涉密文件是指以文字、圖表、音像及其他記錄形式記載商業(yè)秘密內(nèi)容的資料，包括公文、檔案、書刊、函件、圖紙、報(bào)表、磁盤、光盤、膠片、幻燈片、照片、錄音帶等。

涉密文件的管理包括收文、發(fā)文和日常管理三個(gè)主要環(huán)節(jié)。

1.收文環(huán)節(jié)的管理

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件后，首先要檢查來文封皮的狀態(tài)，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執(zhí)單或送文簿上簽署姓名、時(shí)間。其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規(guī)的登記項(xiàng)目外，還應(yīng)注明密級、編號、份數(shù)、制作日期。第三，將密件交由辦公室主任處理。與本企業(yè)有關(guān)的商業(yè)秘密文件，辦公室主任應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行擬辦，提出合理的利于保密的意見，再由分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見對密件處理作出決定。由于擬辦意見關(guān)系到商業(yè)秘密的生死存亡，應(yīng)當(dāng)極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認(rèn)定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。辦理中由于需要其他部門及人員的協(xié)助而必須提供信息時(shí)，要先向他們聲明保密原則，并盡可能地以最小的商業(yè)秘密信息量得到他們最大的協(xié)助。第四，密件必須由專人傳遞并負(fù)責(zé)跟蹤密件的整個(gè)辦理過程，密件在同一個(gè)人手中停留的時(shí)間不能太長，傳遞文件的文書人員應(yīng)該做到及時(shí)送達(dá)，及時(shí)傳閱，并監(jiān)督辦理過程。

2.發(fā)文環(huán)節(jié)的管理

發(fā)文環(huán)節(jié)包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬文件時(shí)，有保密事項(xiàng)后應(yīng)當(dāng)馬上做標(biāo)記，并劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發(fā)與復(fù)核，是對文件內(nèi)容的把關(guān)，層層監(jiān)控為的是使企業(yè)的商業(yè)秘密在產(chǎn)生階段就得到很好的保護(hù)，以減少后患。密件繕印要在專門的機(jī)要文件繕印部門進(jìn)行，商業(yè)秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時(shí)還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機(jī)處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。需要用印的文件要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的印章，一般應(yīng)由負(fù)責(zé)人親自加蓋，企業(yè)有特殊規(guī)定的除外。要限制文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，待發(fā)的公文要進(jìn)行封裝，負(fù)責(zé)密件工作的文書人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清點(diǎn)密件的印數(shù)，核對要發(fā)往的機(jī)關(guān)部門，裝封后加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ税l(fā)送。

3.涉密文件的日常管理

首先，應(yīng)根據(jù)信息的敏感性和重要性將企業(yè)信息劃分為不同等級，設(shè)定不同的知密范圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業(yè)的信息。其次，企業(yè)應(yīng)明確涉密人員的范圍、權(quán)限和責(zé)任，嚴(yán)格控制商業(yè)秘密在本企業(yè)之中的傳播范圍，明確規(guī)定作為一項(xiàng)商業(yè)秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利于責(zé)任的有效追究。第三，在庫房管理中，可確立多人負(fù)責(zé)和有限職責(zé)的原則，采用分割組合方法保管存儲商業(yè)秘密文件。例如，可將商業(yè)秘密的關(guān)鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業(yè)秘密。庫房設(shè)施要可靠，有條件的企業(yè)可以設(shè)密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時(shí)應(yīng)鎖入保險(xiǎn)柜。第四，在用戶利用管理中，要規(guī)定借閱范圍、時(shí)間和簽閱手續(xù)，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機(jī)要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當(dāng)天借當(dāng)天還。文件的復(fù)制要有規(guī)定和限制，原則上不應(yīng)允許復(fù)制。商業(yè)秘密文件辦完要及時(shí)歸檔，妥善保管，以免發(fā)生商業(yè)秘密糾紛時(shí)無法舉證。

為確保敏感的公司文件的安全，對于廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應(yīng)廣泛使用文件粉碎機(jī)，將企業(yè)廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復(fù)原，以免競爭對手從中分析出本企業(yè)的競爭動向。