項(xiàng)目整體變更控制系統(tǒng)是一套事先確定的改變項(xiàng)目活動(dòng)并修改項(xiàng)目文件應(yīng)遵循的程序。它的職能就是為準(zhǔn)備提交的變更請(qǐng)求提供指導(dǎo)，對(duì)變更請(qǐng)求做出評(píng)價(jià)，并確定變更審批權(quán)限，管理經(jīng)批準(zhǔn)的變更的實(shí)施過(guò)程。

項(xiàng)目整體變更控制是貫穿項(xiàng)目整個(gè)壽命周期的活動(dòng)，所以必須要有一套完整的程序來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目整體變更控制。項(xiàng)目范圍變更屬于項(xiàng)目整體變更的范疇，應(yīng)該納入整體變更管理中。

為了對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行控制，應(yīng)由項(xiàng)目業(yè)主、項(xiàng)目實(shí)施組織的管理團(tuán)隊(duì)兩者共同建立變更控制系統(tǒng)。變更控制系統(tǒng)可細(xì)分為范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和合同變更控制系統(tǒng)。變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)同項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)相配合，形成一個(gè)整體。

變更控制系統(tǒng)通常包括一個(gè)變更控制委員會(huì)、變更審批制度、人員和權(quán)限、必要的表格和其他書(shū)面文件。

(1)變更控制委員會(huì)

變更控制委員會(huì)是在制訂項(xiàng)目的啟動(dòng)計(jì)劃時(shí)就建立的部門(mén)。它是一個(gè)負(fù)責(zé)項(xiàng)目變更審批的團(tuán)體，負(fù)責(zé)評(píng)估那些提交上來(lái)的變更請(qǐng)求，針對(duì)這些變更的目的、要求和影響來(lái)進(jìn)行決策，如委員會(huì)同意實(shí)施一項(xiàng)變更請(qǐng)求，應(yīng)在會(huì)議上安排相關(guān)的變更實(shí)施責(zé)任人以及相關(guān)聯(lián)的協(xié)作組織；如果拒絕某一項(xiàng)變更請(qǐng)求，要對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理給出拒絕的理由。項(xiàng)目控制委員會(huì)首先要對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提出的所有變更申請(qǐng)進(jìn)行審查；然后分析這些變更可能引起的項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和成本變化，分析這些變化并比較項(xiàng)目變更的得失；還要對(duì)項(xiàng)目的替代方案進(jìn)行評(píng)審，選擇出最好的項(xiàng)目替代計(jì)劃，再?zèng)Q定是否接受項(xiàng)目的變更申請(qǐng)。一旦接受了項(xiàng)目變更申請(qǐng)，就要對(duì)項(xiàng)目變化所涉及的相關(guān)人員進(jìn)行交流與溝通，確保項(xiàng)目替代計(jì)劃能夠合理、順暢的進(jìn)行。最后是對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行總結(jié)報(bào)告。一般小型項(xiàng)目只設(shè)一個(gè)變更控制委員會(huì)或變更審批小組；而大型、復(fù)雜的項(xiàng)目可能要設(shè)多個(gè)變更控制委員會(huì)，擔(dān)負(fù)不同的審批責(zé)任。

(2)變更審批制度項(xiàng)目各種變更具體實(shí)現(xiàn)的制度性安排

它是項(xiàng)目管理不可缺少的組成部分。簡(jiǎn)言之，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，無(wú)論哪方提出：變更要求，都是先申請(qǐng)，后批準(zhǔn)，再行動(dòng)。決不允許“先斬后奏”。只是由于各個(gè)項(xiàng)目的具體情況不同，如投資規(guī)模、范圍大小、復(fù)雜程度、涉及的領(lǐng)域、重要程度、歷史責(zé)任等，項(xiàng)目變更的審批程序有多有少。以建設(shè)工程為例，施工過(guò)程中的變更至少也要通過(guò)項(xiàng)目業(yè)主、設(shè)計(jì)方和施工方的一致同意，在變更文件上三方簽字認(rèn)可，變更才可以實(shí)施。

(3)變更過(guò)程管理人員的審批權(quán)限

變更過(guò)程管理人員的審批權(quán)限是對(duì)大小變更事項(xiàng)由誰(shuí)來(lái)決定、誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任的制度安排。實(shí)踐中，并非所有變更事項(xiàng)都是由變更控制委員會(huì)決策。小的變更，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施不產(chǎn)生大的負(fù)面影響，可以由基層管理人員決定。但是，必須事先做出規(guī)定，基層管理者的決策權(quán)限是什么，子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的決策權(quán)限是什么，項(xiàng)目經(jīng)理的決策權(quán)限又是什么，避免出現(xiàn)無(wú)人決策或越權(quán)決策的后果。

(4)項(xiàng)目變更的必要文件、表格是項(xiàng)目變更管理的載體

它們的形式有變更申請(qǐng)書(shū)、替代方案說(shuō)明、變更批準(zhǔn)文件、變更被拒絕的批復(fù)文件、批準(zhǔn)的變更行動(dòng)方案(計(jì)劃)、項(xiàng)目變更總結(jié)報(bào)告。這些文件是執(zhí)行項(xiàng)目變更程序的證明，也是項(xiàng)目變更控制的具體措施。它們無(wú)疑是項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)的組成部分。

項(xiàng)目整體變更控制系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程將包括實(shí)施、信息收集和反饋三大要素，以確保對(duì)項(xiàng)目的有效控制。

項(xiàng)目整體變更控制系統(tǒng)的運(yùn)作是由實(shí)施開(kāi)始，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中將產(chǎn)生實(shí)施效果的信息，這些信息經(jīng)過(guò)記錄和處理，形成反饋信息呈送給項(xiàng)目高層管理者，便完成了項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)的第一步。如果項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，反饋的信息與項(xiàng)目整體計(jì)劃沒(méi)有偏差，項(xiàng)目經(jīng)理就可以領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)繼續(xù)執(zhí)行原定的項(xiàng)目整體計(jì)劃；但如果項(xiàng)目實(shí)施反饋意見(jiàn)與項(xiàng)目計(jì)劃發(fā)生了較大偏差，項(xiàng)目經(jīng)理就要對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行調(diào)查，提出變更申請(qǐng)，由變更控制委員會(huì)進(jìn)行審查和決定。

變更控制委員會(huì)決策是否需要變更，故具有充分的權(quán)力。因此，變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定變更控制委員會(huì)的責(zé)任和權(quán)力，并由主要的項(xiàng)目利益相關(guān)者認(rèn)可。對(duì)于每個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，通常都會(huì)成立一個(gè)專門(mén)的變更控制機(jī)構(gòu)，變更控制委員會(huì)是一個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部的管理機(jī)構(gòu)，變更控制委員會(huì)應(yīng)該由下面幾部分組成：項(xiàng)目法人代表、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、配置管理負(fù)責(zé)人、質(zhì)量保證負(fù)責(zé)人、測(cè)試負(fù)責(zé)人和成本管理負(fù)責(zé)人，有時(shí)還有設(shè)計(jì)方的代表。

變更控制委員會(huì)一旦批準(zhǔn)項(xiàng)目變更，就要及時(shí)傳遞批準(zhǔn)通知書(shū)及相關(guān)文件，同時(shí)，與項(xiàng)目參與各方積極溝通。項(xiàng)目經(jīng)理則開(kāi)始按新計(jì)劃布置工作，主動(dòng)與相關(guān)單位聯(lián)系和溝通。

可見(jiàn)，溝通是項(xiàng)目變更控制的一個(gè)重要方法。項(xiàng)目經(jīng)理要運(yùn)用書(shū)面的或口頭的執(zhí)行報(bào)告進(jìn)行項(xiàng)目變更的確認(rèn)和管理工作。項(xiàng)目經(jīng)理可以進(jìn)行一些非正式的會(huì)議，與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中潛在的問(wèn)題，分析已出現(xiàn)的問(wèn)題并及時(shí)解決。

項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)有處理自動(dòng)變更的機(jī)制。自動(dòng)變更，又稱現(xiàn)場(chǎng)變更，是不經(jīng)事先審查即可批準(zhǔn)的變更。多數(shù)自動(dòng)變更是由意外的緊急情況造成的，項(xiàng)目經(jīng)理在這種情況下可以發(fā)揮自己的管理能力，有效的完善對(duì)項(xiàng)目緊急情況的變更處理，通過(guò)與項(xiàng)目利益相關(guān)者的溝通來(lái)解決，將項(xiàng)目變更的影響調(diào)控到最小范圍。

最后，引起變更的原因，各相關(guān)責(zé)任人必須記錄在案，這樣做的目的不是為了指責(zé)和歸罪，而是為了日后更好地控制和借鑒。

建立變更控制系統(tǒng)目的是：

對(duì)所有提出的變更請(qǐng)求進(jìn)行審查；

評(píng)估各變更請(qǐng)求的得與失；

接受或拒絕變更請(qǐng)求；

與所有關(guān)系人就變更進(jìn)行交流；

確保變更合理實(shí)施；

準(zhǔn)備月份報(bào)告，按時(shí)間總結(jié)所有的變更和項(xiàng)目沖突。