庫存材料是指公司(部門)在日常經(jīng)營活動過程中將要消耗的材料或物料,及以備出售的商品.

在編制年度決算報告前要進(jìn)行全面清查外,在年度中間還要分不同情況,對材料進(jìn)行清查盤點(diǎn),重點(diǎn)抽查或定期清查.當(dāng)保管人員工作變動時,也要進(jìn)行盤點(diǎn),并據(jù)以辦理交接手續(xù).

庫存材料清查采用實地盤點(diǎn)的方式,由資產(chǎn)管理部門會同財務(wù)部與材料管理人員共同進(jìn)行,通過點(diǎn)數(shù),過磅等實地盤點(diǎn)方法確定實存數(shù)量.在確定材料實際結(jié)存數(shù)量的同時,還應(yīng)查明造成材料短缺,積壓等方面的原因.

庫存材料清查的結(jié)果,應(yīng)編制"庫存材料盤點(diǎn)報告表","庫存材料盤點(diǎn)報告表"要詳細(xì)列明各種材料的賬面數(shù),實存數(shù),盤盈盤虧的數(shù)量和金額以及盤盈盤虧的原因.經(jīng)審批后交財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理.

庫存材料的自然損耗,應(yīng)根據(jù)本公司(部門)的具體情況規(guī)定一個合理的損耗范圍.對超規(guī)定的損耗部分,則應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行不同的處理,若超定額損耗的材料可查出有關(guān)責(zé)任人,則應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償,屬于保險責(zé)任范圍內(nèi)的,應(yīng)向保險公司索賠.

行政單位庫存材料雖然較少，但要根據(jù)工作需要設(shè)專職或兼職人員管理，每年至少清點(diǎn)一次。如發(fā)生盤虧、盤盈，應(yīng)當(dāng)查明原因，作為增加或減少當(dāng)期支出的會計處理。

購入、有償調(diào)入的庫存材料，分別以購價、調(diào)撥價及其運(yùn)雜費(fèi)入賬。材料采購、運(yùn)輸過程中的差旅費(fèi)等不計入材料價格，直接作為有關(guān)支出處理。出庫材料可以根據(jù)其實際情況，采用先進(jìn)先出法或加權(quán)平均法確定其成本。

行政單位庫存材料的核算，可通過“庫存材料”賬戶。本賬戶屬于資產(chǎn)類賬戶，其借方登記入庫材料的實際成本，貸方登記發(fā)出材料的實際成本，期末借方余額表示庫存材料的實際成本。年終借方余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。該賬戶按材料的類別、品種等有關(guān)項目設(shè)置明細(xì)賬，進(jìn)行明細(xì)分類核算，并根據(jù)材料入庫、出庫單逐筆登記。

下面舉例說明行政單位庫存材料的核算。

【例】某行政單位發(fā)生以下業(yè)務(wù)：

1.某行政單位以轉(zhuǎn)賬支票支付購買備用的修理材料計15 000元，并以現(xiàn)金支付差旅費(fèi)260元，材料驗收入庫。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計分錄如下：

借：庫存材料——甲材料 15 000

貸：銀行存款 15 000

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 260

貸：現(xiàn)金 260

2.某行政單位修理設(shè)備領(lǐng)用材料價值5 000元，根據(jù)有關(guān)憑證編制會計分錄如下：

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 5 000

貸：庫存材料——甲材料 5 000

3.某月對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)時，發(fā)現(xiàn)甲材料盤盈600元，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為增加庫存材料減少當(dāng)期經(jīng)費(fèi)支出處理。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計分錄如下：

借：庫存材料——甲材料 600

貸：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 600

4.盤點(diǎn)時發(fā)現(xiàn)庫存材料乙材料短缺500元，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為減少庫存材料、增加當(dāng)期支出處理。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計分錄如下：

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 500

貸：庫存材料——乙材料 500