理貨單證是指理貨公司在理貨業(yè)務中使用和出具的憑證。理貨憑證是船舶載運貨物在港口交接當時的數(shù)量和狀態(tài)的實際情況的原始記錄，因此具有憑證和證據(jù)的性質。

(1)理貨委托書。理貨委托書是委托人委托理貨機構辦理理貨業(yè)務的書面憑證。

(2)計數(shù)單。計數(shù)單是理貨人員理貨計數(shù)的原始記錄。它是判斷卸船貨物數(shù)字是否溢、短裝，裝船貨物數(shù)字是否正確的惟一依據(jù)。船方對計數(shù)單非常重視，在理貨過程中，要經(jīng)常檢查理貨人員的計數(shù)單是否準確。

(3)現(xiàn)場記錄。現(xiàn)場記錄是理貨人員記載貨物異常情況和現(xiàn)場情況的原始憑證。如發(fā)現(xiàn)進口貨物在船上有原殘、混裝、隔票不清等情況，均應編制現(xiàn)場記錄。

(4)日報單。日報單是理貨組長向船方報告各艙貨物裝卸進度的單證。進出口貨物不能合制一張日報單。日報單上的貨物噸數(shù)為參考數(shù)，貨物件數(shù)是準確數(shù)，它根據(jù)當班的計數(shù)單填寫。

(5)貨物溢短單。貨物溢短單是記載進口貨物件數(shù)溢出或短少的證明。它由理貨組長累計計數(shù)單，對照進口艙單編制。貨物溢短單的編制，關系到船方的經(jīng)濟利益，必須經(jīng)大副或船長簽字。

(6)貨物殘損單。貨物殘損單是記載進口貨物原殘情況的證明。它由理貨組長根據(jù)現(xiàn)場記錄匯總編制。貨物溢短單經(jīng)大副或船長簽字。

(7)分港卸貨單。分港卸貨單記載兩港分卸的同一票貨物在第一卸貨港卸貨件數(shù)的證明。由理貨人員編制，作為第二卸貨港理貨的依據(jù)。

(8)貨物分艙單。貨物分艙單是分港分艙記載每票貨物裝艙部位的清單。一個卸貨港編制一份，由理貨組長根據(jù)裝貨單編制。

(9)貨物積載圖。貨物積載圖是出口貨物實際裝艙部位的示意圖，由理貨組長根據(jù)裝船過程中的變化，隨時修改貨物配載圖面繪制成的。

貨物積載圖對船方了解貨物裝船情況和貨物在艙內的積載部位，對卸貨港安排卸船作業(yè)和卸港進貨工作，都起著重要的作用。

理貨單證是理貨機構在理貨業(yè)務中編制以及出具的各項理貨工作結果的原始資料或證明。是理貨人員目睹實際情況制作和統(tǒng)計的現(xiàn)場原始記錄，并取得交接對方認可，具有憑證和證據(jù)的性質。

理貨單證的作用：

1.貨物數(shù)量和狀態(tài)的交接證明。

2.利益人向責任人索賠的依據(jù)；貨運事故司法處理證據(jù)。

3.港口、提貨人、發(fā)貨人、承運人安排貨運工作的依據(jù)。

4.船舶貨物管理依據(jù)。

5.發(fā)貨人、收貨人處理貿易事務的文件。

6.口岸管理機構開展管理的依據(jù)。

7.理貨機構處理業(yè)務依據(jù)。

理貨單證的應用范圍極為廣泛，涉及到貨物流通領域的各個環(huán)節(jié)，包括倉儲、裝卸、海運、監(jiān)督管理、結匯、保險、索賠等；涉及到貨物的各個關系人，包括發(fā)貨人、港口、船舶、海關、銀行、保險、收貨人等；還涉及到國內和國外。

我國理貨單證提供的對象主要是貨物交接的當事人，以及國家行政管理機關。其他有關單位是從貨物交接當事人那里根據(jù)工作需要索取的。各種理貨單證提供的對象是不同的，計數(shù)單、現(xiàn)場記錄、待時記錄、日報單、理貨證明書、貨物積載圖、貨物分艙單提供給船方，貨物溢短單、貨物殘損單提供給船方、港方、貨方，其中貨物積載圖和貨物分艙單還要通過船方或其代理人提供給國外卸貨港。貨物溢短單和貨物殘損單還要通過船代提供給船公司。船代作為船公司的代理人，為及時了解貨物裝卸情況和便于開展工作，理貨機構必須向他提供理貨證明書、貨物溢短單、貨物殘損單和貨物積載圖等單證。

由于理貨單證應用范圍和提供的對象超越了一個國家的界限，進入了國際領域，因此，理貨人員編制的各種理貨單證，都要使用國際海運中通用的英文字母和阿拉伯數(shù)字。

由于理貨單證集中反映了一個國家的理貨業(yè)務水平，因此，在一定意義上也反映了一個國家的工作水平。國際海員可以目睹一個國家的港口面貌和了解理貨工作的情況，而國際上接觸到理貨單證的人，就會從理貨單證的設計、印制，更主要地從理貨單證的編制質量上，來看待這個國家的理貨機構的工作質量和工作水平。

由于理貨單證流轉范圍廣泛，使用價值較高，以及在國際航運界和世界各國港口都有較大影響。因此，對理貨單證的編制必須有嚴格的要求。一般要求如下，具體要求由理貨總公司擬定。

1.理貨單證的文字要用簡練的英語表達，常用語要規(guī)范化，字體要用印刷體大寫字母。

2.理貨單證上的數(shù)字要用阿拉伯數(shù)字書寫，字體要用印刷體正楷。

3.理貨單證上的內容要填寫齊全，不用的空格要用斜線表示無，或書寫英文NIL。

4.理貨單證上的計量單位，要使用國家標準名稱和符號，如重量噸用t，千克用kg，長度用m，體積立方米用m³，人民幣用RMB，小時用h。

5.理貨單證上理貨人員簽名，用漢字書寫。

6.編制理貨單證所使用的一切文字，不得潦草書寫，但理貨人員簽名和船方批注除外。

7.編制的理貨單證必須保持整潔、美觀，不得涂改。

8.編制理貨單證一律使用鋼筆或圓珠筆，不得使用鉛筆等。