能力是人們順利完成某種活動所必備的個性心理特征。任何一種活動都要求參與者具備一定的能力，而且能力直接影響著活動的效率。

例如，搞外交工作，要具有靈活而敏捷的思維、較好的語言表達、較強的記憶等能力；從事管理工作，要具備一定的組織、交際、宣傳說服等能力。只有在能力上足以勝任工作，才能取得良好的工作績效。否則，工作就不能順利進行。

能力和知識是有區(qū)別的。知識是人類經(jīng)驗的總結(jié)和概括；能力是一個人比較穩(wěn)定的個性心理特征，它表現(xiàn)在人們掌握知識和技能的難易、快慢、深淺、鞏固程度以及應(yīng)用知識解決實際問題等方面。一般來說，能力的形成和發(fā)展遠較知識的獲得要慢。

能力和知識又是密切聯(lián)系著的。一方面，能力是在掌握知識的過程中形成和發(fā)展的，離開了學習和訓練，任何能力都不可能發(fā)展；另一方面，掌握知識又必須以一定的能力為前提，能力是掌握知識的內(nèi)在條件和可能性。但是，能力與知識的發(fā)展并不是完全一致的。在不同的人身上可能具有相等的知識，但他們的能力不一定是相等水平的；而具有同樣水平能力的人也不一定有同等水平的知識。

1、一般能力和特殊能力

一般能力是在很多基本活動中表現(xiàn)出來的能力，它適用于廣泛的活動范圍。例如，觀察力、記憶力、注意力、想象力、抽象思維能力等等。在西方心理學中把一般能力稱為“智力”。特殊能力是表現(xiàn)在某些專業(yè)活動中的能力，它只適用于某種狹窄的活動范圍。例如，節(jié)奏感受能力、色彩鑒別能力、計算能力、飛行能力等等。

2、基本能力和綜合能力

基本能力是指某些單因素能力，即主要通過大腦某一種功能完成的心理活動中表現(xiàn)出來的能力。例如，感知、記憶、思維、肌肉運動等能力。綜合能力是由許多基本能力分工合作下完成的活動中表現(xiàn)出來的能力。例如，數(shù)學能力、音樂能力、管理能力等等，這些都是由某些基本能力結(jié)合而成的綜合能力。

能力是個性心理特征之一，不同的人在能力方面是存在差異的，其差異一般表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、能力類型的差異

每個人所具有的能力都不僅僅是一種，而是多方面的。對于一個人來說，在他所具有的多種能力中，總有相對來說較強的能力，也有一般的能力和較差的能力，即每個人的能力都是多種能力以特定的結(jié)構(gòu)結(jié)合在一起的。由于不同人的能力結(jié)構(gòu)不同，因而能力在類型上便形成差異。如果進一步分析，每一種能力也有類型的差別。如記憶能力，有的人屬于視覺型，即視覺識記效果較好；有的人屬于聽覺型，即聽覺識記效果較好；有的人則屬于運動型，即有動作參加時識記效果較好等等。

由于能力類型的差異，因而人們在實踐活動中處理和解決問題的方式方法常常各不相同，雖然完成的是相同的任務(wù)，但往往是通過不同能力的綜合來實現(xiàn)的。例如，兩個管理者都很好地完成了管理工作，都表現(xiàn)出了良好的組織能力，但甲可能是通過綜合個人的技術(shù)能力、人際交往能力和演說能力從而較好地實施了管理；乙可能是通過綜合調(diào)查的能力、分析的能力和正確決策的能力，從而圓滿地完成了管理任務(wù)。

2、能力水平的差異

能力水平的差異，是指人與人之間各種能力的發(fā)展程度不同，所具有的水平不同。例如，正常的人均具有記憶能力，但人與人之間的記憶力強度不同；正常的人也都有思維能力，但思維的廣度和深度也不同。在心理學的研究中，有人把能力水平的差異分為四個等級。

1、能力低下

輕者只能從事一些較簡單的活動，重者即為白癡，喪失活動能力，甚至連生活也不能自理。

2、能力一般

即所謂“中庸之才”，有一定的專長，但是只限于一般地完成活動。

3、才能

即具有較高水平的某種專長，具有一定的創(chuàng)造力，能較好地完成活動。

4、天才

即具有高水平的專長，善于在活動中進行創(chuàng)造性思維，取得突出而優(yōu)異的活動成果，達到常人難以達到的程度和水平。據(jù)調(diào)查，能力水平在人群中的分布是：能力低下者和天才極少，能力一般者占絕大多數(shù)，才能者較少。

人們的能力表現(xiàn)在時間上是存在差異的。有些人在童年時期就表現(xiàn)出某些方面的優(yōu)異能力，即所謂的“早熟”。例如，我國唐初的王勃，10歲能賦，少年時寫了著名的《滕王閣序》。但也有些人的才能一直到很晚才表現(xiàn)出來，這就是所謂的“大器晚成”。例如，我國畫家齊白石40歲才表現(xiàn)出他的繪畫才能；達爾文在50多歲時才開始有研究成果，寫出名著《物種起源》一書。造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的，可能是由于這些人在早期沒有學習或表現(xiàn)自己能力的機會；也可能是早期智力平常，但經(jīng)過長期的勤奮努力，能力有了明顯的提高。

另外，人們能力表現(xiàn)的方式也存在著差異。有些人所具有的某方面能力很容易表現(xiàn)出來，很容易為別人所了解；相反，有些人雖然具有某方面能力，但在他們從事這類活動之前，人們較難發(fā)現(xiàn)。造成這種情況的原因主要是人的氣質(zhì)和性格，一般來說，外向型的人所具有的能力較易被人發(fā)現(xiàn)；內(nèi)向型的人所具有的能力則較難被人發(fā)現(xiàn)。

合理用人，從古至今都是成事的關(guān)鍵，也歷來是管理的重要原則之一。作為現(xiàn)代管理者來說，這一點更為重要?，F(xiàn)代管理特別強調(diào)：“只有無能的管理，沒有無用的人才?！币粋€管理者只有根據(jù)職工的能力狀況做到量才為用，才能把職工的作用最大限度地發(fā)揮出來，從而提高管理效率。具體來說，管理者在使用人時，應(yīng)注意以下原則：

1、能職一致原則

每一種工作都對從事該工作的人的能力水平具有一定的要求，管理者在安排人員時，應(yīng)盡量使職工本身所具有的能力與實際工作的要求相一致，這就是能職一致原則。在現(xiàn)實中，一個人所具有的能力如果低于實際工作所要求的水平，這個人會表現(xiàn)出無法勝任，給工作帶來影響。但一個人所具有的能力水平如果高于實際工作的能力要求時，不僅浪費人才，而且本人不滿足現(xiàn)狀，因而工作效果也不佳。

美國心理學家布蘭查特(Blanchard)曾舉過一個例子說明這個問題。美國建立第一個農(nóng)業(yè)大工廠時，需要雇傭一批保安人員，由于當時勞動力過剩，工廠規(guī)定雇傭保安人員的最低標準為高中畢業(yè)生，并具有三年警察或工廠警衛(wèi)的經(jīng)驗。但按這個標準雇傭的保安人員工作后，感到所從事的工作(只檢查進門的證件)單調(diào)、乏味，表示無法容忍，因而對工作漠不關(guān)心，不負責任，而且離職率很高。后來工廠雇傭只受過四五年初等教育的人來擔任這個工作，他們對工作滿意，責任心強，缺勤率和離職率都很低，保衛(wèi)工作做得很出色。這說明，人的能力低于或高于工作的要求時，都會影響工作的效果，只有二者達到一致，才能最有效地發(fā)揮人的作用。當然，在我們社會主義國家，我們應(yīng)該教育職工服從社會的需要，能力偏低的人應(yīng)通過刻苦勤奮來彌補自己能力的不足，努力做好工作；能力偏高的人，應(yīng)該顧大局、識大體，做好本職工作。但是，作為管理者，在可能的情況下，應(yīng)盡量使職工的能力與工作要求相一致，這樣才能做到人盡其才。

2、能職優(yōu)化組合原則

人的能力是多方面的，而且有著類型的差別。在使用人時，應(yīng)該從人的“強項”出發(fā)，實現(xiàn)工作與長處的結(jié)合，使其較強的能力充分發(fā)揮出來，這就是能職優(yōu)化組合原則。在用人時揚長避短，這是人所共知的道理，但在實際管理中做到這一點并非易事。因為人有所長，必有所短，而且常常是優(yōu)點越突出缺點也越明顯。

在現(xiàn)實中，有些管理者由于不能容其短，因而就難以展其長?；蛘哂捎诒荒承胺从场被颉拜浾摗彼笥遥瑢幙鲜褂闷接苟鴽]有爭議的人，也不敢起用有爭議而才華突出的人。實際上，十全十美的人在世界上是沒有的。魯迅曾說：倘要完全的書，天下可讀的書，怕要絕無；倘要完全的人，天下配活的人也就有限。美國管理學家杜拉克在《有效的經(jīng)營者》一書中寫到：“倘要所用的人沒有短處，其結(jié)果至多是一個平平凡凡的組織。所謂‘樣樣皆是，必然一無是處，才干越高的人，其缺點往往越明顯?！晃唤?jīng)營者如果僅能見人之短而不能用人之長，從而刻意挑其短而非著眼于展其長，則這樣的經(jīng)營者本身就是一位弱者?！彼€特別舉了林肯在南北戰(zhàn)爭中任命嗜酒貪杯的格蘭特將軍為總司令的事例。林肯知道喝酒可能誤事，但他更知道格蘭特是難得的帥才，所以他容忍了他的缺點而委以重任，事實證明，格蘭特將軍的受命，使南北戰(zhàn)爭出現(xiàn)了轉(zhuǎn)折點。因此，作為管理者，應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)和發(fā)揮人的長處，盡力使每個職工所從事的工作，都是最能發(fā)揮其較強能力的工作。

3、能力互補原則

在組建群體時，考慮成員間能力上的搭配與協(xié)調(diào)，使之在工作過程中能夠配合默契，相互補充，這就是能力互補原則。堅持這一原則應(yīng)考慮兩方面的問題。

一是人的能力是有類型差異的，而要圓滿完成群體工作任務(wù)，實現(xiàn)組織目標，往往需要各種能力類型的人，因此，在組建工作群體時應(yīng)考慮到各種能力類型的搭配與互補。群體成員應(yīng)具有各不相同的特長，整個群體應(yīng)盡可能具有各方面的專門人才，這樣才能在具體工作中取長補短、相互配合，保證工作任務(wù)順利完成。

二是實際工作是分層次的，有管理與被管理、領(lǐng)導與被領(lǐng)導之分，有職責分工和級別的差異，而不同的工作對人能力水平的要求也不同。因此，在組建群體時應(yīng)考慮到這種差異，盡可能使成員的能力有高低層次之分，按梯次結(jié)構(gòu)搭配。這樣，雖然單個人的能力可能并不很強，但群體內(nèi)耗小，因而群體的整體力量卻可以很大。在現(xiàn)實中，有些管理者認為，人才越多越有利于組織發(fā)展，所以，總是千方百計聚集人才。但是，如果人才超過了實際工作的需要，常常會適得其反。在一個群體中，成員的能力水平都很高，往往不如能力水平有層次更有利于相互配合、協(xié)調(diào)與互補。

總之，在群體中，只有能力類型齊全，能力水平有層次，才最有利于整體功能的發(fā)揮。