公關(guān)部即公共關(guān)系部門(mén)，組織內(nèi)部設(shè)立的專門(mén)性公共關(guān)系工作機(jī)構(gòu)。

組織的公關(guān)部同組織內(nèi)部的其他部門(mén)一樣， 是一個(gè)重要的職能部門(mén)。公關(guān)部在組織內(nèi)充當(dāng)?shù)慕巧珵椋?

• 信息情報(bào)部；
• 整體形象策劃部；
• 決策參謀部；
• 宣傳部、外交部。

1．信息收集和處理

通過(guò)與組織內(nèi)各部門(mén)、各方面保持接觸和聯(lián)系，對(duì)組織外公眾進(jìn)行調(diào)研、收集信息并匯總，做出分析和處理，掌握組織內(nèi)外公眾的要求和傾向，為最高領(lǐng)導(dǎo)層提供決策的參謀。

2．新聞傳播

公關(guān)部根據(jù)組織的決策，擔(dān)負(fù)對(duì)內(nèi)外公眾宣傳、闡釋、傳遞信息的職責(zé)：

• 編制刊物、畫(huà)冊(cè)等宣傳品；
• 直接與社會(huì)媒體溝通，并提供相關(guān)新聞資料；
• 負(fù)責(zé)其他對(duì)內(nèi)外公眾公共關(guān)系原理與實(shí)務(wù)施加影響的廣告設(shè)計(jì)和信息傳播。

3．協(xié)調(diào)溝通

公關(guān)部要與組織內(nèi)外公眾(即與組織發(fā)生聯(lián)系的社會(huì)組織和個(gè)人)保持溝通和協(xié)調(diào)，并組織創(chuàng)造上下、內(nèi)外、左右各方面關(guān)系和諧的人際環(huán)境和社會(huì)心理環(huán)境。

4．處理突發(fā)事件和舉辦專門(mén)活動(dòng)

對(duì)突發(fā)事件可能給組織的形象與發(fā)展帶來(lái)的影響，公關(guān)部門(mén)要及時(shí)協(xié)助組織最高當(dāng)局，迅速客觀地調(diào)查處理。包括與媒體積極接觸，傳播真相，對(duì)公眾組織溝通或安 撫、釋疑，與法律部門(mén)打交道等。為使組織形象發(fā)展有利于預(yù)期目標(biāo)，公關(guān)部門(mén)要適時(shí)地策劃舉辦各種專門(mén)活動(dòng)，如展覽、參觀訪問(wèn)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、交 流會(huì)、聯(lián)誼會(huì)等，有效塑造組織的良好形象，營(yíng)造有利于組織生存發(fā)展的環(huán)境。

公共關(guān)系部作為組織內(nèi)部公共關(guān)系機(jī)構(gòu)，與組織外部公共關(guān)系機(jī)構(gòu)相比較，有著自己的優(yōu)勢(shì)：

1.能夠最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)部各種因素的作用，提高公共關(guān)系工作的成績(jī)和效益。

2.能夠充分提高公共關(guān)系工作的針對(duì)性和及時(shí)性。

3.有利于保持公共關(guān)系工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

4.有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。

公關(guān)部是組織內(nèi)部的一個(gè)專門(mén)從事公共關(guān)系工作的部門(mén)，它的組建必須遵循一定的組織原則。

1．精簡(jiǎn)原則

這是組建一個(gè)機(jī)構(gòu)的基本原則，在組建組織內(nèi)部的公關(guān)部時(shí)首先要考慮的也是這一原則。這意味著公關(guān)部下屬的二級(jí)機(jī)構(gòu)要精簡(jiǎn)，不要臃腫，公關(guān)部的人員崗位和編制要精簡(jiǎn)，不要因人設(shè)崗而導(dǎo)致人浮于事。

組織的公關(guān)部的規(guī)模可大可小，大者幾千人甚至上萬(wàn)人，小者3—5人甚至只有1人。在確定公關(guān)部的規(guī)模時(shí)，一般要考慮組織本身規(guī)模、組織內(nèi)部各職能部門(mén)的職能分配、組織對(duì)公關(guān)部的要求、組織的公眾特點(diǎn)等情況。

一般說(shuō)來(lái)，公關(guān)部的規(guī)模與組織規(guī)模呈現(xiàn)一種正相關(guān)態(tài)勢(shì)。美國(guó)公關(guān)學(xué)者經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：年產(chǎn)值超過(guò)10億美元的大型企業(yè)，公關(guān)部平均人數(shù)為44人，一般的大中型企業(yè)平均為10人，其他文教、醫(yī)療、基金會(huì)等組織為6～7人。 英國(guó)著名公關(guān)專家弗蘭克?詹夫金斯在其《實(shí)用公共關(guān)系學(xué)》中也提出了一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)，如表-1所示。

2．效能原則

公關(guān)部是專門(mén)開(kāi)展公共關(guān)系工作的組織機(jī)構(gòu)，它的每一項(xiàng)工作都可能涉及到組織的聲譽(yù)和形象。因此在設(shè)立公關(guān)部時(shí)，一定考慮讓公關(guān)部充分發(fā)揮其 效能，行使其職能。這就要求一方面要界定公關(guān)部的職責(zé)和權(quán)利，要讓公關(guān)部門(mén)擁有其職責(zé)范圍內(nèi)相應(yīng)的人、財(cái)、物的決策權(quán)，以保證其工作的主動(dòng)性和積極性；另 一方面要合理設(shè)置公關(guān)部?jī)?nèi)部的二級(jí)機(jī)構(gòu)，使整個(gè)公關(guān)部能有效地整合起來(lái)，形成整體效應(yīng)，發(fā)揮最大威力。

3．靈活機(jī)動(dòng)原則

公關(guān)部的工作既包括日常性的信息收集和整理分析、公眾來(lái)訪接待、常規(guī)公關(guān)宣傳 等工作，也包括一些臨時(shí)性大型專題活動(dòng)的組織和臨時(shí)性突發(fā)事件的處理。這就要求組織在設(shè)立公關(guān)部時(shí)，充分考慮這兩種不同性質(zhì)工作的特點(diǎn)，使組織的公共關(guān)系 部能適應(yīng)客觀環(huán)境變化和組織工作的調(diào)整，保持高度的靈活性和應(yīng)變能力。

　　組織內(nèi)部的公關(guān)部可以用不同標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類。

　　1．按公關(guān)部在組織內(nèi)部的位置來(lái)分類

　　1)最高領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)型

　　這是一種比較理想的模式，對(duì)公共關(guān)系工作的開(kāi)展最有利。公關(guān)經(jīng)理直接向總經(jīng)理報(bào)告工作，對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)；也有的由最高領(lǐng)導(dǎo)(總經(jīng)理)直接兼任公關(guān)經(jīng)理。其組織結(jié)構(gòu)如圖-1所示。

　　2)部門(mén)并列型(最高領(lǐng)導(dǎo)間接負(fù)責(zé)型)

　　在這種模式中，公關(guān)部是組織的一個(gè)二級(jí)職能部門(mén)，與生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)部門(mén)處于并列地位，公關(guān)經(jīng)理向其主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作。其組織結(jié)構(gòu)如圖-2所示。

　　3)部門(mén)附屬型

　　在這種模式下，公關(guān)部只是組織二級(jí)部門(mén)下的一個(gè)附屬機(jī)構(gòu)，也即組織的三級(jí)機(jī)構(gòu)。這公關(guān)部可能隸屬于銷售部門(mén)、廣告宣傳部、外事部或行政辦公室。其結(jié)構(gòu)如圖-3所示。

　　4)公共關(guān)系委員會(huì)型

　　有的組織不設(shè)常設(shè)的公關(guān)部門(mén)，也沒(méi)有專職的公關(guān)人員，而是成立一個(gè)公關(guān)委員會(huì)，負(fù)責(zé)組織的重大公關(guān)事務(wù)，一些日常工作則分散到各職能部門(mén)。公關(guān)委員會(huì)的成員一般包括最高負(fù)責(zé)人及各位副職、各職能部門(mén)第一負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員，其組織結(jié)構(gòu)如圖—4所示。

　　注：圖中虛線表示公關(guān)委員會(huì)為非專職職能部門(mén)，即非常設(shè)固定機(jī)構(gòu)。

　　2．按公關(guān)部的內(nèi)在結(jié)構(gòu)來(lái)分類

　　1)按公共關(guān)系過(guò)程設(shè)置 如圖-5所示。

　　2)按公共關(guān)系對(duì)象設(shè)置 如圖-6所示。

　　3)按公共關(guān)系手段設(shè)置 如圖-7所示。