商業(yè)會(huì)議是企業(yè)為了解決某些問(wèn)題或?yàn)檫_(dá)成某些目標(biāo)而匯集在一起進(jìn)行研討、交流的活動(dòng)，它需要一定規(guī)模的人數(shù)和必不可少的時(shí)間。它對(duì)促進(jìn)公司內(nèi)部交流，增強(qiáng)員工歸屬感以及確立公司運(yùn)行方向等方面都有積極的推動(dòng)作用。

商務(wù)會(huì)議可以分成兩個(gè)類(lèi)型，即正式會(huì)議和非正式會(huì)議。

(一)正式會(huì)議的種類(lèi)有：年度大會(huì)、非常大會(huì)、董事會(huì)、委員會(huì)議、常務(wù)會(huì)議、法規(guī)會(huì)議等。

• 年度大會(huì)

年度大會(huì)指根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和需要而有一定的起止日期的每12個(gè)月召開(kāi)一次或幾次的有時(shí)間規(guī)律的大會(huì)。

• 非常大會(huì)

非常大會(huì)指針對(duì)特殊的事情或者異乎尋常的大事而舉辦的大會(huì)。另外，在一些合資或獨(dú)資以及所有的股份制企業(yè)，非常會(huì)議是面向全體股東的。當(dāng)有超過(guò)全部10%的股份的代表們提出要求時(shí)，就要召開(kāi)此種大會(huì)來(lái)討論特別的事務(wù)——可能是異常事務(wù)，征求股東的意見(jiàn)。

• 董事會(huì)會(huì)議

召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議時(shí)，董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)向管理部門(mén)解釋董事會(huì)所采取的行動(dòng)，并負(fù)責(zé)向董事會(huì)報(bào)告管理計(jì)劃，董事長(zhǎng)辦公室把董事會(huì)的決議付諸實(shí)施。

一般的董事會(huì)會(huì)議指金融董事會(huì)議，金融董事會(huì)議即金融機(jī)構(gòu)同國(guó)內(nèi)其他部門(mén)或者國(guó)外企業(yè)合作開(kāi)辦的金融企業(yè)、公司等組成的董事會(huì)成員的會(huì)議。

金融董事會(huì)會(huì)議需要通過(guò)公司章程，討論確定公司經(jīng)理級(jí)人員，審議公司經(jīng)營(yíng)或者戰(zhàn)略和發(fā)展計(jì)劃，審查公司財(cái)務(wù)報(bào)告。董事會(huì)每年至少召開(kāi)兩次會(huì)議，由董事長(zhǎng)召集，于會(huì)議召開(kāi)十日以前書(shū)面通知全體董事?！?

• 委員會(huì)會(huì)議

委員會(huì)指的是各單位為完成一定的任務(wù)而設(shè)立的專(zhuān)門(mén)組織。

作為一個(gè)秘書(shū)，熟悉委員會(huì)的程序是十分重要的。地方政府是按委員會(huì)結(jié)構(gòu)運(yùn)行，由常務(wù)委員會(huì)負(fù)責(zé)各自的事物(例如住宅、財(cái)政、社會(huì)服務(wù)和教育)，委員會(huì)成員的產(chǎn)生將根據(jù)情況要么指定，要么選出，甚至有可能兩種方式結(jié)合。例如在成立一個(gè)以磋商為目的的委員會(huì)時(shí)，管理人員是被指定的，因?yàn)樗麄冇袑?zhuān)門(mén)的技術(shù)和在組織中的地位。而工人代表則是由勞方選出。委員會(huì)間的區(qū)別在于他們具有各自的權(quán)威性。一些委員會(huì)有執(zhí)行權(quán)，特別是在地方政府。

(二)非正式會(huì)議

非正式會(huì)議是相對(duì)于正式會(huì)議而言的，與正式會(huì)議相比，非正式會(huì)議在程序規(guī)則上沒(méi)有正式會(huì)議復(fù)雜；一般在非正式會(huì)召開(kāi)之前不需要舉行預(yù)備會(huì)議；有一些正式會(huì)議(如年度全體會(huì)議)，是要依法召開(kāi)的，而非正式會(huì)議則沒(méi)有這個(gè)要求。非正式會(huì)議不像正式會(huì)議那樣有嚴(yán)格的程序規(guī)則的限制，在會(huì)議的組織及召開(kāi)上都有一些自己的特點(diǎn)。

下面介紹五種非正式會(huì)議：部門(mén)會(huì)議、經(jīng)理會(huì)議、情況介紹會(huì)議、進(jìn)度會(huì)議和工作會(huì)議。

• 部門(mén)會(huì)議

部門(mén)會(huì)議是公司或企業(yè)各個(gè)部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)的會(huì)議。通常是由部門(mén)主管召集，由部門(mén)的成員參加，有時(shí)邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)列席。會(huì)議的內(nèi)容多是總結(jié)上一階段本部門(mén)的工作，并圍繞整個(gè)公司的規(guī)劃與總體計(jì)劃對(duì)下一階段的工作進(jìn)行安排。

• 經(jīng)理會(huì)議

經(jīng)理會(huì)議就是具有經(jīng)理身份的人研究和決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理事宜的會(huì)議。落實(shí)董事會(huì)已確定的企業(yè)目標(biāo)和方針，并通過(guò)具體的管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)體現(xiàn)出來(lái)。經(jīng)理會(huì)議受董事會(huì)議的控制，在不違背董事會(huì)所確定的目標(biāo)和原則的前提下，有權(quán)決定和處理企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所遇到的一切問(wèn)題。

一般由負(fù)責(zé)全面工作的經(jīng)理以例會(huì)的形式召集。也可由任何一名經(jīng)理或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提議召開(kāi)，研究決定公司的重要決策、工作部署、上報(bào)文件等重要工作。

• 情況介紹會(huì)議

會(huì)議的規(guī)模多是中小型會(huì)議。會(huì)議形式多采取座談會(huì)的形式?！阌伞獋€(gè)或幾個(gè)(屬于一個(gè)部門(mén)或系統(tǒng))主要發(fā)言者進(jìn)行情況介紹，他們是信息的發(fā)出者，會(huì)前要對(duì)發(fā)言的內(nèi)容做充分的準(zhǔn)備。其他與會(huì)者則主要是信息的接收者，一般是針對(duì)主要發(fā)言者的介紹來(lái)提問(wèn)或發(fā)言，會(huì)前不必準(zhǔn)備好固定的發(fā)言稿。

• 進(jìn)度會(huì)議

進(jìn)度會(huì)議就是報(bào)告工作進(jìn)展情況的會(huì)議。進(jìn)度會(huì)議屬于例會(huì)，定期召開(kāi)。可以定為每周、每月或每季度召開(kāi)一次，根據(jù)工作任務(wù)、性質(zhì)的不同而有所不同。會(huì)議的內(nèi)容主要是報(bào)告工作進(jìn)度，并根據(jù)進(jìn)度對(duì)原工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

1.會(huì)議的性質(zhì)

定位商務(wù)會(huì)議涉及的范圍和內(nèi)容是相當(dāng)廣泛的，有公司內(nèi)部的集會(huì)，下面又有小型的財(cái)務(wù)會(huì)、專(zhuān)家會(huì)議、全體聚會(huì)等分別；客戶(hù)與公司的談判會(huì)；有公司的股東年會(huì)；有多家企業(yè)參加的洽談會(huì)；有買(mǎi)賣(mài)雙方參加的銷(xiāo)售會(huì)等等。給商務(wù)會(huì)議歸好了類(lèi)才好順利開(kāi)展下一步工作。

2.確定主要負(fù)責(zé)人

每一次會(huì)議，哪怕是再小的會(huì)議，也應(yīng)確定負(fù)責(zé)人，使會(huì)議做到安排有序，不至于臨到頭亂成一團(tuán)。

有些比較復(fù)雜的商務(wù)會(huì)議可請(qǐng)出專(zhuān)業(yè)人員，由其與賓館酒店進(jìn)行談判，安排節(jié)目，布置會(huì)場(chǎng)等保證會(huì)議程序合乎規(guī)范、依足禮儀。

3.選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)

不同的企業(yè)有不同的檔次、不同的會(huì)議有不同的目的，也應(yīng)有不同的地點(diǎn)選擇。如果一家公司有自身的會(huì)議廳或酒店當(dāng)然可以方便行事，但方便的不一定是最好的。一個(gè)陌生的環(huán)境或許更能激發(fā)與會(huì)者的興趣和創(chuàng)造性。公司的年會(huì)可以在一個(gè)大家眾所周知且安全舒適的地點(diǎn)，會(huì)議中心、賓館甚至運(yùn)動(dòng)館都可以；一次展銷(xiāo)會(huì)最好的地點(diǎn)在體育館等大型場(chǎng)所；一次商務(wù)談判可在酒店中進(jìn)行；一次頭腦風(fēng)暴法的專(zhuān)家會(huì)議可在城郊山清水秀、沒(méi)有什么干擾的地方舉行。

4 進(jìn)行預(yù)算

在商言商，商務(wù)會(huì)議的成本有高有低，一看會(huì)議規(guī)格，二看負(fù)責(zé)人是否精通談判的藝術(shù)。商務(wù)會(huì)議的費(fèi)用涉及到會(huì)議場(chǎng)地租用、娛樂(lè)開(kāi)支、宴會(huì)花銷(xiāo)、設(shè)備使用、資料準(zhǔn)備等諸多方面。

可以把自己的預(yù)算與要求向場(chǎng)地、設(shè)備出租者和盤(pán)托出，以求他們的真誠(chéng)合作。相互耍小心眼可能什么事也做不好。大型的商務(wù)會(huì)議一定要簽訂有關(guān)的服務(wù)合同，確定雙方的權(quán)利義務(wù)。

5.成功的會(huì)議策劃

會(huì)議的程序安排應(yīng)早做決定，一名經(jīng)驗(yàn)豐富的負(fù)責(zé)人會(huì)準(zhǔn)備一本筆記本或把自己的安排輸入到電腦中，把會(huì)議中的事項(xiàng)盡可能完全列出，從會(huì)議的預(yù)算到貴賓愛(ài)睡哪種床，從會(huì)議室的設(shè)施到會(huì)議室的空氣清新度，從午餐的食物到衛(wèi)生間的清潔等眾多信息都一一分類(lèi)歸檔，并及時(shí)更新。每條信息的內(nèi)容分為幾個(gè)層次，一是事件的名稱(chēng)、二是目的、三是日期、四是地點(diǎn)、五是主辦者、六是聯(lián)系方式。

6.會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)的布置應(yīng)考慮多方面的環(huán)節(jié)，盡量做到?jīng)]有紕漏。要事先試用所需視聽(tīng)、電器設(shè)備、網(wǎng)線(xiàn)布置等等，確信硬件可用無(wú)虞。在一次時(shí)間可能較長(zhǎng)的商務(wù)會(huì)議中、年會(huì)中，應(yīng)該提供咖啡、水果等食物，可解一時(shí)之急。如果是一次較高級(jí)別的商務(wù)會(huì)議，特別是在一些國(guó)際性的談判中，最好不要放上煙灰缸，會(huì)給想吸煙者提供口實(shí)。

在正規(guī)的商務(wù)會(huì)議中，花是不可缺少的感情催化劑、氣氛調(diào)和物，在會(huì)場(chǎng)門(mén)廳及內(nèi)部可擺放盆栽菊花、太陽(yáng)花等花卉，美觀(guān)大方而經(jīng)濟(jì)實(shí)惠；在茶幾上可放上紅玫瑰、康乃馨等花，在熱烈凝重的紅色中烘托出端莊嚴(yán)肅的氛圍；在會(huì)議廳中心的長(zhǎng)橢圓型會(huì)議桌下可擺放大文心蘭等制成的造型別致的插花作品。

7.會(huì)議通知

舉行正式的商務(wù)會(huì)議一定要有正式的通知，最合乎禮儀的方式是寄送請(qǐng)柬。請(qǐng)柬的設(shè)計(jì)要讓人有朝氣蓬勃之感，予人深刻印象。請(qǐng)柬上對(duì)與會(huì)者的職務(wù)、職稱(chēng)一定要寫(xiě)正確。請(qǐng)柬可以附函，說(shuō)明會(huì)議內(nèi)容，特別是會(huì)中的演講者、名人或貴賓，使會(huì)議的檔次顯得很高，令人重視這次會(huì)議。請(qǐng)柬最好不要用傳真發(fā)出，可提前發(fā)出,發(fā)出請(qǐng)柬后應(yīng)該注意反饋情況。

8.交通安排

會(huì)議安排時(shí)千萬(wàn)不要忽視小的細(xì)節(jié)，會(huì)議開(kāi)始及結(jié)束當(dāng)日的交通運(yùn)輸安排不可疏忽，這是來(lái)賓與該商務(wù)會(huì)議的第一次接觸，第一印象極為重要。

如果是一次大型的展銷(xiāo)會(huì)，來(lái)賓多是自行解決交通問(wèn)題，但附上詳細(xì)的交通時(shí)間表和旅程路線(xiàn)圖是必不可少的；有時(shí)與會(huì)者也會(huì)自己來(lái)到會(huì)場(chǎng)，這時(shí)需了解準(zhǔn)備好停車(chē)場(chǎng)所。不少情況下仍需組織者操心，要指定專(zhuān)人對(duì)于每一位來(lái)賓的來(lái)去方式詢(xún)問(wèn)清楚，安排去機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站的接送人員和車(chē)輛，對(duì)于不同層次的來(lái)賓，車(chē)輛的型號(hào)、品牌也要預(yù)先規(guī)劃好。

9、會(huì)議接待

在正式的商務(wù)會(huì)議、年會(huì)中，公司應(yīng)該選出最擅長(zhǎng)交際和最有禮貌的員工以進(jìn)行接待、登記、幫助等職責(zé)，如果公司人手不夠，可請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士，但一定應(yīng)對(duì)本企業(yè)有關(guān)了解。參加會(huì)議者往往都經(jīng)過(guò)了一段路程的奔波，或許有些疲倦還有點(diǎn)不耐，接待得體會(huì)讓人如沐春風(fēng)化解不適感，而不得體的接待卻會(huì)讓人的不適演變?yōu)椴粷M(mǎn)。在接待登記時(shí)要快，不要磨蹭。為了加快接待速度，在憑票入場(chǎng)的大型會(huì)議入口可設(shè)兩個(gè)乃至更多的登記區(qū)。如果無(wú)票或沒(méi)帶票者較多，可集中在一個(gè)登記區(qū)處理。接待時(shí)最好是已有來(lái)賓名單，直接劃勾即可。

10.應(yīng)急措施

商務(wù)會(huì)議或年會(huì)中，可能會(huì)出現(xiàn)一些令人不測(cè)的緊急情況，如食品不足、股東心臟病突發(fā)、或者有人來(lái)?yè)v亂等等，這些應(yīng)有一些應(yīng)對(duì)之計(jì)，隨機(jī)應(yīng)變，不可讓事態(tài)激化，影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

11.跟蹤聯(lián)系

會(huì)議結(jié)束并不意味著組織者的任務(wù)結(jié)束，懂禮儀善交流的組織者會(huì)從以下一些方面進(jìn)行跟蹤聯(lián)系。一是與貴賓聯(lián)系，了解他們對(duì)此次會(huì)議的想法，虛心聽(tīng)取意見(jiàn)，今后的商務(wù)會(huì)議還需要他們的大力支持；二是與一般來(lái)賓聯(lián)系，一般來(lái)賓可能不像貴賓那樣受重視，感受到的組織問(wèn)題可能更多，一定會(huì)多多聽(tīng)從他們的意見(jiàn)，在怨氣較多時(shí)應(yīng)該致以道歉函；三是跟場(chǎng)地服務(wù)、交通服務(wù)商聯(lián)系，對(duì)他們的合作予以感謝，奠定再次合作的基礎(chǔ)。