涉密文件是指以文字、圖表、音像及其他記錄形式記載商業(yè)秘密內容的資料，包括公文、檔案、書刊、函件、圖紙、報表、磁盤、光盤、膠片、幻燈片、照片、錄音帶等。

涉密文件的管理包括收文、發(fā)文和日常管理三個主要環(huán)節(jié)。

1.收文環(huán)節(jié)的管理

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件后，首先要檢查來文封皮的狀態(tài)，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執(zhí)單或送文簿上簽署姓名、時間。其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規(guī)的登記項目外，還應注明密級、編號、份數(shù)、制作日期。第三，將密件交由辦公室主任處理。與本企業(yè)有關的商業(yè)秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利于保密的意見，再由分管領導根據(jù)擬辦意見對密件處理作出決定。由于擬辦意見關系到商業(yè)秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。辦理中由于需要其他部門及人員的協(xié)助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，并盡可能地以最小的商業(yè)秘密信息量得到他們最大的協(xié)助。第四，密件必須由專人傳遞并負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，并監(jiān)督辦理過程。

2.發(fā)文環(huán)節(jié)的管理

發(fā)文環(huán)節(jié)包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬文件時，有保密事項后應當馬上做標記，并劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發(fā)與復核，是對文件內容的把關，層層監(jiān)控為的是使企業(yè)的商業(yè)秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少后患。密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業(yè)秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。需要用印的文件要加蓋發(fā)文機關或企業(yè)領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業(yè)有特殊規(guī)定的除外。要限制文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，待發(fā)的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數(shù)，核對要發(fā)往的機關部門，裝封后加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人發(fā)送。

3.涉密文件的日常管理

首先，應根據(jù)信息的敏感性和重要性將企業(yè)信息劃分為不同等級，設定不同的知密范圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業(yè)的信息。其次，企業(yè)應明確涉密人員的范圍、權限和責任，嚴格控制商業(yè)秘密在本企業(yè)之中的傳播范圍，明確規(guī)定作為一項商業(yè)秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利于責任的有效追究。第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，采用分割組合方法保管存儲商業(yè)秘密文件。例如，可將商業(yè)秘密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業(yè)秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業(yè)可以設密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險柜。第四，在用戶利用管理中，要規(guī)定借閱范圍、時間和簽閱手續(xù)，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當天借當天還。文件的復制要有規(guī)定和限制，原則上不應允許復制。商業(yè)秘密文件辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發(fā)生商業(yè)秘密糾紛時無法舉證。

為確保敏感的公司文件的安全，對于廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業(yè)廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業(yè)的競爭動向。