會議成本是指與會人員及服務(wù)人員花費(fèi)在會議期間的時(shí)間量價(jià)值、相當(dāng)于工作量價(jià)值及其經(jīng)費(fèi)開支的總和,即時(shí)間成本、效率損失成本和直接會議成本。

會議作為工作手段的一種，也和其他行為方式一樣有它的成本。

一個(gè)是直接會議成本。這種成本也可以稱為會議花費(fèi)，這些花費(fèi)包括與會者到達(dá)會場的旅行費(fèi)用、會議期間的住宿、交通等費(fèi)用、會場的租金、相關(guān)文件資料的費(fèi)用等等。這些花費(fèi)都比較直觀、清晰，也比較容易預(yù)估和統(tǒng)計(jì)。

另外一個(gè)是時(shí)間成本。它由與會者的會議準(zhǔn)備時(shí)間、到達(dá)會場的旅行時(shí)間以及會議工作人員(包括會議秘書)的時(shí)間和與會者的人數(shù)等幾個(gè)相關(guān)因素組成。有時(shí)，這種時(shí)間成本可能由于各種比如與會人員的準(zhǔn)備時(shí)間太長且零碎等因素，造成難以統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，我們可以把它轉(zhuǎn)化為金錢成本。金錢成本由與會者人數(shù)和與會者的平均工資構(gòu)成。

還有一個(gè)是損失成本。這個(gè)成本是由于與會者參加會議，離開原來的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場反應(yīng)的滯后等產(chǎn)生的損失。這個(gè)成本比較隱蔽，很多時(shí)候會被忽略掉，但它形成的結(jié)果又實(shí)實(shí)在在的擺在眼前。比如公司的周例會，可能有不少參加周例會的人有這樣的經(jīng)歷，開會時(shí)心不在焉，因?yàn)檫€在想著某個(gè)客戶的電話或許馬上就要打進(jìn)來了，前臺或者秘書不一定處理得好，會跑單。

會議成本=會議工時(shí)成本+效益損失成本+會議直接成本。

即：會議成本=參會人員平均小時(shí)工資×薪資附加值系數(shù)×?xí)h小時(shí)數(shù)×(參會人數(shù)+2)×(1+1.5)+會議直接成本。

造成會議低效的原因很多，歸納起來主要有以下幾點(diǎn)：

會議時(shí)間安排不當(dāng)。比如會議安排在快下班的時(shí)候召開，這時(shí)候大家已饑腸轆轆，而且可能已疲憊不堪，甚至可能歸心似箭了，大家的精神和心緒都無法集中，會議結(jié)果必然是流于形式了。

降低會議成本的前提是要先明白會議的類型

在會議成本觀念沒有建立起來之前，會議的成本很可能失控；特別是時(shí)間成本和損失成本，非常有機(jī)會居高不下或是大得驚人。

但是會議是必需的，它有著其他溝通方式不具備的優(yōu)勢，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效；而且各種會議都有它召開的合理時(shí)間和頻率，這種時(shí)間和頻率與會議的類型有關(guān)。

溝通型：這種會議最重要的功能在于交流信息、內(nèi)部協(xié)調(diào)、得出結(jié)論等；比如部門協(xié)調(diào)會、頭腦風(fēng)暴就是這種類型的會議。在這種會議里大家就是要把自己的觀點(diǎn)、想法、信息談出來，相對的會議氣氛會輕松隨意些；特別是頭腦風(fēng)暴，更是要大家的思維發(fā)散出去，甚至可以不需要得出結(jié)論。

管理型：這種會議主要在對一些事物進(jìn)行規(guī)范或是宣布政策和決定；典型的像階段性工作分配會議等；這種會議就是要讓大家明白一些事情或規(guī)定，不需要大家就會議的內(nèi)容、事項(xiàng)作討論，只需要按照上面的規(guī)定執(zhí)行。

決策性：這類會議主要是得出某些決定或方案；比如董事會、一些流程的制定會等等。這些會議的主要目的是要針對某個(gè)或某些具體的問題達(dá)成一致，并最后得出統(tǒng)一的結(jié)論并規(guī)范大家按結(jié)論去行動。

知道了會議可能出問題的地方，我們就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整自己的行為，盡量讓每次會議都可以高效；除了調(diào)整上面的那些方面外，還有一些細(xì)節(jié)可以幫助我們做得更好：

作為會議的主持者

1、參加會議的人員數(shù)量要控制合理，不能太多也不能太少；與會者在公司的層級不能選樹過大，應(yīng)保證每人都能在正常的壓力下暢所欲言、各抒己見。

2、要心胸寬大，接納各種意見，并給每個(gè)發(fā)言者以鼓勵(lì)和贊揚(yáng)；善于傾聽和理解，不忽視各種看是微不足道意見和看法；注意措辭，不要打擊了他人的積極性，特別是對此不同意見的人。每個(gè)與會者的風(fēng)格、能力、經(jīng)驗(yàn)、思維方式和看問題的角度都可能不一樣，就有可能形成理解的偏差或誤解，甚至是沖突，這時(shí)候既要有積極正面的心態(tài)，還要善于利用各種技巧來保證會議在正確的氛圍下進(jìn)行。

3、注意會議的主題和大家討論的方向又無偏差，要適時(shí)把會議方向拉回來；同時(shí)還應(yīng)注意會議過程中可能產(chǎn)生的從眾心理，多鼓勵(lì)持與大家不同意見的人多發(fā)言，并給予適當(dāng)?shù)墓膭?lì)和贊揚(yáng)；對于要公布的既成決定，要控制會議不再討論，如的確需要，可以里外安排會議專門討論。

4、控制會議按流程進(jìn)行，掌握好時(shí)間，盡量不要推遲或延長會議；對每個(gè)與會者的發(fā)言時(shí)間應(yīng)該有的限定；如果會議議定需要得出結(jié)論的，要事先告訴與會者，讓他們心里有數(shù)；這些都可以在會議議程里寫明。

5、會議得出的決定和結(jié)論應(yīng)該落實(shí)到部門或人，并且確定完成需要的時(shí)間、資源、配合以及遇到問題時(shí)可以到何處或向誰活的幫助等等。

6、安排會后跟蹤，確定會議的決定和結(jié)論能夠有效實(shí)施。

作為與會者

1、以積極正面的心態(tài)面對會議。開會能夠直接表現(xiàn)與會者的業(yè)務(wù)能力、溝通能力、人際關(guān)系的處理以及應(yīng)變等等能力，同時(shí)還可以與其他與會者進(jìn)行交流；這既是展現(xiàn)自己的一個(gè)舞臺，也是提高自己的機(jī)會。

2、明確會議目的，做到事前準(zhǔn)備充分，發(fā)言有的放矢。這樣既能節(jié)省時(shí)間成本，又能讓大家明確自己的想法和問題，有助于得到幫助和幫助別人。

3、會前做好準(zhǔn)備，除了準(zhǔn)備好自己要發(fā)言的內(nèi)容以外，還應(yīng)大致了解一下其他與會者可能發(fā)言的內(nèi)容，并且應(yīng)該考慮到自己可能會被提問，有可能的話也準(zhǔn)備一下應(yīng)該提出的問題或意見。

作為會議的協(xié)助人員

1、要事先準(zhǔn)備好會議議程，并在會前打好發(fā)到每個(gè)與會者手上，讓每個(gè)參與者都明確了解會議的目的、主題、程序、參與人員構(gòu)成等等；如果需要大家同意討論的問題，應(yīng)事先將這些問題的相關(guān)資料準(zhǔn)備好，隨會議議程一同發(fā)給每一個(gè)與會者。

2、要做好會議記錄，并且會議結(jié)束后及時(shí)整理發(fā)給每個(gè)與會者和相關(guān)部門。

3、如果會議的除了需要成文的規(guī)定或決策，要及時(shí)將會議記錄給決策人過目簽名，然后再下發(fā)。

會議的地點(diǎn)安排不當(dāng)。比如頭腦風(fēng)暴安排在一個(gè)人聲鼎沸的公園里，這下好了，大家需要找創(chuàng)意找靈感的條件都沒有了，總會不斷地被人打擾，會議怎能有好的結(jié)果呢?

與會者的選擇不當(dāng)。比如產(chǎn)品設(shè)計(jì)會議沒有請?jiān)O(shè)計(jì)師卻請了生產(chǎn)工人，這樣怎么會有好的結(jié)果。

會議主持人選擇不當(dāng)。如果會議主持人的技能、經(jīng)驗(yàn)、權(quán)威不足以掌握會議的方向、內(nèi)容、局面時(shí)，或者主持人的風(fēng)格與會議需要的氣氛不匹配時(shí)，會議都可能的失控，結(jié)果也不會好到哪里去。

會議的準(zhǔn)備工作未能做好。會議前沒有及時(shí)通知大家，大家沒有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備需要的資料，或者無法安排時(shí)間參加會議造成缺席；這種會議的效果自然大打折扣。

會議的目的、流程不明確。為何要召開會議的理由和目的不明確或不充分，與會者不知道要的討論什么或者要得出什么結(jié)論，這樣的會議只能是浪費(fèi)大家的時(shí)間和精力。