基本建設(shè)技術(shù)檔案是指那些建設(shè)施工部門在建筑物、地上和地下管線等基本建設(shè)的施工、竣工、使用維修等活動中形成的技術(shù)資料。對這種技術(shù)檔案，只要根據(jù)相關(guān)目錄和索引就能查到包括施工圖紙、設(shè)備圖紙、施工計劃和措施、竣工圖、工程總結(jié)及驗收文件等。

基本建設(shè)技術(shù)檔案這是基本建設(shè)檔案的核心，也是基本建設(shè)檔案的重點，要搞好這部分檔案工作必須做到：

(1)檔案收集工作應(yīng)貫穿于項目的整個建設(shè)階段(含前期準(zhǔn)備階段)，從建設(shè)項目提出到計劃安排，從勘測、設(shè)計、施工前的準(zhǔn)備到竣工驗收以及交付使用后出現(xiàn)的問題及處理結(jié)果，這全部過程中形成的全部文字材料、圖紙、圖表、計算資料、照片等，均為必須收集的原始檔案資料。

(2)分段把關(guān)，責(zé)任到人。

第一：準(zhǔn)備階段檔案資料關(guān)。這段發(fā)生在項目剛剛批準(zhǔn)，為了搶時間，報批各種開工手續(xù)，一般比較忙亂，這就需要確定一名工作比較強烈細(xì)致，責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)這項工作，隨著報批將各種手續(xù)按規(guī)定辦好后緒項登記填寫清單移交檔案管理人員。這段形成的檔案資料主要包括：建設(shè)許可證、建筑防火申請及審核復(fù)函，開工申請報告批準(zhǔn)表、圖紙會審記錄、報批圖紙、釬探記錄、招標(biāo)和中標(biāo)材料、施工合同、設(shè)計概算、工程預(yù)算竣工驗收報告，質(zhì)量等級評定表消防，現(xiàn)經(jīng)驗為證等各類驗收資料等。與此同時．還要注意在和施工單位簽訂合同時一定要把交接施工中形成的檔案資料、竣工圖做為交接驗收的內(nèi)容之一寫在合同上并制定相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰措施。

第二：建筑過程檔案資料關(guān)。這一關(guān)主要由負(fù)責(zé)這項工作的工程技術(shù)人員把握住．其工作主要包括這項工程建設(shè)中的變更、圖紙和資料，這個過程比較長，容易丟失，施工過程如果人員發(fā)生變動，主管檔案資料人員要及時提醒領(lǐng)導(dǎo)，以便互相做好交接，以保證檔案資料的齊全和完整。

第三：把好驗收關(guān)。這段主要包括驗收記錄、工程驗收交接證書、工程決算等，以及施工單位應(yīng)交的竣工圖和各種試驗資料等。

(3)重點工程項目檔案資料：如教學(xué)樓、實驗樓、圖書館以及其他列為重點工程的檔案資料．這些工程在高等院校里也可以說是核心工程。這部分檔案資料除了比其他工程檔案資料更要加倍重視外，在工程開始就要盡量多保存一至二份，以做到立卷歸檔，最后按當(dāng)?shù)卣畽n案管理部門之規(guī)定將另一份完整檔案交當(dāng)?shù)爻墙n案館保存。以做為這個城市的城建檔案的部分保存下來。

(4)要特別注意重視地下管線和隱蔽工程檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔和提高使用。

(5)在收集、整理的立卷歸檔的基礎(chǔ)上做好檔案資料的蹙記編目，并制定必要的規(guī)章制度。如：保密守則、借閱檔案資料制度，這樣既可做到底數(shù)清、情況明，有規(guī)可循．方便使用；又可防止檔案資料的失密和丟失。