采購量是指經(jīng)過內(nèi)部平衡之后，需要組織采購的物資數(shù)量。采購量的大小及準確程度受需求量、儲備量和庫存量等因素的影響，它是通過對需求量、儲存量、庫存量和其他內(nèi)部資源量的數(shù)學運算而得到的。

采購量的確認，必須經(jīng)過采購人員審慎考慮與計算過各種因素。確認采購數(shù)量的方法，一般有以下幾種：

1．按照預計的營業(yè)額

營業(yè)額的高低直接對物品的使用量產(chǎn)生影響。在訂貨時，首先要預估營業(yè)額，以此來反推出需要準備的原材料的數(shù)量。估算時，可以每萬元或一固定金額的營業(yè)額所耗用之物料的平均數(shù)作為參考依據(jù)，再算出要達成預估營業(yè)額時的物料需求量。

2．按照物品貯存的有效期

餐飲業(yè)食品類有效期限的控制，是確保品質(zhì)的重要方法之一，所以訂貨時，不可輕視貯存有效期限，即訂貨量的可使用期限不可超過貯存的有效期限。

3．按照原材料過去的使用狀況

一家餐館的各項原物料過去的使用情況，可作為訂貨的一項重要參考資料。一般情形下，應(yīng)以前一期使用量作為下一期訂貨的依據(jù)。或者長期性地累積記錄各項物料的耗用情形。

4．按照盤點結(jié)果

盤點可讓采購人員清楚了解現(xiàn)在店內(nèi)還剩余多少物料；有哪些需要訂貨。所以盤點的正確與否，是影響訂貨準確性的重要因素之一。

5．按照促銷廣告

為了提高營運績效，或增強競爭能力，或刺激消費等等特定的目的，現(xiàn)今餐飲店愈來愈重視廣告促銷。促銷常常會打破原有物品耗用的正常比例，訂貨人員要對促銷的內(nèi)容、對象及企業(yè)部門的預期目標加以詳細了解，并適度調(diào)整訂貨量，以配合促銷活動的進行。

6．按照地區(qū)特點

連鎖經(jīng)營的餐館，每家分店可以根據(jù)其具體的不同商圈特點，作為預估、訂貨的依據(jù)，或作為管理上的指標。然而一個好的采購人員對異常情況必須具有高度的警覺性。要定期了解重要原物料的盤存量、作用量與進量，確定采購的數(shù)量。異常情況發(fā)生后要盡快了解原因、追蹤后果，并加以記錄，做為未來參考的依據(jù)。

7．按照天氣及季節(jié)的變化

天氣的變化、季節(jié)的更迭，也會影響到菜式及原材料使用量，同時更重要的是，這些變化是生鮮食品供應(yīng)期間、產(chǎn)量多寡、品質(zhì)好壞與價錢高低的最主要指標。

8．按照供貨期的長短

訂貨時，要考慮供貨商供貨期的長短，即接受訂單后要多久才能將貨品送到；下一次送貨是什么時候。由于各供應(yīng)商提供物品的到貨時間或送貨期間不盡相同，訂貨時必須依據(jù)供貨期間訂足夠的量。

9．按照食品的包裝數(shù)量和規(guī)格

訂貨量必須考慮此項物品的包裝內(nèi)容量而做適當?shù)恼{(diào)整。并不是所有商品的采購都可以直接由采購人員主導，有些商品限于專業(yè)或其他原因，可能由使用單位或倉庫依其需要量與安全庫存量提出請購單，經(jīng)過總經(jīng)理或指定的主管核準其請購單，最后才由采購人員直接辦理訂貨。

10．確定采購周期

理論上采購周期是越短越好，但考慮到鮮度、耗用量、供貨期及庫存空間等，不同原材料的采購周期也不盡相同，以下為一般餐飲店普遍采用的采購周期：

(1)生鮮肉晶、蔬果每日采購。

(2)冷凍食品每周或每20天采購一次。

(3)一般用品每月采購(單店則為每周采購一次)一次。