商標檔案是在商標注冊、使用和管理活動中形成的具有保存利用價值的紙質、聲像、縮微、電子等形式或載體并按一定規(guī)律保存起來的商標歷史文獻。

國家工商行政管理總局商標局檔案管理部門是全國收藏內外的商標檔案資料中心及科研基地。根據(jù)商標檔案管理工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，商標局檔案管理部門負責管理全國的商標檔案管理工作并接受國家檔案管理部門的監(jiān)督、指導；各省、自治區(qū)、直轄市的商標部門或商標代理機構的商標檔案部門負責管理本地區(qū)所代理的商標檔案工作，并接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導。

商標檔案從內容上可以細分為商標注冊檔案和商標使用、管理檔案。

商標注冊檔案是指商標主管部門對申請人的注冊商標申請文件進行審核及注冊過程中形成的檔案。主要包括：商標注冊申請書、商標圖樣、商標代理委托書及有關證明文件、初步審定商標稿、駁回商標復審申請書、商標異議書、商標異議復審申請書、商標注冊簿、商標注冊證、商標爭議裁定申請書、商標爭議答辯書和商標爭議裁定書、注冊不當商標撤銷裁定申請書、商標續(xù)展注冊申請書、駁回續(xù)展復審申請書、變更商標其他注冊事項申請書，以及對商標注冊工作有關事項的公告。

商標使用、管理檔案是指在對已注冊商標、未注冊商標、商標印制、商標專用權保護及商品質量監(jiān)督等管理活動中形成的檔案。主要包括：轉讓注冊商標申請書、駁回轉讓注冊復審申請書、商標許可使用合同備案表、撤銷注冊商標決定書、撤銷商標復審申請書、補發(fā)商標注冊證申請書、商標注銷申請書、對各種商標違法案件的處理報告、處理決定書、復議申請書、復議決定書和有關證明文件，以及對商標使用、管理有關事項的公告。

商標檔案是在商標權的申請、取得、維持、中止等過程中產生的商標文件材料轉化而來，主要有商標注冊申請書、商標圖樣、商標變更、轉讓、續(xù)展注冊申請書、商標使用許可合同、商標注銷申請書、商標異議申請書和裁定書、商標爭議申請收和裁定書、撤銷商標申請書和決定書、代理人委托書、優(yōu)先權證明文件、當事人答辯文件以及商標主管機關的審定、駁回決定等。它是保護商標專用權最可靠的憑證和依據(jù)，具有法律效力。

為了管理和利用好商標檔案，商標局設有專門機構---商標檔案處負責商標檔案的管理和利用工作。

(一)商標檔案是商標權產生法律效力的依據(jù)。根據(jù)《商標法》的有關規(guī)定，凡是經商標局核準注冊的商標都具有該商標的使用權、許可權、轉讓權和排他權，并在一定的地域、一定的時間內受到法律保護。商標權的這種獨占性、地域性、時間性在商標申請文件材料上均有詳細的原始記載。因此，商標檔案是保護商標專用權最可靠的憑證和依據(jù)，具有法律效力。

(二)商標檔案數(shù)量較多。改革開放以來，隨著我國市場經濟的不斷建立和完善，全社會的商標法律意識不斷提高。企業(yè)運用商標策略開拓市場、參與競爭，自覺以《商標法》為武器維護自身的權益，積極要求受到商標注冊專用權的保護。

(三)商標檔案具有較強的專業(yè)性。商標注冊、使用和管理活動是一項專業(yè)性較強的活動，圍繞這一活動形成的商標檔案是商標工作的直接反映，具有較強的專業(yè)性。

商標檔案的作用可分為兩個方面：一是憑證作用，二是參考作用。

(一)商標檔案是商標工作的真實記錄，是開展商標工作的依據(jù)之一。例如確定商標專用權、開展商標評審工作、監(jiān)督產品質量、爭創(chuàng)名牌、查處商標的侵權行為，以及利用商標檔案進行商標咨詢等，都要以商標檔案為依據(jù)。

(二)商標檔案可以作為擴大商標工作影響，進行廣泛交流的有力工具。利用商標檔案解決國際、國內的商標糾紛，維護國家利益和商標注冊人的權益等。

商標檔案管理的內容主要包括收集、整理、鑒定、保管和利用五個方面。

(一)商標檔案的收集主要是商標業(yè)務部門對商標注冊管理產生的大量文件材料按規(guī)定集中后，定期移交檔案室保存。

(二)商標檔案的整理主要是將商標檔案按一定規(guī)律編目、立卷、排列。目前，商標檔案主要采用按商標注冊號順序排列、上架的立卷方法進行檔案的整理。它的目的主要是為了便于商標檔案的保管和利用。

(三)商標檔案的鑒定是根據(jù)商標檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用確定商標的保管期限。我國《商標檔案管理暫行辦法》第十二條規(guī)定：商標檔案的保管期限，根據(jù)其現(xiàn)實作用和歷史作用分為永久、長期和短期三種：

1：永久保存：凡是反映商標工作基本歷史面貌，有長遠利用價值的檔案，應當永久保存；

2：長期保存：凡是在相當長的時間內有查考和利用價值的檔案應當長期保存；

3；短期保存：在較短時間內有考察和利用價值的檔案可短期保存。

(四)商標檔案的利用是商標檔案管理中最重要的一個環(huán)節(jié)。商標檔案的保存目的就是為了利用。它的作用有以下幾種：

1；判斷申請注冊的商標是否與在先注冊的商標相同或近似；

2：判斷商標是否侵權和違反商標法的有關規(guī)定；

3：以商標檔案為依據(jù)辦理提供證明和補發(fā)注冊證、續(xù)展注冊、許可合同備案等；

4：利用商標檔案開展商標研究工作；

(五)商標檔案的利用形式

1：提供商標檔案原件：即為了某種特殊需要，在商標檔案室或商標檔案部門的閱覽室查閱商標檔案，摘錄有關檔案材料。借閱商標檔案都要履行一定的手續(xù)。

2：提供商標檔案的復制件：即根據(jù)有關單位、個人的需要利用復印、拍攝等形式提供商標檔案全部和部分內容的副本、摘錄等。商標檔案的復制件經商標檔案部門簽字、蓋章予以承認后與商標檔案原件起著同樣的效力。

在現(xiàn)實企業(yè)的商標檔案管理中，相當部分企業(yè)的商標檔案比較散亂。主要表現(xiàn)是：

(一)注冊證保管不善。有的企業(yè)注冊證到手后不注意保管，用后到處扔，破損嚴重；有的壓在箱底造成霉爛；有的丟失。

(二)其它原始資料不全。有的企業(yè)將申報注冊時填寫的注冊申請表，產品質量規(guī)格表和商標聯(lián)絡員登記表散失。

(三)沒有或缺少商標使用活動的積累資料。

(四)沒有商標檔案專管機構或專管人員，專柜保管也談不上。

(一)不能按核準的商標圖形文字準確地印制監(jiān)督使用商標。有的企業(yè)只記得自己商標的名稱和圖形，憑記憶，大估摸印制商標。結果，有的改了文字。有的改了圖形。

(二)企業(yè)自我監(jiān)管無據(jù)可憑。因為缺少原始資料，企業(yè)在檢查自己商標使用情況時無據(jù)可憑。

(三)給他人仿冒留下了空子。有一個水泥廠的商標被人仿冒，在檢查被侵權人的水泥質量時，因為找不到注冊人的產品質量規(guī)格表，質量檢查無法進行。

(一)企業(yè)領導的商標意識不強。一些企業(yè)領導的商標意識實際上是一種記號意識，談不上產權意識和名牌意識。因此，當初為了使自己的產品有一個記號，或應付評比，或為了取得生產批準文件，迫不急待地申報注冊。一旦申報了，就沒事了。至于檔案資料都成為多余的了。由于商標意識淡薄，所以商標管理機構就更談不上。

(二)企業(yè)商標管理人員變更頻繁，商標檔案交接出現(xiàn)空檔。

(三)商標管理機關監(jiān)督檢查不及時，管理跟不上。

商標檔案管理是商標使用，管理等活動的基礎。既是企業(yè)商標活動的歷史記錄，又是指導企業(yè)今后商標活動的有力工具。沒有商標檔案或檔案不全，勢必影響其它工作的開展，甚至造成損失。為此，企業(yè)必須把商標檔案管理好。針對上述企業(yè)在商標檔案管理上存在的問題，對如何管好企業(yè)商標檔案提出如下建議：

(一)企業(yè)領導要樹立強烈的商標意識、名牌意識、產權意識。只有把對商標的認識提高到企業(yè)的無形資產，是企業(yè)產權的一部分，如果創(chuàng)了著名商標或馳名商標，更是企業(yè)的重要資產，關系到企業(yè)的興衰的高度，才能提高對商標檔案管理的認識。為使企業(yè)領導有這樣的認識，在企業(yè)領導的選擇上，要注意選擇商標意識強的人選。其次是加強企業(yè)領導自身的學習提高；三是要加強對企業(yè)領導的商標知識法規(guī)的培訓，特別是工商行政管理機關，每年要把這項工作做為重要任務抓緊抓好。

(二)設立商標管理的專門機構或專管人員，專門負責商標檔案的管理及商標的使用管理。生產規(guī)模大，商標知名度高的企業(yè)應設立三至五人的商標管理專職人員，要切實把企業(yè)商標聯(lián)絡員和商標管理負責人落到實處，并行使好應盡的職責。

(三)建立商標檔案交接制度。企業(yè)負責人和商標聯(lián)絡員更迭時，要認真做好商標檔案的交接，并向接手人介紹商標使用情況。交接情況要設專門登記表，登記清楚后入檔并報當?shù)毓ど趟凸ど叹謧浒浮?