存貨短缺是指企業(yè)在存貨采購過程中，由于供貨單位少發(fā)、運輸途中合理損耗以及運輸部門原因，所造成的到貨數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量。

庫存短缺，因為并不完全會使企業(yè)蒙受損失，再加上存貨尚未入庫，所以不需要通過“待處理財產(chǎn)損溢”核算。要分別情況進行處理：對于供貨單位造成的存貨短缺，如果尚未付款，付款時扣除短缺部分的數(shù)額就可以了；如果已經(jīng)付款，應(yīng)通過“其他應(yīng)收款”核算。然后追索貨款或通知供貨單位補充發(fā)貨。對于運輸途中的合理損耗，在總分類帳中不必進行處理，只需要在明細帳中調(diào)整實收數(shù)量與購人單價就可以了。對于運輸單位造成的短缺，先通過“其他應(yīng)收款”核算，同時向運輸單位索賠。

【例】丙企業(yè)從外地C公司購進玻璃燒杯一批，共600個，單價2O元。C公司開來增值稅專用發(fā)票，價款12000元，增值稅2040元。同時轉(zhuǎn)來普通發(fā)票一張，代墊運費2000元。丙企業(yè)通過銀行支付了上述款項。燒杯到貨后，經(jīng)驗收發(fā)現(xiàn)C公司少發(fā)10個，運輸過程中打碎3O個。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計分錄如下：

1．支付貨款時

借：材料采購——燒杯13800(02000+2000×90%)應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進項稅額)2240(2040+2000×10%)

貸：銀行存款16040

2．驗收入庫時

借：低值易耗品——燒杯12880

(13800/6O0×560)

其他應(yīng)收款——C公司230

(13800/600×10)

——× ×運輸部門690

(13800/600×30)

貸：材料采購——燒杯13800

【又例】丁企業(yè)從D煤礦購進原煤3000噸，用火車運回。每噸煤單價200元，共計貨款600000元，增值稅款102000元，另支付運費5000元。煤到貨檢斤后，發(fā)現(xiàn)短缺1噸，經(jīng)查屬定額內(nèi)合理損耗，所有款項均已支付。根據(jù)有關(guān)憑證處理如下：

1．支付貨款時

借：材料采購——原煤604500

　(600000+ 5000×90%)

應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進項稅額)1O25O0

　(102000+ 5000×10%)

貸：銀行存款707000

2．驗收入庫時

借：原材料——原煤604500

貸：材料采購——原煤604500

3．對于原煤的合理損耗在其明細帳中的反映，根據(jù)入庫單做如下記載：

注：如果沒有這1噸損失的話，該批購人原煤的單價=604500/3000=2O1.50(元)。

損失后的平均單價=604500/2999=201.57(元)，平均每噸煤上升了0.07元。