GTD是英文Getting Things Done的縮寫(xiě), 是一種行為管理的方法。

GTD這是著名時(shí)間管理人戴維·艾倫(David Allen)在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文書(shū)名為《盡管去做-無(wú)壓工作的藝術(shù)》中提出的一套非常行之有效的管理方法。

戴維·艾倫作為一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，被譽(yù)為在提高工作效率方面最具建樹(shù)和影響力的思想家之一，并且一直擔(dān)任甲骨文公司、世界銀行、L.L.Bean戶外用品專賣郵購(gòu)公司和QVC購(gòu)物頻道等企業(yè)的高級(jí)管理顧問(wèn)。在書(shū)中，戴維將和你分享在全美巡回講座以及頂級(jí)企業(yè)培訓(xùn)（包括微軟公司、洛克希德公司和美國(guó)司法部等）中已得到驗(yàn)證的成功策略。

GTD的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。而當(dāng)你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時(shí)候，你要么就是會(huì)不時(shí)地想起它而影響現(xiàn)在的工作，要么就是會(huì)忘記了去做。而GTD通過(guò)將所有的這些事都羅列出來(lái)再進(jìn)行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個(gè)管理體系中。戴維·艾倫還提出一個(gè)“二分鐘法則”：如果任何一件可以在二分鐘內(nèi)完成的事情，那么就必須得現(xiàn)在馬上完成。

(一)在GTD整個(gè)方法體系里面，有幾個(gè)名字是需要首先知道的：

1.Stuff：所有需要關(guān)注的事情，但是希望達(dá)成一個(gè)什么樣的結(jié)果以及如何完成還沒(méi)有被確定，所以這些東西還只是“毛坯”信息。

2.Project：在中文版里面這個(gè)單詞被翻譯為“工作”，個(gè)人覺(jué)得不是很妥當(dāng)。Project是已經(jīng)定義清楚目標(biāo)，并且需要完成一步任務(wù)的事務(wù)。很明顯Project是從Stuff階段整理而來(lái)的。David在書(shū)里面幾次強(qiáng)調(diào)Project并不單單指我們的工作和事業(yè)，也指我們生活中的所有事務(wù)。

(二)Dvaid認(rèn)為一個(gè)好的時(shí)間管理體系應(yīng)該具備三個(gè)最基本的要求：

1. 所有需要處理的事務(wù)并不能僅僅依靠頭腦來(lái)保存，因?yàn)轭^腦是不可靠的，需要一個(gè)可靠的體系來(lái)搜集他們（Stuff)。

2. 對(duì)于任何Project，接下來(lái)需要具體來(lái)完成哪些任務(wù)(Task)達(dá)成最終目標(biāo)，并需得到清晰的定義。

3. 如果所有要完成的任務(wù)(Task)都已經(jīng)清楚了，那么最終需要一個(gè)會(huì)被定期回顧的提醒系統(tǒng)。

橫向管理：控制和維持所有和你有關(guān)的活動(dòng)

橫向管理分為五個(gè)步驟：收集、處理、整理、檢查、行動(dòng)。其處理過(guò)程可以通過(guò)下面的流程圖來(lái)了解：

1.收集階段：填充工作籃

要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。因?yàn)橹挥羞@樣，你才能夠開(kāi)始恰如其分地推進(jìn)加工處理的過(guò)程。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識(shí)中解放出來(lái)，你必須認(rèn)識(shí)到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實(shí)上，它們只代表著那些你必須處理的事情。而在將來(lái)的某個(gè)時(shí)間，你還將處理和回顧這些事情。

(1)百分之百地捕獲一切“未盡事宜”

為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)的代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。

把你所有沒(méi)有完成的事情100％的搜集完整。請(qǐng)注意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的過(guò)上沒(méi)有壓力的生活，希望你的頭腦不是經(jīng)常用來(lái)搜索還有哪些事情沒(méi)有完成，希望你的管理體系是確實(shí)可靠不會(huì)疏忽任何東西的，那么你需要把你是stuff搜集完整。

(2)收集工具

有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料：

• 實(shí)實(shí)在在的工作籃
• 紙制的記事簿
• 電子記事簿
• 錄音設(shè)備
• 電子郵件

(3)影響成功收集的因素

遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件：

• 每一個(gè)懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里。
• 你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。
• 你必須定期地清空這些設(shè)備。

2.處理階段：清空工作籃

比如，你的文件筐里面需要簽字的文件，你的電腦上的N次貼，你的郵箱里面需要回復(fù)的郵件等等，甚至包括你需要去買的雜志。接下來(lái)你需要對(duì)你所有搜集出來(lái)的東西進(jìn)行處理，某些事情是你需要采取行動(dòng)的，比如買雜志，同時(shí)你需要決定這個(gè)事情你是自己做最好，還是交給別人來(lái)做比較好。某些事情你是不需要行動(dòng)的，那你就可以直接把他們劃掉。

3.整理階段：建立好清單

整理階段是對(duì)處理的結(jié)果進(jìn)行細(xì)化，對(duì)需要采取行動(dòng)的需要分為幾個(gè)類別，所有可以在兩分鐘之內(nèi)處理完畢的就馬上動(dòng)手去做。如果兩分鐘之內(nèi)不能處理完畢，就把他在事務(wù)清單中寫(xiě)下來(lái)。

在GTD里面有一個(gè)概念叫Context，比如有些事情你必需在電腦邊完成，你就可以準(zhǔn)備一份“電腦”的清單，那么當(dāng)你在電腦邊上的時(shí)候，你就可以只需要看這一份清單就可以了。你還可以有一個(gè)電話清單，把所有需要通話的人名、電話號(hào)碼和一些備注信息都寫(xiě)下來(lái)，那么當(dāng)你有時(shí)間的時(shí)候你就可以把這些電話一個(gè)一個(gè)的打完。你甚至可以準(zhǔn)備一個(gè)關(guān)于你老板的清單，所有需要向你老板請(qǐng)示、匯報(bào)和討論的東西都可以寫(xiě)下來(lái)，這樣當(dāng)你碰見(jiàn)你的老板的時(shí)候你就可以一次性完成（給你的老板留下一個(gè)精干的好印象吧?。┻€有一些事情是必需在特定的時(shí)間或者日期完成的，那么這些事情你就不能僅僅列入事務(wù)清單中，可以應(yīng)該列入日歷中了。在GTD中，日歷被看作是“圣土”，只有這種事情才能寫(xiě)進(jìn)日歷中。對(duì)于某些參考資料，你不需要采取什么行動(dòng)，但是你要放在一個(gè)你垂手可得的地方。對(duì)于不需要行動(dòng)的，就如同上面所述，應(yīng)該馬上扔進(jìn)垃圾箱，但是對(duì)于可能在將來(lái)需要處理的事情，你需要放進(jìn)一個(gè)“將來(lái)/也許”的事務(wù)清單中。

4.檢查階段：回過(guò)頭看看

回顧是經(jīng)常被忽略但是卻異常重要的環(huán)節(jié)，如果你要保持你的管理體系是始終有效的，你需要經(jīng)?；仡櫵岩酝瓿傻娜蝿?wù)刪除，并加入新的任務(wù)和事務(wù)。

回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī)

如果你按照我所推薦的方法建立起個(gè)人的組織管理系統(tǒng)，擁有一個(gè)“工作任務(wù)”清單、一個(gè)工作日歷、“下一步行動(dòng)”清單和一個(gè)“待處理”清單，你大概就別無(wú)他求了。

這其中，你瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了。它會(huì)提醒你這一天里“緊要而艱巨的任務(wù)”。然而，這并不意味著這些白紙黑字寫(xiě)出來(lái)的就是那些最為重要的事情。其實(shí)，它們只不過(guò)需要我們切實(shí)地行動(dòng)起來(lái)。在任何時(shí)候，如果你對(duì)需要處理的事情和動(dòng)手的時(shí)機(jī)都了如指掌的話，你也就為隨時(shí)隨地地調(diào)整創(chuàng)造了有利條件。一旦你圓滿完成了工作日歷中的某一項(xiàng)工作（一個(gè)會(huì)議，一個(gè)電話和報(bào)告的定稿），接下來(lái)立即投入檢查那些未盡的事宜將是一個(gè)極好的習(xí)慣。

完成對(duì)工作日程表的例行檢查以后，你很可能去查看“下一步行動(dòng)”清單。這類清單記載著一些已得到預(yù)先確定的工作的詳細(xì)目錄，一旦時(shí)間允許，就可以啟動(dòng)實(shí)施。如果你是按照地點(diǎn)對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類整理的（“在家”，“在計(jì)算機(jī)旁”，“與喬治會(huì)面時(shí)”），這樣一來(lái)，這種安排只有在相應(yīng)的環(huán)境中才會(huì)發(fā)揮效力。根據(jù)你的需要，經(jīng)常地回顧你的清單，把它們趕出你的大腦?！肮ぷ魅蝿?wù)”、“等待處理”和“將來(lái)某時(shí)/也許”，這些清單應(yīng)該根據(jù)你的具體需要經(jīng)常查閱，避免它們給你造成工作中的混亂。

5.行動(dòng)階段：選最佳方案

搜集整理了半天，沒(méi)有最后一步行動(dòng)永遠(yuǎn)是白搭，GTD對(duì)你在某一時(shí)刻下到底先做哪些事情提出了四條標(biāo)準(zhǔn)的建議：

• 你當(dāng)前的context怎么樣？
• 你有多少時(shí)間可以用來(lái)做接下來(lái)的事情？
• 你有多少精力？
• 優(yōu)先級(jí)是什么樣的？

縱向管理：管理某一個(gè)單一事件的深入考慮和追蹤

縱向管理也分為五個(gè)階段：定義目的和原則、結(jié)果展望、頭腦風(fēng)暴、組織管理和下一步行動(dòng)。做任何事情，都需要先確定目標(biāo)，沒(méi)有目標(biāo)而采取行動(dòng)如同沒(méi)有方向的航行。定義完成目標(biāo)之后，你需要對(duì)你的結(jié)果進(jìn)行展望，這樣的好處一是可以鼓勵(lì)你采取行動(dòng)而不是總是在等待之中，二是可以使你注意到你的細(xì)節(jié)并進(jìn)行捕捉和聯(lián)想。第三步是頭腦風(fēng)暴，一個(gè)很熟悉的詞語(yǔ)了就不用再多介紹了。之后需要對(duì)頭腦風(fēng)暴的結(jié)果進(jìn)行組織管理，明確重要部分和細(xì)化，然后開(kāi)始采取下一步的行動(dòng)。

GTD并不能保證行動(dòng)者的計(jì)劃得到有效執(zhí)行。究其原因，就是GTD本身就存在致命的缺陷，它只能解決行動(dòng)過(guò)程中的種種可以被執(zhí)行的問(wèn)題，而不能代替你或者強(qiáng)制你按計(jì)劃行動(dòng)。行動(dòng)的根本動(dòng)力不是理智，而是欲望，或者說(shuō)需求，包括外因引發(fā)的需求和內(nèi)因引發(fā)的需求。外因引發(fā)的需求如軍隊(duì)里的命令、法律的強(qiáng)制、生存的困窘等，它們都是外界因素的逼迫，比如你在期末考試之前看的資料恐怕比期末之前的大半個(gè)學(xué)期看的還要多。內(nèi)因引發(fā)的需求則是自我實(shí)現(xiàn)的需要，簡(jiǎn)單說(shuō)就是溫飽后你的欲望的升級(jí)，你希望獲得更大的成功或者體驗(yàn)更豐富更有意義的生活，此時(shí)你的需求是由內(nèi)向外的，這種力量不亞于由外至內(nèi)的壓力。

網(wǎng)絡(luò)：資源很多，可以直接查找。如RTM（Remember The Milk）

計(jì)算機(jī)：Outlook MLO lifebalance

PDA： MLO(wm版) lifebalance(Palm)

紙+筆： GTD筆記本

GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟：

收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來(lái)，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來(lái)放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來(lái)記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。

整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織 。

組織：個(gè)人感覺(jué)組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來(lái)/某天清單。

等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來(lái)/某天清單則是記錄延遲處理且沒(méi)有具體的完成日期的未來(lái)計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。

GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作

回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過(guò)回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來(lái)一周的計(jì)劃工作。

行動(dòng)：現(xiàn)在你可以按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來(lái)選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來(lái)行動(dòng)