電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生產(chǎn)，以數(shù)碼形式存貯于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　信息的非人工識(shí)讀性

　　系統(tǒng)依賴(lài)型

　　信息與特定載體的可分離性

　　信息的易變更性

　　信息存貯的高密度性

　　多種信息媒體的集成性

　　信息組織的多維性

　　物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性

　　信息的可操作性

　　按電子文件的信息存在形式劃分：

　　文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件。

　　按電子文件的功能劃分：主文件、支持性文件、輔助性、工具性文件。

　　按電子文件的生成方式劃分：原生的電子文件、數(shù)字化電子文件。

　　全程管理原則

　　從文件產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期中進(jìn)行全程管理。

　　全程管理是一種全面管理。

　　全程管理是一種過(guò)程管理。

　　前端控制原則

　　前端指文件的形成階段。

　　檔案人員從文件的最初形成就要介入。

　　前端控制是保證文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。

　　前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。

　　集成管理原則

　　集成管理是全程管理思想的延伸和深化，不僅要求關(guān)注文件流，也要關(guān)注與文件流相關(guān)的業(yè)務(wù)流。包括：文件流與業(yè)務(wù)流的集成；文件流與其他信息流的集成；文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成。

　　動(dòng)態(tài)管理原則

　　動(dòng)態(tài)管理是指對(duì)電子文件全程加以監(jiān)控，以動(dòng)態(tài)適應(yīng)性管理措施實(shí)時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、利用過(guò)程中發(fā)生的變化和對(duì)管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　確認(rèn)哪些文件需要開(kāi)展鑒定工作，將文件從非文件信息中挑選出來(lái)，其實(shí)質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)需要形成哪些電子文件。

　　鑒別的步驟一般包括兩步：

　　第一，確定電子文件的生成節(jié)點(diǎn)；第二，設(shè)計(jì)文件登記模塊，賦予每份文件唯一的文件號(hào)。

　　電子文件的內(nèi)容鑒定和技術(shù)狀態(tài)鑒定；

　　判斷電子文件信息的有用程度（內(nèi)容鑒定）；

　　檢查電子文件的技術(shù)狀況（技術(shù)鑒定）。

　　電子文件的處置：根據(jù)確定或調(diào)整了的保管期限對(duì)電子文件所作的處理工作，如銷(xiāo)毀、繼續(xù)保存在文件系統(tǒng)中、脫機(jī)保存、遷移等。

　　對(duì)電子文件鑒定過(guò)程的記錄：可通過(guò)一定的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，內(nèi)容鑒定和部分處置工作的過(guò)程及結(jié)果可以自動(dòng)記錄在系統(tǒng)中。技術(shù)鑒定及另外一些處置工作（如縮微）的過(guò)程及結(jié)果一般由人工記錄在紙張上。

　　內(nèi)容鑒定法

　　通過(guò)審閱電子文件的內(nèi)容判斷其價(jià)值。

　　職能鑒定法

　　以判斷電子文件的職能活動(dòng)為中心，通過(guò)確定職能活動(dòng)的重要性來(lái)判斷相關(guān)電子文件的價(jià)值。

　　職能鑒定法是電子文件鑒定的基本方法，內(nèi)容鑒定法是電子文件鑒定的輔助方法。

　　職能鑒定法側(cè)重宏觀鑒定，明確有保存價(jià)值文件與無(wú)保存價(jià)值文件的界線(xiàn)；內(nèi)容鑒定法側(cè)重于對(duì)有保存價(jià)值文件的進(jìn)一步去蕪存精，形成于同一職能活動(dòng)的不同文件可能具有不同的保存價(jià)值。

　　電子文件歸檔范圍

　　將反映機(jī)構(gòu)主要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，納入歸檔范圍。

　　電子文件歸檔方式

　　邏輯歸檔與物理歸檔。

　　在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)尜A方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

　　物理歸檔是指以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式（在線(xiàn)）或以介質(zhì)傳遞方式（離線(xiàn)）將文件移交給檔案部門(mén)的過(guò)程。

　　在線(xiàn)歸檔與離線(xiàn)歸檔。

　　電子文件檢索的概念：廣義上應(yīng)包括電子文件的著錄、查找兩方面內(nèi)容。

　　目前存在兩種類(lèi)型的電子文件檢索工作：現(xiàn)行機(jī)構(gòu)電子文件檢索、檔案館電子文件檢索。

　　電子文件著錄：范圍——全面性；時(shí)間——全程性；手段——綜合性；關(guān)系——多級(jí)性；

　　電子文件的利用：復(fù)用性、利用形式多樣性、系統(tǒng)依賴(lài)性、便于傳輸。