溝通規(guī)劃就是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通的要求。簡單的說，就是誰需要何種信息、何時(shí)需要及應(yīng)如何將其交到他們手中。

1、溝通對(duì)象

在溝通規(guī)劃中，必須將所有下屬進(jìn)行分類，因?yàn)楣ぷ魈攸c(diǎn)及員工特性不同的下屬有著不同的溝通需求，一般來說，下屬工作時(shí)間的長短是分類的主要標(biāo)準(zhǔn)，也可以將下屬分為管理與技術(shù)兩種類別或其他分類方式。

為了便于說明，本文以入職時(shí)間來對(duì)溝通對(duì)象進(jìn)行分類，以入職1年為界限將員工分為新員工和老員工。

2、溝通形式

根據(jù)溝通的人數(shù)來說，通常有一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)一、多對(duì)多等四種溝通方式。

一對(duì)一，是指與下屬單獨(dú)進(jìn)行溝通面談；一對(duì)多，則是與多個(gè)下屬同時(shí)進(jìn)行溝通，常指小座談會(huì)、溝通會(huì)的形式；多對(duì)一，由多位相關(guān)管理者與特定下屬進(jìn)行的溝通，這種溝通方式多針對(duì)具體的問題解決而進(jìn)行的；多對(duì)多是指由多個(gè)相關(guān)的管理者與多個(gè)下屬進(jìn)行溝通，以座談會(huì)形式多見。

溝通可以很正式的開展，也可以很自然隨意的進(jìn)行，具體取決于溝通的目的。根據(jù)溝通的正式程度來分，通常有正式、半正式、自由式等三種溝通方式。正式溝通，是指選定場地，在場地內(nèi)進(jìn)行目標(biāo)明確的溝通，以工作溝通為主；自由式溝通，是不拘泥場地、形式的溝通方式，多為關(guān)心員工、了解情況或與工作主旨沒有直接關(guān)聯(lián)的溝通。半正式溝通則居于兩者之間。

無論是何種溝通形式，建立雙方公平、親切、輕松的溝通環(huán)境和氛圍都是必須的。

3、溝通時(shí)間

以新員工與老員工的分類為例。新員工是企業(yè)的一個(gè)特殊群體，由于對(duì)企業(yè)及所在團(tuán)隊(duì)并不熟悉，認(rèn)同度也不高，因此，對(duì)新員工的有效溝通直接影響一個(gè)新員工融入團(tuán)隊(duì)的程度。

(1)一般來說，與新員工的溝通至少有五個(gè)時(shí)間點(diǎn)。

第一次，上班的第一二天

原因：員工剛?cè)肼殞?duì)企業(yè)會(huì)根據(jù)所見所聞產(chǎn)生第一印象，第一印象的形成直接影響接下來的員工工作心態(tài)，因此，應(yīng)第一時(shí)間了解新員工的想法，及時(shí)糾偏，并針對(duì)性的解決員工的誤解及困惑。如果感覺員工對(duì)企業(yè)的不認(rèn)同度很強(qiáng)烈，也可主動(dòng)與員工達(dá)成相互淘汰的口頭協(xié)議。

第二次，上班一月后

原因：相對(duì)剛?cè)肼?，上班一月?duì)工作對(duì)團(tuán)隊(duì)都已有了實(shí)質(zhì)的接觸但了解還不夠深入，這個(gè)時(shí)候員工對(duì)公司的認(rèn)同感并不穩(wěn)固。因此很有必要及時(shí)與員工的溝通，以利于及時(shí)調(diào)整員工的工作方式方法，給員工更多的鼓勵(lì)。一方面讓員工在接下來的工作中少走彎路，另一方面也及時(shí)了解員工的心理動(dòng)態(tài)。

第三次，上班三個(gè)月后

原因：三個(gè)月多是試用期結(jié)束要轉(zhuǎn)正了，這是與員工溝通的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)。

第四次，上班一年后

原因：這是一個(gè)總結(jié)的時(shí)間。對(duì)于一般性崗位的新員工來說，一年的時(shí)間足夠使新員工向老員工開始過渡轉(zhuǎn)換，這個(gè)時(shí)候的溝通面談很有必要。

第五次，員工工作重大成績或重大失誤發(fā)生的第一時(shí)間

原因：重大成績或重大失誤的溝通，是為獎(jiǎng)懲提供準(zhǔn)確的依據(jù)，也了解重大事件對(duì)員工的影響，以便為該員工的管理提供依據(jù)。對(duì)員工重大成績的溝通面談，當(dāng)然是以激勵(lì)為主。

(2)而對(duì)老員工的面談時(shí)間點(diǎn)的選擇則為靈活，多在一些事件主動(dòng)或被動(dòng)發(fā)生時(shí)的第一時(shí)間溝通：

第一，定期與老員工進(jìn)行溝通，如半年一次；

第二，在員工出現(xiàn)工作上的重大或突出問題時(shí)或生活變故時(shí)；

第三，在周期性績效評(píng)估前；

第四，在員工提出離職時(shí)；

第五，在員工異動(dòng)或晉升的第一時(shí)間等等。

溝通時(shí)間的選定依據(jù)是員工需要及企業(yè)利益的需要，確保不疏漏任何一次，確保第一時(shí)間介入溝通。

4、溝通地點(diǎn)

溝通面談地點(diǎn)根據(jù)溝通的目的、對(duì)象來定，一般分三類

自由場合：即不論場地，以自由、隨性的溝通為目的。比如，新入職第一天的員工，也許在下班的路上就可以聊一聊，或在飯?zhí)美镞叧燥堖厹贤ā?

非正式場合：對(duì)場地限制不嚴(yán)格，可以是辦公場所，也可以是生活場所。如果發(fā)現(xiàn)下屬最近似乎情緒很不好，需要主動(dòng)與下屬進(jìn)行溝通，可以從關(guān)心的角度直接到下屬的宿舍里去談。

正式的場合：一般為室內(nèi)，沒有他人打擾，封閉式進(jìn)行。一般為目的明確，針對(duì)性強(qiáng)的溝通。對(duì)周期性績效評(píng)估前或具體工作事件的溝通，更適合在比較正式的場合進(jìn)行。