理、例外管理,以提升企業(yè)獲利。
4.好的經(jīng)理信息系統(tǒng)應(yīng)有的條件
1.Web-based :透過Web,由瀏覽器就可連上系統(tǒng),不用在客戶端另外安裝軟件,使主管可輕易在企業(yè)里布署決策。
2.Intuitive & easy to use :直覺式且容易使用的操作界面,讓百忙中的高階主管,透過簡(jiǎn)單的表示方式,就可了解企業(yè)整體概況,不需額外付出學(xué)習(xí)成本。
3.Granularity of views :可提供主管各種角度的分析
(1)Executive view:決策者角度的分析,讓決策者透過幾個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)(KPI),就可掌握整體狀況,提供決策者輔助決策的信息。 (2)Summary view:匯總的分析,讓決策者透過各個(gè)分析的模塊(如:趨勢(shì)分析、排行分析),對(duì)個(gè)別指標(biāo)進(jìn)行細(xì)項(xiàng)的分析。 (3)Detail view:各個(gè)分析可針對(duì)異常狀況,向下展開(Drill down),讓決策者查明問題真相所在。
4.Extensible :易于延展,有容易使用的工具及組件,讓主管可根據(jù)變動(dòng)的信息需求,彈性發(fā)展系統(tǒng)的解決方案。
5.Rapid implementation :能夠在幾個(gè)星期內(nèi)就快速建置,看到成果,達(dá)到快速回收投資(Rapid Return Investment)的效果。
5.EIS運(yùn)作架構(gòu)
由雷達(dá)圖中可同時(shí)掌握多個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)(KPI)的狀況,可針對(duì)異常的指標(biāo),在圖上點(diǎn)選向下展開(Drill-Down),運(yùn)用分析模塊工具來作分析,讓主管很容易的就可掌握企業(yè)概況及問題所在,輔助主管作決策。
6.經(jīng)理信息系統(tǒng)的展望
隨著EIS在組織中的不斷成功,人們普遍認(rèn)同了EIS的重要地位,但是EIS到底應(yīng)該向何處發(fā)展?這是一個(gè)眾多企業(yè)家和學(xué)者所關(guān)心的問題。
事實(shí)上,在當(dāng)今日益加劇的競(jìng)爭(zhēng)壓力下,高速發(fā)展的技術(shù)和不斷更新的管理觀念給EIS帶來了許多新的問題。為了解決那些富有挑戰(zhàn)性的組織問題,作為支持高層經(jīng)理工作的最為有效的信息系統(tǒng),EIS必須滿足以下要求,而這些要求的滿足都依賴于EIS的不斷發(fā)展和進(jìn)步。
1.?dāng)?shù)據(jù)的外部化與智能化。
目前成功實(shí)現(xiàn)的EIS在取得內(nèi)部數(shù)據(jù)和監(jiān)測(cè)內(nèi)部狀態(tài)上己頗有成效,但對(duì)外部數(shù)據(jù)的取得仍十分有限,這與EIS倡導(dǎo)者的初衷存在著一定的差距。由于外部環(huán)境的復(fù)雜多變和外部數(shù)據(jù)的高度非結(jié)構(gòu)化,在目前階段的技術(shù)水平支持下,對(duì)外部的狀態(tài)監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)訪問比對(duì)內(nèi)部的狀態(tài)監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)訪問要難以實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上,在以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上經(jīng)理可能不把EIS作為正式的外部信息源,也對(duì)此不做出較高的期待。高層經(jīng)理寧愿自己去做大部分的外部信息監(jiān)測(cè),并且認(rèn)為其中有一些只有他們才能看得出的微妙之處。此外,在自動(dòng)地從外界大量的繁雜數(shù)據(jù)中智能化識(shí)別和析取經(jīng)理需要的信息方面,EIS系統(tǒng)的能力還很弱。EIS既然是對(duì)范圍廣、結(jié)構(gòu)化差、多變的經(jīng)理活動(dòng)提供支持,數(shù)據(jù)的外部化和智能化是必不可少的。在市場(chǎng)全球化趨勢(shì)下,組織管理的重心也逐漸外移,經(jīng)理處理外部信息的比重將不斷上升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,新的數(shù)據(jù)獲取與處理技術(shù),如數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)(Data Warehouse)、數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)和數(shù)據(jù)集市(Data Market)的出現(xiàn),EIS中的數(shù)據(jù)的外部化和智能化方面將有所加強(qiáng)。
2.結(jié)構(gòu)的柔性化和靈活化。
變化是當(dāng)今的信息系統(tǒng)所面臨的最基本的挑戰(zhàn)之一。業(yè)務(wù)流程重組、競(jìng)爭(zhēng)者變動(dòng)、組織聯(lián)盟、新技術(shù)的采用、老系統(tǒng)的移植等一系列變化因素正改變著組織的信息技術(shù)環(huán)境。缺乏柔性的信息系統(tǒng)已成為組織成功的嚴(yán)重障礙。逐步提高組織信息系統(tǒng)的柔性及適應(yīng)能力已經(jīng)成為了為變化率日益增長(zhǎng)的組織提升應(yīng)變能力的必由之路。柔性是組織在劇變的環(huán)境中發(fā)展及立于不敗之地的不可缺少的能力。柔性的企業(yè)需要柔性化的信息系統(tǒng)。EIS集中于滿足高層經(jīng)理戰(zhàn)略決策信息的需求。它側(cè)重于對(duì)外部信息與內(nèi)部信息的提煉以及對(duì)高層經(jīng)理辦公業(yè)務(wù)的輔助,其特點(diǎn)在于根據(jù)高層經(jīng)理的需要和習(xí)慣裁剪信息產(chǎn)品形成自己的視圖,其處理的信息對(duì)象是高度非結(jié)構(gòu)化的。由此可見,EIS的本質(zhì)決定了對(duì)該系統(tǒng)的柔性化和靈活化的要求。
3.系統(tǒng)的協(xié)作化和分布化。
新時(shí)期動(dòng)態(tài)的組織環(huán)境和信息技術(shù)使得組織向扁平化和集成化發(fā)展,出現(xiàn)了許多新的組織結(jié)構(gòu)。這意味著在組織的各項(xiàng)工作中涉及到了更多的信息與更大程度的溝通,需要不同于傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)的支持。這都表明對(duì)組織協(xié)作和權(quán)力分布提供支持的信息系統(tǒng)時(shí)代的到來。傳統(tǒng)意義上的EIS被定義為僅僅供少數(shù)高層管理者使用的系統(tǒng),其目前的應(yīng)用僅限于組織中的關(guān)鍵人物,由此導(dǎo)致的應(yīng)用上的非經(jīng)濟(jì)性是顯而易見的。由此看來,使這種面向少數(shù)組織成員的信息系統(tǒng)擴(kuò)展到其他的知識(shí)工作者是十分必要的。許多情況下,只要能使組織成員的工作表現(xiàn)有顯著的進(jìn)步,EIS完全可以擴(kuò)展到組織的較低層次。EIS開發(fā)技術(shù)的成熟化將降低成本,從而可以擴(kuò)大用戶層面。在未來扁平化網(wǎng)絡(luò)化的組織結(jié)構(gòu)中,EIS的協(xié)作化和分布化將是必然的趨勢(shì)。