采購(gòu)量是指經(jīng)過(guò)內(nèi)部平衡之后，需要組織采購(gòu)的物資數(shù)量。采購(gòu)量的大小及準(zhǔn)確程度受需求量、儲(chǔ)備量和庫(kù)存量等因素的影響，它是通過(guò)對(duì)需求量、儲(chǔ)存量、庫(kù)存量和其他內(nèi)部資源量的數(shù)學(xué)運(yùn)算而得到的。

采購(gòu)量的確認(rèn)，必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)人員審慎考慮與計(jì)算過(guò)各種因素。確認(rèn)采購(gòu)數(shù)量的方法，一般有以下幾種：

1．按照預(yù)計(jì)的營(yíng)業(yè)額

營(yíng)業(yè)額的高低直接對(duì)物品的使用量產(chǎn)生影響。在訂貨時(shí)，首先要預(yù)估營(yíng)業(yè)額，以此來(lái)反推出需要準(zhǔn)備的原材料的數(shù)量。估算時(shí)，可以每萬(wàn)元或一固定金額的營(yíng)業(yè)額所耗用之物料的平均數(shù)作為參考依據(jù)，再算出要達(dá)成預(yù)估營(yíng)業(yè)額時(shí)的物料需求量。

2．按照物品貯存的有效期

餐飲業(yè)食品類(lèi)有效期限的控制，是確保品質(zhì)的重要方法之一，所以訂貨時(shí)，不可輕視貯存有效期限，即訂貨量的可使用期限不可超過(guò)貯存的有效期限。

3．按照原材料過(guò)去的使用狀況

一家餐館的各項(xiàng)原物料過(guò)去的使用情況，可作為訂貨的一項(xiàng)重要參考資料。一般情形下，應(yīng)以前一期使用量作為下一期訂貨的依據(jù)。或者長(zhǎng)期性地累積記錄各項(xiàng)物料的耗用情形。

4．按照盤(pán)點(diǎn)結(jié)果

盤(pán)點(diǎn)可讓采購(gòu)人員清楚了解現(xiàn)在店內(nèi)還剩余多少物料；有哪些需要訂貨。所以盤(pán)點(diǎn)的正確與否，是影響訂貨準(zhǔn)確性的重要因素之一。

5．按照促銷(xiāo)廣告

為了提高營(yíng)運(yùn)績(jī)效，或增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力，或刺激消費(fèi)等等特定的目的，現(xiàn)今餐飲店愈來(lái)愈重視廣告促銷(xiāo)。促銷(xiāo)常常會(huì)打破原有物品耗用的正常比例，訂貨人員要對(duì)促銷(xiāo)的內(nèi)容、對(duì)象及企業(yè)部門(mén)的預(yù)期目標(biāo)加以詳細(xì)了解，并適度調(diào)整訂貨量，以配合促銷(xiāo)活動(dòng)的進(jìn)行。

6．按照地區(qū)特點(diǎn)

連鎖經(jīng)營(yíng)的餐館，每家分店可以根據(jù)其具體的不同商圈特點(diǎn)，作為預(yù)估、訂貨的依據(jù)，或作為管理上的指標(biāo)。然而一個(gè)好的采購(gòu)人員對(duì)異常情況必須具有高度的警覺(jué)性。要定期了解重要原物料的盤(pán)存量、作用量與進(jìn)量，確定采購(gòu)的數(shù)量。異常情況發(fā)生后要盡快了解原因、追蹤后果，并加以記錄，做為未來(lái)參考的依據(jù)。

7．按照天氣及季節(jié)的變化

天氣的變化、季節(jié)的更迭，也會(huì)影響到菜式及原材料使用量，同時(shí)更重要的是，這些變化是生鮮食品供應(yīng)期間、產(chǎn)量多寡、品質(zhì)好壞與價(jià)錢(qián)高低的最主要指標(biāo)。

8．按照供貨期的長(zhǎng)短

訂貨時(shí)，要考慮供貨商供貨期的長(zhǎng)短，即接受訂單后要多久才能將貨品送到；下一次送貨是什么時(shí)候。由于各供應(yīng)商提供物品的到貨時(shí)間或送貨期間不盡相同，訂貨時(shí)必須依據(jù)供貨期間訂足夠的量。

9．按照食品的包裝數(shù)量和規(guī)格

訂貨量必須考慮此項(xiàng)物品的包裝內(nèi)容量而做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。并不是所有商品的采購(gòu)都可以直接由采購(gòu)人員主導(dǎo)，有些商品限于專(zhuān)業(yè)或其他原因，可能由使用單位或倉(cāng)庫(kù)依其需要量與安全庫(kù)存量提出請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或指定的主管核準(zhǔn)其請(qǐng)購(gòu)單，最后才由采購(gòu)人員直接辦理訂貨。

10．確定采購(gòu)周期

理論上采購(gòu)周期是越短越好，但考慮到鮮度、耗用量、供貨期及庫(kù)存空間等，不同原材料的采購(gòu)周期也不盡相同，以下為一般餐飲店普遍采用的采購(gòu)周期：

(1)生鮮肉晶、蔬果每日采購(gòu)。

(2)冷凍食品每周或每20天采購(gòu)一次。

(3)一般用品每月采購(gòu)(單店則為每周采購(gòu)一次)一次。