索賠報告是向對方提出索賠要求的書面文件，是承包人對索賠事件的處理結果，也是業(yè)主審議承包人索賠請求的主要依據。

1．索賠事件應真實

這是索賠的基本要求，索賠的處理原則即是賠償實際損失。所以，索賠事件是否真實，直接關系到承包商的信譽和索賠能否成功。如果承包商提出不真實、不合情理、缺乏根據的索賠要求，工程師應予拒絕或者要求承包商進行修改。同時，這可能會影響工程師對承包商的信任程度，造成在今后工作中即使承包商提出的索賠合情合理，也會因缺乏信任而導致索賠失敗。所以，索賠報告中所指出的干擾事件，必須具備充分而有效的證據，予以證明。

2．責任劃分應清楚

一般來說，索賠是針對對方責任所引起的干擾事件而作出的，所以索賠時，對干擾事件產生的原因應做客觀分析，以及承包商和業(yè)主應承擔的責任，只有這樣，索賠才算公正合理。

3．有合同文件支持

承包商應在索賠報告中直接引用相應的合同條款，同時，應強調干擾事件、對方責任、對工程的影響以及與索賠之間的直接的因果關系。

4．編寫質量要高

索賠報告應簡明扼要、責任清楚、條理清晰，各種結論、定義準確，有邏輯性，索賠證據和索賠值的計算應詳細準確。

索賠報告的具體內容，隨該索賠事件的性質和特點而有所不同。但從報告的必要內容與文字結構方面而論，一個完整的索賠報告應包括以下四個部分。

(1)總論部分。一般包括以下內容；序言；索賠事項概述；具體索賠要求索賠報告編寫及審核人員名單。

文中首先應概要地論述索賠事件的發(fā)生日期與過程；施工單位為該索賠事件所付出的努力和附加開支；施工單位的具體索賠要求。在總論部分中，附上索賠報告編寫組主要人員及審核人員的名單，注明有關人員的職稱、職務及施工經驗，以表示該索賠報告的嚴肅性和權威性。總論部分的闡述要簡明扼要，說明問題。

(2)根據部分。本部分主要是說明自己具有的索賠權利，這是索賠能否成立的關鍵。根據部分的內容主要來自該工程項目的合同文件，并參照有關法律規(guī)定。該部分中施工單位應引用合同中的具體條款，說明自己理應獲得經濟補償或工期延長。

根據部分的篇幅可能很大，其具體內容隨各個索賠事件的特點而不同。一般地說，根據部分應包括以下內容：索賠事件的發(fā)生情況；已遞交索賠意向書的情況；索賠事件的處理過程；索賠要求的合同根據；所附的證據資料。

在寫法結構上，按照索賠事件發(fā)生、發(fā)展、處理和最終解決的過程編寫，并明確全文引用有關的合同條款，使建設單位和監(jiān)理工程師能歷史地、邏輯地了解索賠事件的始末，并充分認識該項索賠的合理性和合法性。

(3)計算部分。索賠計算的目的，是以具體的計算方法和計算過程，說明自己應得經濟補償的款額或延長時間。如果說根據部分的任務是解決索賠能否成立，則計算部分的任務就是決定應得到多少索賠款額和工期。前者是定性的后者是定量的。

在款額計算部分，施工單位必須闡明下列問題：索賠款的要求總額；各項索賠款的計算，如額外開支的人工費、材料費、管理費和損失利潤；指明各項開支的計算依據及證據資料，施工單位應注意采用合適的計價方法。至于采用哪一種計價法，應根據索賠事件的特點及自己所掌握的證據資料等因素來確定。其次，應注意每項開支款的合理性，并指出相應的證據資料的名稱及編號。切忌采用籠統(tǒng)的計價方法和不實的開支款額。

(4)證據部分。證據部分包括該索賠事件所涉及的一切證據資料，以及對這些證據的說明，證據是索賠報告的重要組成部分，沒有翔實可靠的證據，索賠是不能成功的。在引用證據時。要注意該證據的效力或可信程度。為此，對重要的證據資料最好附以文字證明或確認件。例如，對一個重要的電話內容，僅附上自己的記錄是不夠的，最好附上經過雙方簽字確認的電話記錄；或附上發(fā)給對方要求確認該電話記錄的函件，即使對方未給復函，亦可說明責任在對方，因為對方未復函確認或修改，按慣例應理解為他已默認。

索賠報告一定要在索賠事件發(fā)生后的有效期(一般為28天)內報送，過期索賠無效。對于新增的工程量、附加工作等應一次性提出索賠要求，并在該項工程進行到一定程度，能計算出索賠額時，提交索賠報告；對于已征得監(jiān)理工程師同意的合同外工作項目的索賠，可以在每月上報完成工程量結算單的同時報送。

索賠報告必須附有支持其索賠理由的各種證據。沒有證據，或證據不足，索賠是不能成立的。在工程過程中常見的索賠證據有：

• 招標文件。合同文本及附件，其他的各種簽約(備忘錄，修正案等)，業(yè)主認可的原工程實施計劃，各種工程圖樣(包括圖樣修改指令)、技術規(guī)范等。它們作為索賠理由方面的證據，在索賠報告中可直接引用。

• 來往信件。如業(yè)主的變更指令、各種認可信、通知、對承包商問題的答復信等。這里要注意，商討性的和意向性的信件通常不能作為變更指令或合同變更。

• 各種會談紀要。在標前會議和開標前的澄清會議上，業(yè)主對承包商問題的書面答復，或雙方簽署的會談紀要；在合同實施過程中，業(yè)主、監(jiān)理工程師和各承包商定期或不定期會商作出決議或決定。它們可作為合同的補充。但會談紀要須經各方簽署才有法律效力。

• 施工進度計劃和實際施工進度記錄。包括總進度計劃，開工后業(yè)主和監(jiān)理工程師批準的詳細的進度計劃，每月進度修改計劃，實際施工進度記錄，月進度報表等。這里對索賠有重大影響的不僅是工程的施工順序、各工序的持續(xù)時間，而且勞動力、管理人員、施工機械設備、現場設施的安排計劃和實際情況、材料的采購訂貨、運輸、使用計劃和實際情況等。它們都是工程變更索賠的證據。

• 施工現場的工程文件。如施工記錄、施工備忘錄、施工日報、工長或檢查員的工作日記、監(jiān)理工程師填寫的施工記錄和各種簽證等。

• 工程照片。照片作為證據最清楚且直觀。照片應注明日期。索賠中常用的有，表示工程進度的照片、隱蔽工程覆蓋前的照片、業(yè)主責任造成返工的照片、業(yè)主責任造成工程損壞的照片等。

• 氣候報告。如果遇到惡劣的天氣，應作記錄，并請監(jiān)理工程師簽證。

• 工程檢查驗收報告和各種技術鑒定報告。如地基承載力試驗報告，隱蔽工程驗收報告，材料試驗報告，材料、設備開箱驗收報告，工程驗收報告等。它們能證明承包商的工程質量。

• 工程中送停電、送停水、道路開通和封閉的記錄和證明。它們應由監(jiān)理工程師簽證。

• 建筑材料的采購、訂貨、運輸、進場、使用方面的憑據。

• 官方的物價指數、工資指數、中央銀行的外匯比價等公布材料。

• 各種會計核算資料。它們作為計算基礎的證明。因為索賠以賠償實際損失為原則，所以實際會計資料決定索賠值的大小。在索賠值計算中要用到的會計資料有：工資單、工資報表、各種收付款原始憑證、總分類賬、管理費用報表、工程成本報表等。

• 國家法律、法令、政策文件。如因工資、稅增加，提出索賠，索賠報告中只需引用文號、條款號即可，而在索賠報告后附上復印件。