報價函是商務(wù)活動中作為賣方在接到客戶的詢價函后發(fā)出的回復(fù)性信函。

對于賣方而言，一封報價信可能意味著一次銷售的好時機，所以回復(fù)的報價函一定要及時、確切、周到，不要因為某些小小疏忽而失去了潛在的客戶。

報價函是指企業(yè)向顧客提供商品的有關(guān)交易條件的信函。一般來說，報價函主要包括以下內(nèi)容：

(1)品名；

(2)價格、數(shù)量；

(3)結(jié)算方式；

(4)發(fā)貨期；

(5)產(chǎn)品規(guī)模；

(6)產(chǎn)品包裝；

(7)運輸方式。

(一)標(biāo)題

即件名或主題，在第一行居中用較大字體標(biāo)注，指出信函的主要內(nèi)容。可以直接書寫“報價函”、“報價信”等字樣。

細(xì)節(jié)提示

◆標(biāo)注件名或主題的目的是使收信者一打開信函就知道其內(nèi)容，也方便對方分發(fā)或歸檔時參考。

◆件名或主題要根據(jù)需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略。

(二)稱謂

在標(biāo)題之下另起一行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂后加冒號。

細(xì)節(jié)提示

◆由于報價函是針對詢價函的，所以稱謂項應(yīng)該根據(jù)詢價函而寫上具體的對方的單位或部門名稱、個人姓名等。

◆個人姓名前可以加上“尊敬的”等敬語，姓名后應(yīng)當(dāng)加上“先生”、“女士”、“經(jīng)理”、“主任”等稱呼。

(三)正文

在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般首先簡要說一句感謝對方的詢價，然后具體答復(fù)價格及相關(guān)信息，如產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格、包裝、交貨方式、優(yōu)惠政策等，最后禮貌地寫上“歡迎再詢”等關(guān)切的話。

細(xì)節(jié)提示

◆不要以為是報價函就只回答報價問題，報價離不開產(chǎn)品的質(zhì)地、規(guī)格、包裝等問題。

(四)結(jié)語

在正文之下另起一行空兩格書寫“此致”、“順?！钡缺硎竟е?jǐn)之意的詞語，再另起一行頂格書寫“敬禮”、“商祺”等表示祝愿的話，后面不必加標(biāo)點符號。

細(xì)節(jié)提示

◆常見的結(jié)語還有“?！t運永在”、“恭?！贪病钡?。

◆結(jié)語也可以酌情書寫一句禮貌性的應(yīng)酬語，后面加句號。

◆結(jié)語還可以酌情省略。

(五)落款

在正文或結(jié)語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。

細(xì)節(jié)提示

◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。

◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應(yīng)當(dāng)書寫其全稱或規(guī)范化簡稱。

◆如果寫信者的名稱是個人姓名，前面可以標(biāo)示其單位或部門名稱。

范例1：^[1]

尊敬的宋經(jīng)理：

您好!

由衷感謝貴公司來函詢價，現(xiàn)將我公司最大號皮質(zhì)旅行拉桿箱的有關(guān)信息提供如下：

產(chǎn)品編號：NP—F3552／32

產(chǎn)品質(zhì)量：一級牛皮

產(chǎn)品規(guī)格：80cmX50cmX30cm

產(chǎn)品包裝：標(biāo)準(zhǔn)硬紙箱

產(chǎn)品價格：2200元/只

產(chǎn)品結(jié)算方式：商業(yè)匯票

交貨方式：送貨上門

送貨日期：本市收到訂單3日

優(yōu)惠價格：訂單達(dá)20只按9折

如有問題，歡迎再詢，我們期待著為您服務(wù)。

恭祝

商安

××箱包公司

銷售部

××年×月

范例2：^[1]

××副食品公司：

貴方X月XEl詢價函收悉，謝謝。

茲就貴方要求，報價詳述如下：

商品：君山銀針茶

品質(zhì)：一級

規(guī)格：每包100克

單價：每包XX元(合包裝費)

結(jié)算方式：匯票

交貨日期：收到訂單10日內(nèi)發(fā)貨

我方所報價極具競爭力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按90%的折扣收款。

如貴方認(rèn)為我們的報價符合貴公司的要求，請早日訂購。

恭候佳音。

××茶葉廠

××年×月×日

范例3：^[3]

回復(fù)報價函

公司：貴方……(日期)對……(商品名稱)的報價已經(jīng)收到。我方不能同意該報價，因為貴方提出的價格高于其他公司對我方的報價。

如貴方愿意向我方出售上述商品，請重新研究并告知新的價格。

請貴方在一年一月一日以前給予答復(fù)。

公司

年　月　日