審計(jì)文書是指國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)、社會(huì)審計(jì)組織的審計(jì)人員在審計(jì)工作中，依照必要的程序和手續(xù)，因業(yè)務(wù)需要而制作的并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的各類文書的總稱。它是審計(jì)工作的記錄和文字憑證。

目前，以國(guó)家審計(jì)為主導(dǎo)、內(nèi)部審計(jì)為基礎(chǔ)、社會(huì)審計(jì)為補(bǔ)充的審計(jì)體系在我國(guó)初具規(guī)模。審計(jì)工作是高層次的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督，對(duì)維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律有重要作用。審計(jì)文書是審計(jì)工作的一個(gè)組成部分。離開了審計(jì)文書，審計(jì)工作根本無(wú)法進(jìn)行。審計(jì)文書既是記錄和報(bào)告審計(jì)情況和成果，發(fā)布審計(jì)結(jié)論和決定，處理審計(jì)事務(wù)，傳送意圖的重要工具；又是國(guó)家審計(jì)意志和審計(jì)職權(quán)的集中體現(xiàn)。

審計(jì)文書按照審計(jì)工作的具體進(jìn)程可分為四大類，主要文書有16種。

(1)審計(jì)通知。這是審計(jì)機(jī)關(guān)向被審計(jì)單位及有關(guān)部門，就審計(jì)的內(nèi)容、范圍、方式、時(shí)間、要求及審計(jì)人員名單等，專門發(fā)出的通知。分為：審計(jì)通知書、授權(quán)審計(jì)通知書、委托審計(jì)通知書、內(nèi)部審計(jì)通知書。

(2)審計(jì)管理文書。分為：審計(jì)業(yè)務(wù)文稿、審計(jì)工作方案、審計(jì)工作記錄、調(diào)查記錄、審計(jì)工作底稿、被審計(jì)單位基本情況?！?

(3)審計(jì)報(bào)告。這是審計(jì)機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)或部門派出的審計(jì)組，完成審計(jì)工作后。

提交的全面反映情況的報(bào)告。分為：審計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書。

(4)審計(jì)結(jié)論文書。這是審計(jì)機(jī)關(guān)專門就審計(jì)事項(xiàng)提出結(jié)論或作出處理決定的材料。分為：審計(jì)結(jié)論、審計(jì)處理決定、執(zhí)行審計(jì)結(jié)論和處理決定回函。

(1)合法性。依法審計(jì)是審計(jì)監(jiān)督的基本原則，因此，各類審計(jì)文書的寫作，特別是要得出結(jié)論和作出處理決定的審計(jì)文書，必須以有關(guān)法律為準(zhǔn)繩。同時(shí)，制發(fā)審計(jì)文書，處理審計(jì)監(jiān)督事務(wù)，還要切實(shí)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，以維護(hù)國(guó)家和人民群眾的根本利益為出發(fā)點(diǎn)。而不能濫用職權(quán)，徇私舞弊，主觀武斷地作出評(píng)判。

(2)權(quán)威性。有些審計(jì)文書是以文件的形式制發(fā)的，有著法律的權(quán)威性，如“審計(jì)結(jié)論和處理決定”一經(jīng)形成、生效，就要求有關(guān)單位和人員必須認(rèn)真對(duì)待和執(zhí)行。如有不同意見(jiàn)，可按特定程序提出復(fù)議要求，但不能置之不理。有些審計(jì)文書，不以正式文件的形式發(fā)出，而是要作為制發(fā)文件的依據(jù)或記錄審計(jì)活動(dòng)的證明，如審計(jì)取證材料、審計(jì)工作底稿等，這些材料具有與以文件形式發(fā)出的審計(jì)文書相同的效力。

(3)保密性。審計(jì)文書，特別是審計(jì)業(yè)務(wù)公文，大多數(shù)是涉及國(guó)家的政策和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，涉及具體經(jīng)濟(jì)問(wèn)題及對(duì)具體單位、人員的處理。因此，對(duì)有些內(nèi)容需要在一定的期限或一定的范圍內(nèi)，予以保密。審計(jì)文書，特別是審計(jì)業(yè)務(wù)文書，一般都不是普發(fā)性的，絕大多數(shù)是只發(fā)給一個(gè)或幾個(gè)收文單位。

一、明確中心思想

在開始寫作之前，首先要確定自己想要表達(dá)和傳遞的信息。先自問(wèn)：“在我的文書中要表達(dá)的中心思想是什么?”換句話說(shuō)，你寫書面報(bào)告要表達(dá)的主要目的、主題或觀點(diǎn)是什么。一旦確立了這種觀點(diǎn)，它就成了你討論問(wèn)題的邏輯起點(diǎn)。

清晰、明確的主題是把整篇文書有機(jī)聯(lián)系起來(lái)的紐帶。更進(jìn)一步地講，這一主題界定了文書的范圍，有助于確定在文書中應(yīng)包含什么，不應(yīng)包含什么。作為對(duì)全部討論的總體概括，主題的建立是確立文檔結(jié)構(gòu)的第一步。

對(duì)主要觀點(diǎn)需要特別關(guān)注的內(nèi)容之一是你要傳遞的信息的總體目標(biāo)，或取得的主要結(jié)果。特別是你必須決定，你是要向讀者提供一定的信息還是要說(shuō)服讀者。舉個(gè)例子說(shuō)，假如文書的目的是分析年度銷售數(shù)據(jù)，說(shuō)明實(shí)際情況與預(yù)期數(shù)據(jù)的差異，提供的信息就是曉諭性質(zhì)的。如果你需要分析銷售數(shù)據(jù)及相關(guān)差異，以提出有關(guān)預(yù)算調(diào)整的建議，可能就需要有具有說(shuō)服性的內(nèi)容。首先確定提供信息的目的使你能夠明確所寫的文書到底是簡(jiǎn)單提供相關(guān)的信息還是要證實(shí)某個(gè)觀點(diǎn)，并且還能夠使你確定正確的敘述語(yǔ)氣。

二、樹立支持論點(diǎn)，并構(gòu)建文書提綱

確立中心思想之后，接著就要提出支持性的論點(diǎn)，以強(qiáng)化你的主要觀點(diǎn)并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展。這些論點(diǎn)提供特定的細(xì)節(jié)對(duì)文書要提供的信息和要達(dá)到的目的提供支持。

提出關(guān)鍵性支持論點(diǎn)的一種方式就是圍繞中心命題回答一些具體問(wèn)題。為了確定應(yīng)包含的論點(diǎn)，也許自問(wèn)下列問(wèn)題是有益的：

·我提交文書的期望是什么?

·提交文書要實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)?

·在文書中需要陳述哪些具體內(nèi)容?

·不同論點(diǎn)的重要性順序如何?

·讀者是誰(shuí)?

·讀者的專業(yè)水平怎樣?

·需要提供多少細(xì)節(jié)和背景信息?

·讀者會(huì)如何運(yùn)用這些信息?

·怎樣有效地傳達(dá)這些信息?

對(duì)這些問(wèn)題的回答有助于你發(fā)現(xiàn)為讀者提供的合適資料以及傳遞信息所需的特殊細(xì)節(jié)。這種信息隨后就能用來(lái)創(chuàng)建粗略大綱，搭建文書框架。

某些支持性論點(diǎn)可以用作文書大綱的主要條目，每一條目下要有有關(guān)這些論點(diǎn)的詳盡的細(xì)節(jié)描述。大綱不需要按照羅馬或阿拉伯?dāng)?shù)字或平行的分條等嚴(yán)格的形式列出。相反，可以簡(jiǎn)單地由帶有附屬觀點(diǎn)的主要觀點(diǎn)組成，以表明文書的主要組成部分以及附屬組成部分。寫文書的時(shí)候，大綱的主要條目可用作標(biāo)題以便讀者能夠快速瀏覽主要內(nèi)容。

在大綱上花費(fèi)多一點(diǎn)精力會(huì)為寫作過(guò)程帶來(lái)便利。有了主要的論點(diǎn)，文書的詳細(xì)內(nèi)容寫起來(lái)會(huì)更加容易。這樣做還能減少組織整個(gè)文書的時(shí)間，因?yàn)樾薷拇缶V比更改已經(jīng)完成的文書的結(jié)構(gòu)要容易得多。但是，需要注意的是，這種練習(xí)只是寫文書的初級(jí)階段。大綱的重要性應(yīng)是建立在要提出的觀點(diǎn)和觀念以及文書的總體結(jié)構(gòu)之上的，所以，不必?fù)?dān)心個(gè)別的措辭。

三、先寫最簡(jiǎn)單的部分

文書的第一句話在寫文書時(shí)往往是最困難的。鑒于此，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，從文書最簡(jiǎn)單的部分寫起是有益的。

首先將大綱中的詞句寫成段落。要將形成的觀點(diǎn)迅速落在紙上，具體的語(yǔ)法、拼寫、句法等隨后可以修正。這時(shí)你的主要目標(biāo)應(yīng)該是將你的想法記錄下來(lái)，不要試圖在寫的過(guò)程中進(jìn)行校讀。這種方法能夠使你盡快地寫出初稿，第一部分的完成會(huì)使你更有信心，你會(huì)接著完成文書的剩余部分。

記住，最困擾作者的問(wèn)題是所謂的“白頁(yè)綜合癥”。你不必總是從引言寫起。

四、以主題句開始一個(gè)段落

主題句代表段落的中心思想。在寫主題句時(shí)需要用心遣詞造句，這種句子是維系每一個(gè)段落的線索。

為了讓工作繁忙的讀者能夠迅速抓住文書的主要觀點(diǎn)，主題句一般放在段落的開始。因?yàn)榈谝痪湔紦?jù)顯著的位置，更容易引起讀者的注意。另外，以有效的主題句開始，也便于你的寫作過(guò)程，它有助于在段落中提出和控制要包含的信息。主題句應(yīng)表達(dá)清楚，含義集中，代表段落論述的主要觀點(diǎn)。

在寫說(shuō)服性文書時(shí)，有時(shí)也可以把主題句放在段落末尾，以便把讀者引導(dǎo)到作者的觀點(diǎn)。在首先理解了作者的依據(jù)以后，讀者可能就更樂(lè)于接受作者的觀點(diǎn)了。但是，這種方法只能用在你要強(qiáng)調(diào)論據(jù)，并證明了這樣做的效果之后使用。

五、用第一人稱

只要有可能，文書應(yīng)代表第一人稱的觀點(diǎn)。也就是說(shuō)，在行文中應(yīng)避免使用“作者”、“筆者”等稱謂，而簡(jiǎn)單地用“我”或“我們”。用第一人稱寫作方便、直接而且自然。它反映了假如你能夠與讀者面對(duì)面的交談，你可能采取的交流方式。而且，這有助于建立起與讀者的聯(lián)系，保證不會(huì)因冷冰冰的、缺乏人情味的語(yǔ)句而拉大彼此間的距離。

六、采用主動(dòng)句形式

在描述行為的效果時(shí)，通常用主動(dòng)句比用被動(dòng)結(jié)構(gòu)傳遞信息更直接、更有力。比如，“我編制預(yù)算”，就是使用主動(dòng)句。這種語(yǔ)句是表達(dá)思想的自然而便捷的方式，且用詞簡(jiǎn)潔。相反，用被動(dòng)結(jié)構(gòu)則顯得繁復(fù)啰嗦。

盡管主動(dòng)句在多數(shù)情況下效果最好，但是某些特定的情況下還是需要用被動(dòng)結(jié)構(gòu)的。比如，在行為人未知的情況下，或者已知行為人卻不想提及的情況下，或是因?yàn)?a href="/wiki/%E7%BB%8F%E8%90%A5%E6%88%98%E7%95%A5" title="經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略">經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略或者法律方法的要求需要匿名的情況，等等。

當(dāng)然，被動(dòng)句的使用要適度，過(guò)多使用這種間接形式的句子會(huì)降低文書的可讀性，損害文書的含義。

七、使用具體名詞和行為動(dòng)詞

具體名詞表示的是那些可以聽、觸摸、聞和品嘗的物品，比如桌子、鮮花等等，它們都是實(shí)實(shí)在在的物體或物質(zhì)。相反，那些抽象名詞多指那些無(wú)法感知的東西，它代表著抽象或者無(wú)形的概念，如“恐懼”|“奉獻(xiàn)”等詞語(yǔ)。抽象名詞會(huì)因?yàn)樽x者不同而有不同的理解，因此，一般不適用于商業(yè)寫作。但具體名詞會(huì)有助于表達(dá)具體細(xì)節(jié)或傳遞一些事實(shí)，而不是一些印象。

作者可以通過(guò)將具體名詞和行為動(dòng)詞、或者表明一個(gè)對(duì)象實(shí)施的行為的動(dòng)詞結(jié)合使用來(lái)強(qiáng)化文書。與“是”、“感覺(jué)”、“似乎”等用來(lái)聯(lián)接一個(gè)句子兩個(gè)部分而不是表達(dá)某項(xiàng)行為的系動(dòng)詞相反，行為動(dòng)詞增加了寫作的動(dòng)態(tài)效果。將具體名詞和行為動(dòng)詞結(jié)合起來(lái)運(yùn)用，有助于在讀者的頭腦中形成生動(dòng)的視覺(jué)印象，從而增強(qiáng)文書的整體效果。例如這樣一個(gè)句子：“第三季度，經(jīng)營(yíng)狀況是好的”。“狀況”這個(gè)抽象名詞以及系動(dòng)詞“是”的使用致使這個(gè)句子平淡、易忘。但是把句子的后半部分換成具體名詞和行為動(dòng)詞后，就變成了一個(gè)很容易與讀者產(chǎn)生共鳴的句子：“第三季度，凈收入增長(zhǎng)了15%”。

主動(dòng)句和行為動(dòng)詞的配合有助于消除文字的拙劣，而使表達(dá)非常流暢。直接的、行為導(dǎo)向的句子提高了文書的可讀性，提高了文書被記住的可能性。

八、使用易于讀者理解的詞匯

過(guò)度使用行話——某一行業(yè)的特殊詞匯，容易使讀者感到困惑，致使溝通出現(xiàn)錯(cuò)誤。這種語(yǔ)言應(yīng)該僅僅限定在沒(méi)有其他選擇的情況下使用。也就是說(shuō)，專業(yè)術(shù)語(yǔ)應(yīng)該在使用一般的詞匯或短語(yǔ)無(wú)法表達(dá)思想，或者讀者了解這些術(shù)語(yǔ)，并且期望使用術(shù)語(yǔ)的情況下使用。

其他類型的復(fù)雜術(shù)語(yǔ)也會(huì)影響文書的理解，造成閱讀上的障礙。例如報(bào)告中包含這樣的句子：“由于連鎖事件，經(jīng)營(yíng)失敗了。”句子中包括了“連鎖”這一不常用的詞。為保證讀者理解，這個(gè)句子可以改為：“由于一系列相關(guān)的事件，經(jīng)營(yíng)失敗了”?！耙幌盗邢嚓P(guān)”這個(gè)詞不僅容易理解，而且不太可能將讀者的注意力吸引到作者要表達(dá)的含義之外的措辭上。

在某些情況下，使用復(fù)雜的、技術(shù)性的語(yǔ)言是適當(dāng)?shù)?，但也?yīng)該盡可能地使用簡(jiǎn)單、直接的詞語(yǔ)。如果沒(méi)有可替代的技術(shù)性詞匯，不是對(duì)所有讀者都熟悉的術(shù)語(yǔ)應(yīng)該在文中一出現(xiàn)的時(shí)候，就加以界定。

九、使用段落標(biāo)題

段落標(biāo)題就像路邊的標(biāo)志牌，它們突出了文書中的關(guān)鍵要素，使讀者能夠很容易地把握全文。這些標(biāo)題有助于讀者跟隨文書的結(jié)構(gòu)，使他們能夠躍過(guò)一些討論的細(xì)節(jié)而直接抓住主要觀點(diǎn)。鑒于此，你應(yīng)該盡可能地使用段落標(biāo)題。

標(biāo)題可以是提示性的，如“應(yīng)收賬款”；也可以是描述性的，如“第三季度，增加了應(yīng)收賬款”。如果去除這些標(biāo)題，文書依然流暢易讀。換句話說(shuō)，標(biāo)題是用來(lái)補(bǔ)充正文的，而不是代替正文的，它能夠?yàn)樽x者閱讀文書提供多個(gè)入口。

另外，不要在兩個(gè)標(biāo)題中間沒(méi)有任何過(guò)渡的情況下，在標(biāo)題下面立即加上一個(gè)次一級(jí)的標(biāo)題，而應(yīng)利用大標(biāo)題和小標(biāo)題之間的空間給讀者提供一個(gè)下面段落主要內(nèi)容的總括性說(shuō)明。

十、編寫一個(gè)摘要

可以利用文書的摘要對(duì)全文的重要內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單的說(shuō)明。一個(gè)有效的摘要可以告訴讀者，閱讀這份文書，可以從中知道什么，這些內(nèi)容怎樣適合他們，而且能夠使讀者在快速瀏覽后，決定是否對(duì)整個(gè)文書進(jìn)行閱讀。

為確保讀者在閱讀全文前閱讀這份摘要，摘要一定要放在文書的開始部分。摘要可以由單個(gè)的句子或者單個(gè)的段落構(gòu)成，也可以羅列一系列的小標(biāo)題。

寫作的重要性之所以被如此的強(qiáng)調(diào)，是因?yàn)閳?bào)告文書等通常是所有的檢查和分析工作結(jié)果的主要體現(xiàn)，能否取得全面成功經(jīng)常取決于最后以書面形式有效地傳遞你的觀點(diǎn)的能力。

利用有組織的方法，花時(shí)間起草一份清晰、連貫的文書可以幫助讀者節(jié)省時(shí)間，保證文書內(nèi)容被充分理解，增加文書達(dá)到預(yù)期目的的可能性。通過(guò)文書，讀者會(huì)理解你所做的努力，你的書面溝通也很可能會(huì)達(dá)到增加價(jià)值的目的。