文字表達(dá)能力，也就是文字水平的能力。運(yùn)用語(yǔ)言文字闡明自己的觀點(diǎn)、意見(jiàn)或抒發(fā)思想、感情的能力，是將自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和決策思想，運(yùn)用文字表達(dá)方式，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化、條理化的一種能力。

作為一個(gè)經(jīng)理人必須具備較高的文字表達(dá)能力，即寫(xiě)作能力。文字表達(dá)的體裁很多，但經(jīng)理人常用的主要有書(shū)信、計(jì)劃、通知、報(bào)告、總結(jié)、論文等。

(1)書(shū)信。

書(shū)信是生活、學(xué)習(xí)和工作中用得最廣泛的一種形式，可分為一般書(shū)信和專(zhuān)用書(shū)信2種。

一般書(shū)信是個(gè)人與同志和親友聯(lián)系或交換意見(jiàn)時(shí)使用的一種文體。它應(yīng)用廣泛，表達(dá)方式靈活，有固定的格式，針對(duì)性強(qiáng)，可以無(wú)拘束地暢所欲言。 一般書(shū)信由稱(chēng)呼、正文、結(jié)尾、署名、日期五個(gè)部分構(gòu)成。

專(zhuān)用書(shū)信，是單位與單位之間或個(gè)人與單位之間進(jìn)行工作聯(lián)系或?yàn)榱送瓿赡稠?xiàng)任務(wù)表達(dá)某種特點(diǎn)的思想感情的書(shū)信，它具有一般書(shū)信的格式，但沒(méi)有一般書(shū)信自由靈活。如慰 問(wèn)信、感謝信、賀信等。

(2)計(jì)劃。

計(jì)劃是把工作的目的、意義、安排用書(shū)面形式寫(xiě)下來(lái)，對(duì)工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)起組織指導(dǎo)作用，以減少盲目性，提高工作效率。計(jì)劃的種類(lèi)很多：

• 按性質(zhì)分，有學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、工作計(jì)劃；

• 按范圍分，有企業(yè)、 某項(xiàng)事業(yè)、個(gè)人計(jì)劃；

• 按時(shí)限分，有年度、季度、月、周計(jì)劃等。

計(jì)劃沒(méi)有固定的格式，一般分以下幾部分：

標(biāo)題，即計(jì)劃的名稱(chēng)(如計(jì)劃還不成熟或未經(jīng)討論通過(guò)，可注明“初稿”、“草案”)。

內(nèi)容，即計(jì)劃的正文，一般包括情況分 析、目的、任務(wù)、措施、步驟以及完成的期限等。

計(jì)劃正文要分條分項(xiàng)地寫(xiě)清楚：訂計(jì)劃的日期、時(shí)間和單位名稱(chēng)寫(xiě)在正文的右下方。

(3)報(bào)告。

報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)的一種公文，根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容和目的，可以分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、請(qǐng)示報(bào)告等。

報(bào)告的 結(jié)構(gòu)一般分標(biāo)題、正文、簽署3個(gè)部分。

標(biāo)題一般由作者(發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng))、事由(報(bào)告的主要內(nèi)容)和公文名稱(chēng)(報(bào)告的種類(lèi))3部分組成。

報(bào)告的主體正文分為開(kāi)頭，反映情況，陳述理由、提出意見(jiàn)，建議或請(qǐng)示3個(gè)部分。

簽署是報(bào)告的落款，由報(bào)告人，發(fā)文年、月、日，印章3部分組成。

(4)總結(jié)。

總結(jié)是企業(yè)或個(gè)人對(duì)前一個(gè)時(shí)期的工作或?qū)W習(xí)進(jìn)行分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)今后工作?？偨Y(jié)的種類(lèi)較多：

• 按性質(zhì)分，有工作總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、思想總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)；

• 按范圍分，有個(gè)人總結(jié)、集體單位總結(jié)；

• 按時(shí)間分，有年度、季度、月份總結(jié)等。

寫(xiě)總結(jié)沒(méi)有固定的格式，要根據(jù)總結(jié)的目的類(lèi)型、使用場(chǎng)合來(lái)決定。一般的總結(jié)為標(biāo)題、正文、署名和日期3部分，署名和日期寫(xiě)在正文的右下方，總結(jié)的語(yǔ)言要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、嚴(yán)謹(jǐn)。

(1)下決心、有毅力、勤讀書(shū)。

文字表達(dá)能力的提高，不是一蹴而就的，但也不是高不可攀的。只要下決心、有毅力、勤讀書(shū)，堅(jiān)持不懈，不斷努力， 就會(huì)達(dá)到成效。

(2)要善于調(diào)查研究，提高觀察思維能力。

要寫(xiě)出高水平的文章，最重要的是經(jīng)過(guò)實(shí)踐，對(duì)研究的對(duì)象有精辟的認(rèn)識(shí)，能夠提出富有新意的觀點(diǎn)。要做 到這一點(diǎn)就要在實(shí)際工作中深入生活，深入實(shí)踐，搞些調(diào)查研究，總結(jié)觀察事物本身變化和其周?chē)沫h(huán)境聯(lián)系，在調(diào)查研究、觀察的基礎(chǔ)上還必須進(jìn)行思維，這樣才能透過(guò)現(xiàn)象抓住本質(zhì)，揭示各種事物的內(nèi)在聯(lián)系和客觀規(guī)律，使思想上 升到有條理的嚴(yán)密的邏輯性。

(3)要善于動(dòng)腦，經(jīng)常積累材料。

一篇好的文章，必須以充實(shí)的材料為基礎(chǔ)，沒(méi)有豐富的材料，寫(xiě)文章如無(wú)米之炊。材料要靠平時(shí)的積累，包括各種會(huì)議記錄、總結(jié)、演講、對(duì)話、讀書(shū)筆記、計(jì)劃等等，要隨時(shí)積累、記錄，然后分門(mén)別類(lèi)，歸納綜合。勤于動(dòng)腦研究分析，使之用時(shí)信手拈來(lái)，運(yùn)用自如。

(4)要加強(qiáng)文字修養(yǎng)，多寫(xiě)、多練。

要提高寫(xiě)作能力必須要加強(qiáng)基本功訓(xùn)練，掌握寫(xiě)作基本功。經(jīng)理人常用的文體，如演講、總結(jié)、計(jì)劃、通知、論文 等，其觀點(diǎn)都是通過(guò)語(yǔ)言文字來(lái)表達(dá)的，因此，要加強(qiáng)文字的修養(yǎng)，學(xué)點(diǎn)寫(xiě)作、語(yǔ)法、修辭知識(shí)。要多寫(xiě)、多練，當(dāng)確認(rèn)選題和積累了足夠的材料之后，就應(yīng)動(dòng)手多寫(xiě)文章。