商業(yè)會議是企業(yè)為了解決某些問題或為達(dá)成某些目標(biāo)而匯集在一起進(jìn)行研討、交流的活動，它需要一定規(guī)模的人數(shù)和必不可少的時間。它對促進(jìn)公司內(nèi)部交流，增強員工歸屬感以及確立公司運行方向等方面都有積極的推動作用。

商務(wù)會議可以分成兩個類型，即正式會議和非正式會議。

(一)正式會議的種類有：年度大會、非常大會、董事會、委員會議、常務(wù)會議、法規(guī)會議等。

• 年度大會

年度大會指根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和需要而有一定的起止日期的每12個月召開一次或幾次的有時間規(guī)律的大會。

• 非常大會

非常大會指針對特殊的事情或者異乎尋常的大事而舉辦的大會。另外，在一些合資或獨資以及所有的股份制企業(yè)，非常會議是面向全體股東的。當(dāng)有超過全部10%的股份的代表們提出要求時，就要召開此種大會來討論特別的事務(wù)——可能是異常事務(wù)，征求股東的意見。

• 董事會會議

召開董事會會議時，董事長負(fù)責(zé)向管理部門解釋董事會所采取的行動，并負(fù)責(zé)向董事會報告管理計劃，董事長辦公室把董事會的決議付諸實施。

一般的董事會會議指金融董事會議，金融董事會議即金融機構(gòu)同國內(nèi)其他部門或者國外企業(yè)合作開辦的金融企業(yè)、公司等組成的董事會成員的會議。

金融董事會會議需要通過公司章程，討論確定公司經(jīng)理級人員，審議公司經(jīng)營或者戰(zhàn)略和發(fā)展計劃，審查公司財務(wù)報告。董事會每年至少召開兩次會議，由董事長召集，于會議召開十日以前書面通知全體董事?！?

• 委員會會議

委員會指的是各單位為完成一定的任務(wù)而設(shè)立的專門組織。

作為一個秘書，熟悉委員會的程序是十分重要的。地方政府是按委員會結(jié)構(gòu)運行，由常務(wù)委員會負(fù)責(zé)各自的事物(例如住宅、財政、社會服務(wù)和教育)，委員會成員的產(chǎn)生將根據(jù)情況要么指定，要么選出，甚至有可能兩種方式結(jié)合。例如在成立一個以磋商為目的的委員會時，管理人員是被指定的，因為他們有專門的技術(shù)和在組織中的地位。而工人代表則是由勞方選出。委員會間的區(qū)別在于他們具有各自的權(quán)威性。一些委員會有執(zhí)行權(quán)，特別是在地方政府。

(二)非正式會議

非正式會議是相對于正式會議而言的，與正式會議相比，非正式會議在程序規(guī)則上沒有正式會議復(fù)雜；一般在非正式會召開之前不需要舉行預(yù)備會議；有一些正式會議(如年度全體會議)，是要依法召開的，而非正式會議則沒有這個要求。非正式會議不像正式會議那樣有嚴(yán)格的程序規(guī)則的限制，在會議的組織及召開上都有一些自己的特點。

下面介紹五種非正式會議：部門會議、經(jīng)理會議、情況介紹會議、進(jìn)度會議和工作會議。

• 部門會議

部門會議是公司或企業(yè)各個部門內(nèi)部召開的會議。通常是由部門主管召集，由部門的成員參加，有時邀請上級領(lǐng)導(dǎo)列席。會議的內(nèi)容多是總結(jié)上一階段本部門的工作，并圍繞整個公司的規(guī)劃與總體計劃對下一階段的工作進(jìn)行安排。

• 經(jīng)理會議

經(jīng)理會議就是具有經(jīng)理身份的人研究和決定企業(yè)經(jīng)營管理事宜的會議。落實董事會已確定的企業(yè)目標(biāo)和方針，并通過具體的管理經(jīng)營活動體現(xiàn)出來。經(jīng)理會議受董事會議的控制，在不違背董事會所確定的目標(biāo)和原則的前提下，有權(quán)決定和處理企業(yè)管理經(jīng)營活動中所遇到的一切問題。

一般由負(fù)責(zé)全面工作的經(jīng)理以例會的形式召集。也可由任何一名經(jīng)理或部門領(lǐng)導(dǎo)提議召開，研究決定公司的重要決策、工作部署、上報文件等重要工作。

• 情況介紹會議

會議的規(guī)模多是中小型會議。會議形式多采取座談會的形式?！阌伞獋€或幾個(屬于一個部門或系統(tǒng))主要發(fā)言者進(jìn)行情況介紹，他們是信息的發(fā)出者，會前要對發(fā)言的內(nèi)容做充分的準(zhǔn)備。其他與會者則主要是信息的接收者，一般是針對主要發(fā)言者的介紹來提問或發(fā)言，會前不必準(zhǔn)備好固定的發(fā)言稿。

• 進(jìn)度會議

進(jìn)度會議就是報告工作進(jìn)展情況的會議。進(jìn)度會議屬于例會，定期召開?？梢远槊恐?、每月或每季度召開一次，根據(jù)工作任務(wù)、性質(zhì)的不同而有所不同。會議的內(nèi)容主要是報告工作進(jìn)度，并根據(jù)進(jìn)度對原工作計劃進(jìn)行調(diào)整。

1.會議的性質(zhì)

定位商務(wù)會議涉及的范圍和內(nèi)容是相當(dāng)廣泛的，有公司內(nèi)部的集會，下面又有小型的財務(wù)會、專家會議、全體聚會等分別；客戶與公司的談判會；有公司的股東年會；有多家企業(yè)參加的洽談會；有買賣雙方參加的銷售會等等。給商務(wù)會議歸好了類才好順利開展下一步工作。

2.確定主要負(fù)責(zé)人

每一次會議，哪怕是再小的會議，也應(yīng)確定負(fù)責(zé)人，使會議做到安排有序，不至于臨到頭亂成一團(tuán)。

有些比較復(fù)雜的商務(wù)會議可請出專業(yè)人員，由其與賓館酒店進(jìn)行談判，安排節(jié)目，布置會場等保證會議程序合乎規(guī)范、依足禮儀。

3.選擇合適的會議地點

不同的企業(yè)有不同的檔次、不同的會議有不同的目的，也應(yīng)有不同的地點選擇。如果一家公司有自身的會議廳或酒店當(dāng)然可以方便行事，但方便的不一定是最好的。一個陌生的環(huán)境或許更能激發(fā)與會者的興趣和創(chuàng)造性。公司的年會可以在一個大家眾所周知且安全舒適的地點，會議中心、賓館甚至運動館都可以；一次展銷會最好的地點在體育館等大型場所；一次商務(wù)談判可在酒店中進(jìn)行；一次頭腦風(fēng)暴法的專家會議可在城郊山清水秀、沒有什么干擾的地方舉行。

4 進(jìn)行預(yù)算

在商言商，商務(wù)會議的成本有高有低，一看會議規(guī)格，二看負(fù)責(zé)人是否精通談判的藝術(shù)。商務(wù)會議的費用涉及到會議場地租用、娛樂開支、宴會花銷、設(shè)備使用、資料準(zhǔn)備等諸多方面。

可以把自己的預(yù)算與要求向場地、設(shè)備出租者和盤托出，以求他們的真誠合作。相互耍小心眼可能什么事也做不好。大型的商務(wù)會議一定要簽訂有關(guān)的服務(wù)合同，確定雙方的權(quán)利義務(wù)。

5.成功的會議策劃

會議的程序安排應(yīng)早做決定，一名經(jīng)驗豐富的負(fù)責(zé)人會準(zhǔn)備一本筆記本或把自己的安排輸入到電腦中，把會議中的事項盡可能完全列出，從會議的預(yù)算到貴賓愛睡哪種床，從會議室的設(shè)施到會議室的空氣清新度，從午餐的食物到衛(wèi)生間的清潔等眾多信息都一一分類歸檔，并及時更新。每條信息的內(nèi)容分為幾個層次，一是事件的名稱、二是目的、三是日期、四是地點、五是主辦者、六是聯(lián)系方式。

6.會場布置

會場的布置應(yīng)考慮多方面的環(huán)節(jié)，盡量做到?jīng)]有紕漏。要事先試用所需視聽、電器設(shè)備、網(wǎng)線布置等等，確信硬件可用無虞。在一次時間可能較長的商務(wù)會議中、年會中，應(yīng)該提供咖啡、水果等食物，可解一時之急。如果是一次較高級別的商務(wù)會議，特別是在一些國際性的談判中，最好不要放上煙灰缸，會給想吸煙者提供口實。

在正規(guī)的商務(wù)會議中，花是不可缺少的感情催化劑、氣氛調(diào)和物，在會場門廳及內(nèi)部可擺放盆栽菊花、太陽花等花卉，美觀大方而經(jīng)濟實惠；在茶幾上可放上紅玫瑰、康乃馨等花，在熱烈凝重的紅色中烘托出端莊嚴(yán)肅的氛圍；在會議廳中心的長橢圓型會議桌下可擺放大文心蘭等制成的造型別致的插花作品。

7.會議通知

舉行正式的商務(wù)會議一定要有正式的通知，最合乎禮儀的方式是寄送請柬。請柬的設(shè)計要讓人有朝氣蓬勃之感，予人深刻印象。請柬上對與會者的職務(wù)、職稱一定要寫正確。請柬可以附函，說明會議內(nèi)容，特別是會中的演講者、名人或貴賓，使會議的檔次顯得很高，令人重視這次會議。請柬最好不要用傳真發(fā)出，可提前發(fā)出,發(fā)出請柬后應(yīng)該注意反饋情況。

8.交通安排

會議安排時千萬不要忽視小的細(xì)節(jié)，會議開始及結(jié)束當(dāng)日的交通運輸安排不可疏忽，這是來賓與該商務(wù)會議的第一次接觸，第一印象極為重要。

如果是一次大型的展銷會，來賓多是自行解決交通問題，但附上詳細(xì)的交通時間表和旅程路線圖是必不可少的；有時與會者也會自己來到會場，這時需了解準(zhǔn)備好停車場所。不少情況下仍需組織者操心，要指定專人對于每一位來賓的來去方式詢問清楚，安排去機場、火車站的接送人員和車輛，對于不同層次的來賓，車輛的型號、品牌也要預(yù)先規(guī)劃好。

9、會議接待

在正式的商務(wù)會議、年會中，公司應(yīng)該選出最擅長交際和最有禮貌的員工以進(jìn)行接待、登記、幫助等職責(zé)，如果公司人手不夠，可請專業(yè)人士，但一定應(yīng)對本企業(yè)有關(guān)了解。參加會議者往往都經(jīng)過了一段路程的奔波，或許有些疲倦還有點不耐，接待得體會讓人如沐春風(fēng)化解不適感，而不得體的接待卻會讓人的不適演變?yōu)椴粷M。在接待登記時要快，不要磨蹭。為了加快接待速度，在憑票入場的大型會議入口可設(shè)兩個乃至更多的登記區(qū)。如果無票或沒帶票者較多，可集中在一個登記區(qū)處理。接待時最好是已有來賓名單，直接劃勾即可。

10.應(yīng)急措施

商務(wù)會議或年會中，可能會出現(xiàn)一些令人不測的緊急情況，如食品不足、股東心臟病突發(fā)、或者有人來搗亂等等，這些應(yīng)有一些應(yīng)對之計，隨機應(yīng)變，不可讓事態(tài)激化，影響會議的正常進(jìn)行。

11.跟蹤聯(lián)系

會議結(jié)束并不意味著組織者的任務(wù)結(jié)束，懂禮儀善交流的組織者會從以下一些方面進(jìn)行跟蹤聯(lián)系。一是與貴賓聯(lián)系，了解他們對此次會議的想法，虛心聽取意見，今后的商務(wù)會議還需要他們的大力支持；二是與一般來賓聯(lián)系，一般來賓可能不像貴賓那樣受重視，感受到的組織問題可能更多，一定會多多聽從他們的意見，在怨氣較多時應(yīng)該致以道歉函；三是跟場地服務(wù)、交通服務(wù)商聯(lián)系，對他們的合作予以感謝，奠定再次合作的基礎(chǔ)。