簽字儀式是政府、部門、企業(yè)之間通過談判，就政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技等某一領(lǐng)域相互關(guān)系協(xié)議、締結(jié)條約、協(xié)定或公約時(shí)，一般都舉行的儀式。簽字儀式雖不算是一種純禮儀活動(dòng)方式，但目前世界各國(guó)所舉行的簽字儀式，都有比較嚴(yán)格的程序及禮節(jié)規(guī)范。這不僅顯示出簽字儀式的正式、莊重、嚴(yán)肅，同時(shí)也表明雙方對(duì)締結(jié)條約的重視及對(duì)對(duì)方的尊重。

　　簽字的種類

　?。ㄒ唬亩Y儀的角度考慮，一般國(guó)家間通過談判，就政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等某一領(lǐng)域內(nèi)的相互關(guān)系達(dá)成協(xié)議，締結(jié)條約或公約時(shí)，一般都舉行簽字儀式。

　?。ǘ┊?dāng)一國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人訪問他國(guó)，經(jīng)雙方協(xié)定達(dá)成共識(shí)，發(fā)表聯(lián)合公報(bào)（或聯(lián)合 聲明），有時(shí)也要舉行簽字儀式。

　?。ㄈ└鞯貐^(qū)、各部門在與國(guó)外交往時(shí)，通過會(huì)談、談判和協(xié)商，最終達(dá)成的有關(guān)合作項(xiàng)目的協(xié)議、備忘錄、合同書等，通常也要舉行簽字儀式。但各國(guó)業(yè)務(wù)部門之間簽訂的專業(yè)性協(xié)議，一般不需舉行這類簽字儀式。

　　簽字儀式的整個(gè)過程所需時(shí)間并不長(zhǎng)，也不像舉辦宴會(huì)那樣涉及多方面的工作，其程序較簡(jiǎn)單，但由于簽字儀式涉及國(guó)與國(guó)之間的關(guān)系，而且往往是訪談、談判成功的一個(gè)標(biāo)志，有時(shí)甚至是歷史轉(zhuǎn)折的一個(gè)里程碑，因此，簽字儀式也一定要認(rèn)真籌辦。

　　（一）參加簽字儀式的人員確定

　　1.簽字人。簽字人是代表一個(gè)國(guó)家、政府或企業(yè)進(jìn)行簽字的人員，所以，簽字人選擇十分關(guān)鍵。簽字人應(yīng)視文件性質(zhì)由締約各方確定。有由國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人簽字的，也有由政府有關(guān)部門簽字的，如不是國(guó)家級(jí)的項(xiàng)目，是地區(qū)之間、部門之間的協(xié)議，則由地區(qū)、部門負(fù)責(zé)人簽字（一般是法人代表）。但不管是哪一級(jí)，雙方簽字人的身份大體相當(dāng)。

　　2.助簽人。助簽人的職能是洽談?dòng)嘘P(guān)簽字儀式的細(xì)節(jié)并在簽字儀式上幫助翻閱與傳遞文本、指名簽字處。雙方的助簽人由締約雙方共同商定。

　　3.出席簽字儀式的人員。出席簽字儀式的人員應(yīng)基本上是參加會(huì)談或談判的全體人員。如一方要求讓某些未參加會(huì)談或談判的人員出席簽字儀式，應(yīng)事先取得對(duì)方的同意，另一方應(yīng)予以認(rèn)可。但應(yīng)注意雙方人數(shù)最好大體相等。不少國(guó)家與企業(yè)為了表示對(duì)簽字儀式的重視，往往由更高級(jí)別或更多的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽字儀式。

　　（二）簽字之前的籌備

　　1.簽字文本的準(zhǔn)備。安排簽字儀式，首先應(yīng)是簽字文本的準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方，應(yīng)會(huì)同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對(duì)、印刷、裝訂、蓋火漆印工作。按常規(guī)，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均提供一份待簽的合同文本。必要時(shí)，還可再向各方提供一份副本。

　　簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，比照國(guó)際慣例，待簽的合同文本，應(yīng)同時(shí)使用有關(guān)各方法定的官方語言，或是使用國(guó)際上通行的英文、法文。此外，亦可同時(shí)并用有關(guān)各方法定的官方語言與英文或法文。

　　待簽的合同文本，應(yīng)以精美的白紙印制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊(cè)，并以高檔質(zhì)料，如真皮、金屬、軟木等作為其封面。

　　2.簽字物品的準(zhǔn)備。要準(zhǔn)備好簽字用的文具、國(guó)旗等物品。

　　3.服飾準(zhǔn)備。在簽字前要規(guī)范好簽字人員的服飾。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時(shí)，應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、西裝套裙，并配以白色襯衫與深色皮鞋。在簽字儀式上露面的禮儀、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。

　　4.簽字廳的布置。由于簽字的種類不同，各國(guó)的風(fēng)俗習(xí)慣不同，因而簽字儀式的安排和簽字廳的布置也不盡相同。 簽字廳。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時(shí)以會(huì)議廳、會(huì)客室來代替的，但一般要選擇較有影響的、結(jié)構(gòu)莊嚴(yán)的、寬敞明亮的、適宜于簽字的大廳。

　　5.簽字桌。我國(guó)舉行的簽字儀式，通常是在簽字廳內(nèi)設(shè)置長(zhǎng)方桌作為簽字桌。桌面上覆蓋深綠色的臺(tái)呢。臺(tái)呢色彩的選擇，要考慮對(duì)對(duì)方的習(xí)慣與忌諱。桌后放兩把椅子，面對(duì)正門主左右客作為雙方簽字人的座位。座前桌上擺放各方保存的文本，文本前方分別放置簽字用的用具，中間擺放一個(gè)旗架，懸掛簽字雙方的旗幟，主方國(guó)與客方國(guó)旗幟懸掛的方位是面對(duì)正門客右主左，即各方的國(guó)旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。另外，還要與對(duì)方商定助簽人員的安排，以及安排雙方助簽人員洽談?dòng)嘘P(guān)細(xì)節(jié)。

　　簽字儀式是簽署合同的高潮，它的時(shí)間不長(zhǎng)，但程序規(guī)范、莊嚴(yán)、隆重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為四項(xiàng)：

　?。ㄒ唬┖炞謨x式正式開始。

　　各國(guó)簽字儀式的程序大同小異，以我國(guó)為例：雙方參加簽字儀式的人員步入簽字廳。簽字人入座。雙方的助簽人員分別站立于簽字人員的外側(cè)，協(xié)助翻揭文本及指明簽字處。其他人員分主方、客方按身份順序站立于后排，客方人員按身份由高到低從中向右邊排，主方人員按身份高低由中向左邊排。當(dāng)一行站不完時(shí)，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行、三行或四行。

　?。ǘ┖炞秩苏胶炇鸷贤谋尽?

　　通常的作法，是先簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。每個(gè)簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位。因此，每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字（由助簽人交換），其含義是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方有機(jī)會(huì)居于首位一次，以顯示機(jī)會(huì)均等，各方平等。

　?。ㄈ┖炞秩苏浇粨Q已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本。此時(shí)，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并可相互交換各自方才使用過的簽字筆，以示紀(jì)念。全場(chǎng)人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。

　?。ㄋ模╋嬒銠壘啤＝粨Q已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當(dāng)場(chǎng)干上一杯香檳酒，是國(guó)際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。 在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進(jìn)行公證，才正式生效。

　　三個(gè)或三個(gè)以上的國(guó)家一起締結(jié)的條約，通稱多邊條約。其簽字儀式大體與上述儀式相同。只是相應(yīng)地增加簽字人員的座位、簽字用具和國(guó)旗。在簽訂多邊條約時(shí)，也可只設(shè)一個(gè)座位，先由公約保存國(guó)代表簽字，然后由各方代表依禮賓次序輪流在公約上簽字。