溝通規(guī)劃就是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通的要求。簡單的說，就是誰需要何種信息、何時需要及應(yīng)如何將其交到他們手中。

1、溝通對象

在溝通規(guī)劃中，必須將所有下屬進行分類，因為工作特點及員工特性不同的下屬有著不同的溝通需求，一般來說，下屬工作時間的長短是分類的主要標(biāo)準(zhǔn)，也可以將下屬分為管理與技術(shù)兩種類別或其他分類方式。

為了便于說明，本文以入職時間來對溝通對象進行分類，以入職1年為界限將員工分為新員工和老員工。

2、溝通形式

根據(jù)溝通的人數(shù)來說，通常有一對一、一對多、多對一、多對多等四種溝通方式。

一對一，是指與下屬單獨進行溝通面談；一對多，則是與多個下屬同時進行溝通，常指小座談會、溝通會的形式；多對一，由多位相關(guān)管理者與特定下屬進行的溝通，這種溝通方式多針對具體的問題解決而進行的；多對多是指由多個相關(guān)的管理者與多個下屬進行溝通，以座談會形式多見。

溝通可以很正式的開展，也可以很自然隨意的進行，具體取決于溝通的目的。根據(jù)溝通的正式程度來分，通常有正式、半正式、自由式等三種溝通方式。正式溝通，是指選定場地，在場地內(nèi)進行目標(biāo)明確的溝通，以工作溝通為主；自由式溝通，是不拘泥場地、形式的溝通方式，多為關(guān)心員工、了解情況或與工作主旨沒有直接關(guān)聯(lián)的溝通。半正式溝通則居于兩者之間。

無論是何種溝通形式，建立雙方公平、親切、輕松的溝通環(huán)境和氛圍都是必須的。

3、溝通時間

以新員工與老員工的分類為例。新員工是企業(yè)的一個特殊群體，由于對企業(yè)及所在團隊并不熟悉，認(rèn)同度也不高，因此，對新員工的有效溝通直接影響一個新員工融入團隊的程度。

(1)一般來說，與新員工的溝通至少有五個時間點。

第一次，上班的第一二天

原因：員工剛?cè)肼殞ζ髽I(yè)會根據(jù)所見所聞產(chǎn)生第一印象，第一印象的形成直接影響接下來的員工工作心態(tài)，因此，應(yīng)第一時間了解新員工的想法，及時糾偏，并針對性的解決員工的誤解及困惑。如果感覺員工對企業(yè)的不認(rèn)同度很強烈，也可主動與員工達成相互淘汰的口頭協(xié)議。

第二次，上班一月后

原因：相對剛?cè)肼?，上班一月對工作對團隊都已有了實質(zhì)的接觸但了解還不夠深入，這個時候員工對公司的認(rèn)同感并不穩(wěn)固。因此很有必要及時與員工的溝通，以利于及時調(diào)整員工的工作方式方法，給員工更多的鼓勵。一方面讓員工在接下來的工作中少走彎路，另一方面也及時了解員工的心理動態(tài)。

第三次，上班三個月后

原因：三個月多是試用期結(jié)束要轉(zhuǎn)正了，這是與員工溝通的關(guān)鍵時間點。

第四次，上班一年后

原因：這是一個總結(jié)的時間。對于一般性崗位的新員工來說，一年的時間足夠使新員工向老員工開始過渡轉(zhuǎn)換，這個時候的溝通面談很有必要。

第五次，員工工作重大成績或重大失誤發(fā)生的第一時間

原因：重大成績或重大失誤的溝通，是為獎懲提供準(zhǔn)確的依據(jù)，也了解重大事件對員工的影響，以便為該員工的管理提供依據(jù)。對員工重大成績的溝通面談，當(dāng)然是以激勵為主。

(2)而對老員工的面談時間點的選擇則為靈活，多在一些事件主動或被動發(fā)生時的第一時間溝通：

第一，定期與老員工進行溝通，如半年一次；

第二，在員工出現(xiàn)工作上的重大或突出問題時或生活變故時；

第三，在周期性績效評估前；

第四，在員工提出離職時；

第五，在員工異動或晉升的第一時間等等。

溝通時間的選定依據(jù)是員工需要及企業(yè)利益的需要，確保不疏漏任何一次，確保第一時間介入溝通。

4、溝通地點

溝通面談地點根據(jù)溝通的目的、對象來定，一般分三類

自由場合：即不論場地，以自由、隨性的溝通為目的。比如，新入職第一天的員工，也許在下班的路上就可以聊一聊，或在飯?zhí)美镞叧燥堖厹贤ā?

非正式場合：對場地限制不嚴(yán)格，可以是辦公場所，也可以是生活場所。如果發(fā)現(xiàn)下屬最近似乎情緒很不好，需要主動與下屬進行溝通，可以從關(guān)心的角度直接到下屬的宿舍里去談。

正式的場合：一般為室內(nèi)，沒有他人打擾，封閉式進行。一般為目的明確，針對性強的溝通。對周期性績效評估前或具體工作事件的溝通，更適合在比較正式的場合進行。