電子訂貨系統(tǒng)(Electronic ordering system, 縮寫 EOS)，是指將批發(fā)、零售商場所發(fā)生的訂貨數(shù)據(jù)輸入計算機，即通過計算機通信網(wǎng)絡連接的方式將資料傳送至總公司、批發(fā)商、商品供貨商或制造商處。因此，EOS能處理從新商品資料的說明直到會計結(jié)算等所有商品交易過程中的作業(yè)，可以說EOS涵蓋了整個物流。在寸土寸金的情況下，零售業(yè)已沒有許多空間用于存放貨物，在要求供貨商及時補足售出商品的數(shù)量且不能有缺貨的前提下，更必須采用EOS系統(tǒng)。EOS因內(nèi)涵了許多先進的管理手段，因此在國際上使用非常廣泛，并且越來越受到商業(yè)界的青睞。

電子訂貨系統(tǒng)采用電子手段完成供應鏈上從零售商到供應商的產(chǎn)品交易過程，因此，一個EOS系統(tǒng)必須有：

1.供應商：商品的制造者或供應者（生產(chǎn)商、批發(fā)商）。

2.零售商：商品的銷售者或需求者。

3.網(wǎng)絡：用于傳輸訂貨信息（訂單、發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票等）。

4.計算機系統(tǒng)：用于產(chǎn)生和處理訂貨信息。

EOS的特點：

1.商業(yè)企業(yè)內(nèi)部計算機網(wǎng)絡應用功能完善，能及時產(chǎn)生訂貨信息。

2.POS與EOS高度結(jié)合，產(chǎn)生高質(zhì)量的信息。

3.滿足零售商和供應商之間的信息傳遞。

4.通過網(wǎng)絡傳輸信息訂貨。

5.信息傳遞及時、準確。

6.EOS是許多零售商和供應商之間的整體運作系統(tǒng)，而不是單個零售店和單個供應商之間的系統(tǒng)。電子訂貨系統(tǒng)在零售商和供應商之間建立起了一條高速通道，使雙方的信息及時得到溝通，使訂貨過程的周期大大縮短，既保障了商品的及時供應，又加速了資金的周轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了零庫存戰(zhàn)略。

電子訂貨系統(tǒng)的構(gòu)成內(nèi)容包括：訂貨系統(tǒng)、通訊網(wǎng)絡系統(tǒng)和接單電腦系統(tǒng)。就門店而言，只要配備了訂貨終端機和貨價卡(或訂貨簿)，再配上電話和數(shù)據(jù)機，就可以說是一套完整的電子訂貨配置。就供應商來說，凡能接收門店通過數(shù)據(jù)機的訂貨信息，并可利用終端機設備系統(tǒng)直接作訂單處理，打印出出貨單和檢貨單，就可以說已具備電子訂貨系統(tǒng)的功能。但就整個社會而言，標準的電子訂貨系統(tǒng)決不是“一對一”的格局，即并非單個的零售店與單個的供應商組成的系統(tǒng)，而是“多對多”的整體運作，即許多零售店和許多供貨商組成的大系統(tǒng)的整體運作方式。

根據(jù)電子訂貨系統(tǒng)的整體運作程序來劃分，大致可以分為以下三種類型：

連鎖體系內(nèi)部的網(wǎng)絡型，即連鎖門店有電子訂貨配置，連鎖總部有接單電腦系統(tǒng)，并用即時、批次或電子信箱等方式傳輸訂貨信息。這是“多對一”與“一對多”相結(jié)合的初級形式的電子訂貨系統(tǒng)。

供應商對連鎖門店的網(wǎng)絡型，其具體形式有兩種：一種是直接的“多對多”，即眾多的不同連鎖體系下屬的門店對供應商，由供應商直接接單發(fā)貨至門店；另一種是以各連鎖體系內(nèi)部的配送中心為中介的間接的“多對多”，即連鎖門店直接向供應商訂貨，并告知配送中心有關訂貨信息，供貨商按商品類別向配送中心發(fā)貨，并由配送中心按門店組配向門店送貨，這可以說是中級形式的電子訂貨系統(tǒng)。

眾多零售系統(tǒng)共同利用的標準網(wǎng)絡型，其特征是利用標準化的傳票和社會配套的信息管理系統(tǒng)完成訂貨作業(yè)。其具體形式有兩種：一是地區(qū)性社會配套的信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡，即成立由眾多的中小型零售商、批發(fā)商構(gòu)成的區(qū)域性社會配套的信息管理系統(tǒng)營運公司和地區(qū)性的咨詢處理公司，為本地區(qū)的零售業(yè)服務，支持本地區(qū)EOS的運行；二是專業(yè)性社會配套信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡，即按商品的性質(zhì)劃分專業(yè)，從而形成各個不同專業(yè)的信息網(wǎng)絡。這是高級形式的電子訂貨系統(tǒng)，必須以統(tǒng)一的商品代碼、統(tǒng)一的企業(yè)代碼、統(tǒng)一的傳票和訂貨的規(guī)范標準的建立為前提條件。

無論采用何種形式的電子訂貨系統(tǒng)，皆以門店訂貨系統(tǒng)的配置為基礎。

門店訂貨系統(tǒng)配置包括硬件設備配置與電子訂貨方式確立兩個方面。

第一，硬件設備配置。

硬件設備一般由三個部分組成：一、電子訂貨終端機。其功能是將所需訂貨的商品和條碼及數(shù)量；以掃描和鍵入的方式，暫時儲存地記憶體中，當訂貨作業(yè)完畢時，再將終端機與后臺電腦連接，取出儲存在記憶體中的訂貨資料，存入電腦主機。電子訂貨終端機與手持式掃描器的外型有些相似，但功能卻有很大差異，其主要區(qū)別是：電子訂貨終端機具有存儲和運算等電腦基本功能，而掃描器即只有閱讀及解碼功能。二、數(shù)據(jù)機。它是傳遞訂貨主與接單主電腦信息資料的主要通訊裝置，其功能是將電腦內(nèi)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成線性脈沖資料，通過專有數(shù)據(jù)線路，將訂貨信息從門店傳遞給商品供方的數(shù)據(jù)機，供方以此為依據(jù)來發(fā)送商品。三、其他設備。如個人電腦、價格標簽及店內(nèi)碼的印制設備等。

第二，確立電子訂貨方式。

EOS的運作除硬件設備外，還必須有記錄訂貨情報的貨架卡和訂貨簿，并確立電子訂貨方式。常用的電子訂貨方式有三種：電子訂貨簿。電子訂貨簿是記錄包括商品代碼／名稱、供應商代號／名稱、進／售價等商品資料的書面表式。利用電子訂貨簿訂貨就是由訂貨者攜帶訂貨簿及電子訂貨終端機直接地現(xiàn)場巡視缺貨狀況，再由訂貨簿尋找商品，對條碼進行掃描并輸入訂貨數(shù)量，然后直接接上數(shù)據(jù)機，通過電話線傳輸訂貨信息。電子訂貨簿與貨架卡并用。貨架卡就是裝設在貨架槽上的一張商品信息記錄卡，顯示內(nèi)容包括：中文名稱、商品代碼、條碼、售價、最高訂量、最低訂量、廠商名稱等。利用貨架卡訂貨，不需攜帶訂貨簿，而只要手持電子訂貨終端機，一邊巡貨一邊訂貨，訂貨手續(xù)完成后再直接接上數(shù)據(jù)機將訂貨信息傳輸出去。低于安全存量訂貨法。即將每次進貨數(shù)量輸入電腦，銷售時電腦會自動將庫存扣減，當庫存量低于安全存量時，會自動打印貨單或直接傳輸出去。

(1)在零售店的終端利用條碼閱讀器獲取準備采購的商品條碼，并在終端機上輸入訂貨資料，利用電話線通過調(diào)制解調(diào)器傳到批發(fā)商的計算機中。

(2)批發(fā)商開出提貨傳票，并根據(jù)傳票開出揀貨單，實施揀貨，然后根據(jù)送貨傳票進行商品發(fā)貨。

(3)送貨傳票上的資料便成為零售商店的應付賬款資料及批發(fā)商的應收賬款資料，并接到應收賬款的系統(tǒng)中去。

(4)零售商對送到的貨物進行檢驗后，就可以陳列出售了。

使用EOS時要注意訂貨業(yè)務作業(yè)的標準化，這是有效利用EOS系統(tǒng)的前提條件：商品代碼的設計，商品代碼一般采用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準，這是應用EOS系統(tǒng)的基礎條件；訂貨商品目錄賬冊的做成和更新，訂貨商品目錄賬冊的設計和運用是EOS系統(tǒng)成功的重要保證；計算機以及訂貨信息輸入和輸出終端設備的添置是應用EOS系統(tǒng)的基礎條件；在應用過程中需要制訂EOS系統(tǒng)應用手冊并協(xié)調(diào)部門間、企業(yè)間的經(jīng)營活動。EOS的操作流程如下圖所示。