文字表達能力，也就是文字水平的能力。運用語言文字闡明自己的觀點、意見或抒發(fā)思想、感情的能力，是將自己的實踐經(jīng)驗和決策思想，運用文字表達方式，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化、條理化的一種能力。

作為一個經(jīng)理人必須具備較高的文字表達能力，即寫作能力。文字表達的體裁很多，但經(jīng)理人常用的主要有書信、計劃、通知、報告、總結(jié)、論文等。

(1)書信。

書信是生活、學(xué)習(xí)和工作中用得最廣泛的一種形式，可分為一般書信和專用書信2種。

一般書信是個人與同志和親友聯(lián)系或交換意見時使用的一種文體。它應(yīng)用廣泛，表達方式靈活，有固定的格式，針對性強，可以無拘束地暢所欲言。 一般書信由稱呼、正文、結(jié)尾、署名、日期五個部分構(gòu)成。

專用書信，是單位與單位之間或個人與單位之間進行工作聯(lián)系或為了完成某項任務(wù)表達某種特點的思想感情的書信，它具有一般書信的格式，但沒有一般書信自由靈活。如慰 問信、感謝信、賀信等。

(2)計劃。

計劃是把工作的目的、意義、安排用書面形式寫下來，對工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)起組織指導(dǎo)作用，以減少盲目性，提高工作效率。計劃的種類很多：

• 按性質(zhì)分，有學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、工作計劃；

• 按范圍分，有企業(yè)、 某項事業(yè)、個人計劃；

• 按時限分，有年度、季度、月、周計劃等。

計劃沒有固定的格式，一般分以下幾部分：

標題，即計劃的名稱(如計劃還不成熟或未經(jīng)討論通過，可注明“初稿”、“草案”)。

內(nèi)容，即計劃的正文，一般包括情況分 析、目的、任務(wù)、措施、步驟以及完成的期限等。

計劃正文要分條分項地寫清楚：訂計劃的日期、時間和單位名稱寫在正文的右下方。

(3)報告。

報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，請求指示和批準的一種公文，根據(jù)報告的內(nèi)容和目的，可以分為工作報告、情況報告、調(diào)查報告、請示報告等。

報告的 結(jié)構(gòu)一般分標題、正文、簽署3個部分。

標題一般由作者(發(fā)文機關(guān)名稱)、事由(報告的主要內(nèi)容)和公文名稱(報告的種類)3部分組成。

報告的主體正文分為開頭，反映情況，陳述理由、提出意見，建議或請示3個部分。

簽署是報告的落款，由報告人，發(fā)文年、月、日，印章3部分組成。

(4)總結(jié)。

總結(jié)是企業(yè)或個人對前一個時期的工作或?qū)W習(xí)進行分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)今后工作?？偨Y(jié)的種類較多：

• 按性質(zhì)分，有工作總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、思想總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)；

• 按范圍分，有個人總結(jié)、集體單位總結(jié)；

• 按時間分，有年度、季度、月份總結(jié)等。

寫總結(jié)沒有固定的格式，要根據(jù)總結(jié)的目的類型、使用場合來決定。一般的總結(jié)為標題、正文、署名和日期3部分，署名和日期寫在正文的右下方，總結(jié)的語言要求準確、簡明、嚴謹。

(1)下決心、有毅力、勤讀書。

文字表達能力的提高，不是一蹴而就的，但也不是高不可攀的。只要下決心、有毅力、勤讀書，堅持不懈，不斷努力， 就會達到成效。

(2)要善于調(diào)查研究，提高觀察思維能力。

要寫出高水平的文章，最重要的是經(jīng)過實踐，對研究的對象有精辟的認識，能夠提出富有新意的觀點。要做 到這一點就要在實際工作中深入生活，深入實踐，搞些調(diào)查研究，總結(jié)觀察事物本身變化和其周圍的環(huán)境聯(lián)系，在調(diào)查研究、觀察的基礎(chǔ)上還必須進行思維，這樣才能透過現(xiàn)象抓住本質(zhì)，揭示各種事物的內(nèi)在聯(lián)系和客觀規(guī)律，使思想上 升到有條理的嚴密的邏輯性。

(3)要善于動腦，經(jīng)常積累材料。

一篇好的文章，必須以充實的材料為基礎(chǔ)，沒有豐富的材料，寫文章如無米之炊。材料要靠平時的積累，包括各種會議記錄、總結(jié)、演講、對話、讀書筆記、計劃等等，要隨時積累、記錄，然后分門別類，歸納綜合。勤于動腦研究分析，使之用時信手拈來，運用自如。

(4)要加強文字修養(yǎng)，多寫、多練。

要提高寫作能力必須要加強基本功訓(xùn)練，掌握寫作基本功。經(jīng)理人常用的文體，如演講、總結(jié)、計劃、通知、論文 等，其觀點都是通過語言文字來表達的，因此，要加強文字的修養(yǎng)，學(xué)點寫作、語法、修辭知識。要多寫、多練，當(dāng)確認選題和積累了足夠的材料之后，就應(yīng)動手多寫文章。