商標(biāo)檔案是在商標(biāo)注冊(cè)、使用和管理活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的紙質(zhì)、聲像、縮微、電子等形式或載體并按一定規(guī)律保存起來的商標(biāo)歷史文獻(xiàn)。

國家工商行政管理總局商標(biāo)局檔案管理部門是全國收藏內(nèi)外的商標(biāo)檔案資料中心及科研基地。根據(jù)商標(biāo)檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，商標(biāo)局檔案管理部門負(fù)責(zé)管理全國的商標(biāo)檔案管理工作并接受國家檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)；各省、自治區(qū)、直轄市的商標(biāo)部門或商標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的商標(biāo)檔案部門負(fù)責(zé)管理本地區(qū)所代理的商標(biāo)檔案工作，并接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

商標(biāo)檔案從內(nèi)容上可以細(xì)分為商標(biāo)注冊(cè)檔案和商標(biāo)使用、管理檔案。

商標(biāo)注冊(cè)檔案是指商標(biāo)主管部門對(duì)申請(qǐng)人的注冊(cè)商標(biāo)申請(qǐng)文件進(jìn)行審核及注冊(cè)過程中形成的檔案。主要包括：商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)書、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)代理委托書及有關(guān)證明文件、初步審定商標(biāo)稿、駁回商標(biāo)復(fù)審申請(qǐng)書、商標(biāo)異議書、商標(biāo)異議復(fù)審申請(qǐng)書、商標(biāo)注冊(cè)簿、商標(biāo)注冊(cè)證、商標(biāo)爭議裁定申請(qǐng)書、商標(biāo)爭議答辯書和商標(biāo)爭議裁定書、注冊(cè)不當(dāng)商標(biāo)撤銷裁定申請(qǐng)書、商標(biāo)續(xù)展注冊(cè)申請(qǐng)書、駁回續(xù)展復(fù)審申請(qǐng)書、變更商標(biāo)其他注冊(cè)事項(xiàng)申請(qǐng)書，以及對(duì)商標(biāo)注冊(cè)工作有關(guān)事項(xiàng)的公告。

商標(biāo)使用、管理檔案是指在對(duì)已注冊(cè)商標(biāo)、未注冊(cè)商標(biāo)、商標(biāo)印制、商標(biāo)專用權(quán)保護(hù)及商品質(zhì)量監(jiān)督等管理活動(dòng)中形成的檔案。主要包括：轉(zhuǎn)讓注冊(cè)商標(biāo)申請(qǐng)書、駁回轉(zhuǎn)讓注冊(cè)復(fù)審申請(qǐng)書、商標(biāo)許可使用合同備案表、撤銷注冊(cè)商標(biāo)決定書、撤銷商標(biāo)復(fù)審申請(qǐng)書、補(bǔ)發(fā)商標(biāo)注冊(cè)證申請(qǐng)書、商標(biāo)注銷申請(qǐng)書、對(duì)各種商標(biāo)違法案件的處理報(bào)告、處理決定書、復(fù)議申請(qǐng)書、復(fù)議決定書和有關(guān)證明文件，以及對(duì)商標(biāo)使用、管理有關(guān)事項(xiàng)的公告。

商標(biāo)檔案是在商標(biāo)權(quán)的申請(qǐng)、取得、維持、中止等過程中產(chǎn)生的商標(biāo)文件材料轉(zhuǎn)化而來，主要有商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)書、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)變更、轉(zhuǎn)讓、續(xù)展注冊(cè)申請(qǐng)書、商標(biāo)使用許可合同、商標(biāo)注銷申請(qǐng)書、商標(biāo)異議申請(qǐng)書和裁定書、商標(biāo)爭議申請(qǐng)收和裁定書、撤銷商標(biāo)申請(qǐng)書和決定書、代理人委托書、優(yōu)先權(quán)證明文件、當(dāng)事人答辯文件以及商標(biāo)主管機(jī)關(guān)的審定、駁回決定等。它是保護(hù)商標(biāo)專用權(quán)最可靠的憑證和依據(jù)，具有法律效力。

為了管理和利用好商標(biāo)檔案，商標(biāo)局設(shè)有專門機(jī)構(gòu)---商標(biāo)檔案處負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的管理和利用工作。

(一)商標(biāo)檔案是商標(biāo)權(quán)產(chǎn)生法律效力的依據(jù)。根據(jù)《商標(biāo)法》的有關(guān)規(guī)定，凡是經(jīng)商標(biāo)局核準(zhǔn)注冊(cè)的商標(biāo)都具有該商標(biāo)的使用權(quán)、許可權(quán)、轉(zhuǎn)讓權(quán)和排他權(quán)，并在一定的地域、一定的時(shí)間內(nèi)受到法律保護(hù)。商標(biāo)權(quán)的這種獨(dú)占性、地域性、時(shí)間性在商標(biāo)申請(qǐng)文件材料上均有詳細(xì)的原始記載。因此，商標(biāo)檔案是保護(hù)商標(biāo)專用權(quán)最可靠的憑證和依據(jù)，具有法律效力。

(二)商標(biāo)檔案數(shù)量較多。改革開放以來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷建立和完善，全社會(huì)的商標(biāo)法律意識(shí)不斷提高。企業(yè)運(yùn)用商標(biāo)策略開拓市場、參與競爭，自覺以《商標(biāo)法》為武器維護(hù)自身的權(quán)益，積極要求受到商標(biāo)注冊(cè)專用權(quán)的保護(hù)。

(三)商標(biāo)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。商標(biāo)注冊(cè)、使用和管理活動(dòng)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)，圍繞這一活動(dòng)形成的商標(biāo)檔案是商標(biāo)工作的直接反映，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

商標(biāo)檔案的作用可分為兩個(gè)方面：一是憑證作用，二是參考作用。

(一)商標(biāo)檔案是商標(biāo)工作的真實(shí)記錄，是開展商標(biāo)工作的依據(jù)之一。例如確定商標(biāo)專用權(quán)、開展商標(biāo)評(píng)審工作、監(jiān)督產(chǎn)品質(zhì)量、爭創(chuàng)名牌、查處商標(biāo)的侵權(quán)行為，以及利用商標(biāo)檔案進(jìn)行商標(biāo)咨詢等，都要以商標(biāo)檔案為依據(jù)。

(二)商標(biāo)檔案可以作為擴(kuò)大商標(biāo)工作影響，進(jìn)行廣泛交流的有力工具。利用商標(biāo)檔案解決國際、國內(nèi)的商標(biāo)糾紛，維護(hù)國家利益和商標(biāo)注冊(cè)人的權(quán)益等。

商標(biāo)檔案管理的內(nèi)容主要包括收集、整理、鑒定、保管和利用五個(gè)方面。

(一)商標(biāo)檔案的收集主要是商標(biāo)業(yè)務(wù)部門對(duì)商標(biāo)注冊(cè)管理產(chǎn)生的大量文件材料按規(guī)定集中后，定期移交檔案室保存。

(二)商標(biāo)檔案的整理主要是將商標(biāo)檔案按一定規(guī)律編目、立卷、排列。目前，商標(biāo)檔案主要采用按商標(biāo)注冊(cè)號(hào)順序排列、上架的立卷方法進(jìn)行檔案的整理。它的目的主要是為了便于商標(biāo)檔案的保管和利用。

(三)商標(biāo)檔案的鑒定是根據(jù)商標(biāo)檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用確定商標(biāo)的保管期限。我國《商標(biāo)檔案管理暫行辦法》第十二條規(guī)定：商標(biāo)檔案的保管期限，根據(jù)其現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用分為永久、長期和短期三種：

1：永久保存：凡是反映商標(biāo)工作基本歷史面貌，有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)永久保存；

2：長期保存：凡是在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)有查考和利用價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)長期保存；

3；短期保存：在較短時(shí)間內(nèi)有考察和利用價(jià)值的檔案可短期保存。

(四)商標(biāo)檔案的利用是商標(biāo)檔案管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。商標(biāo)檔案的保存目的就是為了利用。它的作用有以下幾種：

1；判斷申請(qǐng)注冊(cè)的商標(biāo)是否與在先注冊(cè)的商標(biāo)相同或近似；

2：判斷商標(biāo)是否侵權(quán)和違反商標(biāo)法的有關(guān)規(guī)定；

3：以商標(biāo)檔案為依據(jù)辦理提供證明和補(bǔ)發(fā)注冊(cè)證、續(xù)展注冊(cè)、許可合同備案等；

4：利用商標(biāo)檔案開展商標(biāo)研究工作；

(五)商標(biāo)檔案的利用形式

1：提供商標(biāo)檔案原件：即為了某種特殊需要，在商標(biāo)檔案室或商標(biāo)檔案部門的閱覽室查閱商標(biāo)檔案，摘錄有關(guān)檔案材料。借閱商標(biāo)檔案都要履行一定的手續(xù)。

2：提供商標(biāo)檔案的復(fù)制件：即根據(jù)有關(guān)單位、個(gè)人的需要利用復(fù)印、拍攝等形式提供商標(biāo)檔案全部和部分內(nèi)容的副本、摘錄等。商標(biāo)檔案的復(fù)制件經(jīng)商標(biāo)檔案部門簽字、蓋章予以承認(rèn)后與商標(biāo)檔案原件起著同樣的效力。

在現(xiàn)實(shí)企業(yè)的商標(biāo)檔案管理中，相當(dāng)部分企業(yè)的商標(biāo)檔案比較散亂。主要表現(xiàn)是：

(一)注冊(cè)證保管不善。有的企業(yè)注冊(cè)證到手后不注意保管，用后到處扔，破損嚴(yán)重；有的壓在箱底造成霉?fàn)€；有的丟失。

(二)其它原始資料不全。有的企業(yè)將申報(bào)注冊(cè)時(shí)填寫的注冊(cè)申請(qǐng)表，產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)格表和商標(biāo)聯(lián)絡(luò)員登記表散失。

(三)沒有或缺少商標(biāo)使用活動(dòng)的積累資料。

(四)沒有商標(biāo)檔案專管機(jī)構(gòu)或?qū)９苋藛T，專柜保管也談不上。

(一)不能按核準(zhǔn)的商標(biāo)圖形文字準(zhǔn)確地印制監(jiān)督使用商標(biāo)。有的企業(yè)只記得自己商標(biāo)的名稱和圖形，憑記憶，大估摸印制商標(biāo)。結(jié)果，有的改了文字。有的改了圖形。

(二)企業(yè)自我監(jiān)管無據(jù)可憑。因?yàn)槿鄙僭假Y料，企業(yè)在檢查自己商標(biāo)使用情況時(shí)無據(jù)可憑。

(三)給他人仿冒留下了空子。有一個(gè)水泥廠的商標(biāo)被人仿冒，在檢查被侵權(quán)人的水泥質(zhì)量時(shí)，因?yàn)檎也坏阶?cè)人的產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)格表，質(zhì)量檢查無法進(jìn)行。

(一)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的商標(biāo)意識(shí)不強(qiáng)。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的商標(biāo)意識(shí)實(shí)際上是一種記號(hào)意識(shí)，談不上產(chǎn)權(quán)意識(shí)和名牌意識(shí)。因此，當(dāng)初為了使自己的產(chǎn)品有一個(gè)記號(hào)，或應(yīng)付評(píng)比，或?yàn)榱巳〉蒙a(chǎn)批準(zhǔn)文件，迫不急待地申報(bào)注冊(cè)。一旦申報(bào)了，就沒事了。至于檔案資料都成為多余的了。由于商標(biāo)意識(shí)淡薄，所以商標(biāo)管理機(jī)構(gòu)就更談不上。

(二)企業(yè)商標(biāo)管理人員變更頻繁，商標(biāo)檔案交接出現(xiàn)空檔。

(三)商標(biāo)管理機(jī)關(guān)監(jiān)督檢查不及時(shí)，管理跟不上。

商標(biāo)檔案管理是商標(biāo)使用，管理等活動(dòng)的基礎(chǔ)。既是企業(yè)商標(biāo)活動(dòng)的歷史記錄，又是指導(dǎo)企業(yè)今后商標(biāo)活動(dòng)的有力工具。沒有商標(biāo)檔案或檔案不全，勢(shì)必影響其它工作的開展，甚至造成損失。為此，企業(yè)必須把商標(biāo)檔案管理好。針對(duì)上述企業(yè)在商標(biāo)檔案管理上存在的問題，對(duì)如何管好企業(yè)商標(biāo)檔案提出如下建議：

(一)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要樹立強(qiáng)烈的商標(biāo)意識(shí)、名牌意識(shí)、產(chǎn)權(quán)意識(shí)。只有把對(duì)商標(biāo)的認(rèn)識(shí)提高到企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)產(chǎn)權(quán)的一部分，如果創(chuàng)了著名商標(biāo)或馳名商標(biāo)，更是企業(yè)的重要資產(chǎn)，關(guān)系到企業(yè)的興衰的高度，才能提高對(duì)商標(biāo)檔案管理的認(rèn)識(shí)。為使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有這樣的認(rèn)識(shí)，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的選擇上，要注意選擇商標(biāo)意識(shí)強(qiáng)的人選。其次是加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身的學(xué)習(xí)提高；三是要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的商標(biāo)知識(shí)法規(guī)的培訓(xùn)，特別是工商行政管理機(jī)關(guān)，每年要把這項(xiàng)工作做為重要任務(wù)抓緊抓好。

(二)設(shè)立商標(biāo)管理的專門機(jī)構(gòu)或?qū)９苋藛T，專門負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的管理及商標(biāo)的使用管理。生產(chǎn)規(guī)模大，商標(biāo)知名度高的企業(yè)應(yīng)設(shè)立三至五人的商標(biāo)管理專職人員，要切實(shí)把企業(yè)商標(biāo)聯(lián)絡(luò)員和商標(biāo)管理負(fù)責(zé)人落到實(shí)處，并行使好應(yīng)盡的職責(zé)。

(三)建立商標(biāo)檔案交接制度。企業(yè)負(fù)責(zé)人和商標(biāo)聯(lián)絡(luò)員更迭時(shí)，要認(rèn)真做好商標(biāo)檔案的交接，并向接手人介紹商標(biāo)使用情況。交接情況要設(shè)專門登記表，登記清楚后入檔并報(bào)當(dāng)?shù)毓ど趟凸ど叹謧浒浮?