理貨單證是指理貨公司在理貨業(yè)務(wù)中使用和出具的憑證。理貨憑證是船舶載運(yùn)貨物在港口交接當(dāng)時(shí)的數(shù)量和狀態(tài)的實(shí)際情況的原始記錄，因此具有憑證和證據(jù)的性質(zhì)。

(1)理貨委托書(shū)。理貨委托書(shū)是委托人委托理貨機(jī)構(gòu)辦理理貨業(yè)務(wù)的書(shū)面憑證。

(2)計(jì)數(shù)單。計(jì)數(shù)單是理貨人員理貨計(jì)數(shù)的原始記錄。它是判斷卸船貨物數(shù)字是否溢、短裝，裝船貨物數(shù)字是否正確的惟一依據(jù)。船方對(duì)計(jì)數(shù)單非常重視，在理貨過(guò)程中，要經(jīng)常檢查理貨人員的計(jì)數(shù)單是否準(zhǔn)確。

(3)現(xiàn)場(chǎng)記錄?，F(xiàn)場(chǎng)記錄是理貨人員記載貨物異常情況和現(xiàn)場(chǎng)情況的原始憑證。如發(fā)現(xiàn)進(jìn)口貨物在船上有原殘、混裝、隔票不清等情況，均應(yīng)編制現(xiàn)場(chǎng)記錄。

(4)日?qǐng)?bào)單。日?qǐng)?bào)單是理貨組長(zhǎng)向船方報(bào)告各艙貨物裝卸進(jìn)度的單證。進(jìn)出口貨物不能合制一張日?qǐng)?bào)單。日?qǐng)?bào)單上的貨物噸數(shù)為參考數(shù)，貨物件數(shù)是準(zhǔn)確數(shù)，它根據(jù)當(dāng)班的計(jì)數(shù)單填寫(xiě)。

(5)貨物溢短單。貨物溢短單是記載進(jìn)口貨物件數(shù)溢出或短少的證明。它由理貨組長(zhǎng)累計(jì)計(jì)數(shù)單，對(duì)照進(jìn)口艙單編制。貨物溢短單的編制，關(guān)系到船方的經(jīng)濟(jì)利益，必須經(jīng)大副或船長(zhǎng)簽字。

(6)貨物殘損單。貨物殘損單是記載進(jìn)口貨物原殘情況的證明。它由理貨組長(zhǎng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)記錄匯總編制。貨物溢短單經(jīng)大副或船長(zhǎng)簽字。

(7)分港卸貨單。分港卸貨單記載兩港分卸的同一票貨物在第一卸貨港卸貨件數(shù)的證明。由理貨人員編制，作為第二卸貨港理貨的依據(jù)。

(8)貨物分艙單。貨物分艙單是分港分艙記載每票貨物裝艙部位的清單。一個(gè)卸貨港編制一份，由理貨組長(zhǎng)根據(jù)裝貨單編制。

(9)貨物積載圖。貨物積載圖是出口貨物實(shí)際裝艙部位的示意圖，由理貨組長(zhǎng)根據(jù)裝船過(guò)程中的變化，隨時(shí)修改貨物配載圖面繪制成的。

貨物積載圖對(duì)船方了解貨物裝船情況和貨物在艙內(nèi)的積載部位，對(duì)卸貨港安排卸船作業(yè)和卸港進(jìn)貨工作，都起著重要的作用。

理貨單證是理貨機(jī)構(gòu)在理貨業(yè)務(wù)中編制以及出具的各項(xiàng)理貨工作結(jié)果的原始資料或證明。是理貨人員目睹實(shí)際情況制作和統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)場(chǎng)原始記錄，并取得交接對(duì)方認(rèn)可，具有憑證和證據(jù)的性質(zhì)。

理貨單證的作用：

1.貨物數(shù)量和狀態(tài)的交接證明。

2.利益人向責(zé)任人索賠的依據(jù)；貨運(yùn)事故司法處理證據(jù)。

3.港口、提貨人、發(fā)貨人、承運(yùn)人安排貨運(yùn)工作的依據(jù)。

4.船舶貨物管理依據(jù)。

5.發(fā)貨人、收貨人處理貿(mào)易事務(wù)的文件。

6.口岸管理機(jī)構(gòu)開(kāi)展管理的依據(jù)。

7.理貨機(jī)構(gòu)處理業(yè)務(wù)依據(jù)。

理貨單證的應(yīng)用范圍極為廣泛，涉及到貨物流通領(lǐng)域的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括倉(cāng)儲(chǔ)、裝卸、海運(yùn)、監(jiān)督管理、結(jié)匯、保險(xiǎn)、索賠等；涉及到貨物的各個(gè)關(guān)系人，包括發(fā)貨人、港口、船舶、海關(guān)、銀行、保險(xiǎn)、收貨人等；還涉及到國(guó)內(nèi)和國(guó)外。

我國(guó)理貨單證提供的對(duì)象主要是貨物交接的當(dāng)事人，以及國(guó)家行政管理機(jī)關(guān)。其他有關(guān)單位是從貨物交接當(dāng)事人那里根據(jù)工作需要索取的。各種理貨單證提供的對(duì)象是不同的，計(jì)數(shù)單、現(xiàn)場(chǎng)記錄、待時(shí)記錄、日?qǐng)?bào)單、理貨證明書(shū)、貨物積載圖、貨物分艙單提供給船方，貨物溢短單、貨物殘損單提供給船方、港方、貨方，其中貨物積載圖和貨物分艙單還要通過(guò)船方或其代理人提供給國(guó)外卸貨港。貨物溢短單和貨物殘損單還要通過(guò)船代提供給船公司。船代作為船公司的代理人，為及時(shí)了解貨物裝卸情況和便于開(kāi)展工作，理貨機(jī)構(gòu)必須向他提供理貨證明書(shū)、貨物溢短單、貨物殘損單和貨物積載圖等單證。

由于理貨單證應(yīng)用范圍和提供的對(duì)象超越了一個(gè)國(guó)家的界限，進(jìn)入了國(guó)際領(lǐng)域，因此，理貨人員編制的各種理貨單證，都要使用國(guó)際海運(yùn)中通用的英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字。

由于理貨單證集中反映了一個(gè)國(guó)家的理貨業(yè)務(wù)水平，因此，在一定意義上也反映了一個(gè)國(guó)家的工作水平。國(guó)際海員可以目睹一個(gè)國(guó)家的港口面貌和了解理貨工作的情況，而國(guó)際上接觸到理貨單證的人，就會(huì)從理貨單證的設(shè)計(jì)、印制，更主要地從理貨單證的編制質(zhì)量上，來(lái)看待這個(gè)國(guó)家的理貨機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和工作水平。

由于理貨單證流轉(zhuǎn)范圍廣泛，使用價(jià)值較高，以及在國(guó)際航運(yùn)界和世界各國(guó)港口都有較大影響。因此，對(duì)理貨單證的編制必須有嚴(yán)格的要求。一般要求如下，具體要求由理貨總公司擬定。

1.理貨單證的文字要用簡(jiǎn)練的英語(yǔ)表達(dá)，常用語(yǔ)要規(guī)范化，字體要用印刷體大寫(xiě)字母。

2.理貨單證上的數(shù)字要用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，字體要用印刷體正楷。

3.理貨單證上的內(nèi)容要填寫(xiě)齊全，不用的空格要用斜線表示無(wú)，或書(shū)寫(xiě)英文NIL。

4.理貨單證上的計(jì)量單位，要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)和符號(hào)，如重量噸用t，千克用kg，長(zhǎng)度用m，體積立方米用m³，人民幣用RMB，小時(shí)用h。

5.理貨單證上理貨人員簽名，用漢字書(shū)寫(xiě)。

6.編制理貨單證所使用的一切文字，不得潦草書(shū)寫(xiě)，但理貨人員簽名和船方批注除外。

7.編制的理貨單證必須保持整潔、美觀，不得涂改。

8.編制理貨單證一律使用鋼筆或圓珠筆，不得使用鉛筆等。