間接部門(mén)也稱(chēng)事務(wù)部門(mén)，包括總務(wù)、行政、安全、財(cái)務(wù)、人事、生產(chǎn)管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理、采購(gòu)、對(duì)外承包、成本管理、生產(chǎn)技術(shù)、設(shè)計(jì)、設(shè)備保全和工程管理等部門(mén)。

所謂間接部門(mén)是指那些不直接參與生產(chǎn)活動(dòng)的部門(mén)，間接部門(mén)的效率改善活動(dòng)可以參考生產(chǎn)部門(mén)的改善活動(dòng)進(jìn)行。間接部門(mén)改善活動(dòng)的目的主要有兩個(gè)方面。

1.追求間接業(yè)務(wù)的效率化，充分發(fā)揮賦予各部門(mén)的組織機(jī)能；

2.培養(yǎng)具備維持和改善業(yè)務(wù)效率化體質(zhì)的人才。

培養(yǎng)間接部門(mén)人才就是提升員工信息收集、消化處理的能力以及相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)多面手。

而業(yè)務(wù)體質(zhì)改善主要從兩個(gè)方面著手：一方面是減少投入的各類(lèi)事務(wù)損耗，創(chuàng)造高依賴(lài)度、低成本的事務(wù)體質(zhì)；另一方面是消除阻礙生產(chǎn)系統(tǒng)效率化的因素，充實(shí)和強(qiáng)化業(yè)務(wù)機(jī)能。

此外，間接部門(mén)的改善活動(dòng)還包括員工提案活動(dòng)和自主保全活動(dòng)，這些活動(dòng)應(yīng)該和現(xiàn)場(chǎng)的活動(dòng)同步進(jìn)行。

間接人員的人數(shù)增加得越多，其人均附加價(jià)值就會(huì)變得越低。雖然有“規(guī)模效益”這種說(shuō)法。但它并下適用于間接人員。如果對(duì)這種現(xiàn)象采取置之不理的態(tài)度，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)平添許多不必要的崗位，造成機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事。因此，無(wú)論是從降低成本的角度，還是從經(jīng)營(yíng)資源合理使用的角度出發(fā)，都必須對(duì)間接部門(mén)實(shí)行合理化管理。

對(duì)間接部門(mén)的合理化管理，不僅需要改變?cè)S多企業(yè)多年來(lái)慣用的或現(xiàn)行的工作方法，還要對(duì)各部門(mén)的責(zé)任與權(quán)限進(jìn)行必要的調(diào)整。因此，僅僅依靠企業(yè)一部分人吊束推進(jìn)是無(wú)法取得理想效果的，只有全體人員都開(kāi)始意識(shí)到企業(yè)必須實(shí)行效率化管理，間接部門(mén)的合理化管理工作才能真正開(kāi)始步入正軌。

因此，必須集中各部門(mén)的人才，組成一個(gè)由最高決策者掛帥的團(tuán)隊(duì)，來(lái)推進(jìn)合理化項(xiàng)目的實(shí)施。

在實(shí)施合理化管理的進(jìn)程中，分析確定企業(yè)整體及各部門(mén)的目標(biāo)人員具有非常重要的意義。因此，各部門(mén)必須認(rèn)真分析本部門(mén)現(xiàn)在的工作情況，測(cè)算出工作量，制定出合理的用人計(jì)劃，力求實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)的整體人員調(diào)整。然后再制定出明確的改善計(jì)劃和具體目標(biāo)。例如，將直接部門(mén)與間接部門(mén)的比例定為8．5對(duì)1．5，在這一前提下，或采取將間接部門(mén)人員配置減少10人，或采取將管理費(fèi)減少10％等做法。

將間接部門(mén)的功能多樣化，向準(zhǔn)直接部門(mén)的方向轉(zhuǎn)變，變成能夠創(chuàng)造直接利潤(rùn)的體制，這是實(shí)現(xiàn)間接部門(mén)效率化的重要手段。但是，如果不能將這種政策貫穿始終而流于短期的行為，則會(huì)貽患無(wú)窮，產(chǎn)生許多負(fù)面后果。因此，必須要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看待間接部門(mén)，要給這些部門(mén)以必要的理解、支持和培養(yǎng)。另外，還可以根據(jù)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的需要，同時(shí)擴(kuò)大對(duì)企業(yè)發(fā)展起重要作用的部門(mén)，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展作好準(zhǔn)備。

與生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)密切合作的間接部門(mén)工作現(xiàn)場(chǎng)(非制造部門(mén))中，尤其有關(guān)采購(gòu)、貨倉(cāng)、生管、技術(shù)、設(shè)計(jì)等部門(mén)，也要導(dǎo)入目視管理。

至于信息現(xiàn)場(chǎng)方面的目視管理，主要指信息的共有化，業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化、原則化等，借此提供快捷且準(zhǔn)確的信息給生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，并有效解決問(wèn)題。具體為：

(一)文件管理

(1)文件的分類(lèi)、顏色標(biāo)示。

(2)文件的保管場(chǎng)所標(biāo)示。

(3)文件的定位標(biāo)示。

(二)行動(dòng)管理

(1)人員的動(dòng)態(tài)管理：人員去向看板。

(2)個(gè)人的月行動(dòng)計(jì)劃。

(3)出勤狀況管理：出勤狀況表。

(三)業(yè)務(wù)管理

(1)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的手冊(cè)化。

(2)教育培訓(xùn)的推進(jìn)狀況看板。

(四)OA設(shè)備管理

(1)OA機(jī)器及資訊的保管場(chǎng)所標(biāo)示。

(2)OA機(jī)器、空調(diào)等的管理狀況看板。

間接部門(mén)的TPM活動(dòng)，主要在于消除無(wú)效的勞動(dòng)，預(yù)防錯(cuò)誤的發(fā)生，提高工作效率，確保順暢地處理各項(xiàng)事務(wù)。

1．TPM在間接部門(mén)的方向

(1)支持生產(chǎn)單位的TPM活動(dòng)。

(2)各項(xiàng)信息處理加工。

(5)消除工作過(guò)程中的損失，如：

①時(shí)間損失。

②質(zhì)量損失。

③物質(zhì)損失。

2．間接單位TPM的推進(jìn)步驟

(1)清點(diǎn)文件、賬務(wù)及環(huán)境等。

(2)改善問(wèn)題點(diǎn)，減少工作損失。

(5)制訂工作基準(zhǔn)，做成工作手冊(cè)，做到有章可循。

(4)工作檢查，如需要可對(duì)工作手冊(cè)進(jìn)行修訂。

(5)自主管理，結(jié)合IS09000的推行來(lái)運(yùn)作。

3．各部門(mén)TPM活動(dòng)的關(guān)鍵

(1)銷(xiāo)售：追求最佳的銷(xiāo)售額。

(2)企劃：提供正確的戰(zhàn)略企劃方案。

(5)人事：人力資源的吸收及培育。

(4)采購(gòu)：提供物美價(jià)廉的原材料。

(5)生產(chǎn)：計(jì)劃及時(shí)的出貨期。

(6)后勤：力求提高員工在后勤方面的滿(mǎn)意度。

1．間接部門(mén)的特點(diǎn)

間接部門(mén)有兩項(xiàng)任務(wù)：第一項(xiàng)任務(wù)是指生產(chǎn)工程的前期任務(wù)，包括設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備以及材料調(diào)配等；第二項(xiàng)任務(wù)是作為支援生產(chǎn)的任務(wù)，包括確保員工的教育、訓(xùn)練以及構(gòu)筑快捷的信息體系。

與制造現(xiàn)場(chǎng)相比，它主要有以下特點(diǎn)。

(1)間接部門(mén)實(shí)施7S活動(dòng)的對(duì)象主要是與辦公室間接相關(guān)的物品，包括辦公場(chǎng)地、辦公設(shè)備設(shè)施、辦公用具和文件等。

(2)制造現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展7S活動(dòng)的參與者主要是一線員工，而間接部門(mén)主要是一些部門(mén)職員，他們對(duì)7S的認(rèn)識(shí)與一線員工有所不同。

(3)不像生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的7S一樣有比較明顯的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)闆](méi)有明確的辦法評(píng)價(jià)辦公效率的高低。

2．間接部門(mén)推行7S活動(dòng)的必要性

多數(shù)企業(yè)的間接部門(mén)都會(huì)出現(xiàn)如下現(xiàn)象。

(1)文件、單據(jù)過(guò)多

造成文件、單據(jù)過(guò)多的原因有鼓勵(lì)使用書(shū)面聯(lián)絡(luò)、書(shū)面報(bào)告和書(shū)面指示，多余文件不丟棄，答復(fù)其他部門(mén)的文件都整理成資料等。

(2)必要的文件、單據(jù)卻沒(méi)有。

3．間接部門(mén)推行7S活動(dòng)的目的

(1)減少文件和單據(jù)的數(shù)量。

(2)對(duì)企業(yè)外部及其他部門(mén)的文件盡早作答。

(3)擴(kuò)大辦公室的使用空間。

(4)避免遺漏發(fā)貨等。

4．要點(diǎn)提示

間接部門(mén)也是企業(yè)推行7S活動(dòng)的部門(mén)之一，要摒棄“間接部門(mén)不用做7s”、“間接部N7s不好做”等錯(cuò)誤觀點(diǎn)。