行文關(guān)系是指行文時發(fā)文單位與受文單位之間的關(guān)系。

根據(jù)國家行政機關(guān)的關(guān)系，各級機關(guān)之間的行文關(guān)系可分為上行文、下行文、平行文和普行文四個方向。

一、上行文

上行文是下級機關(guān)向上級機關(guān)行文。確定其行文關(guān)系應注意：

①向直屬上級行文，不可越級行文上行文的主送機關(guān)必須是直屬上級機關(guān)。如市人民政府（不包括縣級市）的直屬上級機關(guān)是省人民政府。在一般情況下，市人民政府只能向省人民政府行文，如無特殊情況，不可以越過省人民政府而直接向國務院行文。如果情況特殊，需要越級行文，則必須抄送省人民政府。

②準確選定文種，不可錯用文種向上級機關(guān)行文的文種有“請示”、“報告”、“議案”和“函”?！罢埵尽?、“報告”用于向直屬上級機關(guān)行文；“議案”則用于人民政府向同級的人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項；“函”一般用于向不相隸屬的上級機關(guān)行文。這些文體在選擇上要注意它們之間的差異。

③主送機關(guān)要單一上行文的主送機關(guān)就是發(fā)文機關(guān)的直屬上級機關(guān)，因此，主送機關(guān)只能寫一個，不能寫兩個以上的主送機關(guān)。即使是“函”，主送機關(guān)也應是一個，不能多頭主送。

二、下行文

下行文即上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，也包括上級業(yè)務主管部門向下級業(yè)務部門的行文。下行文確定行文關(guān)系時應注意：

①按直屬上下級關(guān)系行文

下行文和上行文一樣，必須按照直屬的上下級關(guān)系行文，不可以越級行文。如省人民政府向下行文，必須直接向各地、自治州、市人民政府，省政府各廳、局，各直屬機構(gòu)。不可以直接向縣及縣級市行文。

下行文的主送機關(guān)可以有多個。凡是發(fā)文機關(guān)直屬的下級機關(guān)，都是下行文的主送機關(guān)，但在列出下行文的主送機關(guān)時不應該也不可能把所有的下級機關(guān)都列出來。

一般說來，政府機構(gòu)的主送機關(guān)可以分為兩部分：政府機關(guān)、職能部門和直屬機構(gòu)。

政府機關(guān)包括三部分：漢族區(qū)域政府、少數(shù)民族區(qū)域政府和直轄政府。如國務院向下發(fā)文，其主送機關(guān)是這樣安排的：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構(gòu)。

其他各職能部門的下行文主送機關(guān)的排列可依此類推，如國土資源部的下行文，其主送機關(guān)可以這樣排列：各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市土地（國土）管理局（廳），解放軍土地管理局、新疆生產(chǎn)建設兵團土地管理局。

②文種的選擇要恰當

下行文的文種比較多，有“命令（令）”、“決定”、“意見”、“通知”、“會議紀要”、“批復”、“通報”等，在具體選用時要考慮準確、恰當。要做到準確恰當，首先要注意文種與發(fā)文意圖的一致性問題。

比如，同樣是表彰先進，發(fā)文意圖不同，則選擇的文種也不同，如果要給予重大的表彰，則要用“命令（令）”；比較重大的表彰，則要用“決定”；一般的表彰，則用“通知”。

其次，要注意文種與機關(guān)的級別的一致性問題，有些文種不能在較低級別的政府機關(guān)里使用，如“命令（令）”，雖然按規(guī)定縣級以上的人民政府機關(guān)可以使用，但在實際應用中縣級機關(guān)使用“命令（令）”很少，其他非政府機關(guān)，如企業(yè)事業(yè)單位，則不可以使用“命令（令）”。

三、平行文

平行文是平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文。行文時應注意：

①沒有隸屬關(guān)系，應根據(jù)相互關(guān)系行文

機關(guān)之間屬于不同的組織系統(tǒng)，或雖屬于同一組織系統(tǒng)，但機關(guān)的級別是相同的，這樣的機關(guān)之間不能行指導性、法規(guī)性、呈報性公文，如財政部與各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間，不能行法規(guī)性、指導性、呈報性公文。如果財政部的指導性、法規(guī)性公文需要各省、自治區(qū)、直轄市人民政府執(zhí)行時，則要由上一級領(lǐng)導機關(guān)批轉(zhuǎn)，即由國務院批轉(zhuǎn)，該公文方可運作。平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間可行知曉性、商洽性公文。

②文種的選擇一般以函主

平行文的文種主要是函，各種機關(guān)之間者可以通過函進行溝通、并商洽事宜。

四、普行文

普行文是向全社會行文，行普行文要注意以下兩點：

①沒有明確的行文關(guān)系

普行文一般沒有明確的行文關(guān)系，因為受文單位是全社會，行文與受文之間不具備行文關(guān)系。但要注意公文面向的具體讀者對象。如果面向國內(nèi)外，則要考慮行文的廣泛性，如果面向一定范圍，要考慮一定范圍內(nèi)讀者的接受。

②普行文的文種

普行文的文種有“公告”和“通告”兩種。

一、下級機關(guān)一般應按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文?！?

二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)?！?

三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導的單位向上級機關(guān)的請示，應當根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復所請求的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的單位行文時，應當抄送另一個上級機關(guān)?！?

四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。