工作流管理系統(tǒng)(Workflow Management System, WfMS)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作量的定義和管理，并按照在系統(tǒng)中預(yù)先定義好的工作流邏輯進(jìn)行工作流實(shí)例的執(zhí)行。 工作流管理系統(tǒng)不是企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而是為企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行提供了一個軟件的支撐環(huán)境。

工作流管理聯(lián)盟(WfMC，Workflow Management Coalition)給出的關(guān)于工作流管理系統(tǒng)的定義是：工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行。其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)如下圖:

目前已有上百種聲稱具有工作流管理功能的商品化軟件或原型系統(tǒng)。為了對這些系統(tǒng)的功能、特點(diǎn)等有一具清晰的認(rèn)識，可以根據(jù)工作流過程本身的特點(diǎn)、系統(tǒng)建模的方式、所使用的底層支撐技術(shù)、以及工作流過程的執(zhí)行方式等的不同而對它們進(jìn)行相應(yīng)的分類如下：

1、結(jié)構(gòu)化的與即席的

結(jié)構(gòu)化工作流指的是在實(shí)際工作過程中會反復(fù)重復(fù)、嚴(yán)格按照某個固定的步驟進(jìn)行的業(yè)務(wù)過程。定義此種工作流所需要的各種類型的信息可以通過對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行詳細(xì)的分析而得到，從而得到完整的過程定義并在以后的應(yīng)用過程中反復(fù)使用。大量的辦公程序，如公文處理、審批等都屬此類。即席工作流則是針對那些重復(fù)性不是很強(qiáng)或沒有重復(fù)性的工作流程的，關(guān)于這類流程執(zhí)行所需的有關(guān)參數(shù)(如參加者等)事先無法確定，而必須推遲到過程實(shí)例運(yùn)行時才能確定，同時在執(zhí)行過程中間還可能會發(fā)生一些意外的情況。這種動態(tài)多變的特點(diǎn)在提供更高靈活性的同時，也為過程的建模與執(zhí)行帶來更多的復(fù)雜性。

2、面向文檔的與面向過程的

前者的側(cè)著點(diǎn)在于將電子形式的文檔、圖像等在有關(guān)的人員之間進(jìn)行分發(fā)，以便能夠得到不同人的處理與審閱?，F(xiàn)有的文檔管理與映像管理系統(tǒng)均屬此類。在面向過程的WfMS中，工作流被描述成一序列執(zhí)行環(huán)節(jié)。與各環(huán)節(jié)相應(yīng)都有待處理的數(shù)據(jù)對象。各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)對象可以按不同的方式分發(fā)到其他環(huán)節(jié)中去，如可以將數(shù)據(jù)對象的值作為控制條件、或者依此數(shù)據(jù)對象組裝成其他的數(shù)據(jù)對象等。高端的WfMS一般都屬此類系統(tǒng)。

3、基于郵件和基于數(shù)據(jù)庫

前者使用電子郵件來完成過程實(shí)例執(zhí)行過程中消息的傳遞、數(shù)據(jù)的分發(fā)與事件的通知。低端的系統(tǒng)所使用的經(jīng)常就是此種方法，它可以充分發(fā)揮電子郵件系統(tǒng)在廣域環(huán)境下的數(shù)據(jù)分發(fā)功能，但整個系統(tǒng)將運(yùn)行于一種松散耦合的模式下。在基于數(shù)據(jù)庫的WfMS中，所有的數(shù)據(jù)都保存在某種類型的DBMS中，過程的執(zhí)行實(shí)際上就是對這些數(shù)據(jù)的查詢與處理。高端的大規(guī)模系統(tǒng)所使用的一般都是此種方法。

4、任務(wù)推動的與目標(biāo)拉動的

前者指的是從過程的開始逐步地一個環(huán)節(jié)一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行，當(dāng)某個活動實(shí)例被處理完之后，后續(xù)的有關(guān)活動將被創(chuàng)建并被激活，由此直至整個工作流程的完成。這是目前大多數(shù)面向過程的WfMS所使用的執(zhí)行方式。而在目標(biāo)拉動的WfMS中，一個業(yè)務(wù)流程被看成是一個目標(biāo)。過程實(shí)例執(zhí)行時，該目標(biāo)將被分解得到多個相互之間按一定約束條件的關(guān)聯(lián)起來的可執(zhí)行的多個環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)還可以當(dāng)成是子目標(biāo)而進(jìn)一步進(jìn)行分解。在各環(huán)節(jié)均執(zhí)行完畢之后，整個過程也就完成了。目標(biāo)拉動是一種全新的執(zhí)行方式，下一代的WfMS將具有此種特征。應(yīng)該說明的是：上述分類只是從不同的角度入手的。一般來說，后面那些特點(diǎn)將給WfMS帶來更好的靈活性，同時也將成為那些能夠支持跨機(jī)構(gòu)的大規(guī)模復(fù)雜工作流管理、面向關(guān)鍵任務(wù)的WfMS不可缺少的特征。

近年來，工作流技術(shù)得到長足的發(fā)展。1993年成立了工作流管理聯(lián)盟（Workflow Management Coalition,WFMC）。此后，該組織頒布了一系列工作流產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，包括工作流參考模型、工作流術(shù)語表、工作流管理系統(tǒng)各部分間接口規(guī)格、工作流產(chǎn)品的互操作性標(biāo)準(zhǔn)等。這些舉措加速了工作流技術(shù)的商品化。

現(xiàn)在，許多公司都基于這些標(biāo)準(zhǔn)推出了自己的工作流產(chǎn)品。工作流產(chǎn)品主要分為兩大類：

1.基礎(chǔ)的工作流系統(tǒng)

提供引擎、設(shè)計器、相關(guān)接口等。應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)商可以基于此類系統(tǒng)開發(fā)具有工作流管理功能的應(yīng)用軟件。典型產(chǎn)品如ActionTechnologiesInc.的ActionWorkflow、IBM的FlowMark等。

2.應(yīng)用了工作流技術(shù)

包括內(nèi)置較完整的工作流功能，但面向應(yīng)用的應(yīng)用級軟件系統(tǒng)，這種系統(tǒng)是直接面向最終用戶的流程化應(yīng)用。同時，系統(tǒng)中還往往針對應(yīng)用需要，集成了其他功能。典型產(chǎn)品如神州數(shù)碼工作流軟件EasyFlow，就是以工作流技術(shù)為核心的全面的企業(yè)辦公自動化(OA)產(chǎn)品。

由于信息技術(shù)的發(fā)展和日趨激烈的商業(yè)競爭，人們不再滿足于獨(dú)立、零散的辦公自動化和計算機(jī)應(yīng)用，而是需要綜合的、集成化的解決方案。作為一種對常規(guī)性事務(wù)進(jìn)行管理、集成的技術(shù)，WFMS的出現(xiàn)是必然的。它可以帶來以下收益：

1.改進(jìn)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)工作效率；

2.實(shí)現(xiàn)更好的業(yè)務(wù)過程控制，提高顧客服務(wù)質(zhì)量；

3.提高業(yè)務(wù)流程的柔性等。