文書管理是指對(duì)文書從發(fā)生到廢除或歸檔的一連串過程，按一定的基準(zhǔn)進(jìn)行管理。

　　從文書的流轉(zhuǎn)過程或文書的管理過程可以看出，文書管理體系分為兩個(gè)部分，一是“文書處理”，二是“文書檔案”，可以用“文書管理體系圖”表示。

　　與任何行政職能一樣，文書管理應(yīng)該有既定的目標(biāo)，以作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，文書管理體系必須為各個(gè)部門提供有效的服務(wù)。

　　1、不管何時(shí)何地，只要公司需要，就盡可能提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。

　　2、發(fā)展和維持一個(gè)能保證公司信息形成、存貯、檢索、留存和處置的有效系統(tǒng)。

　　3、保證公司的信息要求，進(jìn)行有關(guān)文書、設(shè)備與程序的管理，制定標(biāo)準(zhǔn)和定期評(píng)價(jià)方法。

　　4、有效地控制和處理公司文書，幫助公司對(duì)其職員進(jìn)行教育。

　　這是文書生命周期的每一特定階段，以及每一階段最重的目標(biāo)與文書管理真正的使命。準(zhǔn)確地講，文書管理在現(xiàn)代組織中是信息“衛(wèi)士”。

　　因?yàn)槲臅芾硎?a href="/wiki/%E8%A1%8C%E6%94%BF%E7%AE%A1%E7%90%86" title="行政管理">行政管理中幾種信息服務(wù)的職能之一，所以這種職能應(yīng)該和其他相關(guān)的服務(wù)一起表現(xiàn)在組織圖顯示文書管理在一個(gè)大型組織中的突出地位。在這樣一種環(huán)境中，行政辦公室主任經(jīng)常處在副總經(jīng)理的位置上，他對(duì)數(shù)據(jù)處理、行政系統(tǒng)、文書管理和辦公室服務(wù)這種主要的信息職能有管理權(quán)。在這種情況下，文書管理經(jīng)理負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)前面所說的文書管理方案的目標(biāo)，同時(shí)管理其他的技術(shù)服務(wù)。

　　在小公司不會(huì)看到這種專門化的分工；但是相同的一般行政職能是存在的。例如，人事主任可能被要求去處理服務(wù)活動(dòng)，如系統(tǒng)分析和數(shù)據(jù)處理。而在另一個(gè)公司，辦公室服務(wù)經(jīng)理可能處理人事選拔、安置、培訓(xùn)、文書和報(bào)表控制以及一般辦公室管理職能；系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理服務(wù)可能是另一個(gè)的職責(zé)。最重要的是，相關(guān)的工作應(yīng)該集中分組，并且根據(jù)能力、興趣和受訓(xùn)情況，分配給那些最有資格承擔(dān)這項(xiàng)任務(wù)的人員。

　　文書管理中的一個(gè)重要內(nèi)容是，為該部門配備有能力的人員。一旦人員選拔出來了，這些工作人員應(yīng)該負(fù)責(zé)有效地計(jì)劃和利用現(xiàn)有的空間，同時(shí)根據(jù)目標(biāo)配備必須的設(shè)備。