訂單處理系統(tǒng)是指接受顧客訂貨、查核商品庫存、確認(rèn)與回復(fù)交貨期限、訂貨量管理的作業(yè)系統(tǒng)。

對(duì)于所訂購的商品，在接到訂購?fù)ㄖ?，?yīng)通過連貫性的作業(yè)，經(jīng)由出貨系統(tǒng)、配送系統(tǒng)的指示送達(dá)客戶手中。因此，訂單處理系統(tǒng)的主要功能有以下一些。

(1)接受訂單功能即能夠迅速、準(zhǔn)確地接收訂單內(nèi)容，并且能運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息來接收訂單。

(2)庫存核查回復(fù)交貨期功能即在接獲訂單后立即核查庫存量，并且即時(shí)回復(fù)客戶交貨期。

(3)追加訂購管理功能即為了回復(fù)商品交貨期所作的追加訂購管理，做到采購管理與追加訂購管理同步化。

(4)查詢功能即迅速準(zhǔn)確地回復(fù)客戶的查詢。

關(guān)于訂單處理系統(tǒng)各項(xiàng)功能的特點(diǎn)及其主要內(nèi)容如表1所示。

訂單處理系統(tǒng)主要包括兩種作業(yè)，即客戶詢價(jià)、報(bào)價(jià)與訂單接收、確認(rèn)、輸入。由此，與其相對(duì)應(yīng)的兩個(gè)系統(tǒng)為自動(dòng)報(bào)價(jià)系統(tǒng)和訂單傳送系統(tǒng)。

(1)自動(dòng)報(bào)價(jià)系統(tǒng)

自動(dòng)報(bào)價(jià)系統(tǒng)需要輸入的數(shù)據(jù)包括客戶名稱、詢問商品的名稱、商品的詳細(xì)規(guī)格、商品等級(jí)等。然后，系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)調(diào)用產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)庫、客戶交易此商品的歷史數(shù)據(jù)庫、對(duì)此客戶報(bào)價(jià)的歷史數(shù)據(jù)庫、客戶數(shù)據(jù)庫、廠商采購報(bào)價(jià)等，以取得此項(xiàng)商品的報(bào)價(jià)歷史資料、折扣數(shù)據(jù)、客戶以往交易記錄及客戶折扣、商品供應(yīng)價(jià)等數(shù)據(jù)。接著由報(bào)價(jià)單制作系統(tǒng)打印出報(bào)價(jià)單，經(jīng)銷售主管核準(zhǔn)后即可送達(dá)客戶。報(bào)價(jià)單經(jīng)客戶簽回后即可成為正式訂單。

(2)訂單傳送系統(tǒng)

訂單傳送的方法有多種，包括郵寄、銷售人員取回、電話訂購、傳真訂購及通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)訂購等。若訂單是由報(bào)價(jià)單確認(rèn)而來，則可由系統(tǒng)將報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為訂購數(shù)據(jù)；若訂購單由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)到達(dá)傳送，則需根據(jù)電子數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)格式將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成內(nèi)部訂單文件格式。輸入轉(zhuǎn)換后的訂購資料須由銷售人員核查在客戶制定的出貨日期能否如期出貨，所有的核查可經(jīng)訪問庫存控制數(shù)據(jù)庫、揀貨產(chǎn)能調(diào)用數(shù)據(jù)庫、包裝產(chǎn)能調(diào)用數(shù)據(jù)庫、運(yùn)送設(shè)備產(chǎn)能調(diào)用數(shù)據(jù)庫、人力資源調(diào)用數(shù)據(jù)庫等核查其資源能力，數(shù)據(jù)確認(rèn)即可轉(zhuǎn)入待出貨訂單數(shù)據(jù)庫中，并激活上述各數(shù)據(jù)庫中的數(shù)量。當(dāng)銷售部門無法如期配送時(shí)，可由銷售人員與客戶協(xié)調(diào)，是否分批交貨或延遲交貨，然后按協(xié)調(diào)結(jié)果修改訂單數(shù)據(jù)文件。銷售人員還須檢查客戶付款狀況及應(yīng)收賬款數(shù)是否超出公司所定的信用額度，超出額度時(shí)則須由銷售主管核準(zhǔn)后再輸入訂購數(shù)據(jù)。當(dāng)商品退回時(shí)，可按訂單號(hào)碼找出原始訂購數(shù)據(jù)及配送數(shù)據(jù)，修改其內(nèi)容并標(biāo)示退貨記號(hào)，以備退貨數(shù)據(jù)處理。

一個(gè)訂單處理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要包括以下要點(diǎn)：

(1)所需輸入的數(shù)據(jù)，包括客戶資料、商品規(guī)格資料和商品數(shù)量等。

(2)日期及訂單號(hào)碼、報(bào)價(jià)單號(hào)碼由系統(tǒng)自動(dòng)填寫，但可修改。

(3)具備按客戶名稱、客戶編號(hào)、商品名稱、商品編號(hào)、訂單號(hào)碼、訂貨日期和出貨日期等查詢訂單內(nèi)容的功能。

(4)具備客戶的多個(gè)出貨地址記錄，可根據(jù)不同交貨地點(diǎn)開立發(fā)票。

(5)可查詢客戶信用、庫存數(shù)量、產(chǎn)能分配及設(shè)備工具使用狀況、人力資源分配。

(6)具備單一訂單或批次訂單打印功能。

(7)報(bào)價(jià)系統(tǒng)具備由客戶名稱、客戶編號(hào)、商品名稱、商品編號(hào)、最近報(bào)價(jià)日期、最近訂貨數(shù)據(jù)等查詢?cè)摽蛻舻膱?bào)價(jià)歷史、訂貨出貨狀況和付款狀況等資料，作為對(duì)客戶進(jìn)行購買力分析及信用評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)。

(8)可由銷售主管或高層主管隨時(shí)修改客戶信用額度。

(9)具備相似產(chǎn)品、可替代產(chǎn)品資料，當(dāng)庫存不足無法出貨時(shí)，可向客戶推薦替代品以爭取銷售機(jī)會(huì)。

(10)可查詢未結(jié)訂單資料，以利于出貨作業(yè)的跟催。

另外，配送中心的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)還需注意開發(fā)加快訂貨速度與正確性的電子訂貨系統(tǒng)(CAO／EOS)及各項(xiàng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)的建立。