客戶服務(wù)系統(tǒng)是一個人員、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)和戰(zhàn)略相協(xié)調(diào)的系統(tǒng)，它提供了獲取組織資源的恰當(dāng)渠道，通過一種互動的溝通方式來創(chuàng)造客戶價值和企業(yè)價值。

客戶服務(wù)系統(tǒng)是圍繞服務(wù)展開的，它的核心理念是顧客滿意和顧客忠誠，是通過取得顧客滿意和忠誠來促進(jìn)相互有利的交換，最終實(shí)現(xiàn)營銷績效的改進(jìn)。同時通過優(yōu)質(zhì)服務(wù)塑造和強(qiáng)化公司良好的公共形象，創(chuàng)造有利的輿論環(huán)境，爭取有利的政府政策，最終實(shí)現(xiàn)公司的長期發(fā)展。

一、自動語音應(yīng)答(IVR)

撥入客戶服務(wù)系統(tǒng)的客戶，首先由自動語音應(yīng)答導(dǎo)航：“您好，歡迎使用……”，客戶聽到的是專業(yè)播音員的錄音，語音清晰、親切。這些大量重復(fù)性的信息可引導(dǎo)到自動語音播報系統(tǒng)，這樣就可使客服人員從大量的重復(fù)性勞動中解放出來，從而可以減少人工座席數(shù)量，也可避免情緒不佳等因素對客戶的影響，為客戶提供更專業(yè)、周到的服務(wù)，提升企業(yè)形象。與熱線電話相比，客戶服務(wù)中心運(yùn)營 成本更低，服務(wù)質(zhì)量更高 。

客戶可按自己的意愿選擇自動語音播報及人工座席應(yīng)答；對于新客戶可以選擇自動語音播報，了解服務(wù)中心的業(yè)務(wù)情況、如需人工幫助可轉(zhuǎn)入相關(guān)人工座席。

二、智能話務(wù)分配(ACD)

自動呼叫分配系統(tǒng)(ACD)是客戶服務(wù)中心有別于一般的熱線電話系統(tǒng)的重要部分，在一個客戶服務(wù)中心中，ACD成批的處理來話呼叫，并將這些來話按話務(wù)量平均分配，也可按 指定的轉(zhuǎn)接方式 傳送給具有相關(guān)職責(zé)或技能的各個業(yè)務(wù)代理。ACD提高了系統(tǒng)的效率，減少了客戶服務(wù)中心系統(tǒng)的開銷，并使公司能更好的利用客戶資源。

三 、流程編輯

用戶可以根據(jù)系統(tǒng)提供的控件任意組合，方便、快捷地生成所需要的業(yè)務(wù)。對業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的訪問，通過系統(tǒng)提供的外部服務(wù)控件可以方便地實(shí)現(xiàn)。不同業(yè)務(wù)流程之間可以相互轉(zhuǎn)移。

利用業(yè)務(wù)生成系統(tǒng)，可在短的時間內(nèi)生成大量的自動語音處理流程。如與交換數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，可用以實(shí)現(xiàn)各種各樣復(fù)雜的功能，實(shí)現(xiàn)各種動態(tài)信息的查詢。由于采用開放動態(tài)鏈接庫的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)及控制交互，所以這些功能既可以由系統(tǒng)提供商負(fù)責(zé)開發(fā)，也可以由系統(tǒng)維護(hù)人員生成，并可隨時添加新的功能。

四、錄音管理

同時進(jìn)行多路電話錄音、監(jiān)聽的設(shè)備。 是計算機(jī)技術(shù)與語音技術(shù)的完美結(jié)合。由于采用了先進(jìn)的 數(shù)碼錄音技術(shù)，配以功能強(qiáng)大、可靠的軟件，并借助大容量計算機(jī)硬盤作為存儲介質(zhì)，完全突破了傳統(tǒng)的電話錄音概念。

綜合特點(diǎn)如下 ：

• 多路同時錄音：可同時錄音多路電話，而且各通道之間互不干擾，對通話質(zhì)量沒有影響。

• 多種錄音方式：可以全自動錄音(采用聲控或壓控)，也可手動錄音(鍵控)。

• 適合多種錄音環(huán)境：可直接對直線電話錄音；也可與交換機(jī)配合使用，對交換機(jī)的外線、內(nèi)線同時錄音。

• 自動記錄主叫號碼、被叫號碼，識別來電者的身份。

• 電話篩選錄音：可以對所有通話錄音，也可選擇特定號碼錄音。自動識別通話與上網(wǎng)，不對上網(wǎng)用戶錄音(如撥打163 上網(wǎng)，錄音系統(tǒng)不啟動錄音)

• 線上(On-line)即時監(jiān)聽錄音：可實(shí)時監(jiān)聽每一條線路的通話內(nèi)容，并可隨時調(diào)節(jié)音量。

• 錄音編輯與查詢：可采用多種方式對錄音文件查詢，并可根據(jù)通話內(nèi)容及聯(lián)系人等重要信息對錄音文件進(jìn)行編輯。

• 網(wǎng)絡(luò)查聽：LinkTel-VR錄音系統(tǒng)引入了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用戶可通過電腦網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查聽。

• 自動備份：可設(shè)置自動備份的時間、備份介質(zhì)(如：硬盤、CD-R、MO等數(shù)據(jù)存儲設(shè)備)。

• 系統(tǒng)管理：可設(shè)定不同等級的密碼保護(hù)，除了系統(tǒng)管理員使用最高級的密碼外，還有用戶密碼、錄音文檔查詢密碼等多種保護(hù)措施。

• 錄音文件的兩級保護(hù)：除了按用戶要求進(jìn)行備份外，LinkTel-VR錄音系統(tǒng)還增加了錄音文件整理程序，整理程序可以恢復(fù)由于用戶誤操作而刪除的重要信息。

• 多種壓縮方式：PCM(35hr/G)、ADPCM(70hr/G) 、GSM(175hr/G) 。最大壓縮率為5倍，采用GSM壓縮方式，錄音時間比無壓縮方式的錄音時間長五倍。例如，當(dāng)系統(tǒng)安裝了一個 20G 硬盤時，錄音容量約 3400 小時。

• 可設(shè)定工作時段：為增加系統(tǒng)使用彈性，除選擇24小時錄音外，系統(tǒng)可在三個工作時段范圍工作，在非工作時段系統(tǒng)停止錄音。

五、 自動收發(fā)傳真功能

自動傳真：客戶可以通過電話按鍵選擇某一特定的傳真服務(wù)，傳真服務(wù)器會自動根據(jù)客戶的輸入動態(tài)生成傳真文件(包括根據(jù)數(shù)據(jù)庫資料動態(tài)生成的報表)，并自動發(fā)送傳真給客戶，而不需要人工的干預(yù)。

電腦傳真：如果業(yè)務(wù)代理在與客戶交談時需要立即為客戶發(fā)傳真，她可以啟動座席電腦上的桌面?zhèn)髡妫瑒t當(dāng)前客戶的資料如客戶名、傳真號等就會自動調(diào)出，再選擇客戶所需的傳真內(nèi)容，然后業(yè)務(wù)代理就可以點(diǎn)擊發(fā)送按鈕把傳真發(fā)送出去了。

六、短信自動收發(fā)與管理

短信是現(xiàn)代人新獲得的一個重要的溝通手段，實(shí)現(xiàn)短信的自動收發(fā)與管理能夠很方便的實(shí)現(xiàn)與客戶的溝通，及時方便。坐席人員用鼠標(biāo)就可以實(shí)現(xiàn)對多個客戶發(fā)送及時信息或近期公司的促銷信息，客戶發(fā)來的信息可以保存在相關(guān)的目錄下，方便后期的管理。

七、電子郵件的收發(fā)管理

電子郵件是商務(wù)領(lǐng)域的重要的溝通手段，當(dāng)然也是為不方便用電話的客戶(如聾啞人)，擁有這個功能絕對是對客戶的關(guān)懷。其使用的形式與短信、傳真類似。

八、人工坐席的應(yīng)答

根據(jù)客戶的需要，將進(jìn)行自動語音應(yīng)答(IVR)的話路轉(zhuǎn)接到人工座席上，客戶將和業(yè)務(wù)代理進(jìn)行一對一的交談，接受客戶預(yù)定、解答客戶的疑問或輸入客戶的信息。另外，坐席員也可以將查詢的結(jié)果采用自動語音播報給客戶。坐席掛機(jī)后，通過按鍵對坐席評價或投訴。功能上可以分為普通坐席和班長坐席。

• 普通坐席完成的功能主要有： 人員登記、人工來話應(yīng)答、臨時閉席、來話轉(zhuǎn)接、三方(或多方)通話、呼叫、資料查詢、了解話務(wù)記錄、咨詢旁聽等。

• 班長坐席完成的功能主要有：監(jiān)聽、強(qiáng)插、強(qiáng)拆、撥外線、了解話務(wù)員記錄及概括等。

九、來電號碼的顯示與客戶資料的自動彈出

客服人員面對大量的客戶，迅速的獲悉來電客戶的身份、背景資料以及歷史資料在很大程度上決定了其服務(wù)質(zhì)量。通過自動被叫號碼證實(shí)及自動主叫號碼證實(shí)，客戶服務(wù)中心將在建立路由的同時檢索與其相連的中心數(shù)據(jù)庫，將客戶資料同步的顯示在客服人員的計算機(jī)上(Pop-Screen)。方便客服人員的輸入，提高了效率與正確率。

十、客戶資料的電腦查詢與錄入

人工座席可以詢問客戶問題，然后運(yùn)行座席電腦上的專用查詢軟件，到數(shù)據(jù)庫中查找相應(yīng)數(shù)據(jù)，坐席可以參考找到的結(jié)果，和客戶進(jìn)行輕松交流，同時也可以將查到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成語音，讓客戶自己傾聽所需資料。

此部分同時提供數(shù)據(jù)采集功能，當(dāng)座席人員和客戶通話時或通話后，根據(jù)系統(tǒng)的提示，將必要的通話結(jié)果輸入到數(shù)據(jù)庫中，留作將來的數(shù)據(jù)挖掘之用。