檔案管理系統(tǒng)是指為滿足利用者需要而建立的，收集和存貯檔案材料及經(jīng)過加工的檔案信息，并通過一定的技術(shù)裝備與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息傳遞功能的相對(duì)獨(dú)立的有機(jī)整體。

　　檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成要素：系統(tǒng)目標(biāo)、檔案資源、 設(shè)備、方法和功能。

　　檔案管理系統(tǒng)具有開放性、主觀能動(dòng)性（自我調(diào)整和優(yōu)化）、與其他信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性等特點(diǎn)。

　　輸入子系統(tǒng)：收集和鑒選檔案。

　　存貯加工子系統(tǒng)：對(duì)檔案信息進(jìn)行揭示、加工與組織，進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于檢索和利用。

　　輸出子系統(tǒng)：以借閱、檢索、咨詢等方式向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

　　反饋?zhàn)酉到y(tǒng)：通過統(tǒng)計(jì)和用戶研究等方式掌握系統(tǒng)運(yùn)行及用戶需求狀況，使檔案管理系統(tǒng)不斷完善和優(yōu)化。

　　統(tǒng)一規(guī)劃，整體協(xié)調(diào)。

　　通過系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化提高其工作效率。

　　引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，提高其自動(dòng)化水平。

　　科學(xué)地評(píng)價(jià)現(xiàn)有系統(tǒng)。

　　保持與外界的聯(lián)系和溝通。

　　通過對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制，可以使檔案管理系統(tǒng)達(dá)到結(jié)構(gòu)合理、運(yùn)行可靠、技術(shù)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合算、效率提高的理想效果。從而將檔案管理納入系統(tǒng)管理的科學(xué)軌道。