庫(kù)存材料是指公司(部門)在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中將要消耗的材料或物料,及以備出售的商品.

在編制年度決算報(bào)告前要進(jìn)行全面清查外,在年度中間還要分不同情況,對(duì)材料進(jìn)行清查盤點(diǎn),重點(diǎn)抽查或定期清查.當(dāng)保管人員工作變動(dòng)時(shí),也要進(jìn)行盤點(diǎn),并據(jù)以辦理交接手續(xù).

庫(kù)存材料清查采用實(shí)地盤點(diǎn)的方式,由資產(chǎn)管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部與材料管理人員共同進(jìn)行,通過(guò)點(diǎn)數(shù),過(guò)磅等實(shí)地盤點(diǎn)方法確定實(shí)存數(shù)量.在確定材料實(shí)際結(jié)存數(shù)量的同時(shí),還應(yīng)查明造成材料短缺,積壓等方面的原因.

庫(kù)存材料清查的結(jié)果,應(yīng)編制"庫(kù)存材料盤點(diǎn)報(bào)告表","庫(kù)存材料盤點(diǎn)報(bào)告表"要詳細(xì)列明各種材料的賬面數(shù),實(shí)存數(shù),盤盈盤虧的數(shù)量和金額以及盤盈盤虧的原因.經(jīng)審批后交財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理.

庫(kù)存材料的自然損耗,應(yīng)根據(jù)本公司(部門)的具體情況規(guī)定一個(gè)合理的損耗范圍.對(duì)超規(guī)定的損耗部分,則應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行不同的處理,若超定額損耗的材料可查出有關(guān)責(zé)任人,則應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償,屬于保險(xiǎn)責(zé)任范圍內(nèi)的,應(yīng)向保險(xiǎn)公司索賠.

行政單位庫(kù)存材料雖然較少，但要根據(jù)工作需要設(shè)專職或兼職人員管理，每年至少清點(diǎn)一次。如發(fā)生盤虧、盤盈，應(yīng)當(dāng)查明原因，作為增加或減少當(dāng)期支出的會(huì)計(jì)處理。

購(gòu)入、有償調(diào)入的庫(kù)存材料，分別以購(gòu)價(jià)、調(diào)撥價(jià)及其運(yùn)雜費(fèi)入賬。材料采購(gòu)、運(yùn)輸過(guò)程中的差旅費(fèi)等不計(jì)入材料價(jià)格，直接作為有關(guān)支出處理。出庫(kù)材料可以根據(jù)其實(shí)際情況，采用先進(jìn)先出法或加權(quán)平均法確定其成本。

行政單位庫(kù)存材料的核算，可通過(guò)“庫(kù)存材料”賬戶。本賬戶屬于資產(chǎn)類賬戶，其借方登記入庫(kù)材料的實(shí)際成本，貸方登記發(fā)出材料的實(shí)際成本，期末借方余額表示庫(kù)存材料的實(shí)際成本。年終借方余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。該賬戶按材料的類別、品種等有關(guān)項(xiàng)目設(shè)置明細(xì)賬，進(jìn)行明細(xì)分類核算，并根據(jù)材料入庫(kù)、出庫(kù)單逐筆登記。

下面舉例說(shuō)明行政單位庫(kù)存材料的核算。

【例】某行政單位發(fā)生以下業(yè)務(wù)：

1.某行政單位以轉(zhuǎn)賬支票支付購(gòu)買備用的修理材料計(jì)15 000元，并以現(xiàn)金支付差旅費(fèi)260元，材料驗(yàn)收入庫(kù)。根據(jù)有關(guān)憑證編制會(huì)計(jì)分錄如下：

借：庫(kù)存材料——甲材料 15 000

貸：銀行存款 15 000

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 260

貸：現(xiàn)金 260

2.某行政單位修理設(shè)備領(lǐng)用材料價(jià)值5 000元，根據(jù)有關(guān)憑證編制會(huì)計(jì)分錄如下：

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 5 000

貸：庫(kù)存材料——甲材料 5 000

3.某月對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)甲材料盤盈600元，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為增加庫(kù)存材料減少當(dāng)期經(jīng)費(fèi)支出處理。根據(jù)有關(guān)憑證編制會(huì)計(jì)分錄如下：

借：庫(kù)存材料——甲材料 600

貸：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 600

4.盤點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存材料乙材料短缺500元，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為減少庫(kù)存材料、增加當(dāng)期支出處理。根據(jù)有關(guān)憑證編制會(huì)計(jì)分錄如下：

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 500

貸：庫(kù)存材料——乙材料 500