訂貨單是由買方向賣方訂購(gòu)貨物時(shí)填寫的單據(jù)。訂貨單是買方和賣方間貨物交易的依據(jù)或憑證。

由于訂貨單大多是出口商與國(guó)內(nèi)供貨廠商訂立的購(gòu)貨合同，因此，在中國(guó)可只使用中文訂立即可。訂貨單的主要內(nèi)容通常包括以下內(nèi)容：

(1)貨物品名。該名稱必頻與買賣合同或信用證中的品名—致，最好同時(shí)使用中英文表示。

(2)貨物規(guī)格。即使同一品名的商品，一般都有不同的規(guī)格，因而訂貨單必須清楚、準(zhǔn)確地表明貨物的規(guī)格，并與買賣合同或信用證嚴(yán)格相符。必要時(shí)可用附件表明。

(3)訂購(gòu)數(shù)量。詳細(xì)規(guī)定訂購(gòu)貨物的數(shù)量及單位。

(4)單價(jià)與總額。一般以人民幣表示單價(jià)和總額。

(5)交貨期。出口商應(yīng)依據(jù)買賣合同或信用證規(guī)定的裝運(yùn)期來(lái)確定供貨廠商的交貨期，一般應(yīng)提前10天左右向出口商交貨，以便出口商安排出口裝運(yùn)，以及在裝運(yùn)前檢驗(yàn)貨物。同時(shí)應(yīng)規(guī)定供貨廠商延期交貨的處理方法。

(6)交貨地點(diǎn)。若出口商使用集裝箱運(yùn)輸，應(yīng)訂明集裝箱堆場(chǎng)或貨運(yùn)站的具體地點(diǎn)；若使用非集裝箱運(yùn)輸，則應(yīng)訂明交貨地或港口。

(7)貨物包裝。依據(jù)進(jìn)口商的要求或適合于運(yùn)輸方式的要求對(duì)貨物予以合理包裝。

(8)嘜頭。按買賣合同或信用證規(guī)定刷嘜。進(jìn)口商無(wú)要求的，出口商可自定嘜頭。

(9)檢驗(yàn)檢疫。出口國(guó)強(qiáng)制檢驗(yàn)或進(jìn)口商要求在出口前檢驗(yàn)的，或指定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的，出口商應(yīng)與供貨廠商事先約定，按上述要求進(jìn)行出口前檢驗(yàn)檢疫。

(10)付款方式。出口商向供貨廠商支付購(gòu)貨款的方式取決于其之間的關(guān)系及信用狀況。可以先支付若干定金，余額在押匯后一次付清，或在押匯后付清全部貨款等。

(11)品質(zhì)保證。出口商應(yīng)與供貨廠商約定品質(zhì)保證條款。

(12)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保證。雙方應(yīng)就貨物所涉及的商標(biāo)、專利等知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題作出規(guī)定。

1．履約性。是指買方和賣方都具有認(rèn)同及信守訂貨單中各項(xiàng)條款和約定的特性。買方填寫了訂貨單，便等于認(rèn)同與賣方有過(guò)協(xié)商。

2．嚴(yán)肅性。填寫訂貨單有近似簽訂合同的性質(zhì)，對(duì)買方和賣方來(lái)說(shuō)，都是一種與人財(cái)物有關(guān)的負(fù)責(zé)任的行為，無(wú)疑具有嚴(yán)肅性。

從表達(dá)方式分，訂貨單有表格式、文字式（訂貨函）和文字表格綜合式三種。

訂貨單可分為預(yù)約訂貨單與現(xiàn)貨訂貨單兩種。

(一)預(yù)約訂貨單

預(yù)約訂貨單是指在向國(guó)外報(bào)價(jià)之前，預(yù)先請(qǐng)供貨廠商向出口商報(bào)價(jià)，出口商在此基礎(chǔ)上，按照前述的報(bào)價(jià)計(jì)算方法，計(jì)算出出口價(jià)格，再向國(guó)外報(bào)價(jià)。一旦國(guó)外進(jìn)口商接受報(bào)價(jià)并與出口商訂立了買賣合同，或出口商接受了信用證，出口商再向國(guó)內(nèi)供貨廠商下訂貨單。預(yù)約訂貨單的優(yōu)點(diǎn)是，可以避免買賣合同訂立后，無(wú)法在國(guó)內(nèi)購(gòu)進(jìn)合同貨物或必須以高價(jià)購(gòu)貨的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)現(xiàn)貨訂貨單

現(xiàn)貨訂貨單是指，出口商與國(guó)外進(jìn)口商訂立了買賣合同后，或接受了信用證之后，再向國(guó)內(nèi)供貨廠商下訂貨單訂購(gòu)合同貨物。這種訂貨方法比較適合貨源充足、售價(jià)較穩(wěn)定的情況。其不足之處是，一旦在國(guó)內(nèi)無(wú)法購(gòu)進(jìn)合同貨物，或必須高價(jià)購(gòu)進(jìn)貨物，則出口商可能面臨違約或利潤(rùn)減少，甚至虧損的風(fēng)險(xiǎn)。

訂貨單一般由標(biāo)題、正文和尾部構(gòu)成。

（一）標(biāo)題

標(biāo)題一般有三種寫法：第一種由貨物名稱和文種構(gòu)成；第二種由單位名稱和文種構(gòu)成；第三種只寫文種“訂貨單”三個(gè)字。

（二）正文

正文包括的內(nèi)容如下：

1．買方和賣方的信息。包括公司名稱、地址、郵政編碼、電話、傳真號(hào)碼、電子郵箱和聯(lián)系人等。

2．訂貨信息。包括商品名稱、商品編碼、商品單價(jià)、商品質(zhì)量級(jí)別和訂購(gòu)數(shù)量等。

3．配送方式及配送地點(diǎn)信息。

4．款項(xiàng)支付方式及銀行帳戶。

5．買方的意見(jiàn)和要求。

（三）尾部

寫訂貨單位、訂貨日期及經(jīng)辦人簽章。

1．信息要齊備。即設(shè)制的訂貨單要包含有貨物買賣必需的各種信息，不得遺漏。

2．要實(shí)用、好用。訂貨單的結(jié)構(gòu)要盡可能簡(jiǎn)單，讓買方一目了然，便于填寫。

3．一張紙即印制一份訂貨單。切忌一份訂貨單跨頁(yè)或分成幾頁(yè)，以免被“掉包”換頁(yè)。

訂貨單位（簽章）：

經(jīng)辦人(簽章)

請(qǐng)將貨款匯至以下帳戶：

2005年12月1日

戶名：×××公司

開(kāi)戶行：×××

帳號(hào)：×××

聯(lián)系電話：×××

傳真：×××

聯(lián)系人：×××