“圓桌會議”是指一種平等、對話的協(xié)商會議形式，與會者不分等級圍圓桌而坐，每個人都以平等的身份參加會議。這種會議形式來源于英國亞瑟王的傳說。傳說中，亞瑟王（King Arthur）是5世紀時布立吞人（Briton）的首領，他有超人的本領，率領布立吞人抵抗撒克遜人的入侵。亞瑟王召集騎士開會時，不分上下席位，圍著圓桌而坐，于是有了“圓桌會議”（round-table conference）一詞。這種“圓桌會議”表示與會者一律平等，因而成為國際和外交會議的一種形式，主席和各國代表的席位不分上下尊卑，更好體現(xiàn)各國平等原則和協(xié)商精神。

作為一種新型會議范式，圓桌會議蘊涵著許多現(xiàn)實意義的同時，在實施過程中勢必會出現(xiàn)前所未有的新問題。如領導權(quán)力問題、角色與職責問題等。這些新問題能否有效及時地解決，直接關(guān)涉著圓桌會議的成功與失敗。因此，圓桌會議客觀上要求有一個組織活動的指導原則、行為規(guī)范。

1.制訂規(guī)則的重要性

首先，圓桌會議規(guī)則是實現(xiàn)圓桌會議規(guī)范化的制度保證。圓桌會議還處在發(fā)軔期，各項管理和實施還不成熟，需要一定的規(guī)則來使其走向規(guī)范化之路；其次，圓桌會議規(guī)則促使圓桌會議更加科學化。圓桌會議的舉行時間、地點、議事程序、決策方式等會議要素只有在遵守會議規(guī)則的情形下，才能科學化運行；再次，圓桌會議規(guī)則能提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地適應社會發(fā)展的需要。

2.圓桌會議規(guī)則的基本內(nèi)容

圓桌會議規(guī)則和傳統(tǒng)會議規(guī)則在有關(guān)會議要素的協(xié)調(diào)和會議程序的安排上大體一致。但前者又存在著特有的規(guī)則，我們認為這些規(guī)則對圓桌會議的成功起著決定性作用。

角色對等規(guī)則。角色對等是指與會成員發(fā)言權(quán)的平等，表決權(quán)的平等和決策權(quán)的平等。圓桌會議的扁平化特征表明與會成員之間廢除了等級制，在會議實施過程中，自始至終保持一種平等身份來參與會議的各項議程。

議事不議人規(guī)則。即使是人事會議，也要預先發(fā)給大家客觀實際的調(diào)查材料，讓大家根據(jù)工作需要，提名相對適合的人選，而不是把重點放在議人上，尤其不能放在議論人的缺點上。

非人數(shù)優(yōu)勢規(guī)則。圓桌會議不能輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則裁決，因為它不會讓人心服，而且結(jié)論也常常錯誤。“真理往往在少數(shù)人手里”，這話是對的。重在弄清楚每個方案的利弊，盡可能做到以理服人。

非決定規(guī)則。不是每一個圓桌會議都要做出決定，即便是這個圓桌會議開的很成功也可不做結(jié)論。圓桌會議容納激勵的論爭，可以下次會議繼續(xù)討論而不做出決定。做出決策看起來好像可以平息會議中的紛爭，甚至還可以舒緩對任務的不確定性所產(chǎn)生的緊張，卻可能產(chǎn)生了自以為任務有進展的假象。

圓桌會議的運作實質(zhì)上就是通過發(fā)揮圓桌會議的功能，充分調(diào)動人的積極性，提高機構(gòu)的效能，實現(xiàn)學習型領導班子共同目標的過程。我們認為，圓桌會議的運作方式重點在于做好信息處理、有效反饋和全息溝通。

1.信息處理

信息處理是現(xiàn)代認知學的重要內(nèi)容，在各種情況下預見可能發(fā)生的事情的能力、制定計劃的想像力等很大程度上反映了信息處理的質(zhì)量，它決定了采取的是明智還是愚蠢的行動。圓桌會議的信息處理主要有分析和聯(lián)合兩種方法。分析法是對與會成員提供的信息進行逐個解析，區(qū)別它們之間的異同，擇取最富有建設性的信息；聯(lián)合法基于集體交流的智能最大化而采取的一種信息處理方法，它是將許多個別信息聚集在一起，讓其相互對比、碰撞，實現(xiàn)優(yōu)化的信息處理方法。做好信息處理需要做到：尋找充滿創(chuàng)造性的觀點；預測有前景的短期結(jié)果和長期結(jié)果；根據(jù)重要因素，對各種選擇的觀點和預測的結(jié)果進行評估；權(quán)衡各方面因素，系統(tǒng)地判斷應該進行的行動?？傊c會成員必須搜集和提供信息，避免視角的狹隘，在復雜的形勢下應對各種因素，選擇切實可行的行動路線。

2.有效反饋

行為心理和認知習慣的研究表明，行為的改進取決于反饋。為了讓與會成員個體行動和會議進行得更有成效，圓桌會議需要有效反饋。在與會成員共同思考問題時，肯定有時會意見不一，并相互表達自己的觀點，從別人那里得到反饋往往是避免失去判斷力和客觀性的有效途徑。圓桌會議的有效反饋有三種方式，即反思式反饋、褒貶式反饋和解構(gòu)式反饋。反思式反饋是在與會人員之間展開討論。褒貶式反饋需要事先對與會成員表明一定的期望，期望的內(nèi)容緊密聯(lián)系會議的議題。通常夸獎帶有積極的象征性行為，有助于有效的信息處理；批評意味著確保能夠有的放矢地針對某項錯誤決策進行有效矯正。解構(gòu)式反饋提供了更具交互性的解決問題的方式，并打開了在其他情況下往往關(guān)閉的渠道，有著非常高的正確程度和更開放的交流方式。

3.全息溝通

所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將思想和信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標的手段”。在一定意義上，沒有溝通，就沒有會議。對于學習型領導班子而言，舉行圓桌會議需要全息溝通。全息溝通對于圓桌會議的作用是多方面的，其中較突出的有兩點：一是有助于作出決策。圓桌會議上進行決策會涉及干什么、怎么干、何時干等問題。遇到這些需要解決的問題，與會成員要通過溝通獲取大量的信息情報，然后進行決策；二是促使領導班子協(xié)調(diào)有效地舉行會議。與會成員的職務是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實現(xiàn)。沒有全方位的溝通，與會成員之間存在著隔膜，對整個會議效果造成負面影響。

全息溝通要講究一定的藝術(shù)：首先，必須目的明確、思路清晰、注意表達方式。尤其要實心實意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情。其次，要選擇有利的時機，采取適宜的方式。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時機。再次，溝通要與會成員之間的信任度。另外，溝通要講究“聽”和“說”的藝術(shù)。溝通過程中，相互主動聽取意見；要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領神會。不僅要會聽，還得會說，會表達自己的意見。在表達自己的意見時，要誠懇謙虛。

現(xiàn)在我們把“圓桌會議”作為團隊學習進行深度匯談的一種組織形式，指所有的與會者，不論身份、不分級別地圍桌坐下，大家就一個主題進行討論，所有的與會者對這個問題發(fā)表自己的意見和假設，但是不能對其他人的觀點進行評論，彼此之間沒有階層，沒有權(quán)威，不受束縛，從而達到相互學習交流的目的。

組織好圓桌會議把握三點：

一是要把握圓桌會議的實質(zhì)。是不是圓桌會議，不取決于會議桌的形狀，而是取決于會議組織形式的內(nèi)涵。要本著發(fā)揚民主平等、知識共享、充分交流、科學決策的精神開好圓桌會議；

二是必須結(jié)合學習型領導班子的具體情況和實際需要來決定會議的具體程序和形式。不同層次、不同部門的領導班子，相應的圓桌會議所需規(guī)范的范圍與程度就要有所區(qū)別，規(guī)范的點與面也各有側(cè)重。如黨委班子的圓桌會議要與民主集中制相結(jié)合，行政工作的圓桌會議要與首席問責制相結(jié)合。會議的內(nèi)容和側(cè)重點不同，圓桌會議的組織程序和形式也不能一概而論；

三是由于信息時代科學技術(shù)的發(fā)展，電子通信和互聯(lián)網(wǎng)絡的廣泛應用，必定為圓桌會議賦予新的形式和內(nèi)容。學習型領導班子應適應新知識、新技術(shù)發(fā)展的要求，為圓桌會議創(chuàng)造新的形式和內(nèi)容，使圓桌會議不斷得到創(chuàng)新和發(fā)展。

關(guān)于亞瑟王和圓桌騎士的傳說雖然有著各種各樣的版本，但圓桌會議的精神則延續(xù)下來。第一次世界大戰(zhàn)之后，這種形式被國際會議廣泛采用。到今天“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞，是國家之間以及國家內(nèi)部一種重要的協(xié)商和討論形式。