訂艙是托運(yùn)人(shippers)或其代理人向承運(yùn)人(CalTier)，即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機(jī)構(gòu)等申請(qǐng)貨物運(yùn)輸，承運(yùn)人對(duì)這種申請(qǐng)給予承諾的行為。與租船運(yùn)輸不同，班輪運(yùn)輸中承運(yùn)人與托運(yùn)人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進(jìn)行預(yù)約的。只要船公司對(duì)這種預(yù)約給予承諾，并在艙位登記簿(space book)上登記，即表明承、托雙方已建立了有關(guān)貨物運(yùn)輸?shù)年P(guān)系，并著手開始貨物裝船承運(yùn)的一系列準(zhǔn)備工作。

一般，在國際貿(mào)易中，出口商總是力爭(zhēng)以CIF價(jià)格條件成交。在這種情況下，出口商須承擔(dān)出口貨物的托運(yùn)工作，將貨物運(yùn)交國外的進(jìn)口商，所以訂艙工作多數(shù)在裝貨港或貨物輸出地由出口商辦理。但是，如果出口貨物是以FOB價(jià)格條件成交，則訂艙工作就可能在貨物的輸入地或卸貨港由進(jìn)口商辦理。這樣的訂艙稱為卸貨地訂艙(home booking)。

訂艙按性質(zhì)可分為如下兩類。

(1)暫時(shí)訂艙

暫時(shí)訂艙是托運(yùn)人或國際貨運(yùn)代理企業(yè)向承運(yùn)人訂艙時(shí)只是為了預(yù)訂艙位而沒有特定的貨物要運(yùn)載。海運(yùn)是在運(yùn)船舶到港前一段時(shí)間(如一個(gè)月)提出的訂艙。采用暫時(shí)訂艙是因?yàn)榕屡撐痪o張，在許多國家，除危險(xiǎn)品運(yùn)輸之外托運(yùn)人的口頭訂艙是允許的。暫時(shí)訂艙因運(yùn)輸工具配載時(shí)實(shí)際貨量可能沒有預(yù)訂的多，即預(yù)訂的艙位沒有被使用而變成“被風(fēng)吹走”的訂艙(Windy Booking)，即虛艙，所以承運(yùn)人通常會(huì)讓運(yùn)輸艙位超訂(Overbook)10％～20％以應(yīng)付這種不確定性。它雖在一定程度上帶有不確定性，但能使承運(yùn)人大致了解今后一段時(shí)間內(nèi)的貨源情況，為承運(yùn)人的貨運(yùn)組織與管理奠定基礎(chǔ)。航空公司計(jì)算虛艙的標(biāo)準(zhǔn)一般是50公斤起算。訂艙的國際貨運(yùn)代理公司也存在風(fēng)險(xiǎn)，因承運(yùn)人要收取虛艙費(fèi)或稱死費(fèi)(DeadFee)。托運(yùn)人要避免支付虛艙費(fèi)必須在艙位不用之前通知為之訂艙的國際貨運(yùn)代理企業(yè)，以便其他的托運(yùn)人可以使用這些艙位。

(2)確定訂艙

確定訂艙是委托人根據(jù)信用證或合同的要求和貨物出運(yùn)的時(shí)間，選擇合適的船舶，在船期表或航空運(yùn)輸規(guī)定的截單日期之前，向承運(yùn)人或其代理人以口頭或書面形式提出的訂艙。就海運(yùn)來說它包含貨源的確切信息：訂艙船名、接貨地點(diǎn)、裝貨港、卸貨港、交貨地點(diǎn)、攬貨代理名稱、貨名、數(shù)量、包裝、重量、接貨方式、交貨方式、所需空箱數(shù)、裝箱地點(diǎn)等。一般向船公司確定訂艙是在截單Et的前7天，因?yàn)橥ǔ４镜侥莻€(gè)時(shí)候才放艙。

訂艙方式主要有如下三種：

1)離線訂艙。離線訂艙主要是通過傳真、電話或者E．mail、EDI等途徑實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)上離r線訂艙可以使用離線訂艙軟件進(jìn)行離線訂艙，然后發(fā)電子郵件給承運(yùn)人完成訂艙。

2)在線訂艙。在線訂艙也稱電子訂艙(E—booking)，它可以提供給客戶一個(gè)交易平臺(tái)，通過因特網(wǎng)把客戶要價(jià)和服務(wù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)在網(wǎng)上進(jìn)行對(duì)碰使雙方達(dá)成交易。

3)卸貨地訂艙。通常的訂艙都是裝貨地訂艙，即由出口商訂艙，而卸貨地訂艙(Home Booking)也即由進(jìn)口商訂艙，貿(mào)易術(shù)語使用F組或E組時(shí)，國外的買方(Buyer)即進(jìn)口商(Importer)負(fù)責(zé)簽訂運(yùn)輸合同，但他們一般自己不訂艙，而委托某國際貨代代為訂艙，通常還指定要訂某承運(yùn)人的運(yùn)輸工具。受委托的國際貨代稱為指定貨代，該承運(yùn)人稱為指定承運(yùn)人，這兩者不一定同時(shí)出現(xiàn)。這種指定通過路線單(R／O：Routing Order)或指定貨通知(Nomination Shipping Advise)，這種指定貨通知依來源可分為代理指定貨通知(Nomination Shipping Advise from Agent)和托運(yùn)人指定貨通知(Nomination Shipping Advisefrom Shipper)，這里所說的代理是國外進(jìn)口商在其本國的貨運(yùn)代理。