審計文書是指國家審計機關(guān)、單位內(nèi)部審計機構(gòu)、社會審計組織的審計人員在審計工作中，依照必要的程序和手續(xù)，因業(yè)務(wù)需要而制作的并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的各類文書的總稱。它是審計工作的記錄和文字憑證。

目前，以國家審計為主導(dǎo)、內(nèi)部審計為基礎(chǔ)、社會審計為補充的審計體系在我國初具規(guī)模。審計工作是高層次的經(jīng)濟監(jiān)督，對維護財經(jīng)紀律有重要作用。審計文書是審計工作的一個組成部分。離開了審計文書，審計工作根本無法進行。審計文書既是記錄和報告審計情況和成果，發(fā)布審計結(jié)論和決定，處理審計事務(wù)，傳送意圖的重要工具；又是國家審計意志和審計職權(quán)的集中體現(xiàn)。

審計文書按照審計工作的具體進程可分為四大類，主要文書有16種。

(1)審計通知。這是審計機關(guān)向被審計單位及有關(guān)部門，就審計的內(nèi)容、范圍、方式、時間、要求及審計人員名單等，專門發(fā)出的通知。分為：審計通知書、授權(quán)審計通知書、委托審計通知書、內(nèi)部審計通知書。

(2)審計管理文書。分為：審計業(yè)務(wù)文稿、審計工作方案、審計工作記錄、調(diào)查記錄、審計工作底稿、被審計單位基本情況?！?

(3)審計報告。這是審計機關(guān)、機構(gòu)或部門派出的審計組，完成審計工作后。

提交的全面反映情況的報告。分為：審計報告、審計報告征求意見書。

(4)審計結(jié)論文書。這是審計機關(guān)專門就審計事項提出結(jié)論或作出處理決定的材料。分為：審計結(jié)論、審計處理決定、執(zhí)行審計結(jié)論和處理決定回函。

(1)合法性。依法審計是審計監(jiān)督的基本原則，因此，各類審計文書的寫作，特別是要得出結(jié)論和作出處理決定的審計文書，必須以有關(guān)法律為準繩。同時，制發(fā)審計文書，處理審計監(jiān)督事務(wù)，還要切實貫徹黨和國家的方針政策，以維護國家和人民群眾的根本利益為出發(fā)點。而不能濫用職權(quán)，徇私舞弊，主觀武斷地作出評判。

(2)權(quán)威性。有些審計文書是以文件的形式制發(fā)的，有著法律的權(quán)威性，如“審計結(jié)論和處理決定”一經(jīng)形成、生效，就要求有關(guān)單位和人員必須認真對待和執(zhí)行。如有不同意見，可按特定程序提出復(fù)議要求，但不能置之不理。有些審計文書，不以正式文件的形式發(fā)出，而是要作為制發(fā)文件的依據(jù)或記錄審計活動的證明，如審計取證材料、審計工作底稿等，這些材料具有與以文件形式發(fā)出的審計文書相同的效力。

(3)保密性。審計文書，特別是審計業(yè)務(wù)公文，大多數(shù)是涉及國家的政策和經(jīng)濟指標，涉及具體經(jīng)濟問題及對具體單位、人員的處理。因此，對有些內(nèi)容需要在一定的期限或一定的范圍內(nèi)，予以保密。審計文書，特別是審計業(yè)務(wù)文書，一般都不是普發(fā)性的，絕大多數(shù)是只發(fā)給一個或幾個收文單位。

一、明確中心思想

在開始寫作之前，首先要確定自己想要表達和傳遞的信息。先自問：“在我的文書中要表達的中心思想是什么?”換句話說，你寫書面報告要表達的主要目的、主題或觀點是什么。一旦確立了這種觀點，它就成了你討論問題的邏輯起點。

清晰、明確的主題是把整篇文書有機聯(lián)系起來的紐帶。更進一步地講，這一主題界定了文書的范圍，有助于確定在文書中應(yīng)包含什么，不應(yīng)包含什么。作為對全部討論的總體概括，主題的建立是確立文檔結(jié)構(gòu)的第一步。

對主要觀點需要特別關(guān)注的內(nèi)容之一是你要傳遞的信息的總體目標，或取得的主要結(jié)果。特別是你必須決定，你是要向讀者提供一定的信息還是要說服讀者。舉個例子說，假如文書的目的是分析年度銷售數(shù)據(jù)，說明實際情況與預(yù)期數(shù)據(jù)的差異，提供的信息就是曉諭性質(zhì)的。如果你需要分析銷售數(shù)據(jù)及相關(guān)差異，以提出有關(guān)預(yù)算調(diào)整的建議，可能就需要有具有說服性的內(nèi)容。首先確定提供信息的目的使你能夠明確所寫的文書到底是簡單提供相關(guān)的信息還是要證實某個觀點，并且還能夠使你確定正確的敘述語氣。

二、樹立支持論點，并構(gòu)建文書提綱

確立中心思想之后，接著就要提出支持性的論點，以強化你的主要觀點并在此基礎(chǔ)上進行擴展。這些論點提供特定的細節(jié)對文書要提供的信息和要達到的目的提供支持。

提出關(guān)鍵性支持論點的一種方式就是圍繞中心命題回答一些具體問題。為了確定應(yīng)包含的論點，也許自問下列問題是有益的：

·我提交文書的期望是什么?

·提交文書要實現(xiàn)什么目標?

·在文書中需要陳述哪些具體內(nèi)容?

·不同論點的重要性順序如何?

·讀者是誰?

·讀者的專業(yè)水平怎樣?

·需要提供多少細節(jié)和背景信息?

·讀者會如何運用這些信息?

·怎樣有效地傳達這些信息?

對這些問題的回答有助于你發(fā)現(xiàn)為讀者提供的合適資料以及傳遞信息所需的特殊細節(jié)。這種信息隨后就能用來創(chuàng)建粗略大綱，搭建文書框架。

某些支持性論點可以用作文書大綱的主要條目，每一條目下要有有關(guān)這些論點的詳盡的細節(jié)描述。大綱不需要按照羅馬或阿拉伯?dāng)?shù)字或平行的分條等嚴格的形式列出。相反，可以簡單地由帶有附屬觀點的主要觀點組成，以表明文書的主要組成部分以及附屬組成部分。寫文書的時候，大綱的主要條目可用作標題以便讀者能夠快速瀏覽主要內(nèi)容。

在大綱上花費多一點精力會為寫作過程帶來便利。有了主要的論點，文書的詳細內(nèi)容寫起來會更加容易。這樣做還能減少組織整個文書的時間，因為修改大綱比更改已經(jīng)完成的文書的結(jié)構(gòu)要容易得多。但是，需要注意的是，這種練習(xí)只是寫文書的初級階段。大綱的重要性應(yīng)是建立在要提出的觀點和觀念以及文書的總體結(jié)構(gòu)之上的，所以，不必擔(dān)心個別的措辭。

三、先寫最簡單的部分

文書的第一句話在寫文書時往往是最困難的。鑒于此，你會發(fā)現(xiàn)，從文書最簡單的部分寫起是有益的。

首先將大綱中的詞句寫成段落。要將形成的觀點迅速落在紙上，具體的語法、拼寫、句法等隨后可以修正。這時你的主要目標應(yīng)該是將你的想法記錄下來，不要試圖在寫的過程中進行校讀。這種方法能夠使你盡快地寫出初稿，第一部分的完成會使你更有信心，你會接著完成文書的剩余部分。

記住，最困擾作者的問題是所謂的“白頁綜合癥”。你不必總是從引言寫起。

四、以主題句開始一個段落

主題句代表段落的中心思想。在寫主題句時需要用心遣詞造句，這種句子是維系每一個段落的線索。

為了讓工作繁忙的讀者能夠迅速抓住文書的主要觀點，主題句一般放在段落的開始。因為第一句占據(jù)顯著的位置，更容易引起讀者的注意。另外，以有效的主題句開始，也便于你的寫作過程，它有助于在段落中提出和控制要包含的信息。主題句應(yīng)表達清楚，含義集中，代表段落論述的主要觀點。

在寫說服性文書時，有時也可以把主題句放在段落末尾，以便把讀者引導(dǎo)到作者的觀點。在首先理解了作者的依據(jù)以后，讀者可能就更樂于接受作者的觀點了。但是，這種方法只能用在你要強調(diào)論據(jù)，并證明了這樣做的效果之后使用。

五、用第一人稱

只要有可能，文書應(yīng)代表第一人稱的觀點。也就是說，在行文中應(yīng)避免使用“作者”、“筆者”等稱謂，而簡單地用“我”或“我們”。用第一人稱寫作方便、直接而且自然。它反映了假如你能夠與讀者面對面的交談，你可能采取的交流方式。而且，這有助于建立起與讀者的聯(lián)系，保證不會因冷冰冰的、缺乏人情味的語句而拉大彼此間的距離。

六、采用主動句形式

在描述行為的效果時，通常用主動句比用被動結(jié)構(gòu)傳遞信息更直接、更有力。比如，“我編制預(yù)算”，就是使用主動句。這種語句是表達思想的自然而便捷的方式，且用詞簡潔。相反，用被動結(jié)構(gòu)則顯得繁復(fù)啰嗦。

盡管主動句在多數(shù)情況下效果最好，但是某些特定的情況下還是需要用被動結(jié)構(gòu)的。比如，在行為人未知的情況下，或者已知行為人卻不想提及的情況下，或是因為經(jīng)營戰(zhàn)略或者法律方法的要求需要匿名的情況，等等。

當(dāng)然，被動句的使用要適度，過多使用這種間接形式的句子會降低文書的可讀性，損害文書的含義。

七、使用具體名詞和行為動詞

具體名詞表示的是那些可以聽、觸摸、聞和品嘗的物品，比如桌子、鮮花等等，它們都是實實在在的物體或物質(zhì)。相反，那些抽象名詞多指那些無法感知的東西，它代表著抽象或者無形的概念，如“恐懼”|“奉獻”等詞語。抽象名詞會因為讀者不同而有不同的理解，因此，一般不適用于商業(yè)寫作。但具體名詞會有助于表達具體細節(jié)或傳遞一些事實，而不是一些印象。

作者可以通過將具體名詞和行為動詞、或者表明一個對象實施的行為的動詞結(jié)合使用來強化文書。與“是”、“感覺”、“似乎”等用來聯(lián)接一個句子兩個部分而不是表達某項行為的系動詞相反，行為動詞增加了寫作的動態(tài)效果。將具體名詞和行為動詞結(jié)合起來運用，有助于在讀者的頭腦中形成生動的視覺印象，從而增強文書的整體效果。例如這樣一個句子：“第三季度，經(jīng)營狀況是好的”?！盃顩r”這個抽象名詞以及系動詞“是”的使用致使這個句子平淡、易忘。但是把句子的后半部分換成具體名詞和行為動詞后，就變成了一個很容易與讀者產(chǎn)生共鳴的句子：“第三季度，凈收入增長了15%”。

主動句和行為動詞的配合有助于消除文字的拙劣，而使表達非常流暢。直接的、行為導(dǎo)向的句子提高了文書的可讀性，提高了文書被記住的可能性。

八、使用易于讀者理解的詞匯

過度使用行話——某一行業(yè)的特殊詞匯，容易使讀者感到困惑，致使溝通出現(xiàn)錯誤。這種語言應(yīng)該僅僅限定在沒有其他選擇的情況下使用。也就是說，專業(yè)術(shù)語應(yīng)該在使用一般的詞匯或短語無法表達思想，或者讀者了解這些術(shù)語，并且期望使用術(shù)語的情況下使用。

其他類型的復(fù)雜術(shù)語也會影響文書的理解，造成閱讀上的障礙。例如報告中包含這樣的句子：“由于連鎖事件，經(jīng)營失敗了?！本渥又邪恕斑B鎖”這一不常用的詞。為保證讀者理解，這個句子可以改為：“由于一系列相關(guān)的事件，經(jīng)營失敗了”?！耙幌盗邢嚓P(guān)”這個詞不僅容易理解，而且不太可能將讀者的注意力吸引到作者要表達的含義之外的措辭上。

在某些情況下，使用復(fù)雜的、技術(shù)性的語言是適當(dāng)?shù)?，但也?yīng)該盡可能地使用簡單、直接的詞語。如果沒有可替代的技術(shù)性詞匯，不是對所有讀者都熟悉的術(shù)語應(yīng)該在文中一出現(xiàn)的時候，就加以界定。

九、使用段落標題

段落標題就像路邊的標志牌，它們突出了文書中的關(guān)鍵要素，使讀者能夠很容易地把握全文。這些標題有助于讀者跟隨文書的結(jié)構(gòu)，使他們能夠躍過一些討論的細節(jié)而直接抓住主要觀點。鑒于此，你應(yīng)該盡可能地使用段落標題。

標題可以是提示性的，如“應(yīng)收賬款”；也可以是描述性的，如“第三季度，增加了應(yīng)收賬款”。如果去除這些標題，文書依然流暢易讀。換句話說，標題是用來補充正文的，而不是代替正文的，它能夠為讀者閱讀文書提供多個入口。

另外，不要在兩個標題中間沒有任何過渡的情況下，在標題下面立即加上一個次一級的標題，而應(yīng)利用大標題和小標題之間的空間給讀者提供一個下面段落主要內(nèi)容的總括性說明。

十、編寫一個摘要

可以利用文書的摘要對全文的重要內(nèi)容進行簡單的說明。一個有效的摘要可以告訴讀者，閱讀這份文書，可以從中知道什么，這些內(nèi)容怎樣適合他們，而且能夠使讀者在快速瀏覽后，決定是否對整個文書進行閱讀。

為確保讀者在閱讀全文前閱讀這份摘要，摘要一定要放在文書的開始部分。摘要可以由單個的句子或者單個的段落構(gòu)成，也可以羅列一系列的小標題。

寫作的重要性之所以被如此的強調(diào)，是因為報告文書等通常是所有的檢查和分析工作結(jié)果的主要體現(xiàn)，能否取得全面成功經(jīng)常取決于最后以書面形式有效地傳遞你的觀點的能力。

利用有組織的方法，花時間起草一份清晰、連貫的文書可以幫助讀者節(jié)省時間，保證文書內(nèi)容被充分理解，增加文書達到預(yù)期目的的可能性。通過文書，讀者會理解你所做的努力，你的書面溝通也很可能會達到增加價值的目的。