文書管理是指對文書從發(fā)生到廢除或歸檔的一連串過程，按一定的基準進行管理。

　　從文書的流轉(zhuǎn)過程或文書的管理過程可以看出，文書管理體系分為兩個部分，一是“文書處理”，二是“文書檔案”，可以用“文書管理體系圖”表示。

　　與任何行政職能一樣，文書管理應該有既定的目標，以作為衡量的標準。另一方面，文書管理體系必須為各個部門提供有效的服務。

　　1、不管何時何地，只要公司需要，就盡可能提供準確、及時的信息。

　　2、發(fā)展和維持一個能保證公司信息形成、存貯、檢索、留存和處置的有效系統(tǒng)。

　　3、保證公司的信息要求，進行有關(guān)文書、設(shè)備與程序的管理，制定標準和定期評價方法。

　　4、有效地控制和處理公司文書，幫助公司對其職員進行教育。

　　這是文書生命周期的每一特定階段，以及每一階段最重的目標與文書管理真正的使命。準確地講，文書管理在現(xiàn)代組織中是信息“衛(wèi)士”。

　　因為文書管理是行政管理中幾種信息服務的職能之一，所以這種職能應該和其他相關(guān)的服務一起表現(xiàn)在組織圖顯示文書管理在一個大型組織中的突出地位。在這樣一種環(huán)境中，行政辦公室主任經(jīng)常處在副總經(jīng)理的位置上，他對數(shù)據(jù)處理、行政系統(tǒng)、文書管理和辦公室服務這種主要的信息職能有管理權(quán)。在這種情況下，文書管理經(jīng)理負責實現(xiàn)前面所說的文書管理方案的目標，同時管理其他的技術(shù)服務。

　　在小公司不會看到這種專門化的分工；但是相同的一般行政職能是存在的。例如，人事主任可能被要求去處理服務活動，如系統(tǒng)分析和數(shù)據(jù)處理。而在另一個公司，辦公室服務經(jīng)理可能處理人事選拔、安置、培訓、文書和報表控制以及一般辦公室管理職能；系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理服務可能是另一個的職責。最重要的是，相關(guān)的工作應該集中分組，并且根據(jù)能力、興趣和受訓情況，分配給那些最有資格承擔這項任務的人員。

　　文書管理中的一個重要內(nèi)容是，為該部門配備有能力的人員。一旦人員選拔出來了，這些工作人員應該負責有效地計劃和利用現(xiàn)有的空間，同時根據(jù)目標配備必須的設(shè)備。