所謂負數(shù)發(fā)票（即紅字發(fā)票），是企業(yè)發(fā)生銷售貨物退回等業(yè)務(wù)時，沖減銷售收入的合法憑證。對負數(shù)發(fā)票管理，稅務(wù)機關(guān)一方面要對銷貨方納稅人開具的負數(shù)發(fā)票沖減銷售收入合法依據(jù)進行審核，另一方面要對購貨方納稅人是否按規(guī)定調(diào)減進項稅額進行監(jiān)督檢查。從這兩個方面來看，無論是購貨方納稅人是否按規(guī)定調(diào)減進項稅額，還是對銷貨方納稅人是否按規(guī)定沖減銷售收入，對其進行監(jiān)督檢查都是事后行為，因此，成為稅務(wù)機關(guān)稅收征收管理的重點內(nèi)容之一。而加強對開具負數(shù)發(fā)票主要依據(jù)的《企業(yè)進貨退出或折讓證明單》的管理，顯得尤為重要。

紅字發(fā)票和負數(shù)發(fā)票在本質(zhì)上是一致的。只是由于實行電腦開票后，紅字無法體現(xiàn)，才有負數(shù)發(fā)票之說。

開負數(shù)發(fā)票有兩種情況，分別作不同處理：

1.對方原票已做帳無法退回的，應(yīng)根據(jù)對方提供的《退貨折讓證明單》開具負數(shù)發(fā)票，并交給對方。

2.對方原票退回或稅控系統(tǒng)開具錯誤跨月作廢而開具的負數(shù)發(fā)票，將發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)和記賬聯(lián)裝訂在一起做帳。

使用電腦開票系統(tǒng)開票時，千萬要注意，增值稅普通發(fā)票可根據(jù)實際情況，據(jù)實開具，增值稅專用發(fā)票要開負數(shù)發(fā)票，必須事先報主管稅務(wù)機關(guān)審批，然后才能開具，否則不但無效，而且還違規(guī)。

國稅函[2003]962號對您的問題有明確規(guī)定，供您參考： 國家稅務(wù)總局關(guān)于進一步做好增值稅納稅申報“一窗式”管理工作的通知：

增值稅一般納稅人發(fā)生銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)開具增值稅專用發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、銷售折讓以及原藍字專用發(fā)票填開錯誤等情況，視不同情況分別按以下辦法處理：

銷貨方如果在開具藍字專用發(fā)票的當(dāng)月收到購貨方退回的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，而且尚未將記帳聯(lián)作帳務(wù)處理，可對原藍字專用發(fā)票進行作廢。即在發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)連同對應(yīng)的存根聯(lián)、記帳聯(lián)上注明“作廢”字樣，并依次粘貼在存根聯(lián)后面，同時對防偽稅控開票子系統(tǒng)的原開票電子信息進行作廢處理。如果銷貨方已將記帳聯(lián)作帳務(wù)處理，則必須通過防偽稅控系統(tǒng)開具負數(shù)專用發(fā)票作為扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發(fā)票，也不得以紅字普通發(fā)票作為扣減銷項稅額的憑證。

銷貨方如果在開具藍字專用發(fā)票的次月及以后收到購貨方退回的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，不論是否已將記帳聯(lián)作帳務(wù)處理，一律通過防偽稅控系統(tǒng)開具負數(shù)專用發(fā)票扣減銷項稅額的憑證，不得作廢已開具的藍字專用發(fā)票，也不得以紅字普通發(fā)票作為扣減銷項稅額的憑證。

關(guān)于開具增值稅專用發(fā)票負數(shù)發(fā)票的新規(guī)定

各一般納稅人：

一、自2007年1月1日起，一般納稅人開具紅字專用發(fā)票，不再憑購貨方稅務(wù)機關(guān)開具的《進貨退出或索取折讓證明單》，必須以購貨方提供的由其主管稅務(wù)機關(guān)開具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》（以下稱《通知單》）》為依據(jù)，沒有《通知單》不得開具紅字發(fā)票。

自2007年1月1日起，一般納稅人開具紅字專用發(fā)票不符合新修訂的《專用發(fā)票使用規(guī)定》的規(guī)定的，各單位應(yīng)責(zé)令改正并按有關(guān)規(guī)定處理。

二、一般納稅人因銷貨退回、銷售折讓或發(fā)票票面錯誤等原因需要銷售方開具紅字專用發(fā)票的，應(yīng)持內(nèi)容填寫齊全的《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》（以下稱《申請單》）到辦稅服務(wù)廳辦理，“開具紅字專用發(fā)票理由”應(yīng)詳細闡明。辦稅服務(wù)廳受理人員審核發(fā)票是否經(jīng)過認證。已經(jīng)認證的，辦稅服務(wù)廳將《申請單》及空白《通知單》轉(zhuǎn)有關(guān)管理分局（科）進行實地核實。經(jīng)調(diào)查符合條件的，調(diào)查單位填寫《通知單》，調(diào)查人員及其直接上級在《通知單》上簽字，連同《申請單》一并轉(zhuǎn)辦稅服務(wù)廳送達納稅人。經(jīng)調(diào)查不符合條件的，調(diào)查單位應(yīng)當(dāng)場告知納稅人，將《申請單》轉(zhuǎn)辦稅服務(wù)廳留存。

未經(jīng)認證或認證未通過(不包括“納稅人識別號認證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”)的發(fā)票，不得開具《通知單》。

三、自2007年4月1日起，《增值稅應(yīng)稅貨物或勞務(wù)銷貨清單》不再由國稅機關(guān)印制、發(fā)售，改由企業(yè)使用增值稅防偽稅控開票系統(tǒng)自行開具。

四、一般納稅人申請一百萬元以上最高開票限額的，使用新的《最高開票限額申請表》，所需資料以及申請一百萬元（含）以下限額的，仍按原規(guī)定辦理。

五、一般納稅人需要在申報所屬月份分次報稅的，必須經(jīng)主管稅務(wù)機關(guān)同意。

六、對2006年開具的專用發(fā)票，在2007年4月30日前可按照原規(guī)定開具紅字專用發(fā)票。

七、具體相關(guān)政策請咨詢主管稅務(wù)機關(guān)。