檔案價(jià)值是指檔案這一客體對從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和情報(bào)作用，而表現(xiàn)出來的有用性及有用程度。

　　其中的主體是指從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，以各種方式和手段認(rèn)識改造世界的人（個(gè)體、團(tuán)體、人類、社會(huì)），客體則是主體進(jìn)行的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所指向和把握的客觀對象。承載知識、信息的檔案——客體，也只有與主體的需要發(fā)生關(guān)系才能產(chǎn)生或表現(xiàn)出價(jià)值。主、客體之間是一種滿足與被滿足、需求與被需求的關(guān)系。如果檔案館保存的檔案根本不被機(jī)關(guān)、社會(huì)需求和利用，就談不上有什么價(jià)值，管理檔案的一系列活動(dòng)也失去了存在的意義。反之，如果檔案館的檔案被機(jī)關(guān)或社會(huì)廣泛利用，并能滿足各方面的需要，就體現(xiàn)出價(jià)值。由于檔案價(jià)值是指主體與客體的關(guān)系，因而決定了檔案這一客觀物是檔案價(jià)值的物質(zhì)承載者，它只有進(jìn)入社會(huì)和人的活動(dòng)領(lǐng)域，為人所共識，并同人的實(shí)際需要相聯(lián)系，相統(tǒng)一時(shí)，才使檔案及其屬性進(jìn)入價(jià)值化過程，與人的需要構(gòu)成價(jià)值關(guān)系。故檔案的價(jià)值不是單方面決定的，而是相互作用的產(chǎn)物，即取決于檔案的客體屬性和主體的需要這兩方面的統(tǒng)一，二者缺一不可。據(jù)此，所謂檔案的價(jià)值實(shí)為檔案的使用價(jià)值，就是檔案這一客觀存在物對人們所具有的實(shí)用性或有益性及有用程度。 此外，關(guān)于檔案價(jià)值的定義還存在著其他的不同觀念。

• 原始價(jià)值和從屬價(jià)值。

　　按照檔案價(jià)值的源流關(guān)系，可將檔案價(jià)值從整體上劃分為原始價(jià)值和從屬價(jià)值。原始價(jià)值是源，從屬價(jià)值是流，兩者之間是源和流的關(guān)系。這一思想最早是由美國的檔案學(xué)家T·R·謝倫伯格提出的。謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中指出：“我們現(xiàn)在承認(rèn)，文件要能夠成為檔案，其產(chǎn)生和積累就必須是為了達(dá)到某種特定的目的，并且除了達(dá)到此種目的的價(jià)值之外尚有其它一些價(jià)值。這就是說，成為公共檔案的文件有兩種類型的價(jià)值：對于原機(jī)構(gòu)的原始價(jià)值，對于其它機(jī)構(gòu)和非政府使用者的從屬價(jià)值”。（注：謝倫伯格著，黃坤坊等譯：《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》，檔案出版社1983年版。）我們應(yīng)當(dāng)正確理解謝倫伯格的本意，謝氏認(rèn)為，檔案對于原機(jī)構(gòu)的價(jià)值是由文件當(dāng)初被產(chǎn)生和被積累的特定目的決定的，這說明檔案的原始價(jià)值包括文件價(jià)值（由文件當(dāng)時(shí)的作用大小決定）與檔案的初始價(jià)值（文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)積累的意義）兩部分。而檔案的從屬價(jià)值是由其原始價(jià)值衍生而來的價(jià)值，表現(xiàn)為對文件形成者以外的利用者的意義和作用。當(dāng)檔案不再被其形成者所利用時(shí)，并不說明此時(shí)的檔案已沒有價(jià)值了，實(shí)際上，檔案的原始價(jià)值已轉(zhuǎn)化為從屬價(jià)值了，表現(xiàn)為檔案價(jià)值的擴(kuò)展趨勢。在我國檔案界，通常把檔案的原始價(jià)值叫第一價(jià)值，把檔案的從屬價(jià)值叫第二價(jià)值。吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》指出：“檔案具有對機(jī)關(guān)的作用和對社會(huì)的作用的雙重性及過渡性。從雙重性來說，檔案時(shí)機(jī)關(guān)的作用，可稱為第一價(jià)值，對社會(huì)的作用可稱為第二價(jià)值。”（注：吳寶康主編：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第50頁。）可見，檔案價(jià)值一方面表現(xiàn)為雙重性，另一方面又表現(xiàn)為過渡性。當(dāng)檔案由第一價(jià)值（原始價(jià)值）過渡到第二價(jià)值（從屬價(jià)值）時(shí)，其價(jià)值發(fā)生了擴(kuò)展，我國檔案界稱之為“檔案價(jià)值擴(kuò)展律”。其實(shí)，從實(shí)質(zhì)上看，檔案價(jià)值并不是靜止的，而是處于轉(zhuǎn)化過程中。檔案的第一價(jià)值向第二價(jià)值的過渡實(shí)質(zhì)上是檔案的原始價(jià)值向從屬價(jià)值的轉(zhuǎn)化。

• 憑證價(jià)值和參考價(jià)值。

　　關(guān)于檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值的思想，最早也是由謝倫伯格提出的，他當(dāng)時(shí)稱之為證據(jù)性價(jià)值和情報(bào)性價(jià)值。所謂檔案的參考價(jià)值，是指檔案所記載的內(nèi)容對檔案形成者及其以外的機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人的參考意義和作用。筆者認(rèn)為，謝倫伯格所說的情報(bào)性價(jià)值即指的參考價(jià)值，因?yàn)椤白C據(jù)性”和“情報(bào)性”就如同“憑證”和“參考”兩個(gè)概念一樣，它們的外延界限非常清楚，非此即彼，非彼即此。

　　對于一個(gè)政府機(jī)關(guān)來說，要判定其檔案的憑證價(jià)值，應(yīng)當(dāng)從3個(gè)方面去把握：一是該機(jī)關(guān)在所屬行政等級系統(tǒng)中的地位；二是該機(jī)關(guān)的職能及其性質(zhì)；三是該機(jī)關(guān)根據(jù)規(guī)定的職能所進(jìn)行的活動(dòng)及其性質(zhì)。總之，判定檔案的憑證價(jià)值，主要是根據(jù)機(jī)關(guān)的地位、職能和活動(dòng)，地位越高，職能越重要，檔案價(jià)值就越大；反之，檔案價(jià)值就越小，謝倫伯格認(rèn)為：“在考察證據(jù)價(jià)值時(shí)，檔案工作者也可能會(huì)同時(shí)保存具有其它價(jià)值（不僅對于行政官員和行政管理研究者有價(jià)值，而且對于經(jīng)濟(jì)學(xué)家、社會(huì)學(xué)家、歷史學(xué)家和一般學(xué)者有價(jià)值）的文件”，（注：謝倫伯格著，黃坤坊等譯：《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》，檔案出版社1983年版。）并進(jìn)而認(rèn)為，檔案的情報(bào)性價(jià)值一般也被稱為研究價(jià)值，即公共文件由于含有對各種研究有用的情報(bào)資料而固有的價(jià)值。情報(bào)價(jià)值來源于公共文件中有關(guān)公務(wù)機(jī)構(gòu)所處理的人、地、問題之類的情報(bào)資料，而不是來源于公共文件中關(guān)于公務(wù)機(jī)構(gòu)本身的情報(bào)資料。

• 利用價(jià)值和保存價(jià)值。

　　檔案的“利用價(jià)值”是檔案界最常用的一個(gè)關(guān)于檔案價(jià)值的術(shù)語，“在檔案學(xué)和檔案工作實(shí)踐中，通常所說的檔案價(jià)值，指的是檔案的利用價(jià)值”。（注：吳寶康主編：《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第50頁。）也就是說，一提起檔案價(jià)值，人們首先想到的是檔案的利用價(jià)值而非其保存價(jià)值。因?yàn)?，“利用價(jià)值”可能會(huì)更通俗、更直接地反映檔案可供人們利用從而滿足人們某種需求的價(jià)值屬性。實(shí)際上，檔案的利用價(jià)值是針對檔案的具體用途而言的，即指某一（或一部分）檔案對具體的利用者的具體意義和作用。

　　檔案的保存價(jià)值是在人們意識到檔案的利用價(jià)值之后才認(rèn)識到的價(jià)值形態(tài)，因?yàn)橹挥腥藗冋J(rèn)為檔案有用，才有可能有意識地保存它。再者，當(dāng)我們判定檔案的保存價(jià)值時(shí)，不僅要首先斷定檔案有無利用價(jià)值，而且要搞清楚其利用價(jià)值的大小，以確定合適的保管期限。

• 潛在價(jià)值與現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

　　按照檔案價(jià)值的存在狀態(tài)或表現(xiàn)狀態(tài)可將檔案價(jià)值分為潛在價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。檔案的潛在價(jià)值是指檔案處于“休眠”狀態(tài)時(shí)的價(jià)值形態(tài)，此時(shí)的檔案沒有被納入主體的活動(dòng)范圍，檔案的作用尚未發(fā)揮出來。這就是檔案價(jià)值的隱含性。檔案價(jià)值雖然是客觀存在的，但它畢竟不像檔案實(shí)體那樣具體。檔案實(shí)體是檔案價(jià)值的載體，檔案價(jià)值是檔案載體的靈魂。無論是檔案的憑證價(jià)值還是檔案的參考價(jià)值，平時(shí)都表現(xiàn)為潛在價(jià)值，只有被人們利用時(shí)，檔案的潛在價(jià)值才能外現(xiàn)，即轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。如一份合同，平時(shí)只是放在檔案室或檔案館里，這時(shí)，它只具有潛在價(jià)值而不具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

　　檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值相對于其潛在價(jià)值而言，是檔案正在被利用所表現(xiàn)出來的價(jià)值形態(tài)。由于檔案被利用，從而對檔案主體造成一定的效應(yīng)（包括正效應(yīng)和負(fù)效應(yīng)），可以為人們的感官所感知，所以說，此時(shí)的檔案價(jià)值表現(xiàn)為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。一份房產(chǎn)證為某起民事糾紛的解決提供了證據(jù)，維護(hù)了當(dāng)事人的利益。這一過程使該房產(chǎn)證的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

• 絕對價(jià)值與相對價(jià)值。

　　如果撇開具體的檔案，把檔案作為一個(gè)整體來認(rèn)識的話，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案價(jià)值表現(xiàn)為絕對價(jià)值形態(tài)。因?yàn)闄n案是人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，別的不說，單從延續(xù)人類文明史這一角度來說，檔案價(jià)值也是絕對的，也就是說，檔案具有絕對價(jià)值。再者，從檔案價(jià)值的客觀性來說，檔案價(jià)值不依人的主觀意志為轉(zhuǎn)移，檔案對于人的價(jià)值是絕對的。

　　檔案的相對價(jià)值是人們從微觀上對檔案價(jià)值進(jìn)行認(rèn)識的結(jié)果。從微觀上看，有四條理由可以說明檔案具有相對價(jià)值：其一，同一份檔案對于不同的利用者具有不同質(zhì)或同質(zhì)不同量的價(jià)值；其二，同一份檔案在不同的時(shí)間具有不同的價(jià)值，如我國至今還保存的6件唐代檔案，在當(dāng)時(shí)來說，可能就沒有現(xiàn)在這么珍貴；其三，同一份檔案在不同的空間條件下具有不同的價(jià)值，如一個(gè)地區(qū)的土壤檔案對于另一地區(qū)來說，可能就沒有多少價(jià)值；其四，同一份檔案在全宗內(nèi)檔案完整程度不同條件下，具有不同價(jià)值，完整程度高時(shí)，其價(jià)值相對小，完整程度低時(shí)，其價(jià)值相對大。

• 自在價(jià)值與自為價(jià)值。

　　所謂檔案的自在價(jià)值，是指客觀存在的未必為人們認(rèn)識實(shí)現(xiàn)的檔案價(jià)值；所謂檔案的自為價(jià)值，是指已被人們認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)的檔案價(jià)值。檔案價(jià)值是不依賴于檔案價(jià)值認(rèn)識和檔案價(jià)值評價(jià)主體的意志而客觀存在的。對于檔案價(jià)值和檔案價(jià)值評價(jià)主體來說，一切檔案價(jià)值都是自在的，都具有自在性。但是經(jīng)過人們的實(shí)踐、認(rèn)識、評價(jià)以后，人們就可以觀念地把握檔案價(jià)值。當(dāng)人們正確地認(rèn)識并在觀念中把握檔案價(jià)值時(shí)，檔案的自在價(jià)值就轉(zhuǎn)化為自為價(jià)值。檔案的自為價(jià)值是其自在價(jià)值在人們頭腦中的反映，是檔案自在價(jià)值的已知形態(tài)，是檔案自在價(jià)值的近似反映。

• 正價(jià)值與負(fù)價(jià)值。

　　檔案價(jià)值最終表現(xiàn)為檔案客體對檔案主體的效應(yīng)或功效，由此可知，檔案價(jià)值應(yīng)當(dāng)包括正價(jià)值和負(fù)價(jià)值。所謂檔案的正價(jià)值，就是指檔案客體對檔案主體的正確的、積極的效應(yīng)；所謂檔案的負(fù)價(jià)值，是指檔案客體對檔案主體的反向的、消極的效應(yīng)。那么，檔案價(jià)值如何表現(xiàn)為正價(jià)值、負(fù)價(jià)值呢？是由什么決定的呢？我們知道，檔案價(jià)值是通過人們的利用活動(dòng)表現(xiàn)出來的。人們從事任何活動(dòng)都有其特定目的，而且這種目的往往是由特定需要決定的。因?yàn)槿藗兊男枰纬扇藗兊?a href="/wiki/%E5%8A%A8%E6%9C%BA" title="動(dòng)機(jī)">動(dòng)機(jī)，動(dòng)機(jī)又形成目的。檔案價(jià)值的標(biāo)志是檔案客體對檔案主體的效應(yīng)或功效。檔案主體的需要是產(chǎn)生檔案價(jià)值的出發(fā)點(diǎn)，沒有檔案主體需要，也不會(huì)產(chǎn)生檔案價(jià)值。

• 眼前價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值。

　　在現(xiàn)實(shí)生活中，人們常常提到眼前利益與長遠(yuǎn)利益，其實(shí)就是指的眼前價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值，檔案價(jià)值同樣存在這樣的問題。所謂檔案的眼前價(jià)值，就是指檔案對于人們眼前或近期的生存、發(fā)展具有的功效；所謂檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值，是指檔案對于人們將來的、長遠(yuǎn)的生存發(fā)展具有的功效。檔案的眼前價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值，一般指檔案的正價(jià)值，它們是按照檔案功效的長短來劃分的。檔案功效的長短既與檔案客體本身的特點(diǎn)有關(guān)，也會(huì)受到檔案主體的檔案意識的影響。