信息編碼是為了方便信息的存儲、檢索和使用，在進(jìn)行信息處理時賦予信息元素以代碼的過程。即用不同的代碼與各種信息中的基本單位組成部分建立一一對應(yīng)的關(guān)系。信息編碼必須標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)化，設(shè)計合理的編碼系統(tǒng)是關(guān)系信息管理系統(tǒng)生命力的重要因素。

在通信理論中，編碼是對原始信息符號按一定的數(shù)學(xué)規(guī)則所進(jìn)行的變換。使編碼的目的是要使信息能夠在保證一定質(zhì)量的條件下盡可能迅速地傳輸至信宿。在通信中一般要解決兩個問題：一是在不失真或允許一定程度失真的條件下，如何用盡可能少的符號來傳遞信息，這是信源編碼問題；其次是在信道存在干擾的情況下，如何增加信號的抗干擾能力，同時又使信息傳輸率最大，這是信道編碼問題。信源編碼定理（申農(nóng)第一定理）給出了解決前一個問題的可能性，并同時給出了一種編碼方法；有噪信道編碼定理（申農(nóng)第二定理）指出存在著這樣的編碼，它可使傳輸?shù)腻e誤概率接近于信道的容量，從而給出了解決后一問題的可能性。因此，在通信中使用編碼手段可以使失真和信道干擾的影響達(dá)到最小，同時能以接近信道容量的信息傳輸率來傳送信息。

信息編碼的目的在于為計算機(jī)中的數(shù)據(jù)與實際處理的信息之間建立聯(lián)系，提高信息處理的效率。

信息編碼的基本原則是進(jìn)行信息編碼工作的最基本的要求，是確保信息編碼科學(xué)、有效的重要手段。一般地認(rèn)為，信息編碼需要遵循8個基本原則，即唯一性原則、正確性原則、分類性原則、擴(kuò)展性原則、統(tǒng)一性原則、不可更改性原則、重用性原則和簡單性原則。

信息編碼的第一個基本原則是唯一性原則。一種信息只能有一個信息編碼，不同的信息有不同的信息編碼，不同的信息編碼表示不同的信息。這是信息編碼的最本質(zhì)的屬性，也是信息編碼必須遵循的原則。例如，為了有效地管理公司訂單信息，每一個訂單只能有一個訂單編碼。如果不同的訂單有相同的訂單編碼，那么對訂單信息的管理就會出現(xiàn)混亂。

正確性原則表示信息編碼應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理，既遵循信息編碼的基本原理，又符合組織的實際情況；既能滿足組織自身的需要，又能滿足組織合作伙伴的特殊要求；既要符合國家的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定，又應(yīng)該盡可能地遵守國際標(biāo)準(zhǔn)或慣例；信息編碼既不宜過長，也不宜過短。在許多情況下，信息編碼應(yīng)當(dāng)采用折中的方式。

分類是認(rèn)識和描述信息的基本方式，信息編碼應(yīng)該遵循分類性原則。該原則要求信息應(yīng)該按照合理的規(guī)則劃分成不同的類別，使得同一類信息的編碼在某一方面具有相同或相近的性質(zhì)，這樣便于管理信息系統(tǒng)的管理和使用。例如，為了對物料進(jìn)行分類管理，采取了這樣的編碼方式：10表示原材料，101表示黑色金屬原材料，102表示有色金屬原材料，1023表示鋁金屬，10232表示鋁棒。

隨著組織的發(fā)展變化，組織中的管理信息也會隨之發(fā)生變化。信息編碼不能僅僅考慮組織當(dāng)前的信息狀況，而且應(yīng)該考慮組織未來的發(fā)展?fàn)顩r和需要。信息編碼應(yīng)該有足夠的編碼資源，以便滿足組織不斷增長的對信息編碼的需求。這是信息編碼的擴(kuò)展性原則。

統(tǒng)一性原則的含義是，組織中的信息無論是否采取統(tǒng)一的編碼體系，只要有了唯一性的編碼，那么組織中的所有部門都應(yīng)該使用這種唯一性的編碼，不能出現(xiàn)各自為政、一碼多用的現(xiàn)象，同一種信息只能有一種信息編碼。只有這樣才能準(zhǔn)確地識別信息和充分地實現(xiàn)信息共享。

信息編碼是組織實現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)中各種信息最主要的標(biāo)識和特征。也是組織最基礎(chǔ)、最重要的規(guī)章制度之一。鑒于信息編碼的重要性，信息編碼規(guī)則確定并且信息編碼使用之后，一般不允許改變。如果頻繁地修改信息編碼規(guī)則，那么有可能引起管理信息系統(tǒng)無法正確地識別信息和無法有效地執(zhí)行管理功能，最終可能導(dǎo)致整個組織處于無序狀態(tài)。這是信息編碼不可更改性原則的要求。

為了避免同一種信息有不同的編碼，信息編碼應(yīng)當(dāng)包含信息特征。例如，在編碼產(chǎn)品零部件和工裝夾具時，不宜使用自然序號、產(chǎn)品所屬號等方式，而應(yīng)該依據(jù)零部件結(jié)構(gòu)特征、工裝夾具結(jié)構(gòu)特征來編碼，這樣容易做到相同結(jié)構(gòu)的零部件、工裝夾具自然有相同的編碼，類似結(jié)構(gòu)的零部件、工裝夾具有類似的編碼，不同結(jié)構(gòu)的零部件、工裝夾具有不同的編碼。在這種方式下，當(dāng)為某個新零部件、工裝夾具編寫編碼時，就可以很容易地發(fā)現(xiàn)具有這種結(jié)構(gòu)特征的零部件、工裝夾具是否存在，從根本上解決一物多碼現(xiàn)象。這種有效地重用以前的知識、經(jīng)驗、成果的編碼思想稱為重用性原則。

信息編碼的最終目的是為了更好地管理組織信息。即使是使用基于計算機(jī)技術(shù)的管理信息系統(tǒng)來管理各種信息，但是這種管理方式仍然不可缺少人工的參與。因此，信息編碼不宜過于復(fù)雜，應(yīng)該在滿足其他原則的基礎(chǔ)上，盡可能地簡單明了、容易識別、學(xué)習(xí)和使用，這樣可以避免組織采用新的信息編碼時，組織中的各級管理人員由于不習(xí)慣、不方便等原因拒絕使用新的信息編碼或者消極抵抗新的信息編碼的使用，從而最終可能導(dǎo)致新的信息編碼被放棄的命運(yùn)。這是信息編碼簡單性原則的要求。

信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作根據(jù)信息化管理需求用代碼表達(dá)事物(概念)或其特征，并將其標(biāo)識原則和方法以標(biāo)準(zhǔn)(規(guī)范)的方式進(jìn)行發(fā)布和管理。該項工作是一項基礎(chǔ)性工作，影響面廣且深遠(yuǎn)、推進(jìn)難度大，具備如下4個基本特點。

1.信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化本質(zhì)上屬于高層次的標(biāo)準(zhǔn)化。

信息分類與編碼標(biāo)準(zhǔn)化解決的是數(shù)據(jù)層面的規(guī)范化問題，所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)信息化總體工程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和部署，實現(xiàn)企業(yè)層面更廣泛的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一， 為信息集成共享和資源整合優(yōu)化鋪平道路。

2.信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化涉及多專業(yè)和多學(xué)科。

信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)化涉及設(shè)計、制造、管理、計算機(jī)、標(biāo)準(zhǔn)等多個學(xué)科和專業(yè)，各學(xué)科和專業(yè)相互交叉、相互滲透，所以一個編碼方法往往需要計算機(jī)技術(shù)人員、工程技術(shù)人員和標(biāo)準(zhǔn)化人員共同研究確定，它不僅要反映信息組織與管理的模式，而且要求具有科學(xué)性與實用性，需要各有關(guān)單位、部門及專業(yè)人員大力協(xié)同工作實現(xiàn)。

3.信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作具有全過程、全方位特點。

制造企業(yè)的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作范疇涵蓋從產(chǎn)品、零部件到原材料、設(shè)備、工裝等各種制造物資，從市場調(diào)查(軍工產(chǎn)品的立項論證)到產(chǎn)品設(shè)計、制造、裝配、試驗、定型、使用直至報廢的全過程，前端延伸到供應(yīng)商，后端延伸到客戶，具有全過程、全方位的顯著特點。

4.信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作以追求代碼統(tǒng)一(唯一)為目的。

在實際工作中，對具體事物(或概念)進(jìn)行分類與編碼時，往往有多種方法可選，這些方法各有其優(yōu)缺點，在很難判斷哪一種方法是最佳選擇時，追求代碼統(tǒng)一(唯一)成為主要目的，這時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡快確定一種方法，立為標(biāo)桿，形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一發(fā)布和使用。

對于信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作來講， 明確哪些信息對象需要編碼、收集和分析代碼的生成與使用要求等是該項工作關(guān)鍵的步驟，本文從企業(yè)業(yè)務(wù)、產(chǎn)品全生命周期和信息系統(tǒng)實施3個途徑探討企業(yè)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)化需求的收集與分析過程。

一般應(yīng)有的代碼有兩類，一類是有意義的代碼，即賦予代碼一定的實際意義，便于分類處理；一類是無意義的代碼，僅僅是賦予信息元素唯一的代號，便于對信息的操作。常用的代碼類型有：

（1）順序碼，即接信息元素的順序依次編碼；

（2）區(qū)間碼，即用一代碼區(qū)間代表某一信息組；

（3）記憶碼，即能幫助聯(lián)想記憶的代碼。

信息的表現(xiàn)形式多種多樣，因而編碼的方案也非常多。例如：我國制定的包括一、二級漢字和常用符號的圖形字符代碼（GB 5007-85），日文、韓文等其他文字與符號的“大5碼”（BIG 5），英文字符的“ASCII碼”（American Standard Code for Information Interchange) 。